Đây là dịch vụ công cộng, ở đó các cán bộ thƣ viện chuyên trách sẽ giải đáp thắc mắc xoay quanh việc tra cứu, của bạn đọc thông qua tƣ vấn trực tiếp, qua điện thoại hoặc email (uhdtrungtamthongtinthuvien.edu@gmail.com).
Mục đích của dịch vụ tƣ vấn thông tin là nh m mang đến cho độc giả những thông tin cần thiết và hiệu quả nhất.
Qua điều tra cho thấy có 22 ngƣời (chiếm 9.7%) sử dụng dich vụ này.
2.5.6. rưng bày và giới thiệu sách mới
Trƣng bày, giới thiệu sách mới là một trong các dịch vụ góp phần thu hút bạn đọc đến Trung tâm Thông tin -Thƣ viện. Hiện Trung tâm Thông tin - Thƣ viện Trƣờng đã trang bị 2 tủ trƣng bày sách đặt tại sát cửa phòng đọc. Các sách mới nhập về Trung tâm Thông tin - Thƣ viện cán bộ thƣ viện chọn lọc và đặt vào tủ trƣng bày, tuy nhiên tủ trƣng bày có diện tích bé (1.2 m X 1.6 m) vì vậy chỉ cất đƣợc một lƣợng sách nhỏ khoảng 25 - 30 cuốn. Ngoài ra, trong giao diện tra cứu OPAC cũng có phần giới thiệu sách mới của thƣ viện bạn đọc có thể dựa vào đó để tìm đọc các tài liệu mới của Trung tâm.
Ngoài ra nhân các ngày lễ kỷ niệm thì cán bộ thƣ viện cũng đƣa một số tài liệu có nội dung về ngày lễ đó để bạn đọc tìm đọc. Ví dụ Nhân kỷ niệm 60 năm ngày sinh của Chủ tịch Hồ Chí Minh cán bộ thƣ viện đã trƣng bày một số tài liệu nói về cuộc đời và hoạt động cách mạng của Ngƣời.
Tuy nhiên, đây là dịch vụ mang tính chất nhỏ. Thƣ viện chƣa tiến hành các dịch vụ nhƣ triển lãm sách mang tầm vóc lớn hơn.
2.5.7. Dịch vụ tra cứu tin
Dịch vụ tra cứu tin nh m mục đích cung cấp cho NDT những nguồn thông tin phù hợp với nhu cầu của họ thông qua hệ thống tra cứu của thƣ viện. Để thực hiện dịch vụ này, cán bộ thƣ viện sẽ tiếp nhận yêu cầu hỗ trợ, xử lý, trình bày và trả lời các kết quả cho NDT.
Tại Trung tâm Thông tin - Thƣ viện dịch vụ này chủ yếu phục vụ đối tƣợng là cán bộ quản lý và giảng viên. Theo điều tra có tới 89 ngƣời chiếm (39.5%) sử dụng dịch vụ này. Bảng 2.9. Mức độ sử dụng dịch vụ ST T Dịch vụ Tổng số CBLĐ, QL CBGV, NC HSSV SL Tỷ lệ (%) SL Tỷ lệ (%) SL Tỷ lệ (%) SL Tỷ lệ (%) 1 Đọc tài liệu 115 51.1 2 8.3 21 47.7 92 58.5 2 Cho mƣợn về nhà 98 43.5 2 8.3 33 75 63 40.1 3 Đọc tài liệu đa
phƣơng tiện
65 28.8 3 12.5 7 15.9 55 35.0
4 Sao chụp tài liệu 42 16.6 5 20.8 18 40.9 19 12.1 5 Tƣ vấn thông tin 22 9.7 3 12.5 8 18.1 11 7.0 6 Trƣng bày giới
thiệu sách mới
51 22.6 5 20.8 11 25.0 35 22.2
7 Tra cứu tin 89 39.5 8 33.3 21 47.7 60 38.2
2.6. Các yếu tố tác động đến hoạt động thông tin - thƣ viện tại Trƣờng Đại học Hải Dƣơng Trƣờng Đại học Hải Dƣơng
2.6.1. Nhận thức của lãnh đạo
