4.3.1 Cỏc phƣơng thức bỏn hàng và thanh toỏn
4.3.1.1 Phương thức bỏn hàng
Bỏn hàng là khõu cuối cựng của hoạt động kinh doanh thƣơng mại của doanh nghiệp, cú chớnh là quỏ trỡnh chuyển giao quyền sở hữu về hàng húa từ tay ngƣời bỏn sang tay ngƣời mua để nhận quyền sở hữu về tiền tệ hoặc quyền đƣợc đũi tiền ở ngƣời mua.
Cụng tỏc tiờu thụ luụn đƣợc dảm bảo đú là nhờ sự phối hợp nhịp nhàng, linh hoạt giữa cỏc bộ phận phũng ban trong cụng ty, cụng ty đó giữ đƣợc uy tớn và đó tạo mối quan hệ với khỏch hàng trong những năm qua. Chớnh vỡ vậy, trong trong cuộc cạnh tranh với cỏc sản phẩm cựng loại trờn thi trƣờng, sản phẩm của cụng ty luụn giữ vị trớ quan trọng.
Về phƣơng thức thanh toỏn: tựy thuộc vào mức độ tớn nhiệm trong quan hệ mua bỏn, sự thỏa thuận giữa hai bờn và khả năng thanh toỏn của khỏch hàng mà việc thanh toỏn cú thể là: thanh toỏn ngay, thanh toỏn trả chậm, thanh toỏn bằng tiền mặt, tiền gữi ngõn hàng, sộc chuyển khoản, sộc bảo chi, điện chuyển tiền…
Hiện nay cụng ty đang ỏp dụng hai phƣơng thức bỏn hàng vừa bỏn buụn, vừa bỏn lẻ.
Đối với hỡnh thức bỏn buụn:
Diễn ra chủ yếu đối với khỏch hàng đƣợc lựa chọn:
Khỏch hàng là phỏp nhõn kinh tế: DN nhà nƣớc, Cụng ty trỏch nhiờm hữu hạn, Cụng ty cổ phần và DN tƣ nhõn.
Điều kiện để trở thành khỏch hàng theo thụng tƣ số 2212/2005/QĐ-BTM ngày 15/08/2005 của Bộ Thƣơng Mại. Hoạt động bỏn buụn khi thực hiện cần phải cú hợp đồng kinh tế giữa khỏch hàng và cụng ty. Trong hợp đồng cú cỏc nội dung chớnh sau:
- Chủng loại số lƣợng hàng thỏng - Giỏ bỏn sản phẩm
- Phƣơng thức vận chuyển hàng, địa điểm giao nhận hàng - Thời gian thanh toỏn tiền hàng
- Nếu mua hàng theo phƣơng thức thanh toỏn chậm phải cú thế chấp tài sản cầm cố, bảo hành… theo quy định của phỏp luật
- Trỏch nhiệm của mỗi bờn
Đõy là những căn cứ chủ yếu nhất để bờn bỏn giao hàng hoặc khi cú phỏt sinh cỏc tranh chấp về kinh tế dễ dàng giải quyết. Một hợp đồng mua bỏn phải cú sự kết hợp chặc chẽ giữa phũng kinh doanh và phũng tài chớnh – kế toỏn,
phũng kinh doanh đảm nhận, phũng Tài chớnh – Kế toỏn sẽ thực hiện cỏc bƣớc tiếp theo nhƣ giao hàng thu tiền bỏn hàng, hạch toỏn vào sổ sỏch kế toỏn. Hợp đồng mua bỏn đƣợc lập thành ba bản:
+ Một bản phũng kinh doanh giữ lại
+ Một bản gữi tới phũng kế toỏn làm căn cứ viết húa đơn bỏn hàng và phiếu xuất
+ Một bản khỏch hàng giữ
Bỏn buụn hàng húa cú thể đƣợc thực hiện qua hệ thống kho của cụng ty hoặc vận chuyển thẳng (khụng qua kho cụng ty).
