3.2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy của cơng ty
29
3.2.2 Các phịng ban và chức năng
Cơng ty Cổ phần Xây lắp điện Cần Thơ đã xây dựng bộ máy tổ chức phù hợp để quản lý và điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh, đảm bảo diễn ra thƣờng xuyên liên tục bao gồm các phịng ban sau:
Đại hội đồng cổ đơng: gồm tất cả các cổ đơng cĩ quyền biểu quyết của cơng ty. Đại hội cổ đơng là cấp cĩ thẩm quyền cao nhất, cĩ quyền quyết định tất cả các vấn đề cĩ liên quan đến cơng ty. Đại hội cổ đơng đƣợc tổ chức mỗi năm một lần.
Hội đồng quản trị: là bộ phận quản lý, cĩ tồn quyền nhân danh cơng ty để quyết định, thực hiện các quyền và nghĩa vụ của cơng ty khơng thuộc thẩm quyền của Đại hội cổ đơng. Hội đồng quản trị cĩ 05 thành viên do Đại hội cổ đơng bầu để quản trị cơng ty giữa hai nhiệm kỳ, nhiệm kỳ của HĐQT là 5 năm. Trong năm cĩ 01 thành viên HĐQT thơi việc nên thành viên HĐQT đƣơng nhiệm là 05 ngƣời
Ban Giám đốc: gồm cĩ 01 Giám đốc và 01 Phĩ Giám đốc, do Hội đồng quản trị bầu chọn. Ban Giám đốc chịu trách nhiệm điều hành cơng việc kinh doanh hằng ngày của cơng ty trên cơ sở Nghị quyết Đại hội cổ đơng và kế hoạch, chiến lƣợc sản xuất kinh doanh do Hội đồng quản trị đề ra.
Phịng tổ chức hành chính: Lƣu trữ, quản lý hồ sơ, lý lịch của cán bộ cơng nhân viên trong Cơng ty. Giải quyết các thủ tục cho cơng nhân viên về: BHYT, BHXH, KHCĐ...
Phịng quản lý thi cơng: Chịu trách nhiệm về tiến trình thi cơng của cơng trình. Đảm bảo chất lƣợng cũng nhƣ tiến độ thi cơng. Chỉ huy quản lý các Đội thi cơng đƣờng dây sao cho đảm bảo đúng kỹ thuật.
Phịng kế tốn: Thu tập, xử lý thơng tin, số liệu kế tốn theo đối tƣợng và nội dung cơng việc kế tốn theo đúng chuẩn mực và chế độ kế tốn.
Đội thi cơng đường dây: Xây lắp đƣờng dây, trạm biến áp, lắp đặt hệ thống điện cơng nghiệp, dân dụng, chiếu sáng cơng cộng. Xây lắp cơng trình cấp thốt nƣớc, cầu đƣờng,...
Đội vận tải: Vận chuyển, chuyên chở, cung ứng vật tƣ đầy đủ, kịp thời cho các cơng trình. Chịu trách nhiệm về số lƣợng, chất lƣợng vật tƣ khi nhập cũng nhƣ xuất kkho.
Xí nghiệp cơ khí: Chuyên sản xuất các loại sản phẩm về cơ khí, bê tơng đúc sẵn. Thực hiện cơng tác gia cơng, lắp đặt đƣờng dây tải điện,...
30
3.2.3Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý điều hành trực tiếp của cơng ty
Hình 3.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy điều hành trực tiếp cơng ty
Cơng tác đào tạo: Cơng ty thƣờng xuyên chú trọng cơng tác đào tạo chuyên mơn nghiệp vụ đối với lực lƣợng quản lý, nhất là cán bộ giám sát kỹ thuật và chỉ huy trƣởng cơng trƣờng, đảm bảo 100% cán bộ kỹ thuật, chỉ huy trƣởng cơng trƣờng đều cĩ chứng chỉ hành nghề theo quy định. Ngồi ra, cơng ty cịn phối hợp với các trung tâm đào tạo, trƣờng dạy nghề trong khu vực tổ chức lớp đào tạo cơng nhân xây lắp điện cho các lao động phổ thơng để nâng cao tay nghề cho các lao động, đặc biệt là lao động chính quy.