Nhận thức của lãnh đạo có vai trò quan trọng đối với hoạt động thông tin - thƣ viện. Hoạt động của Trung tâm Thông tin - Thƣ viện Trƣờng Đại học Hải Dƣơng đƣợc thực hiện dƣới sự chỉ đạo trực tiếp của Lãnh đạo Nhà trƣờng mà ngƣời đứng đầu là Hiệu trƣởng. Giám đốc và Phó giám đốc thƣ viện có vai trò là ngƣời điều hành hoạt động trong Trung tâm Thông tin -Thƣ viện. Mặc dù hoạt động của Trung tâm Thông tin - Thƣ viện có vai trò to lớn đối
với quá trình giảng dạy và học tập trong Nhà trƣờng, đặc biệt khi Trƣờng áp dụng đào tạo theo tín chỉ. Tuy nhiên, là một Trƣờng trẻ, mới đƣợc nâng cấp hiện nay Nhà trƣờng còn rất nhiều khó khăn, lãnh đạo Nhà trƣờng còn nhiều việc cần phải giải quyết vì vậy, hoạt động thông tin - thƣ viện của Trung tâm Thông tin - Thƣ viện đã đƣợc quan tâm song chƣa nhiều. Lãnh đạo vẫn chƣa chú ý đến hiệu quả hoạt động thông tin - thƣ viện.
2.6.2. rình độ cán bộ hư viện
Hiện nay, Trung tâm Thông tin - Thƣ viện Trƣờng có 8 cán bộ thƣ viện trong đó thạc sĩ: 2 ngƣời, Học viên cao học: 2 ngƣời, cử nhân: 4 ngƣời. Trình độ của cán bộ thƣ viện đƣợc thể hiện cụ thể dƣới bảng sau:
Bảng 2.10. Trình độ cán bộ thƣ viện
Trình độ Số lƣợng Tỷ lệ
Thạc sĩ 2 25%
Học viên cao học 2 25%
Cử nhân 4 50%%
Mặc dù cán bộ thƣ viện có trình độ tƣơng đối cao, song số lƣợng còn hơi ít. Mặt khác trình độ chuyên môn nghiệp vụ về công tác thƣ viện của cán bộ lãnh đạo quản lý chƣa sâu (chƣa đúng chuyên ngành) vì vậy việc quản lý chuyên môn nghiệp vụ tại Trung tâm Thông tin - Thƣ viện gặp nhiều khó khăn.
Chuyên môn đào tạo của cán bộ đƣợc thể hiện ở bảng sau:
Bảng 2.11. Trình độ chuyên môn của cán bộ thƣ viện
Trình độ chuyên môn Số lƣợng Tỷ lệ
Thông tin - Thƣ viện 6 75,0%
Lịch sử 1 12,5%
2.6.3. Cơ sở vật chất, hạ tầng công nghệ
Hiện tại Nhà trƣờng đang hoạt động tại 2 cơ sở, các phòng khoa, Trung tâm trong Trƣờng tiến hành làm việc 50% /50% tức một nửa cán bộ giảng viên hoạt động tại cơ sở 1 và một nửa hoạt động tại cơ sở 2. Trung tâm Thông tin - Thƣ viện của Nhà trƣờng cũng hoạt động tại 2 cơ sở.
Tổng số diện tích của Trung tâm Thông tin - Thƣ viện gần 1300 m2 . Về cơ bản Trung tâm đã trang bị đầy đủ cơ sở vật chất, trang thiết bị. Trung tâm có 2 phòng đọc, 2 phòng mƣợn, 2 phòng nghiệp vụ tại mỗi cơ sở với tổng số chỗ ngồi là 510 chỗ. Tổng số bàn đọc sách có 210 bàn, 62 bộ bàn và máy vi tính, 100 ghế tựa b ng nhựa, Bàn làm việc lãnh đạo 3 cái, 4 cái ghế xoay, 3 máy Scan canosan Lide 100, 1 máy phô tô Ricoh Afico 2060, 2 tủ phiếu mục lục, 4 tủ trƣng báy báo tạp chí, 120 giá sách của các kho.