- Bỏn buụn qua kho: Theo phƣơng thức này, cụng ty và khỏch hàng sẽ tiến hành ký kết hợp đồng mua bỏn hàng húa, đồng thời căn cứ việc thỏa thuận hỡnh thức vận chuyển và bờn chịu chi phớ vận chuyển giữa hai bờn, bỏn buụn qua kho đƣợc chia thành:
a) Bỏn buụn qua kho theo hỡnh thức giao hàng trực tiếp: theo hỡnh thức này, khỏch hàng sẽ đến thỏa thuận để mua hàng, phũng kinh doanh căn cứ vào yờu cầu mua hàng của khỏch hàng, viết hoỏt đơn GTGT và lập phiếu xuất kho. Khỏch hàng sẽ tự cử ngƣời đến kho hàng húa của cụng ty để nhận hàng.
b) Bỏn buụn qua kho theo hỡnh thức chuyển hàng: theo hỡnh thức này, phũng kinh doanh căn cứ vào đơn đặt hàng hoặc hợp đồng ký kết với khỏch hàng, lập phiếu xuất kho, chuyển chứng từ sang kho để ngƣời quản lý kho điều động phƣơng tiện vận tải thuờ ngoài chở hàng đến kho của khỏch hàng.
- Bỏn buụn hàng húa vận chuyển thẳng: phƣơng thức này đƣợc cụng
ty ỏp dụng chủ yếu dƣới hỡnh thức giao hàng trực tiếp. Căn cứ vào hợp đồng đó ký kết giữa cụng ty và khỏch hàng khi nhận hàng do cỏc nhà cung ứng của cụng ty cấp tại nhà mỏy thỡ nhõn viờn của cụng ty sẽ tiến hành thụng bỏo cho khỏch hàng để tiến hành thủ tục vận chuyển. Việc ỏp dụng phƣơng phỏp này sẽ giỳp giảm đƣợc chi phớ vận chuyển và chi phớ qua kho của cụng ty, đồng thời đảm bảo đỏp ứng kịp thời nhu cầu về hàng của khỏch hàng.
Đối với hỡnh thức bỏn lẻ:
Theo phƣơng thức này, ngoài việc bỏn buụn với số lƣợng lớn sắt thộp cho cỏc đại lý lớn, nhỏ mà cụng ty cũn chủ động tiềm kiếm khỏch hàng, bỏn hàng và thu tiền trực tiếp của khỏch hàng lẻ tại cửa hàng của cụng ty. Số hàng bỏn đƣợc nhõn viờn cửa hàng lập húa đơn GTGT và cập nhật vào mỏy tớnh. Định kỳ cỏc húa đơn GTGT đƣợc tập hợp để kế toỏn tiờu thụ hàng húa theo dừi cụng nợ, thuế,..
4.3.1.2 Hỡnh thức thanh toỏn với khỏch hàng
Đa số khỏch hàng của cụng ty đều là doanh nghiệp, đại lý nờn khối lƣợng mua hàng tƣơng đối nhiều vỡ vậy khụng phải lỳc nào cũng thanh toỏn đầy đủ cho cụng ty và khi đú sẽ phỏt sinh cụng nợ. Cỏc khỏch hàng này đƣợc cụng ty mở sổ chi tiết cho từng khỏch hàng theo dừi cụng nợ.
Khi cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh kế toỏn cập nhật cỏc chứng từ kế toỏn, định kỳ hoặc cuối ngày căn cứ vào cỏc húa đơn bỏn hàng và cỏc bỏo cỏo từ phũng kinh doanh gữi lờn, cỏc phiếu thu chi khi khỏch hàng thanh toỏn vào sổ chi tiết theo dừi cụng nợ với khỏch hàng. Bờn cạnh kế toỏn theo dừi trờn sổ chi tiết TK 131, kế toỏn cũn theo dừi sổ tổng hợp TK 131 (xem phụ lục 6).
4.3.2 Chứng từ sử dụng
Khi phỏt sinh cỏc nghiệp vụ bỏn hàng, kế toỏn phải lập, thu đầy đủ cỏc chứng từ phự hợp theo đỳng nội dung quy định của Nhà nƣớc nhằm đảm bảo cơ sở phỏp lý để ghi sổ kế toỏn.
Cỏc chứng từ chủ yếu đƣợc sử dụng trong kế toỏn bỏn hàng gồm: - Hợp đồng bỏn hàng.
- Phiếu thu, phiếu chi, giấy bỏo nợ, cú của ngõn hàng. - Húa đơn GTGT, hoặc húa đơn bỏn hàng thụng thƣờng. - Phiếu xuất kho kiờm vận chuyển nội bộ.
- Phiếu xuất kho hàng gửi bỏn đại lý.
- Bỏo cỏo bỏn hàng, bảng thanh toỏn hàng đại lý. - Giấy nộp tiền.
- Cỏc biờn bảng thừa thiếu hàng, biờn bảng giảm giỏ hàng bỏn, biờn bảng hàng bỏn bị trả lại.
