4.1.2.1 Đối tượng tập hợp chi phí
Cũng nhƣ hầu hết các Cơng ty xây lắp khác trong ngành, Cơng ty cổ phần xây lắp điện Cần Thơ luơn coi trọng đúng mức việc xác định đối tƣợng tập hợp chi phí sản xuất. Xuất phát từ đặc điểm ngành xây lắp, từ đặc thù của sản phẩm xây dựng và để đáp ứng tốt nhất yêu cầu của cơng tác quản lý, cơng tác kế tốn... Cơng ty đã xác định đối tƣợng tập hợp chi phí sản xuất là từng cơng trình, hạng mục cơng trình nhận thầu, từng đơn đặt hàng riêng biệt.
Mỗi cơng trình từ khi khởi cơng đến khi hồn thành đều đƣợc mở sổ chi tiết để theo dõi tập hợp các khoản mục chi phí.
- Chi phí nguyên vật liệu. - Chi phí nhân cơng trực tiếp. - Chi phí sử dụng máy thi cơng. - Chi phí sản xuất chung.
42
Trong đĩ chi phí sản xuất chung lại đƣợc theo dõi chi tiết theo từng yếu tố nhƣ:
- Chi phí nhân viên quản lý sản xuất. - Chi phí dụng cụ sản xuất.
-Chi phí khấu hao tài sản cố định. - Chi phí dịch vụ mua ngồi. - Chi phí bằng tiền khác.
Cuối mỗi tháng, căn cứ vào các chứng từ gốc chi phí sản xuất của tất cả các cơng trình hạng mục cơng trình trong tháng kế tốn nhập dữ liệu theo từng mã sản phẩm để theo dõi chi phí sản xuất riêng từng cơng trình.
Do phạm vi hoạt động của Cơng ty rộng, thi cơng nhiều cơng trình, hạng mục cơng trình nên trong khuơn khổ đề tài này Ngƣời viết xin lấy số liệu của một số cơng trình cụ thể. Cơng trình cấp điện phục vụ thi cơng khu dân cư Hưng Phú.
4.1.2.2 Phương pháp kế tốn chi phí sản xuất
a. Kế tốn nguyên vật liệu trực tiếp
Đặc điểm
Cũng nhƣ các doanh nghiệp xây lắp khác, nguyên vật liệu trực tiếp trong sản xuất của Cơng ty gồm nguyên vật liệu chính và vật liệu phụ dùng trực tiếp để sản xuất sản phẩm:
- Chi phí nguyên vật liệu chính bao gồm chi phí về: cáp điện các loại, cột điện, xà, sứ… Các chi phí nguyên vật liệu chính thƣờng đƣợc xây dựng định mức chi phí và cũng tiến hành quản lý theo định mức.
- Chi phí vật liệu phụ bao gồm chi phí về: cốp pha, bulơng, sơn…
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp thƣờng chiếm tỉ trọng lớn trong giá thành sản phẩm xây lắp nên việc hạch tốn chi phí nguyên vật liệu, quản lý nguyên vật liệu là vơ cùng quan trọng, nĩ ảnh hƣởng lớn đến hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Hiểu đƣợc rõ tầm quan trọng đĩ, Cơng ty luơn chú trọng tới việc hạch tốn, quản lý nguyên vật liệu từ khâu thu mua, vận chuyển cho tới khi xuất dùng và cả trong quá trình sản xuất thi cơng ở cơng trƣờng.
Cơng ty phải mua ngồi hầu hết các loại vật liệu đĩ theo giá thị trƣờng. Đây là điều tất yếu trong nền kinh tế thị trƣờng hiện nay, song nĩ đã gây khĩ khăn cho cơng tác hạch tốn vật liệu vì cơng trình xây dựng thƣờng cĩ thời gian thi cơng dài nên chịu ảnh hƣởng lớn từ sự biến động cung cầu trên thị trƣờng.
Hiện nay, Cơng ty hạch tốn chi phí nguyên vật liệu theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên, giá trị vật tƣ nhập xuất tồn kho đƣợc đánh giá theo giá thực tế. Chi phí nguyên vật liệu phát sinh cho đối tƣợng nào thì đƣợc hạch tốn trực tiếp cho đối tƣợng đĩ theo giá thực tế đích danh.