3.2.4 Tổ chức cơng tác kế tốn trong Cơng ty
3.2.4.1 Hình thức sổ kế tốn áp dụng
Để đáp ứng nhu cầu ghi chép nhanh, chính xác Cơng ty lựa chọn kế tốn trên máy vi tính kết hợp với cơng việc ghi sổ sách theo hình thức Chứng từ ghi sổ.
BAN GIÁM ĐỐC
Phịng Kế tốn Phịng Kỹ thuật Phịng QLTC
04 đội thi cơng đƣờng
dây Đội xe
31
Hình 3.3 Sơ đồ ghi sổ kế tốn
Ghi chú:
Nhập số liệu hằng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra
3.2.4.2 Mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn
Cơng ty Xây lắp điện Cần Thơ áp dụng bộ máy kế tốn theo phƣơng pháp tập trung để thuận tiện cho việc ghi chép và cơng tác kiểm tra. Mơ hình bộ máy kế tốn nhƣ sau: Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Chứng từ ghi sổ Bảng cân đối số phát sinh
BÁO CÁO TAØI CHÍNH
Bảng tổng hợp chi tiết Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ kế toán Sổ cái Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ quỹ
32
Hình 3.4 Mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn
3.2.4.3 Nhiệm vụ, chức năng các bộ phận kế tốn
Phịng kế tốn cơng ty gồm 4 thành viên, nhiệm vụ các thành viên nhƣ sau:
Kế tốn trưởng: Là kế tốn tổng hợp, cĩ nhiệm vụ kiểm tra, quản lý, giám sát và điều hành mọi hoạt động của phịng kế tốn. Trực tiếp ký tên lên các chứng từ trƣớc khi lƣu trữ hay trình lên Giám đốc.
Kế tốn cơng nợ: Dựa vào chứng từ và hợp đồng đã ký kết để theo dõi các khoản nợ phải thu, phải trả trong Cơng ty. Nhanh chĩng thu các khoản nợ tránh tình trạng nợ quá lâu làm ảnh hƣởng đến quá trình luân chuyển vốn của Cơng ty. Bên cạnh đĩ Cơng ty phải trả nợ cho chủ hàng đúng thời hạn nhƣ trên hợp đồng đã ký.
Kế tốn thanh tốn: Trực tiếp lập phiếu thu, chi, kiểm tra tình hình tạm ứng và các chứng từ thanh tốn phải thu, phải chi khác để đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ, từ đĩ ghi chép vào sổ sách kế tốn. Thƣờng xuyên báo cáo tình hình thanh tốn trong Cơng ty với kế tốn trƣởng.
Kế tốn ngân hàng: Thƣờng xuyên giao dịch với ngân hàng. Chịu trách nhiệm về các khoản vay ngắn hạn, trung hạn, dài hạn. Lập Ủy nhiệm thu, chi và ghi sổ kế tốn. Cuối tháng bào cáo trực tiếp với kế tốn trƣởng về các khoản vay và số dƣ TK 112.
Thủ quỹ: Căn cứ vào phiếu thu, chi để ghi chép, mở sổ theo dõi tình hình thu, chi của Cơng ty.
3.2.4.4 Tổ chức cơng tác kế tốn tại Cơng ty
a. Tổ chức sử dụng hệ thống tài khoản kế tốn
Cơng ty sử dụng hệ thống tài khoản theo Quyết định số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài Chính
b. Tổ chức sử dụng chế độ chứng từ kế tốn
Chế độ chứng từ kế tốn Cơng ty thực hiện theo nội dung, phƣơng pháp lập, ký chứng từ theo quy định của Luật kế tốn và Nghị định số 129/2004/NĐ-CP ngày 31/05/2004 của Chính Phủ.
