5.2.1 Công tác kế toán cho vay ngắn hạn
5.2.1.1 Giải pháp về phát triển nguồn nhân lực
Việc tổ chức đào tạo nâng cao kiến thức cho đội ngũ cán bộ chủ chốt, trình độ sau đại học, trên đại học là một yêu cầu cấp thiết và mang tính sống còn.
+ Đào tạo kiến thức chuyên sâu và tổng hợp về hoạt động, kỹ năng, nghiệp vụ ngân hàng thƣờng xuyên, liên tục đối với cán bộ kế toán và cán bộ làm công tác kiểm soát. Hƣớng dẫn cho cán bộ kế toán những tình huống xử lý với khách hàng cho phù hợp. Bên cạnh đó cần mở các đợt kiểm tra trình độ chuyên môn cán bộ kế toán, để biết đƣợc trình độ và mức độ cập nhật thông tin về kế toán và các chuẩn mực kế toán đến đâu. Từ đó có kế hoạch mở các lớp học thêm tại ngân hàng trong đó có sự hƣớng dẫn của các chuyên gia về lĩnh vực ngân hàng.
+ Hơn nữa, cán bộ kế toán cho vay cần có sự linh hoạt, năng động và sáng tạo trong công việc, biết phối hợp tốt với cán bộ tín dụng trong quá trình cho vay, thu nợ, theo dõi kỳ hạn trả nợ của khách hàng nhằm đảm bảo an toàn tài sản cho ngân hàng và khách hàng.
+ Tạo một môi trƣờng làm việc thoải mái, lành mạnh, xây dựng phong cách làm việc cho toàn thể nhân viên ngân hàng, từ đó khi khách hàng đến giao dịch với ngân hàng không chỉ là sử dụng các dịch vụ của ngân hàng mà có thể là gặp gỡ những nhân viên trẻ trung, xinh đẹp, ăn nói lịch sự…. Về vấn đề này thì ngân hàng MHB Sóc Trăng có thể tham khảo, học hỏi phong cách làm việc của các ngân hàng nƣớc ngoài.
+ Kích thích sự tìm tòi, nghiên cứu của cán bộ kế toán cho vay để từ đó tìm ra những giải pháp, biện pháp khắc phục những khó khăn tồn đọng trong công tác hạch toán cho vay. Ngân hàng sẽ khuyến khích những công trình nghiên cứu mang lại ứng dụng thực tế và ghi nhận thành tích của nhân viên và đó cũng là cơ sở để đƣợc tăng lƣơng, thăng tiến trong công việc.
+ Nhƣ chúng ta đã biết con ngƣời là yếu tố trung tâm, quyết định sự thành bại của tổ chức, cho nên ngân hàng MHB Sóc Trăng cần phải áp dụng những biện pháp một cách có hiệu quả để khai thác tối đa trình độ làm việc của mỗi ngƣời.
5.2.1.2 Gỉai pháp về tài khoản cho vay
Mặc dù việc sử dụng tiêu trí thời gian để đánh giá một món vay chƣa thu đƣợc là đúng, tuy nhiên nếu ta phân chia thời gian nhỏ quá thì sẽ bất tiện cho công tác kế toán cũng nhƣ báo cáo tiền vay trong thời gian ngắn. Cứ 6 tháng kế toán lại phải thực hiện chuyển nợ qúa hạn một lần, và khi cần thiết lại phải xem số liệu về một tài khoản vay thì phải tìm và tra soát qua hàng loạt các tài khoản chi tiết, điều đó gây rất nhiều khó khăn.
Nên mỗi món vay chỉ cần sử dụng tài khoản nợ quá hạn áp dụng đối với các khoản vay chƣa trả đƣợc dƣới một năm (< 360 ngày), đây là khoảng thời gian cần thiết để các doanh nghiệp gặp khó khăn trong kinh doanh có thể tìm biện pháp tháo gỡ, củng cố hoạt động kinh doanh của mình hoặc sử dụng các nguồn vốn khác để trả nợ cho ngân hàng.