43
Do đặc điểm xây lắp ở những địa điểm khác nhau nên nguyên vật liệu thƣờng khơng dự trữ trong kho mà đƣợc mua sử dụng cho từng cơng trình ngay tại nơi thi cơng. Do đĩ nguyên vật liệu trong kho của Cơng ty rất ít chủng loại và chiếm tỷ trọng nhỏ.
Khi các đơn vị thi cơng cơng trình cĩ nhu cầu mua vật tƣ sử dụng cho thi cơng thì phải gửi hợp đồng mua vật tƣ, dự tốn cơng trình, kế hoạch cung cấp vật tƣ của quý hoặc tháng về ban lãnh đạo Cơng ty. Giám đốc Cơng ty sẽ xem xét tính hợp lý, hợp lệ của các tài liệu đĩ rồi thơng qua quyết định mua vật tƣ. Nếu đƣợc sự phê duyệt, Thủ quỹ xuất quỹ tạm ứng cho các đội đi mua vật tƣ. Tuy nhiên giá mua vật tƣ đều phải qua Cơng ty duyệt. Vật tƣ mua ngồi chủ yếu đƣợc chuyển thẳng tới cơng trƣờng thi cơng và thuộc trách nhiệm quản lý của đội trƣởng và chủ nhiệm cơng trình thi cơng.
Căn cứ vào các hố đơn mua vật tƣ: Hố đơn GTGT 0123456 và Hố đơn GTGT 00012456 đƣợc nộp về phịng kế tốn, đội trƣởng lập bảng kê thanh tốn vật tƣ đƣợc đính kèm với hố đơn mua vật tƣ.
Căn cứ vào bảng kê thanh tốn vật tƣ kế tốn tiến hành nhập liệu trên máy:
Từ menu trên màn hình giao diện, bao gồm: Hệ thống, Cập nhật, Thuế, Tìm kiếm, Báo cáo, Kiểm tra, Từ điển, Liên kết; ta vào ơ “Cập nhật” vào phần “Nhập chứng từ” ở màn hình giao diện chính, xuất hiện giao diện nhập chứng từ kế tốn tổng hợp, tiến hành nhập theo nội dung.
Sau khi nhập xong nhấn vào ơ “Ghi”, sau đĩ để tiếp tục nhập dữ liệu kích chuột vào ơ “Thêm” trên màn hình nhập liệu. Máy sẽ tự động cập nhập vào sổ cái tài khoản 621 (Biểu 2) và các sổ cĩ liên quan khác.
Sổ sách
Sổ chi tiết TK 621.
Sổ cái TK 621.
Sổ cái, sổ chi tiết Tk 621.
Tài khoản sử dụng
Để theo dõi sát chi phí từng loại nguyên vật liệu và thuận tiện cho việc quản lý, kế tốn mở các TK chi tiết của TK 621 (chi phí nguyên vật liệu trực tiếp ) nhƣ sau:
- TK 6211: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. + TK 62111: chi phí nguyên vật liệu xuất qua kho.
+ TK 62112: chi phí nguyên vật liệu nhập xuất thẳng ra cơng trình khơng qua kho.
+ TK 62113: chi phí nguyên vật liệu nhập xuất thẳng khác. - TK 6212: chi phí nguyên vật liệu khác.
44
Số liệu minh họa
(Xem phụ lục 1)
Căn cứ vào kế hoạch mua vật tƣ, phiếu báo giá vật tƣ và giấy đề nghị tạm ứng do đội gửi lên, ban lãnh đạo cơng ty ký duyệt tạm ứng cho đội. trên cơ sở giấy đề nghị tạm ứng, kế tốn lập phiếu chi. Khi phiếu chi cĩ ghi đầy đủ chữ ký của giám đốc, kế tốn trƣởng, thủ quỹ sẽ xuất tiền theo đúng số tiền ghi trong phiếu.
Họ và tên ngƣời nhận tiền: Nguyễn Văn Chung Địa chỉ: đội xây lắp điện V
Lý do chi: thanh tốn tiền mua cột cho cơng trình khu dân cƣ Hƣng Phú Số tiền: 100.000.000 đ. (viết bằng chữ): Một trăm triệu đồng chẵn. Kèm theo: 01 chứng từ gốc.
Đã nhận đủ số tiền ( viết bằng chữ): Một trăm triệu đồng chẵn.
