Chức năng duy trì nguồn nhân lực bao gồm các vấn đề quan trọng nhất cần áp dụng để có thể duy trì và sử dụng hiệu quả nguồn nhân lực trong doanh nghiệp, nó bao gồm hai chức năng nhỏ là: kích thích, động viên nhân viên và duy trì, phát triển các mối quan hệ lao động.
Hoạt động của chức năng kích thích, động viên liên quan các chính sách và hoạt động nhằm khuyến khích, động viên nhân viên làm việc tận tâm và hoàn thành công việc với chất lượng cao, giao cho nhân viên công việc mang tính thách thức, cho nhân viên biết ý nghĩa hoàn thành công việc của nhân viên đối với hoạt động của doanh nghiệp. Xây dựng hệ thống thang bảng lương, thiết lập và áp dụng các chính sách lương bổng, thăng tiến, kỷ luật, thưởng, phúc lợi, phụ cấp, đánh giá kết
quả thực hiện công việc của nhân viên là những hoạt động quan trọng nhất của chức năng kích thích, động viên. Căn cứ vào đặc điểm hoạt động của Công ty ĐLNT, trong chức năng này tác giả đề cập đến các hoạt động đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên, đánh giá thi đua của các bộ phận và trả công lao động.
Đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên nhằm giúp đỡ, động viên, kích thích nhân viên thực hiện công việc được tốt hơn và phát triển những khả năng tiềm tàng của mỗi nhân viên. Bên cạnh đó, các thông tin đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên sẽ giúp cho doanh nghiệp kiểm tra lại chất lượng của các hoạt động QTNNL khác như tuyển chọn, đào tạo, trả công,… Có năm bước đánh giá kết quả thực hiện công việc như sau:
Bước 1: Xác định các tiêu chí chủ yếu cần đánh giá. Các tiêu chí đánh giá kết quả thực hiện công việc cần đáp ứng nguyên tắc SMART. Các tiêu chí chủ yếu này có thể suy ra từ bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc.
Bước 2: Lựa chọn phương pháp đánh giá thích hợp cho từng bộ phận của doanh nghiệp. Có bảy phương pháp đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên và không có phương pháp nào được cho là tốt nhất cho tất cả mọi tổ chức: phương pháp xếp hạng luân phiên, phương pháp so sánh cặp, phương pháp bảng điểm, phương pháp lưu giữ, phương pháp quan sát hành vi, phương pháp quản trị theo mục tiêu và phương pháp phân tích định lượng.
Bước 3: Xác định người đánh giá, huấn luyện về quan điểm, nhận thức và các kỹ năng đánh giá cho người đánh giá. Việc đánh giá thường được thực hiện giữa cán bộ quản lý trực tiếp và cấp dưới.
Bước 4: Cán bộ quản lý thông báo cho nhân viên biết về tiêu chuẩn, phạm vi đánh kết quả thực hiện công việc khi giao việc cho nhân viên.
Bước 5: Đánh giá kết quả công việc đã thực hiện và xác định mục tiêu mới cho nhân viên.
Cán bộ quản lý phân tích, so sánh kết quả thực hiện công việc của nhân viên với tiêu chí được giao. Cán bộ quản lý thảo luận với nhân viên về kết quảđánh giá, chỉ ra những điểm tốt và chưa tốt trong công việc để họ khắc phục. Điều quan trọng
trong đánh giá kết quả thực hiện công việc là cần vạch ra phương hướng, cách thức cải tiến thực hiện công việc, đề ra các chỉ tiêu mới cho nhân viên. Để đảm bảo các tiêu chí này có thể thực hiện được, cán bộ quản lý cần quan tâm tìm hiểu xem nhân viên gặp khó khăn gì, cần hỗ trợ nào từ phía doanh nghiệp và nhân viên có các chương trình hành động cụ thể nào trong từng khoảng thời gian nhất định.
Đánh giá thi đua của các bộ phận nhằm giúp cho doanh nghiệp kích thích nhân viên làm việc theo tinh thần đồng đội và quan tâm đến kết quả làm việc cuối cùng của bộ phận thay vì chỉ quan tâm đến kết quả cá nhân.