Cơng ty lập: Phiếu thu, chi, Giấy đề nghị tạm ứng, thanh tốn tạm ứng, Phiếu nộp tiền, Phiếu nhập – xuất kho, Ủy nhiệm thu, chi, Hĩa đơn GTGT liên 1. Kế toán trưởng Kế tốn thanh tốn Kế tốn tổng hợp Kế toán ngân hàng Thủ quỷ Kế tốn cơng Nợ
33
Cơng ty nhận: Hĩa đơn liên 2, Giấy báo nợ, báo cĩ. c. Tổ chức sử dụng chế độ sổ sách kế tốn
Hệ thống Chứng từ ghi sổ mà Cơng ty áp dụng gồm các sổ sau:
Sổ tổng hợp: Chứng từ ghi sổ, Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, Sổ cái.
Sổ chi tiết: Sổ tiền gửi ngân hàng, Sổ kế tốn chi tiết quỹ tiền mặt, Sổ chi tiết vật tƣ, Sổ theo dõi TSCĐ và cơng cụ dụng cụ, Bảng tổng hợp chi tiết vật tƣ, Sổ chi tiết thanh tốn với ngƣời mua (bán), Sổ chi phí sản xuất kinh doanh, Sổ chi tiết các tài khoản.
d. Tổ chức sử dụng hệ thống báo cáo tài chính Hệ thống báo cáo tài chính của Cơng ty gồm:
Bảng cân đối kế tốn
Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh
Báo cáo lƣu chuyển tiền tệ
Thuyết minh báo cáo tài chính
e. Các phƣơng pháp kế tốn cơ bản tại Cơng ty
Phƣơng pháp kế tốn hàng tồn kho
Cơng ty áp dụng phƣơng pháp hàng tồn kho theo giá gốc, phƣơng pháp hạch tốn là nhập trƣớc xuất trƣớc, thực tế đích danh.
Phƣơng pháp tính giá xuất kho
Cơng ty áp dụng phƣơng pháp nhập trƣớc xuất trƣớc.
Phƣơng pháp khấu hao TSCĐ
Phƣơng pháp khấu hao mà Cơng ty áp dụng là phƣơng pháp đƣờng thẳng.
Phƣơng pháp tính thuế GTGT
Cơng ty tính thuế GTGT theeo phƣơng pháp khấu trừ.
Tổ chức trang thiết bị các phƣơng tiện
Cơng nghệ phục vụ cơng tác kế tốn: Nĩi chung Cơng ty đƣợc trang bị khá đầy đủ. Các phƣơng tiện của Cơng ty trang bị cho phịng kế tốn gồm: máy vi tính để ghi chép sổ sách kế tốn với phần hành đƣợc sử dụng là chƣơng trình Excel và Access. Ngồi ra Cơng ty cịn cĩ các phƣơng tiện khác nhƣ điện thoại, máy Fax, máy photocoppy, máy in, máy đánh chữ,...
3.3 NGHỀ NGHỀ SẢN XUẤT KINH DOANH
3.3.1 Ngành nghề kinh doanh
Theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 5703000193 do Sở Kế hoạch và Đầu tƣ thành phố Cần Thơ cấp ngày 10/4/2006, đăng ký thay đổi và cấp lại lần 4 ngày 29/02/2008, Cơng ty cĩ ngành nghề kinh doanh sau:
Xây lắp đƣờng dây và trạm biến áp đến 220KV; Lắp đặt hệ thống điện cơng nghiệp, dân dụng và chiếu sáng cơng cộng;
34
Xây lắp các cơng trình cấp thốt nƣớc cơng nghiệp và dân dụng, cầu, đƣờng;
Chế tạo các sản phẩm cơ khí và bêtơng đúc sẵn.
San lấp mặt bằng và nạo vét các cơng trình thủy lợi;
Kinh doanh vật tƣ và thiết bị điện;
Kinh doanh vận chuyển hàng hĩa bằng đƣờng bộ và đƣờng sơng.
Thi cơng lắp đặt hệ thống cáp quang. Xây lắp cơng trình bƣu điện, viễn thơng.
Kinh doanh, cho thuê động sản và bất động sản.
