Tình hình nhân sự
Một trong những lợi thế cạnh tranh của công ty so với các công ty khác trong cùng ngành đó là nguồn nhân lực. Nguồn nhân lực của công ty có sự thay đổi qua các năm và đƣợc biểu hiện ở bảng 3.1.
Bảng 3.1 Cơ cấu nhân sự của công ty từ năm 2011- 6/2014
Đơn vị tính: Ngƣời Trình độ
Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013 6 tháng đầu năm 2014 Số lƣợng Tỷ lệ (%) Số lƣợng Tỷ lệ (%) Số lƣợng Tỷ lệ (%) Số lƣợng Tỷ lệ (%) Đại học, cao học 15 17,44 15 18,52 18 21,69 20 22,22 Cao đẳng, trung cấp 51 59,30 48 59,26 48 57,83 58 64,45 Dƣợc tá 1 1,16 1 1,23 1 1,20 1 1,11 Tốt nghiệp THPT 19 22,10 17 20,99 16 19,28 11 12,22 Tổng 86 100,00 81 100,00 83 100,00 90 100,00
Nguồn: Phòng hành chánh, công ty TNHH MTV TOT PHARMA
Công ty TNHH MTV TOT PHARMA là công ty con của công ty cổ phần Dƣợc Hậu Giang nên nhân sự ban đầu chủ yếu đƣợc chuyển sang từ công ty mẹ, số lƣợng nhân sự tăng giảm không đều qua các năm do đa số nhân
sự là nhân viên bán hàng. Năm 2011 là 86 ngƣời, đến năm 2012 giảm 5 ngƣời còn 81 ngƣời, năm 2013 số nhân sự là 83 ngƣời, tính đến tháng 6 năm 2014 thì có 90 ngƣời. Bên cạnh sự thay đổi số lƣợng nhân sự thì chất lƣợng nhân sự cũng thay đổi theo, nhân lực có trình độ cao đang dần đƣợc bổ sung để đáp ứng nhu cầu hoạt động của công ty.
Năm 2012, nhân sự có trình độ đại học, cao học và dƣợc tá không thay đổi, trình độ cao đẳng giảm 3 ngƣời và trình độ phổ thông giảm 2 ngƣời, tỷ lệ nhân sự chia theo trình độ không thay đổi đáng kể so với năm 2011. Có sự thay đổi này là do đặc thù của hoạt động bán hàng nên số lƣợng nhân viên bán hàng thay đổi liên tục, đến cuối năm thì số lƣợng giảm do hợp đồng lao động hết hiệu lực.
Năm 2013, tỷ lệ nhân sự ở trình độ đại học, cao học tăng từ 18,52% lên 21,69%, tức tăng 3 ngƣời, từ trình độ có số lƣợng nhân sự xếp thứ 3 lên thứ 2, có sự thay đổi này là do chính sách nâng cao chất lƣợng nhân sự từ phía công ty, một số nhân viên đƣợc gửi đi học (trong và ngoài nƣớc) đã hoàn thành nhiệm vụ trở về để phục vụ công ty, trình độ phổ thông tiếp tục giảm thêm 1 ngƣời. Lao động ở hai trình độ còn lại không thay đổi so với năm trƣớc.
Đến tháng 6 năm 2014, công ty tiếp tục bổ sung thêm 2 ngƣời có trình độ đại học, cao học, nâng số lƣợng ở trình độ này lên 20 ngƣời, chiếm 22,22%, có tỷ lệ lớn thứ hai trong số lƣợng nhân sự toàn công ty. Số ngƣời có trình độ cao đẳng, trung cấp cũng tăng thêm 10 ngƣời, nâng tỷ lệ so với toàn công ty ở trình độ này từ 57,83% lên 64,45% chiếm tỷ lệ cao nhất, trình độ phổ thông giảm từ 16 ngƣời xuống còn 11 ngƣời, chiếm tỷ lệ 12,22%, trình độ dƣợc tá không thay đổi, chiếm 1,11% số lƣợng nhân sự. Nhân sự có trình độ cao đẳng trung cấp đƣợc tăng cƣờng chủ yếu là đáp ứng nhu cầu bán hàng của công ty để đảm bảo hiệu quả trong khâu này, một số đƣợc cử đi học tiếp tục hoàn thành nhiệm vụ nên làm cho nhân sự trình độ đại học, cao học tăng lên, số ngƣời có trình độ phổ thông chủ yếu là ngƣời lớn tuổi nên nghỉ hƣu, làm số lƣợng trình độ này giảm.
Với đặc điểm kinh doanh của công ty thì sử dụng nhân viên có trình độ cao đẳng, trung cấp chủ yếu để phục vụ việc bán hàng của công ty, vừa có thể tiết kiệm chi phí vừa có thể đảm bảo sự gắng bó lâu dài của đội ngũ bán hàng với công ty. Việc tăng số lƣợng nhân sự trình độ đại học, cao học cho thấy công ty đang dần nâng cao chất lƣợng nhân sự ở cấp quản lý để phù hợp với nhu cầu phát triển sau này của công ty.
SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN GIÁM ĐỐC PHÒNG HÀNH CHÁNH PHỤ TRÁCH CHUYÊN MÔN
PHÕNG KẾ TOÁN PHÒNG KINH DOANH
KHO VẬN NHÂN VIÊN BÁN HÀNG
KHÁCH HÀNG
Công ty phân phối dƣợc, mỹ phẩm Chi nhánh các công ty dƣợc, mỹ phẩm Bệnh viện Nhà thuốc bệnh viện Nhà thuốc tƣ nhân Phòng khám Đại lý bán lẻ thuốc Trạm y tế
Nguồn: Phòng hành chánh, công ty TNHH MTV TOT PHARMA
Hội đồng thành viên gồm có:
1. Đoàn Đình Duy Khƣơng. 2. Lâm Diệu Phi.
3. Lê Văn Toàn.
Chủ tịch hội đồng thành viên kiêm Giám Đốc: Lê Văn Toàn. Phòng hành chánh
- Thực hiện công tác tuyển dụng nhân sự đảm bảo chất lƣợng nhân sự theo yêu cầu chiến lƣợc của công ty.
- Quản lý hồ sơ, lý lịch của công nhân viên trong toàn công ty.
- Quản lý hồ sơ tham gia bảo hiểm cho công nhân viên, giải quyết việc nghỉ phép, nghỉ việc của công nhân viên.
Phòng kế toán
- Nhập, xuất, quản lý, báo cáo và lƣu trữ hóa đơn, chứng từ kế toán. - Quản lý tài sản, theo dõi công nợ khách hàng, công nợ nhà cung cấp. - Đảm bảo tình hình tài chính lành mạnh, hiệu quả, chính xác, đầy đủ, kịp thời; kiện toàn bộ máy và công tác tổ chức kế toán; tuân thủ các quy định của pháp luật
Phòng kinh doanh
- Đảm bảo mục tiêu doanh thu theo chỉ tiêu đƣợc giao, giao chỉ tiêu cho nhân viên bán hàng. Thiết lập kế hoạch thực hiện mục tiêu và triển khai cho nhân viên bán hàng thực hiện.
- Phối hợp với phòng Marketing của Công ty cổ phần Dƣợc Hậu Giang để thực hiện các chƣơng trình quảng cáo, khuyến mãi phù hợp với nhu cầu thị hiếu của khách hàng nhằm phát huy cao nhất hiệu quả của kế hoạch marketing theo mục tiêu đặt ra.
- Lựa chọn đối tác, nhà cung cấp để đạt hiệu quả trong kinh doanh.
- Tìm hiểu thị trƣờng, thăm dò ý kiến của khách hàng để cải tiến công việc đáp ứng nhu cầu khách hàng.
Kho vận
- Tổ chức, điều hành hệ thống kho vận (hàng hóa, nguyên vật liệu, phƣơng tiện vận chuyển).
chuyên môn ngành dƣợc.
- Quản lý kho bằng phần mềm, phối hợp với các bộ phận có liên quan để đảm bảo mức tồn kho tối ƣu, không để xảy ra hƣ hỏng, thất thoát.
Nhân viên bán hàng
- Hiểu rõ tính năng, mẫu mã bao bì, giá, ƣu nhƣợc điểm sản phẩm của công ty, sản phẩm tƣơng tự và sản phẩm của đối thủ cạnh tranh
- Trực tiếp giao dịch với khách hàng để giới thiệu sản phẩm, phân tích lợi ích tối ƣu mà công ty mang lại cho khách hàng hiện có và tim kiếm khách hàng tiềm năng.
- Nhận đơn đặt hàng, thu hồi công nợ của khách hàng đúng quy định. - Phấn đấu đảm bảo đạt và vƣợt chỉ tiêu công ty giao.
- Chăm sóc khách hàng, phát triển khách hàng cả chiều rộng và chiều sâu.
Quy trình phân phối
NHÀ CUNG CẤP
KHO VẬN
PHÕNG KẾ TOÁN
Nguồn: Phòng hành chánh, công ty TNHH MTV TOT PHARMA
- Bộ phận kho vận sẽ đặt hàng từ nhà cung cấp theo nhu cầu thực tế, đảm bảo cung cấp hàng hóa cho khách hàng hiệu quả nhất.
- Nhân viên bán hàng trực tiếp giao dịch với khách hàng để giới thiệu sản phẩm, nhận đơn đặt hàng.
- Nhân viên bán hàng chuyển đơn hàng qua phòng kế toán (bộ phận xuất hóa đơn) để xuất hóa đơn cho khách hàng.
KHÁCH HÀNG
NHÂN VIÊN BÁN HÀNG
Hình 3.2 Quy trình phân phối hàng hóa của côn ty TNHH MTV TOT PHARMA
- Hóa đơn khi xuất xong chuyển qua kho, kho sẽ xuất hàng giao cho khách hàng kèm theo hóa đơn và giao theo đúng tuyến giao hàng.