Ngày 01 tháng 10 năm 2012 Thủ trƣởng đơn vị (ký, họ tên đĩng dấu) Kế tốn trƣởng (ký, họ tên) Ngƣời lập phiếu (ký, họ tên) Thủ quỹ (ký, họ tên) Ngƣời nhận tiền (ký, họ tên)
Phiếu chi đƣợc viết thành 3 liên: liên 1 lƣu tại quyển, liên 2 ngƣời xin ứng tiền giữ, liên 3 chuyển cho thủ quỹ ký xác nhận và ghi vào sổ quỹ. Kế tốn mở sổ tạm ứng cho từng đội xây lắp, Cơng ty cho các đội xây lắp tạm ứng tiền theo nguyên tắc số tiền tạm ứng cho từng cơng trình của từng đội khơng bao giờ vƣợt quá giá thành dự tốn cơng trình đĩ và căn cứ vào tiến độ thi cơng cơng trình. Cơng ty quy định tổng số tiền tạm ứng của đội khơng đƣợc vƣợt qúa 600.000.000 đ (sáu trăm triệu đồng).
Hĩa đơn giá trị gia tăng (xem phụ lục 2)
Vật tƣ mua về sẽ đƣợc xuất thẳng đến cơng trình, căn cứ vào Hố đơn GTGT, kế tốn lập “Phiếu nhập xuất thẳng” (xem phụ lục 3). Phiếu này phải cĩ đủ chữ ký của đội trƣởng, kế tốn đội, ngƣời giao hàng, ngƣời nhận hàng. Phiếu này đƣợc lập thành 2 liên, liên 1 đem lƣu, liên 2 sẽ đƣợc tập hợp lại, định kỳ gửi về phịng kế tốn tài vụ cơng ty làm căn cứ ghi sổ và hạch tốn chi phí.
Từ phiếu nhập xuất thẳng, hố đơn giá trị gia tăng,.. kế tốn ghi vào Sổ chi tiết tài khoản 621 “chi phí nguyên vật liệu trực tiếp” chi tiết cho từng cơng trình.
Căn cứ vào số liệu từ các sổ chi tiết tài khoản 621 cho từng cơng trình. Cuối quý kế tốn lập Bảng tổng hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho tất cả các cơng trình.
45
Bảng 4.1 Tổng hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Cơng trình: Cấp điện phục vụ thi cơng khu dân cƣ Hƣng Phú
Đvt: đồng STT Hạng mục cơng việc Đơn vị tính Số lƣợng Đơn giá Thành tiền
1 Mĩng cột đơn MT mĩng 1,00 12.928.618 12.928.618 2 Mĩng cột đúp MĐ mĩng 4,00 17.112.999 68.451.996 3 Cột bê tơng ly tâm
LT14B cái 9,00 6.599.194 59.392.746 4 Xà đỡ lệch XĐL-3L bộ 1,00 4.688.542 4.688.542 5 Xà néo lệch XNL-3L bộ 4,00 4.592.419 18.369.676 6 Gơng cột đúp bộ 4,00 1.394.026 5.576.104 7 Tiếp địa RC2 bộ 5,00 1.828.917 9.144.585
8 Dây nhơm lõi thép trần AC70/11
mĩng
593,00 21.168 12.552.624
9 Sứ đứng VHD-24 quả 6,00 199.546 1.197.276
10 Chuỗi cách điện néo ch 24,00 383.662 9.207.888
11 Lắp dao cách ly - 24kV cái 2,00 16.344.327 32.688.654 12 Lắp chống sét van - 24kV cái 2,00 4.267.903 8.535.806 13 Mĩng cột TBA vị trí 4,00 15.439.212 61.756.848 14 Tiếp địa trạm BA ht 2,00 16.665.978 33.331.956 … … … … … … Tổng cộng 510.573.720
Nguồn: Phịng kế tốn Cơng ty Cổ Phần Xây Lắp Điện Cần Thơ
Từ phiếu nhập xuất thẳng vật tƣ, các chứng từ khác kế tốn ghi vào sổ Cái tài khoản 621 “chi phí nguyên vật liệu trực tiếp” sổ này dùng để ghi cho tất cả các cơng trình.
(xem phụ lục 4)
b) Kế tốn chi phí nhân cơng trực tiếp
Đặc điểm
Chi phí nhân cơng tại cơng ty bao gơm các khoản sau: - Tiền lƣơng chính.
- Tiên lƣơng phụ, tiền thƣởng và các khoản phụ cấp.