Hiện tại Trung tâm chƣa có phòng làm việc riêng cho cán bộ lãnh đạo thƣ viện. Họ phải ngồi làm việc cùng với cán bộ phòng nghiệp vụ.
2.6.4. Ứng dụng CNTT
Ứng dụng CNTT có vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động Thông tin - Thƣ viện đặc biệt trong bối cảnh khoa học công nghệ phát triển mạnh mẽ. Hầu hết các thƣ viện đại học đã ứng dụng CNTT trong hoạt động của thƣ viện mình từng bƣớc hiện đại hóa hoạt động thông tin - thƣ viện tiến tới mô hình thƣ viện điện tử.
Trung tâm Thông tin - Thƣ viện Trƣờng Đại học Hải Dƣơng bƣớc đầu tiến hành ứng dụng CNTT trong hoạt động thông tin - thƣ viện.
Trong phòng đọc máy của của Trung tâm đã có 2 máy chủ, 42 máy vi tính đƣợc kết nối mạng cục bộ (LAN) và mạng intrenet giúp bạn đọc có thể đọc các dữ liệu có trong máy và tra tìm tài liệu trên mạng.
Các tài liệu đã đƣợc cán bộ số hóa (Scan) đƣa vào đĩa CD
Hiện nay, Trung tâm Thông tin - Thƣ viện Trƣờng Đại học Hải Dƣơng đã ứng dụng phần mềm vào quản lý thƣ viện từ tháng 2 năm 2013.
Đây là phần mềm thƣ viện do cán bộ giảng viên CNTT trong Nhà trƣờng viết, biên soạn.
* Ƣu điểm:
Phần mềm đã đảm bảo đƣợc một số các tiêu chí nhất định:
- Công nghệ thông tin:
+ Nguyên tắc thiết kế mở: Phần mềm đƣợc thiết kế, xây dựng và vận hành theo các chuẩn công nghệ mở để đảm bảo khả năng nâng cấp, thay đổi, bổ sung, kết nối thêm các modue mới mà không kéo theo sự đổ vỡ hệ thống cũng nhƣ phải đảm bảo đƣợc sự kế thừa các thành quả đạt đƣợc
+ Xây dựng theo mô hình khách/chủ (Client/server) + Làm việc trong môi trƣờng Web b ng tiếng việt
+ Xây dựng theo kiến trúc nhiều lớp, hệ thống bao gồm các phân hệ chức năng và đƣợc tích hợp thành một hệ thống nhất
+ Sử dụng hệ quản trị CSDL mô hình quan hệ
+ Máy chủ sử dụng hệ điều hành Windows 2000 advanced Server, Window NT Server
+ Máy trạm có thể sử dụng bất cứ hệ điều hành nào để hỗ trợ Web + Phần mềm cho phép theo dõi và giám sát đƣợc mọi hoạt động trên hệ thống (cán bộ thƣ viện làm những gì, làm vào thời điểm nào)
+ Phần mềm sử dụng bảng mã Unicode tiêu chuẩn Việt Nam + Có khả năng sao lƣu/khôi phục dữ liệu
- Chuẩn nghiệp vụ
Phần mềm đã bao gồm một số module chức năng cơ bản: Bổ sung, Biên mục, lƣu thông, quản lý kho, OPAC trong đó:
- Module bổ sung:
+ Cho phép sinh số đăng ký cá biệt tự động
+ Thống kê số liệu bổ sung theo một số tiêu chí khác nhau: ngôn ngữ, phân loại chủ đề, theo thời gian…
- Module biên mục:
+ Sử dụng phím tắt trong quá trình biên mục: Ngƣời dùng có thể dùng chuột hoặc các tổ hợp bàn phím để thực hiện các thao tác trong khi biên mục;
+ Liên kết theo tác giả, chủ đề từ khóa, NXB… ngƣời sử dụng có thể xem các thông tin liên quan;
+ Cung cấp các thông tin quản lý: Các thông tin quản lý nhƣ: tên cán bộ biên mục, thời điểm biên mục cần đƣợc lƣu trữ;