Bên cạnh đó, việc lập dự phòng các khoản cho vay khó thu hồi chỉ đƣợc lập dựa trên các báo cáo tuổi nợ khoản cho vay, cách trích dự phòng này là bị động khi khoản vay xảy ra rủi ro rồi mới trích lập dự phòng. Ngân hàng MHB Sóc Trăng nên triển khai việc lập dự phòng các khoản vay khó thu hồi trên cơ sở chuẩn mực kế toán quốc tế là lập dự phòng khi số tiền tổn thất đã đƣợc xác định cụ thể hoặc số tiền tổn thất có thể chƣa đƣợc xác định nhƣng có các dấu hiệu phát sinh tổn thất. Hay tóm lại, việc lập dự phòng đƣợc dựa trên việc đánh giá khả năng thu hồi các khoản cho vay. Với căn cứ này sẽ giúp ngân hàng chủ động hơn trong việc trích lập và sử dụng quỹ dự phòng không làm giảm thu nhập hoặc vốn tự có của ngân hàng.
5.2.1.3 Giải pháp về chứng từ vay vốn
Để đơn giản hoá thủ tục vay vốn cần:
+ Về hồ sơ vay vốn đối với các doanh nghiệp đã giao dịch với ngân hàng nhiều năm, có uy tín trong hoạt động vay trả đúng hạn,có doanh số hoạt động tiền gửi cao. Ngân hàng có thể chỉ cần báo cáo kế toán của một năm gần nhất và trong quá trình cho vay cán bộ tín dụng cũng nhƣ cán bộ kế toán theo dõi chặt chẽ việc sử dụng vốn vay và theo dõi doanh số hoạt động trên tài khoản tiền gửi để biết đƣợc mức độ biến động phản ánh khả năng trả nợ của doanh nghiệp.
+ Đối với các tờ đơn xin vay vốn của tƣ nhân (vợ hoặc chồng) có thế chấp bằng các giấy tờ có giá hoặc tài sản, đề nghị phải có chữ ký của cả vợ hoặc chồng, nếu với ngƣời chƣa lập gia đình thì phải có chữ ký của bố hoặc mẹ để
tránh các tranh chấp xảy ra nếu có kiện tụng sau này khi mà khách hàng không trả đƣợc nợ, ngân hàng buộc phải xử lý tài sản, các giấy tờ có giá.
5.2.1.4 Giải pháp thu lãi đối với từng món vay
Để việc thu lãi thuận lợi cho khách hàng vay vốn và giảm cƣờng độ lao động của kế toán viên cần:
- Đối với doanh nghiệp, cá nhân có vòng chu chuyển vốn nhanh, có thu nhập thƣờng xuyên ổn định thì vẫn áp dụng thu lãi hàng tháng. Điều này có lợi cho khách hàng vì số tiền lãi đƣợc rải đều ra các tháng trong một thời hạn vay, đồng thời ngân hàng có thu nhập đều đặn hàng tháng.
- Đối với đơn vị vay có vòng quay chu chuyển vốn chậm, sản xuất mang tính thời vụ, ngân hàng nên thu lãi vào ngày cuối của kỳ hạn nợ khi khách hàng trả nợ gốc cho ngân hàng. Nhƣ vậy ngân hàng vừa tạo điều kiện cho khách hàng có thể trả đƣợc cả gốc và lãi khi thu hoạch hoặc tiêu thụ sản phẩm vừa tránh tình trạng phát sinh nhiều ở tài khoản "lãi chƣa thu".
- Đối với những món vay có giá trị nhỏ, thời hạn dƣới 6 tháng, ngân hàng có thể thu lãi vào ngày cuối cùng của kỳ hạn nợ. Khi thu nợ gốc, tạo điều kiện cho khách hàng có thêm thời gian tập trung vào sản xuất kinh doanh, tăng thêm tài sản cho xã hội.