- Cỏc tài liệu, chứng từ thanh toỏn khỏc cú liờn quan.
KH Bộ phận xột duyệt Đơn đặt hàng Xột duyệt ĐĐH và LBH A 3 2 1 Lệnh bỏn hàng N 2 1 ĐĐH được xột duyệt Bộ phận kho hàng 2 1 Lệnh bỏn hàng Đối chiếu, lập PXK 2 1 Lệnh bỏn hàng Bộ phận giao hàng
Phiếu xuất kho
Đối chiếu, lập giấy giao hàng Người vận chuyển KH 4 3 2 1 Giấy giao hàng Bộ phận lập húa đơn 4 Giấy giaop hàng 2 Lệnh bỏn hàng 2 ĐĐH được xột duyệt 2 ĐĐH được xột duyệt 2 Lệnh bỏn hàng Lập húa đơn 3 2 1 Húa đơn KH Ghi sỏ Sổ chi tiết cụng nợ Kế toỏn cụng nợ 3 Húa đơn 1 Húa đơn 1 ĐĐH được xột duyệt A
Phiếu xuất kho 1 ĐĐH được xột duyệt Cựng hàng húa B B 2 ĐĐH được xột duyệt C C 2 Lệnh bỏn hàng N 4 Giấy giao hàng 2 Lệnh bỏn hàng 2 ĐĐH được xột duyệt D D
Phiếu xuất kho
Hỡnh 4.3 Lƣu đồ quỏ trỡnh khỏch hàng đặt hàng và cụng ty chấp nhận bỏn hàng Biờn bảng giao nhận HH Biờn bảng giao nhận HH Biờn bảng giao
Giải thớch lƣu đồ:
- Nhận đơn đặt hàng của khỏch hàng, bộ phận xột duyệt tiến hành xột duyệt đơn đặt hàng và lập lệnh bỏn hàng. Kế toỏn tiến hành lập hợp đồng mua bỏn thộp giữa hai bờn (xem phụ lục 11). Hợp đồng mua bỏn thộp đƣợc lập thành 2 bản mỗi bờn giữ một bản và cú giỏ trị phỏp lý nhƣ nhau.
- Đơn đặt hàng đó xột duyệt lập thành 2 liờn: liờn 1 gửi cho bộ phận kho hàng, liờn 2 gửi cho bộ phận giao hàng.
- Lệnh bỏn hàng đƣợc lập thành 3 liờn, liờn 1 đƣợc lƣu tại bộ phận xột duyệt, 2 liờn cũn lại gửi cho bộ phận kho hàng.
- Bộ phận kho hàng: căn cứ vào lệnh bỏn hàng và Đơn đặt hàng đó xột duyệt để lập phiếu xuất kho. Bộ phận kho hàng lƣu đơn đặt hàng đƣợc xột duyệt và liờn 1 lệnh bỏn hàng. Phiếu xuất kho (xem hỡnh 4.4 trang 53) đƣợc lập 3 liờn, liờn 1 lƣu, liờn 2 gửi cho bộ phận giao hàng kốm với liờn 2 lệnh bỏn hàng, liờn 3 gửi bộ phận lập húa đơn phũng kế toỏn. Đồng thời bộ phận kho hàng căn cứ vào phiếu xuất kho ghi vào bảng kờ hàng húa xuất (xem phụ lục 10) và cột tƣơng ứng trong thẻ kho (xem hỡnh 4.5 trang 54).
-Bộ phận giao hàng: căn cứ vào đơn đặt hàng đƣợc xột duyệt, lệnh bỏn hàng và phiếu xuất kho để lập biờn bản giao nhận hàng húa (xem hỡnh 4.6 trang 55). biờn bản giao nhận hàng húa đƣợc lập thành 3 liờn, liờn 2 giao cho ngƣời vận chuyển, liờn 3 giao cho khỏch hàng, liờn 1 gửi cho bộ phận lập húa đơn, kốm theo liờn 2 lệnh bỏn hàng và liờn 2 đơn đặt hàng đƣợc duyệt.
-Bộ phận lập húa đơn căn cứ vào biờn bản giao nhận hàng húa, liờn 2 lệnh bỏn hàng, phiếu xuất kho, đơn đặt hàng đƣợc duyệt để lập húa đơn GTGT (xem hỡnh 4.7 trang 56). Húa đơn đƣợc lập thành 3 liờn, liờn 1 lƣu tại bộ phận lập húa đơn kốm giấy giao hàng, lệnh bỏn hàng và đơn đặt hàng đƣợc duyệt. Liờn 2 húa đơn giao cho khỏch hàng. Liờn 3 húa đơn đƣợc gửi cho kế toỏn cụng nợ.