Trả công lao động nhằm thu hút, duy trì đội ngũ nhân viên giỏi, kích thích động viên nhân viên đáp ứng yêu cầu của pháp luật và phù hợp khả năng tài chính của doanh nghiệp. Thu nhập của người lao động bao gồm lương cơ bản, phụ cấp, thưởng và phúc lợi. Mỗi yếu tố có vai trò khác nhau đối với việc kích thích động viên người lao động. Lương cơ bản được trả cốđịnh cho người lao động do đã thực hiện các trách nhiệm công việc cụ thể. Lương cơ bản được xác định trên cơ sở mức độ phức tạp của công việc, điều kiện làm việc, trình độ năng lực của người lao động và giá thị trường. Phụ cấp lương là tiền trả công bổ sung cho lương cơ bản, bù đắp thêm cho người lao động khi làm việc trong điều kiện không ổn định hoặc không thuận lợi mà chưa được tính đến khi xác định lương cơ bản. Tiền phụ cấp có ý nghĩa kích thích người lao động thực hiện tốt công việc trong những điều kiện khó khăn, phức tạp hơn bình thường. Tiền thưởng là một loại kích thích vật chất có tác dụng tích cực đối với người lao động trong việc phấn đấu thực hiện công việc tốt hơn. Thưởng có nhiều loại: thưởng năng suất chất lượng, thưởng tiết kiệm, thưởng sáng kiến, thưởng theo kết quả hoạt động kinh doanh,…Phúc lợi thể hiện sự quan tâm của doanh nghiệp đến đời sống của nhân viên, có tác dụng kích thích họ trung thành với doanh nghiệp. Phúc lợi của doanh nghiệp gồm: bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và bảo hiểm y tế; hưu trí; nghỉ phép; nghỉ lễ; ăn giữa ca do doanh nghiệp đài thọ;…
Có ba hình thức tiền lương chủ yếu trong các doanh nghiệp: tiền lương theo thời gian, tiền lương trả theo nhân viên (trình độ, năng lực nhân viên) và tiền lương
theo kết quả công việc. Trả lương theo kết quả công việc là hình thức tiền lương có tác dụng kích thích mạnh mẽ đối với nhân viên trong doanh nghiệp và được thực hiện ở ba cấp độ: kích thích cá nhân, kích thích theo nhóm và kích thích theo kết quả kinh doanh chung của doanh nghiệp. Kích thích cá nhân có cách trả lương như trả lương theo sản phẩm, trả lương theo giờ chuẩn, tiền hoa hồng. Kích thích dựa vào nhóm là trả lương khoán theo nhóm và áp dụng đối với những công việc có tính chất tổng hợp, gồm nhiều khâu liên kết, nếu chia thành các chi tiết sẽ không bảo đảm chất lượng thực hiện. Kích thích theo kết quả kinh doanh chung của doanh nghiệp gồm hai loại: thưởng theo năng suất, hiệu quả nhằm gắn chặt tiền công với các yếu tố năng suất, hiệu quả (tiết kiệm thời gian, vật liệu, giảm chi phí,…) và chia lời nhằm gắn chặt phần trả công cho nhân viên với lợi nhuận của doanh nghiệp.