5.2.1.4 Thực hiện kế toán dự thu, dự trả trong ngân hàng
Chƣơng trình vi tính cần phải tính đƣợc lãi dự thu của ngày đó thông qua mức dƣ nợ tín dụng của khách hàng, lãi suất vay cũng nhu dự thu của khoản tiền gởi ngắn hạn. Ngoài ra phải tính toán đƣợc tƣơng đối chính xác các khoản chi phí thƣờng xuyên của ngân hàng để từ đó cuối mỗi ngày ban lãnh đạo có thể biết đƣợc hiệu quả kinh doanh của ngày hôm đó ra sao? lãi hay lỗ, lãi lỗ do đâu? ở khâu nào chiếm tỷ trọng cao nhất (lãi cho vay hay thu phí dịch vụ...). Từ đó có thể đƣa ra các quyết định một cách kịp thời, xác thực nhằm giảm thiểu các khoản lỗ và đem lại lãi cao cho ngân hàng.
Bên cạch đó việc hoạch toán dự thu dự trả, số dƣ cuối năm đã phản ánh đƣợc năng lực quản trị tín dụng của ngân hàng. Là căn cứ để ngân hàng đƣa ra các quyết định kinh doanh cả trong thời gian dài, thời gian ngắn thậm chí trong một ngày. Tính cập nhật này giúp ngân hàng tận dụng đƣợc cơ hội trong kinh doanh.
5.2.1.5 Giải pháp trong hạch toán thu nợ, thu lãi
Thứ nhất, khi hợp đồng tín dụng đƣợc duyệt và cán bộ tín dụng tiến hành mở hợp đồng trên máy tính, thì lập tức hạn mức tín dụng sẽ đƣợc cài đặt sẵn và máy tính sẽ không cho phép thanh toán viên lập bút toán rút tiền vay quá hạn mức. Nhƣ vậy thanh toán viên sẽ không mất công cộng các phiếu rút tiền vay của khách hàng xem đã vƣợt hạn mức hay chƣa, cũng không sợ có sai sót trong việc tính toán nhầm dẫn đến việc phải điều chỉnh các bút toán không cần thiết.
Thứ hai, các cán bộ tin học ở ngân hàng MHB Sóc Trăng nên quan tâm đến việc cài đặt một chƣơng trình thu lãi tự động cho các thanh toán viên. Khách hàng vừa có tài khoản tiền gửivừa có tài khoản tiền vay tại ngân hàng thì đến kỳ thu lãi (26-30 hàng tháng) nên có một chƣơng trình thu lãi tự động trích thẳng số lãi phải thu trên tài khoản tiền gửi của khách hàng. Việc còn lại của thanh toán viên chỉ là đối chiếu số đã thu trên tài khoản tiền gửi với phiếu tính lãi in ra đã đƣợc cán bộ tín dụng và thanh toán viên kiểm tra khớp đúng. Sau đó lƣu vào sổ phụ phiếu tính lãi đó và thông báo cho khách hàng biết. Nhƣ vậy việc thu lãi tự động này đã làm giảm nhiều bút toán tính lãi thực hiện bằng tay của thanh toán viên, mặt khác tránh đƣợc việc thu thiếu, thu sót, thu nhầm giúp cho công việc thu lãi vừa đơn giản lại vừa hiệu quả hơn.
Thứ ba, là việc nhập ngoại bảng tự động đối với khoản lãi không thu đƣợc từ ngày 26-30 hàng tháng. Máy sẽ tự động chuyển những khoản lãi chƣa thu đƣợc sang “tài khoản lãi chờ thu” và sau 90 ngày sẽ chuyển sang tài khoảnngoại bảng. Việc còn lại của thanh toán viên là đối chiếu khớp đúng với phiếu lãi và in ra báo cáo lãi chƣa thu để báo cáo với giám đốc và in ra một bảng để kế toán theo dõi.