3.3.2 Chức năng và nhiệm vụ của cơng ty
3.3.2.1 Chức năng
Cơng ty Cổ phần Xây lắp điện Cần Thơ là đơn vị hạch tốn độc lập và cĩ đầy đủ tƣ cách pháp nhân. Vì vậy, Cơng ty phải thực hiện tốt các chức năng nhƣ sau:
Chức năng tổ chức kinh doanh: Tổ chức nghiên cứu, xác định nhu cầu xây dựng các cơng trình, chủ đầu tƣ trong khu vực thành phố Cần Thơ và các tỉnh lân cận. Tổ chức vận chuyển tốt. Thực hiện các biện pháp sản xuất kinh doanh nhằm đẩy nhanh tiến độ thi cơng, đảm bảo yêu cầu kỹ thuật, chất lƣợng của các cơng trình xây dựng.
Chức năng quản lý: Đi cùng với hoạt động sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả, kinh tế cao, Cơng ty cũng phải cĩ những biện pháp quản lý phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh nguồn vốn trƣớc khi đƣa vào sử dụng phải đƣợc tính tốn hợp lý, từ đĩ đạt đƣợc hiệu quả kinh tế cao nhất.
Quản lý tài chính: Cơng ty phải cĩ kế hoạch điều động nguồn vốn để đầu tƣ cho việc sản xuất kinh doanh. Tuy nhiên nguồn vốn trƣớc khi đƣa vào sử dụng phải đƣợc tính tốn hợp lý, từ đĩ đạt đƣợc hiệu quả kinh tế cao nhất.
Quản lý lao động: Cơng ty phải cĩ sự phân cơng lao động thích hợp với cơng việc, đảm bảo đúng ngƣời đúng việc. Tuyển dụng lao động mới theo yêu cầu hoạt động sản xuất kinh doanh của Cơng ty.
Quản lý cơ sở vật chất: Trong quá trình sản xuất kinh doanh cơ sở vật chất kỹ thuật luơn là mặt yếu tố khơng thể thiếu đƣợc. Vì thế Cơng ty phải cĩ kế hoạch tổ chức sử dụng cơ sở vật chất kỹ thuật sao cho đạt hiệu quả kinh tế cao. Phải thƣờng xuyên kiểm tra, sửa chữa, mua sắm cơ sở vật chất kỹ thuật theo yêu cầu phát triển sản xuất kinh doanh của Cơng ty nhằm nâng cao khả năng đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh của Doanh nghiệp.
3.3.2.2 Nhiệm vụ
Cơng ty thực hiện sản xuất kinh doanh đúng ngành nghề đã đăng ký. Tăng cƣờng mở rộng sản xuất kinh doanh, đảm bảo đáp ứng đầy đủ nhu cầu của khách hàng.
35
Mở rộng quan hệ phát triển kinh tế theo định hƣớng của Đảng và Nhà nƣớc. Thực hiện tốt nghĩa vụ đối với Nhà nƣớc. Cĩ nghĩa vụ nộp thuế, các khoản trích nộp, bảo vệ mơi trƣờng.
3.4 TỔNG QUAN VỀ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN XÂY LẮP ĐIỆN CẦN THƠ CƠNG TY CỔ PHẦN XÂY LẮP ĐIỆN CẦN THƠ
3.4.1 Về cơ sở vật chất
Cơng ty đã xây dựng đƣợc nhà văn phịng làm việc khang trang, hệ thống nhà xƣởng, kho tàng đủ đáp ứng cho cơng tác dự trữ nguyên vật liệu và đầy đủ phƣơng tiện phục vụ thi cơng, vận chuyển đƣờng bộ và đƣờng thủy. Cụ thể:
Tổng diện tích đất sử dụng là: 16.429,9m2.
Diện tích văn phịng làm việc là: 486,8m2.
Diện tích nhà xƣởng, kho tàng: khoảng 5.000m2.
Diện tích sử dụng của mặt bằng và văn phịng cho thuê là: 3.500 m2.
Phƣơng tiện vận tải:
+ Xe tải 11 tấn - gắn cẩu 02 chiếc
+ Xe tải 5 tấn - gắn cẩu 02 chiếc
+ Xe ơ tơ 8 chỗ ngồi 02 chiếc
+ Xà lan 90 tấn - gắn cẩu - tự hành 01 chiếc + Xà lan từ 10,5 tấn đến 20 tấn 12 chiếc
Phƣơng tiện vận tải của cơng ty khơng chỉ đủ sức đáp ứng nhu cầu vận chuyển nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất của cơng ty mà cịn hợp tác vận chuyển cho các đối tác hoặc khách hàng bên ngồi cĩ nhu cầu.