Hoạt động của chức năng quan hệ lao động: Quan hệ lao động là quan hệ giữa người sử dụng lao động và người lao động (hoặc công đoàn) thỏa thuận với nhau về việc làm, điều kiện làm việc và trả công lao động (Nguyễn Mạnh Cường, 2011). Vì vậy, chức năng quan hệ lao động liên quan triết lý, chính sách hoạt động nhằm hoàn thiện môi trường làm việc và các mối quan hệ trong công việc như: ký kết thỏa ước lao động tập thể và hợp đồng lao động, giải quyết tranh chấp lao động, cải thiện môi trường làm việc, y tế, bảo hiểm và an toàn lao động. Theo George T.Milkovich và cộng sự (2005), trong quan hệ lao động đôi khi có hợp đồng ngầm, có một số nghĩa vụ và sựđền đáp được thể hiện thành văn bản, nhưng cũng có nhiều điều chỉđược hiểu ngầm. Nhân viên phải góp phần vào việc đạt được những mục đích của người chủ, đổi lại người chủ phải có sự đền đáp được nhân viên coi trọng. Ngoài ra, một tổ chức hoạt động có hiệu quả thường đối xử nhân viên công bằng và tôn trọng. Nếu nhân viên cảm thấy được đối xử công bằng thì họ sẵn sàng hơn trong công việc. Một số đo chủ chốt của sự công bằng là sự hài lòng với công việc và tinh thần tận tụy với tổ chức của nhân viên. Cũng theo George T.Milkovich và cộng sự (2005), mối quan hệ với nhân viên là những hoạt động có mục tiêu tạo ra bầu không khí tin cậy, tôn trọng và hợp tác với nhau, và phải áp dụng cả với nhu cầu cá nhân và gia đình nhân viên, là một bộ phận triết lý của tổ chức đó. Giải quyết tốt chức năng
quan hệ lao động sẽ giúp các doanh nghiệp tạo ra không khí tâm lý tập thể và các giá trị truyền thống tốt đẹp, làm cho nhân viên được thỏa mãn với công việc và doanh nghiệp. Để hoàn thiện các mối quan hệ lao động, tìm ra các biện pháp kích thích, động viên nhân viên; các doanh nghiệp nên tìm hiểu quan điểm, mức độ thỏa mãn của nhân viên đối với các chế độ chính sách và ý thức gắn kết của nhân viên đối với doanh nghiệp thông qua định kỳđiều tra, khảo sát nhân viên.
Thỏa mãn với công việc đề cập đến thái độ hay cảm nghĩ của một người về công việc, lương bổng, cơ hội thăng chức và giáo dục, khối lượng công việc,...nó ám chỉ mức độ thích thú của người đó với một kiểu công việc (Richard L.Hughes và cộng sự, 2009). Họ mong muốn thỏa mãn về hình ảnh, uy tín của công ty; những thách thức của công việc và cảm nhận thú vị khi thực hiện công việc, cơ hội để sử dụng các năng lực cá nhân; cơ hội được đào tạo, phát triển năng lực cá nhân; cơ hội được thăng tiến; các mối quan hệ giữa nhân viên và lãnh đạo cấp trên trực tiếp, sự hỗ trợ của cấp trên, phong cách và khả năng của lãnh đạo; quan hệ đồng nghiệp; tính công bằng trong trả lương, phúc lợi, điều kiện làm việc.
Ý thức gắn kết tổ chức của nhân viên thể hiện qua ba tiêu thức: nỗ lực của nhân viên đối với công việc; niềm tự hào, yêu mến công ty và trung thành với tổ chức. Doanh nghiệp cần thực hiện khảo sát, điều tra trong nhân viên giúp doanh nghiệp có thông tin cụ thể, có cơ sở khoa học và khách quan trong việc hoàn thiện chiến lược QTNNL, đề ra biện pháp kích thích, động viên nhân viên phù hợp.
1.3.3. Đánh giá kết quả hoạt động QTNNL
1.3.3.1. Vai trò của đánh giá kết quả hoạt động QTNNL
Nếu doanh nghiệp không đánh giá được kết quả hoạt động QTNNL thì doanh nghiệp có xu hướng coi hoạt động QTNNL là hoạt động tốn kém, chưa cần thiết, doanh nghiệp có thể cắt bớt hoặc loại bỏ khi doanh nghiệp gặp khó khăn. Khi đó bộ phận nhân lực sẽ hoạt động rất khó, kết quả hoạt động QTNNL sẽ bị hạn chế.
Việc đánh giá kết quả hoạt động QTNNL giúp doanh nghiệp biết tình hình thực hiện mục tiêu và chiến lược nguồn nhân lực, ảnh hưởng của kết quả hoạt động QTNNL đến tình hình thực hiện mục tiêu và chiến lược của doanh nghiệp, từ đó
giúp doanh nghiệp sớm điều chỉnh và hoàn thiện hoạt động QTNNL nhằm thực hiện thành công mục tiêu và chiến lược phát triển kinh doanh của doanh nghiệp.