Trƣờng hợp khách hàng chậm trả nợ do gặp khó khăn về tài chính và muốn gia hạn nợ, để tránh gây thiệt thòi cho khách hàng khi phải chịu lãi suất nợ quá hạn khi máy tự động cứ đến 90 ngày sẽ chuyển sang nợ quá hạn, thì kế toán cho vay phải thông báo cho cán bộ tín dụng về khoản lãi chƣa thu đến hạn trƣớc 10- 15 ngày, để cán bộ tín dụng đôn đốc khách hàng nộp tiền vào tài khoản để trả nợ kịp thời, hoặc làm thủ tục gia hạn nợ kịp thời tránh sự nhanh nhạy của máy tính, và để ngân hàng không phải làm thủ tục chỉnh sửa.
5.2.2 Hoạt động tín dụng ngắn hạn
5.2.2.1 Đẩy mạnh công tác huy động vốn nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của khách hàng
Để giải pháp này thực hiện có hiệu quả đòi hỏi ngân hàng cần tập trung vào những vấn đề sau:
a) Đẩy mạnh hơn nữa công tác tiếp thị, nâng cao uy tín của mình trên thị trường
+ Ngân hàng nên thành lập một bộ phận chuyên trách công tác tiếp thị, giao tiếp tốt, am hiểu lĩnh vực ngân hàng và nhu cầu của khách hàng về các sản phẩm, dịch vụ của ngân hàng, phân tích lợi thế cạnh tranh, tìm kiếm thị trƣờng, ý thức đƣợc vai trò của mình trong chiến lƣợc kinh doanh chung của ngân hàng.
+ Khi nền kinh tế càng phát triển , đời sống của ngƣời dân càng cao thì nhu cầu của họ cũng đƣợc tăng nên, điều này đòi hỏi ngân hàng cũng luôn phải thay đổi phong cách phục vụ cũng nhƣ nâng cao chất lƣợng sản phẩm dịch vụ của ngân hàng để thích ứng với điều đó. Đồng thời ngân hàng phải cung cấp nhiều sản phẩm dịch vụ mới lạ đặc trƣng riêng của mình để cạnh tranh với các ngân hàng khác.
+ Doanh nghiệp là khách hàng tiềm năng của ngân hàng, cần có nhiều chính sách nhắm đến khách hàng là doanh ngiệp để họ gửi tiền, cả tiền gửi có kỳ hạn và tiền gửi thanh toán. Chính sách đó có thể là tặng quà nhân ngày kỉ niệm thành lập doanh nghiệp, hỗ trợ cho họ vay tiền trong những giai đoạn doanh nghiệp khó khăn, quan hệ tốt với ban lãnh đạo các doanh nghiệp, cho các doanh nghiệp hƣởng lãi suất ƣu đãi so với các khách hàng mới, miễn phí đối với các dịch vụ ngân hàng cung cấp thêm nhƣ: chuyển tiền,…
a) Xác định chính sách lãi suất huy động hợp lý
Ngân hàng cần phải xác định một lãi suất huy động sao cho đủ chiến thắng đối thủ cạnh tranh và cũng phải phù hợp với lãi suất cho vay nhằm đảm bảo cho ngân hàng hoạt động có lãi.
b) Đẩy mạnh và đa dạng hoá các hình thức huy động
Thu hút tiền gửi tiết kiệm, phát hành trái phiếu, kỳ phiếu, chứng chỉ tiền gửi... mỗi hình thức có những thế mạnh và hạn chế riêng đòi hỏi ngân hàng phải cân nhắc xác định cho mình một hình thức huy động phù hợp với điều kiện hiện tại.
5.2.2.2 Rút ngắn thời gian thu nợ của cán bộ công nhân viên ngân hàng
Để nâng cao chất lƣợng tín dụng, ngân hàng nên đề ra chính sách phát triển nguồn nhân lực và chăm lo việc đào tạo nâng cao trình độ chuyên môncủa cán bộ với những công việc nhƣ sau:
a) Nâng cao trình độ chuyên môn của cán bộ tín dụng
+ Thƣờng xuyên rèn luyện kỹ năng nghiệp vụ, đạo đức nghề nghiệp cho cán bộ công chức, đổi mới phong cách lề lối làm việc, các quan hệ tiếp xúc với khách hàng.