-Trờn cơ sở cỏc chứng từ về tiờu thụ hàng húa nhƣ: phiếu xuất kho, phiếu, thẻ kho nhập – xuất – tồn kho hàng húa, húa đơn GTGT, phiếu thu, giấy bỏo cú ngõn hàng. Kế toỏn tiến hành ghi vào chứng từ ghi sổ và sổ chi tiết TK 131, 632, 511,521.(xem phụ lục)
+ Phiếu xuất kho:
Phiếu xuất kho dựng để theo dừi số lƣợng hàng húa xuất kho bỏn cho cỏc đơn vị khỏc. Phiếu xuất kho đƣợc lập thành 3 liờn cú nội dung hoàn toàn giống nhau, chỉ khỏc là:
* Liờn 1(màu trắng): Lƣu tại bộ phận lập phiếu phũng kinh doanh.
* Liờn 2 (màu đỏ): Ngƣời nhận hàng giữ (ngƣời vận chuyển và ỏp tải hàng).
* Liờn3(màu xanh da trời): Giao cho thủ kho giữ để lƣu vào thẻ kho sao đú chuyển cho kế toỏn ghi vào sổ chi tiết TK 632( xem phụ lục 3)
Hỡnh 4.4 Phiếu xuất kho kiờm vận chuyển nội bộ của chi nhỏnh Miền Tõy- Tổng Cụng Ty Thộp VN
+ Thẻ kho:
Thẻ kho dựng để theo dừi số lƣợng nhập, xuất, tồn kho của từng mặt hàng đồng thời xỏc định trỏch nhiệm vật chất của thủ kho. Hằng ngày thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho ghi vào cỏc cột tƣơng ứng trong thẻ kho.
+Biờn bản giao nhận hàng húa: sử dụng theo mẫu do Bộ Tài Chớnh ban
hành và đƣợc lập thành 3 liờn cú nội dung hoàn toàn giống nhau, chỉ khỏc là: * Liờn 1(màu trắng): Lƣu tại bộ phận lập biờn bản phũng kinh doanh. *Liờn2(màu đỏ):Ngƣời nhận hàng giữ(ngƣời vận chuyển và ỏp tải hàng. *Liờn3 (màu xanh da trời): Đƣợc giao cho khỏch hàng
Hỡnh 4.6 Biờn bản giao nhận hàng húa của chi nhỏnh Miền Tõy- Tổng Cụng Ty Thộp VN
+ Húa đơn GTGT: Húa đơn GTGT sử dụng theo mẫu do Bộ Tài Chớnh
ban hành và đƣợc lập thành3liờn cú nội dung hoàn toàn giống nhau,chỉ khỏc là * Liờn 1(màu trắng): lƣu tại quyển húa đơn phũng kế toỏn.
* Liờn 2 (màu đỏ): giao cho khỏch hàng.
* Liờn3(màu xanh da trời): dựng để thanh toỏn và đƣợc lƣu lại tại đơn vị.
Hỡnh thức thanh toỏn của khỏch hàng.
- Do giỏ trị của hàng húa lớn nờn cụng ty chủ yếu thanh toỏn tiền hàng
bằng chuyển khoản thụng qua ngõn hàng, vỡ vậy kế toỏn căn cứ vào sột chuyển khoản và giấy bỏo Cú của ngõn hàng. Khi nhận đƣợc Sột, giấy bỏo Cú kế toỏn tiến hành ghi chứng từ ghi sổ và sổ chi tiết TK 112, chứng từ đƣợc lƣu giữ tại phũng kế toỏn.
Cỏc ngõn hàng mà cụng ty giao dịch: Ngõn hàng TMCP xăng dầu
Petrolimex, Ngõn hàng TMCP Ngoại thƣơng – Chi nhỏnh Trà Núc, Ngõn hàng Cụng thƣơng VN- Chi nhỏnh Trà Núc.
- Ngoài ra khi phỏt sinh nghiệp vụ bỏn lẻ tại cụng cụng ty mà giỏ trị hàng húa dƣới 20 triệu đồng thỡ khỏch hàng đƣợc thanh toỏn tiền hàng ngay bằng tiền mặt, ngõn phiếu nờn chứng từ sử dụng là phiếu thu. Phiếu thu do kế toỏn phải thu lập và đƣợc lập thành 3 liờn. Sau đú chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ. Sau khi đó nhập đủ số tiền, thủ quỹ đối chiếu số tiền thu thực tế với số tiền ghi trờn phiếu trƣớc khi ký tờn. Kế toỏn tổng hợp tiến hành ghi chứng từ ghi sổ và sổ chi tiết TK 111.