+ Phân quyền với việc xóa, sửa: Quyển xóa, sửa các bản ghi biên mục đƣợc cấp phát theo tài khoản cụ thể;
+ Kiểm tra thao tác xóa: bản ghi biên mục không thể bị xóa nếu bạn đọc đang mƣợn ấn phẩm này;
- Mƣợn trả
+ Hiển thị thông tin bạn đọc khi mƣợn + Tránh ghi mƣợn hai lần
+ Tự động tính toán hạn trả + Thay đổi hạn trả
+ Thay đổi ngày trả
+ Mƣợn tại chỗ và mƣợn về + Gia hạn mƣợn
- Quản lý bạn đọc
+ Quản lý các thông tin cần thiết của bạn đọc + Quản lý bạn đọc theo nhóm
+ Xử lý lô: Một số nghiệp vụ đặc biệt (gia hạn, xóa thẻ, sửa thẻ) có thể đƣợc tiến hành riêng lẻ hoặc theo lô)
- Báo cáo thống kê
+ Báo cáo ấn phẩm quá hạn
+ Báo cáo các ấn phẩm đang lƣu thông
+ Thống kê các tên ấn phẩm ƣa thích, bạn đọc tích cực + Thống kê lƣu thông
+ Thống kê bạn đọc - Module OPAC
+ Mức độ tìm kiếm đơn giản bạn đọc có thể gõ tên tài liệu hoặc tác giả + Tìm kiếm không phân biệt chữ hoa và chữ thƣờng
+ Tìm theo xâu con: ngƣời dùng không nhất thiết phải nhập đầy đủ mục từ cho một trƣờng tìm kiếm
* Hạn chế:
Phần mềm thƣ viện do giảng viên ngành CNTT trong Trƣờng viết lần đầu đặc biệt cán bộ viết phần mềm không có kỹ năng trình độ chuyên môn nghiệp vụ về thƣ viện, không lắm đƣợc các chuẩn về nghiệp vụ đối với phần mềm thƣ viện vì vậy bên cạnh phầm mềm đã đạt đƣợc một số các tiêu chuẩn nhất định về CNTT cũng nhƣ nghiệp vụ thì phần mềm còn thiếu rất nhiều các tiêu chuẩn. Cụ thể nhƣ sau:
- Về CNTT:
+ Phần mềm chƣa cho phép hỗ trợ mã vạch;
+ Ngôn ngữ, giao diện mới cho phép sử dụng tiếng việt chƣa cho phép sử dụng tiếng anh
+ Liên kết với các phần mềm khác nhƣ E-mail trong một mạng - Tiêu chí về chuẩn nghiệp vụ
Phần mềm đã bao gồm một số module chức năng cơ bản: Bổ sung, biên mục, lƣu thông, quản lý kho, OPAC tuy nhiên các module chức năng này vẫn chƣa đƣợc đầy đủ và hoàn thiện cụ thể còn thiếu các tiêu chí sau:
* Module bổ sung:
- Đơn đặt mua ( Lập đơn đặt mua, hỗ trợ việc gia hạn, hoặc hủy đơn đặt mua, thay đổi đơn đặt mua, khai báo các khoản chi, kiểm kê hợp đồng …) ; Quản lý quỹ bổ sung (tạo lập nhiều quỹ, cập nhật các quỹ, báo cáo định kỳ, chia sẻ chi phí, thông báo về việc chi tiêu… )
- Bổ sung
+ Biên mục sơ lƣợc: cho phép biên mục sơ lƣợc ấn phẩm ngay trong quá trình bổ sung;
+ In nhãn: Phần mềm phải cho phép in nhãn gáy, nhãn túi ấn phẩm; + Định dạng nhãn;
+ In mã vạch;
+ Kho sách dự trữ để trao đổi, bán, đƣa ra Web để quảng cáo chào bán, trao đổi….
- Module biên mục
+ Cho phép biên mục, hỗ trợ biên mục theo mọi trƣờng Marc21 chuẩn…
Module lƣu thông - Mƣợn trả
+ Phần mềm chƣa có tích hợp mã vạch nên thao tác mƣợn trả mới đƣợc thực hiện nhập thủ công chƣa hỗ trợ làm việc với việc quét mã vạch
+ In biên lai phạt….