Máy mĩc dùng cho Xƣởng cơ khí: 04 Máy dập từ 10 đến 40 tấn, 02 máy cắt đột, 01 máy cắt tole 8 ly, cùng một số máy hàn, máy ren và cơng cụ dụng cụ khác.
Máy văn phịng: tổng số máy vi tính của cơng ty là trên 30 máy đƣợc trang bị hệ thống mạng Lan nội bộ, Internet; 10 máy in; 01 máy photocopy; 01 máy fax; 01 máy scan và một số các trang thiết bị khác phục vụ văn phịng.
Cơng cụ dụng cụ thi cơng gồm: tời, tĩ, cần bích, máy kéo cáp và các cơng cụ dụng cụ chuyên ngành khác đủ sức phục vụ thi cơng đƣờng dây và trạm biến áp đến 220kVA.
3.4.2 Về cơng tác quản lý
Tổng số lao động: 89 ngƣời cĩ hợp đồng lao động, riêng lao động phổ thơng thuê theo cơng trình, bình quân năm 2012 khoảng trên 150 ngƣời (chƣa bao gồm nhà thầu phụ). Ngồi ra, cơng ty cịn cĩ hợp tác với một số đơn vị thầu phụ bên ngồi bằng hình thức giao chi phí thi cơng nhƣng khơng thống kê đƣợc số lƣợng lao động và lao động bình quân.
Trong đĩ:
+ Bộ phận quản lý: 26 ngƣời
+ Cơng nhân trực tiếp SXKD: 63 ngƣời
36 + Đại học: 21 ngƣời
+ Cao đẳng, trung cấp: 05 ngƣời + Cơng nhân kỹ thuật điện: 38 ngƣời + Lao động phổ thơng: 25 ngƣời
- Tuổi đời: cao nhất là 57 tuổi, thấp nhất là 21 tuổi - Thời gian: cao nhất là 35 năm, thấp nhất là 2 năm.
- Thu nhập bình quân năm 2012 là: 5,3 triệu đồng/ngƣời/tháng.
- Về cơng tác đào tạo: Cơng ty thƣờng xuyên chú trọng cơng tác đào tạo chuyên mơn nghiệp vụ đối với lực lƣợng quản lý, nhất là cán bộ giám sát kỹ thuật và chỉ huy trƣởng cơng trƣờng, đảm bảo 100% cán bộ kỹ thuật, chỉ huy trƣởng cơng trƣờng đều cĩ chứng chỉ hành nghề. Hằng năm cơng ty đều tổ chức học an tồn cho tồn thể cán bộ kỹ thuật và cơng nhân lao động tồn cơng ty và đƣợc cấp giấy chứng nhận học an tồn theo quy định
- Về cơng tác tuyển dụng và thu hút lao động:
+ Đối với bộ máy quản lý và lực lƣợng lao động chính quy: ngồi việc tạo việc làm, đảm bảo thu nhập ổn định cho ngƣời lao động xuyên suốt 12 tháng trong năm, cơng ty cịn quan tâm đến việc đào tạo tay nghề, mơi trƣờng sống của lao động tại cơng trình và quan tâm đến gia đình của ngƣời lao động khi cĩ hữu sự. Trong những năm qua, mặc dù thu nhập tại cơng ty khơng cao nhƣng lao động trong cơng ty khá ổn định và khơng cĩ biến động nhiều. Điểm yếu của Cơng ty hiện nay là nguồn thu đầu vào phụ thuộc quá lớn vào chính sách đầu tƣ cơng trình của Nhà nƣớc và hình thức đấu thầu hiện nay chỉ là đấu giá nên Cơng ty phải duy trì chính sách trả lƣơng thấp mới cĩ khả năng thắng thầu. Vì vậy cơng tác thu hút nhân tài cĩ trình độ cao là khơng thể thực hiện