Trong giá thành xây dựng, chi phí nhân cơng trực tiếp chiếm tƣơng đối lớn. Do vậy, việc hạch tốn chi phí nhân cơng trực tiêp chính xác, hợp lý, đầy đủ sẽ gĩp phần hạ thấp giá thành xây lắp.
Phương thức chấm cơng
Cơng ty đang áp dụng hình thức trả lƣơng theo thời gian.
46
Đối với bộ phận quản lý nhân viên làm việc tại văn phịng và nhân viên làm cơng tác quản lý hành chánh cơng trƣờng, tiên lƣơng trả cho đối tƣợng này tính theo tháng.
Hàng ngày, cấp quản lý cơng trƣờng hoặc xƣởng trƣởng phải chấm cơng cơng nhân, buổi sáng phải xong trƣớc 10 giờ, buổi chiêu phải xong trƣớc 14giờ. Trƣởng cơng trình phải chấm cơng đúng và đầy đủ cho các cơng nhân thuộc bộ phận do mình trực tiếp quản lý trên Phiếu nghiệm Thu
Cơng nhân phải kiểm tra trƣớc khi ký tên vào Phiếu Nghiệm Thu.
Trên cơ sở Biên bản nghiệm thu, bảng chấm cơng, hệ số chia lƣơng của từng cơng nhân do tổ tự bình chọn, kế tốn sẽ tiến hành chia lƣơng cho cơng nhân trực tiếp sản xuất nhƣ sau.
Tổng tiền lƣơng khĩan = đơn giá khốn x Khối lƣợng thi cơng thực tế. (4.1)
Dựa vào hệ số, số cơng thực tế tính ra số cơng quy đổi của từng ngƣời.
Số cơng quy đổi của cơng
nhâni =
Số cơng thực tê của cơng
nhâni x Hệ số của cơng nhâni (4.2) Giá trị một ngày cơng quy đổi =
Tổng tiền lƣơng khốn theo biên bản nghiệm thu
(4.3) Tổng số cơng quy đổi của tất cả
cơng nhân
Tiền lƣơng của
cơng nhân i =
Số cơng quy đổi của cơng
nhân i X
Giá trị một ngày cơng
quy đổi (4.4)
Đối với lực lƣợng lao động tại chân cơng trình, tổ trƣởng căn cứ vào khối lƣợng cơng việc, sẽ quyết định là cĩ thuê cơng nhân tại chân cơng trình hay khơng. Khi khối lƣợng cơng việc hồn thành, tổ trƣởng cơng trƣờng đứng ra nghiệm thu và thanh tốn theo khối lƣợng và đơn giá mà hai bên đã thảo thuận.
Khi cơng trình hồn thành bàn giao, Kế tốn căn cứ vào “Biên bản nghiệm thu”, cùng với bảng chấm cơng của tổ trực tiếp thi cơng, trên cơ sở đĩ lập “Bảng thanh tốn lƣơng”. Căn cứ vào các chứng từ cĩ liên quan, kế tốn phản ánh vào Sổ chi tiết 622 cho từng cơng trình.
(Xem phụ lục 5)
Căn cứ vào số liệu từ các sổ chi tiết tài khoản 622 cho từng cơng trình, Cuối quý kế tốn lập Bảng tổng hợp chi phí nhân cơng trực tiếp cho tất cả các cơng trình.
47 Bảng 4.2 Tổng hợp chi phí nhân cơng trực tiếp
Cơng trình: Cấp điện phục vụ thi cơng khu dân cƣ Hƣng Phú
Đvt: đồng
Nguồn: Phịng kế tốn Cơng ty Cổ Phần Xây Lắp Điện Cần Thơ Họ và tên
Lƣơng CB hệ số cơng số cơng thực tế Lƣơng SX Phụ cấp Lƣơng phép Tổng cộng
BHXH, YT, thất nghiệp
CTXH Thực lĩnh Trần Thế Nhân 5.145.000 250.000 31,0 7.750.000 1.680.000 9.430.000 519.000 10.000 8.901.000 Nguyễn Văn Chung 4.378.500 195.000 31,0 6.045.000 500.000 0 6.545.000 416.000 5.000 6.124.000 Nguyễn Xuân
Hồng 2.688.000 195.000 31,0 6.045.000 600.000 1.034.000 7.679.000 255.000 5.000 7.419.000 Nguyễn Văn Sang 3.160.500 165.000 27,0 4.455.000 400.000 1.094.000 5.949.000 300.000 5.000 5.644.000 Mã Văn Hịa 3.160.500 147.000 26,5 3.896.000 300.000 0 4.196.000 300.000 5.000 3.891.000 Lê Văn Lọng 2.688.000 170.000 26,5 4.505.000 400.000 0 4.905.000 255.000 5.000 4.645.000 Nguyễn Văn Cần 2.688.000 157.000 29,5 4.632.000 400.000 930.000 5.962.000 255.000 5.000 5.702.000 Nguyễn Văn Ngờ 2.289.000 145.000 24,0 3.480.000 350.000 528.000 4.358.000 217.000 5.000 4.136.000 Nguyễn Văn Linh 3.160.500 145.000 28,0 4.060.000 400.000 0 4.460.000 300.000 5.000 4.155.000
… … … …
48
Đồng thời với việc vào sổ chi tiết tài khoản 622 chi tiết cho từng cơng trình, căn cứ vào các chứng từ về nhân cơng, kế tốn phản ánh vào Sổ cái tài khoản 622.