* Một liờn lƣu tại quyển phiếu thu của cụng ty. * Một liờn giao cho khỏch hàng.
* Một liờn giao cho thủ quỹ ghi sổ.
Hỡnh 4.8 Phiếu thu của chi nhỏnh Miền Tõy- Tổng Cụng Ty Thộp VN
4.3.4 Tài khoản sử dụng
Trong kế toỏn bỏn hàng, thuế và cỏc khoản làm giảm DT, kế toỏn sử dụng một số tài khoản chủ yếu nhƣ: TK 156, TK 157, TK 511, TK 512, TK 531, TK532, TK 333 và một số TK cú liờn quan khỏc.
TK 156 – Hàng húa: Dựng để phản ỏnh tỡnh hỡnh nhập, xuất, tồn kho hàng húa, TK này đƣợc chi tiết thành 2 TK cấp 2:
TK 1561: giỏ mua hàng húa
TK 1562: chi phớ thu mua hàng hoỏ (phớ bốc xếp, phớ vận chuyển, phớ bảo hiểm hàng húa, phớ bảo hiểm vận chuyển)
TK 511 – DT bỏn hàng và cung cấp dịch vụ: TK này đƣợc dựng để phản ỏnh DT bỏn hàng thực tế của DN thực hiện trong một thời kỳ hoạt động sản xuất kinh doanh. DT thực tế là DT của sản phẩm, hàng húa đó đƣợc xỏc định là tiờu thụ bao gồm hàng đó bỏn thu tiền ngay và chƣa thu tiền nhƣng khỏch hàng đó chấp nhận thanh toỏn.
TK 512 – Doanh thu nội bộ: TK này đƣợc dựng để phản ỏnh DT của hàng húa tiờu thụ giữa cỏc đơn vị trực thuộc trong cựng một cụng ty, tổng cụng ty,…hạch toỏn toàn ngành.
TK 521 - Chiết khấu thƣơng mại: TK này đƣợc dựng để phản ỏnh khoản tiền mà DN đó giảm trừ hoặc đó thanh toỏn cho ngƣời mua hàng (sản phẩm, hàng hoỏ), dịch vụ với khối lƣợng lớn theo thoả thuận về chiết khấu thƣơng mại đó ghi trờn hợp đồng kinh tế mua bỏn hoặc cỏc cam kết mua, bỏn hàng.
TK 531 – Hàng bỏn bị trả lại: Đƣợc dựng để phản ỏnh doanh số của số sản phẩm, hàng húa … đó tiờu thụ bị khỏch trả lại mà nguyờn nhõn thuộc về lỗi của DN nhƣ: vi phạm cam kết, vi phạm hợp đồng, hàng bị mất, kộm phẩm chất,…
TK 532 – Giảm giỏ hàng bỏn: Đƣợc dựng để phản ỏnh cỏc khoản giảm giỏ, bớt giỏ của việc bỏn hàng trong kỳ, TK này cũng khụng cú số dƣ cuối kỳ.
TK 632 – Giỏ vốn hàng bỏn: Phản ỏnh trị giỏ vốn của hàng húa đó bỏn trong kỳ.
TK 333 – Thuế và cỏc khoản phải nộp Nhà nƣớc: Đƣợc dựng để phản ỏnh tỡnh hỡnh thanh toỏn với Nhà nƣớc về thuế và cỏc nghĩa vụ khỏc. TK này cú số dƣ cú (hoặc nợ), nú đƣợc cụng ty chi tiết thành cỏc tiểu TK:
TK 33311: Thuế GTGT đầu ra TK 3335: Thuế thu nhập cỏ nhõn
TK 3338: Cỏc loại thuế khỏc (tiền thuế mụn bài) TK 3339: Phớ, lệ phớ và cỏc khoản phải nộp khỏc
156 632 911 511 131 111,112 515 (1) (5) (8) (2) (3) (4) 1368 3331 (6) 3368 (7) Hỡnh 4.10 Sơ đồ trỡnh tự kế toỏn cỏc nghiệp vụ liờn quan đến tiờu
thụ hàng húa Giải thớch sơ đồ:
(1) – Phản ỏnh giỏ vốn hàng húa xuất kho