- Giữ chỗ ( Thông báo đến lƣợt, giới hạn yêu cầu giữ chỗ, quy định thời gian bảo lƣu lƣợt, hỗ trợ xếp hàng…)
- Báo cáo thống kê
+ In và gửi thông báo quá hạn - Module OPAC
+ Hỗ trợ tìm nâng cao;
+ Hỗ trợ tìm kiếm sử dụng biểu thức và ngoặc; + Hiển thị thông tin xếp giá
+ Chuẩn tìm kiếm liên thƣ viện theo giao thức Z39.50
2.6.5. rình độ kiến thức thông tin của NDT
NDT là cán bộ lãnh đạo quản lý, nghiên cứu, giảng viên là những ngƣời có kiến thức thông tin tƣơng đối vững. Họ biết cách tìm và lựa chọn thông tin phù hợp với yêu cầu tin đặc biệt là biết nghiên cứu, phân tích, tổng hợp các thông tin cần thiết với yêu cầu của mình.
NDT là sinh viên. Hầu hết các sinh viên trong Trƣờng điều biết sử dụng các phƣơng tiện tra cứu tin của Trung tâm, tuy nhiên vẫn có một số sinh viên ít đến Trung tâm Thông tin - Thƣ viện vì vậy việc sử dụng kiến thức thông tin trong Trung tâm chƣa đƣợc thành thạo.
Vào đầu năm học cán bộ thƣ viện tổ chức lớp tập huấn hƣớng dẫn sinh viên khóa mới sử dụng thƣ viện. Lớp tập huấn này đƣợc hầu hết các sinh viên tham gia.
2.6.6. Kinh phí đầu tư
Hiện nay, toàn bộ hoạt động của Trung tâm Thông tin - Thƣ viện thuộc sự chỉ đạo trực tiếp của Ban Giám hiệu mà đứng đầu là Hiệu trƣởng. Vì vậy, Trung tâm Thông tin - Thƣ viện không đƣợc tự chủ động trong việc thu, chi, đây cũng là một hạn chế của Trung tâm.
H ng năm Trung tâm Thông tin - Thƣ viện đều đƣợc hỗ trợ một khoản kinh phí đáng kể trong việc đầu tƣ cho Trung tâm Thông tin - Thƣ viện mà chủ yếu là dùng để bổ sung vốn tài liệu trong thƣ viện.
Hầu hết các thƣ viện hiện nay đều đƣợc cấp trung bình khoảng 500 triệu cho việc bổ sung tài liệu.
Trung tâm Thông tin - Thƣ viện Trƣờng hiện nay do mới đƣợc nâng cấp lên đại học, Trƣờng còn nhiều hoạt động cần phải đầu tƣ, kinh phí còn hạn chế vì vậy kinh phí đầu tƣ cho Trung tâm Thông tin - Thƣ viện hiện nay
rất hạn hẹp. Năm học 2012 -2013 Trung tâm đƣợc đầu tƣ 280 triệu chủ yếu cho việc bổ sung tài liệu, và viết phần mềm quản lý thƣ viện.
Từ đầu năm 2014 đến Tháng 5 năm 2014 Trung tâm đã đƣợc đầu tƣ 108 triệu đồng cho việc bổ sung giáo trình, tài liệu chuyên ngành vì hiện nay nhà trƣờng có chủ trƣơng tiến hành nâng cao chất lƣợng giảng dạy cho đội ngũ cán bộ giảng viên và một phần kinh phí bổ sung trang thiết bị, mua thêm một số máy tính đặt trong phòng đọc.
2.6.7. Chuẩn nghiệp vụ
Văn bản số 1598/Bộ VHTT Văn hóa, Thể thao và Du lịch) về việc áp dụng các chuẩn nghiệp vụ trong các thƣ viện Việt Nam ngày 7 tháng 5 năm 2007 của Bộ Văn hóa - Thông tin đã đƣợc xem xét nhƣ là một văn bản quan trọng chỉ đạo về vấn đề áp dụng các chuẩn nghiệp vụ trong công tác xử lý tài liệu ở Việt Nam. Theo chỉ thị của Bộ Văn hóa - Thông tin, các thƣ viện ở Việt