(xem phụ lục 6)
c) Kế tốn chi phí sử dụng máy thi cơng
Hiện nay Cơng ty cổ phần xây lắp điện Cần Thơ cĩ khá đầy đủ các thiết bị xây dựng và máy thi cơng hiện đại, đáp ứng tốt nhất mọi yêu cầu kỹ thuật của các cơng trình mà Cơng ty thi cơng xây lắp nhƣ các loại: máy ủi, máy xúc, máy lu, ơ tơ tự đổ, xe vận tải chuyên dùng, máy đĩng cọc Diezel, máy khoan cọc nhồi, cẩu bánh lốp, cẩu bánh xích, ... Các xí nghiệp, đội đều cĩ máy thi cơng riêng, Cơng ty chỉ quản lý một số loại máy cĩ giá trị lớn và điều động đến các cơng trình khi cần. Tuy nhiên do phần lớn các cơng trình mà Cơng ty thi cơng lại phân bố rải rác nhiều nơi ở khắp mọi miền Tổ Quốc nên việc vận chuyển máy thi cơng nhiều khi khơng thực hiện đƣợc, khi đĩ đội phải đi thuê ngồi máy thi cơng cho các cơng trình khi đội trƣởng đề xuất để phục vụ kịp thời sản xuất, đẩy nhanh tiến độ thi cơng. Các chứng từ để tập hợp chi phí sử dụng máy thi cơng cho các cơng trình, hạng mục cơng trình trong trƣờng hợp thuê máy là: “Hợp đồng thuê máy”, “Bảng tổng hợp chi phí thuê máy”, “Biên bản thanh lý hợp đồng thuê máy”.
Để tập hợp chi phí sử dụng máy thi cơng Cơng ty sử dụng tài khoản 623. Nội dung của khoản mục chi phí này bao gồm:
+ Chi phí nguyên vật liệu, cơng cụ dụng cụ sử dụng cho máy thi cơng nhƣ xăng dầu, phụ tùng thay thế.
+ Chi phí thuê máy thi cơng hay mua dụng cụ máy.
+ Chi phí trả tiền thuê và vận chuyển vật tƣ. Các khoản khác liên quan nhƣ :
+ Chi phí tiền lƣơng, tiền cơng và các khoản trích theo lƣơng của cơng nhân sử dụng máy đƣợc hạch tốn vào TK 622 “Chi phí nhân cơng trực tiếp”.
+ Trƣờng hợp máy thi cơng do Cơng ty đƣa đến phải tiến hành trích khấu hao máy và khoản chi phí này đƣợc hạch tốn vào TK 627 (6274) “Chi phí khấu hao TCSĐ”.Cuối mỗi kỳ kế tốn, Cơng ty tiến hành trích khấu hao theo QĐ166 phƣơng pháp tính khấu hao là phƣơng pháp khấu hao đƣờng thẳng:
Mức khấu hao TSCĐ = Nguyên giá TSCĐ x 1 x Số tháng sử dụng (4.5) Thời gian sử dụng 12
+ Chi phí sửa chữa, bảo dƣỡng máy thi cơng; chi phí liên quan đến sử dụng máy thi cơng nhƣ điện, nƣớc, chi bằng tiền khác… đƣợc hạch tốn vào TK 627 (6277) “Chi phí dịch vụ mua ngồi”.
49
+ Trong trƣờng hợp máy đi thuê ngồi Cơng ty khơng phải trả lƣơng cho