+ Chuyên môn hoá cán bộ tín dụng: Mỗi cán bộ tín dụng sẽ đƣợc giao một nhóm khách hàng nhất định, có đặc điểm chung về ngành nghề kinh doanh hoặc loại hình doanh nghiệp....
+ Có chế độ khen thƣởng đãi ngộ hợp lý đối với cán bộ tín dụng: Đối với những cán bộ tín dụng có năng lực làm việc hiệu quả thì ngân hàng cần có chính sách khen thƣởng kịp thời, ngƣợc lại cần có biện pháp xử lý thích đáng đối vớinhững cán bộ tín dụng thiếu tinh thần trách nhiệm, làm thất thoát vốn, và phải làm sao gắn chặt tinh thần trách nhiệm của cán bộ tín dụng đối với khoản vay. Ngân hàng cũng nên tạo sân chơi bổ ích lành mạnh giúp làm giảm áp lực và tạo không khí thân thiện, đoàn kết trong nội bộ.
+ Trong đào tạo nên tập trung đào tạo những nhiệm vụ cụ thể cho những cán bộ cụ thể và đánh giá lại công việc đào tạo. Tổ chức nhiều hơn các hình thức trao đổi thảo luận giữa Hội sở chính với sở giao dịch, các chi nhánh trên cùng địa bàn. Để nâng cao hiệu quả thực sự của hoạt động đào tạo sau đại học, mỗi cá nhân học viên khi làm đề tài nghiên cứu nên gắn thực tiễn với ngân hàng để có kiến nghị, giải pháp cụ thể thiết thực.
b) Rút ngắn thời gian thu hồi nợ
+ Trƣớc hết từng cán bộ tín dụng cần bám sát đƣờng lối, chủ trƣơng, chính sách của Đảng và Nhà nƣớc về chƣơng trình mục tiêu phát triển kinh tế - xã hội của địa phƣơng từng năm và từng giai đoạn để đầu tƣ đúng hƣớng, có hiệu quả. Nâng cao năng lực, trình độ chuyên môn của cán bộ tín dụng để hạn chế thấp nhất nợ quá hạn do thẩm định yếu, thiếu kiểm tra trƣớc, trong và sau khi cho vay.
+ Cán bộ tín dụng phải thƣờng xuyên kiểm soát công nợ, báo ngay cho khách hàng khi sắp đến hạn thanh toán nợ, kiên trì bám trụ, thƣờng xuyên lui lới
nhắc nhở, động viên, đánh vào tâm lý của khách hàng: “mƣa dầm thấm đất”. tổng hợp đánh giá và sẽ có biện pháp xử lý, ngăn chặn kịp thời khi có dấu hiệu của việc không thanh toán nợ.
+ Đối với những khách hàng thƣờng xuyên chậm trả nợ ngân hàng có thể nhờ đến dịch vụ viết thƣ nhắc nợ của văn phòng luật sƣ với các mức độ. Đối với các đơn vị có nợ, rất nhiều trƣờng hợp khi ngân hàng yêu cầu thanh toán thì không có hiệu quả nhƣng khi có sự tham gia của luật sƣ thì họ lại hợp tác.
5.2.2.3 Xây dựng chiến lược khách hàng đúng đắn, tiếp tục duy trì các khách hàng truyền thống, có uy tín để thiết lập mối quan hệ tín dụng lâu dài, đồng thời mở rộng đối tượng vay mới nhằm tăng doanh số cho vay
a) Tập trung cho vay đối tượng doanh nghiệp
Ngân hàng nên tập trung vào đối tƣợng khách hàng là các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh vì họ có nhu cầu đƣợc phục vụ trọn gói, đồng thời cũng hƣớng