5.1.1.1 Những ưu điểm
Cùng với quá trình chuyển đổi, trƣởng thành của mình, cơng tác kế tốn tại Cơng ty khơng ngừng đƣợc hồn thiện nhằm đáp ứng tốt nhất, hiệu quả nhất yêu cầu quản lý, hạch tốn kinh tế. Điều này đƣợc thể hiện rõ ở những ƣu điểm sau:
Bộ máy kế tốn tổ chức gọn nhẹ nhƣng vẫn đảm bảo cung cấp kịp thời những yêu cầu cơ bản về thơng tin kế tốn của Cơng ty. Đội ngũ cán bộ kế tốn cĩ trình độ, năng lực, nhiệt tình, đƣợc bố trí hợp lý tạo điều kiện nâng cao trách nhiệm cơng việc đƣợc giao, đáp ứng yêu cầu căn bản về cơng tác hạch tốn kinh doanh nĩi chung và hạch tốn chi phí sản xuất nĩi riêng.
Hệ thống chứng từ ban đầu đƣợc tổ chức tƣơng đối tốt, cĩ sự kiểm tra, kiểm sốt để đảm bảo tính hợp lý, hợp pháp, hợp lệ, đầy đủ theo đúng quy định của Bộ tài chính.
Phƣơng pháp hạch tốn kế tốn theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh và yêu cầu cung cấp các thơng tin thƣờng xuyên, kịp thời của cơng tác quản lý tại Cơng ty.
Cơng ty áp dụng hình thức Sổ nhật ký chung phù hợp với quy mơ, loại hình, đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Đồng thời, việc ứng dụng máy vi tính, phần mềm kế tốn vào phục vụ cơng tác kế tốn đã tiết kiệm đáng kể thời gian và cơng sức cho các nhân viên kế tốn mà vẫn đảm bảo cung cấp đầy đủ thơng tin kế tốn tài chính, kế tốn quản trị, kịp thời đƣa ra các thơng tin hữu dụng đối với yêu cầu quản lý chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp.
5.1.1.2 Những nhược điểm
Nhìn chung cơng tác kế tốn của Cơng ty thực hiện khá tốt, số liệu chính xác, tuy nhiên vẫn cịn một số những nhƣợc điểm cần lƣu ý khắc phục để phục vụ tốt hơn cho việc cung cấp các thơng tin kế tốn nhƣ:
Cơng tác luân chuyển chứng từ giữa các đơn vị trực thuộc với phịng Tài chính - kế tốn cơng ty vẫn cịn sự chậm trễ. Thơng thƣờng, các chứng từ phát sinh sẽ đƣợc kế tốn đơn vị tập hợp và chỉ đến cuối tháng hoặc cuối quý mới đƣợc chuyển về phịng tài chính Cơng ty để vào sổ nhƣng cĩ nhiều chứng từ phát sinh trong tháng này, kỳ này thì phải đến tháng sau, kỳ sau mới đƣợc gửi lên.
Máy mĩc thiết bị phục vụ cho cơng tác kế tốn đã cũ, khơng đảm bảo để cĩ thể thực hiện nhanh khối lƣợng cơng việc theo yêu cầu.
63
Khi hạch tốn chi phí sản xuất chung, kế tốn phải phân bổ cho từng cơng trình, hạng mục cơng trình sau đĩ mới tiến hành nhập liệu nên rất mất thời gian.
5.1.2 Về giá thành
5.1.2.1 Những ưu điểm
Cơng tác kế tốn chi phí sản xuất và tính giá thành đƣợc xác định phù hợp với đặc điểm sản xuất của Cơng ty. Cơng ty đã xác định rõ đối tƣợng tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm xây lắp là từng cơng trình, hạng mục cơng trình cĩ dự tốn riêng. Theo đĩ Cơng ty cĩ thể đối chiếu kịp thời thực tế sản xuất thi cơng với dự tốn để từ đĩ tìm ra nguyên nhân chênh lệch, rút ra bài học quản lý một cách nhanh nhất. Giá thành sản phẩm xây lắp của Cơng ty đƣợc xác định theo từng khoản mục, yếu tố chi phí sản xuất phù hợp với yêu cầu hạch tốn của chế độ kế tốn hiện hành. Nhìn chung, cơng tác tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm của Cơng ty đã đáp ứng đƣợc yêu cầu quản lý đặt ra về thời gian và tính chính xác, cụ thể. Mặt khác chi phí sản xuất chủ yếu đƣợc tập hợp trực tiếp, giảm bớt việc phân bổ chi phí cuối kỳ làm tăng mức độ chính xác cho việc tính giá thành sản phẩm.
Cơng ty tạo điều kiện cho các đơn vị trực thuộc cĩ những quyền chủ động nhất định trong quá trình hoạt động nhƣ: thuê lao động, thuê máy mĩc, tìm cơng trình, ...nhƣng vẫn gắn liền với hiệu quả kinh tế, yêu cầu kỹ thuật, chất lƣợng cơng việc.
Điều này đã cĩ những tác động tích cực đến cơng tác hạch tốn chi phí sản xuất và tính giá thành cơng trình, gĩp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của tồn Cơng ty.
5.1.2.2 Những nhược điểm
a. Cơng tác luân chuyển chứng từ
Cơng tác luân chuyển chứng từ chậm trễ đã làm tỷ trọng các khoản mục chi phí trong giá thành sản phẩm xây lắp giữa các tháng, các kỳ biến động lớn, phản ánh khơng đúng, khơng chính xác chi phí phát sinh trong từng tháng và làm cho các cơng việc kế tốn khơng hồn thành đầy đủ, đúng thời hạn và đồng bộ vì khối lƣợng cơng việc quá lớn thƣờng bị dồn vào cuối kỳ kế tốn.
b. Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Chƣa quản lý chặt chẽ đƣợc nguyên vật liệu tại các cơng trƣờng thi cơng dẫn đến thất thốt lớn, làm tăng chi phí nguyên vật liệu trực tiếp từ đĩ làm tăng giá thành của cơng trình, đồng nghĩa với việc chất lƣợng cơng trình bị giảm.
c. Chi phí nhân cơng trực tiếp
Tất cả các khoản tiền lƣơng, phụ cấp phải trả cơng nhân thuộc xí nghiệp, đội ; tiền cơng trả cho lao động thuê ngồi đều đƣợc hạch tốn vào bên cĩ tài khoản 334 mà khơng đƣợc chi tiết theo chế độ kế tốn hiện hành quy định. Điều này làm tăng các khoản trích theo lƣơng, đồng thời việc theo dõi, đánh giá thu nhập của ngƣời lao động khĩ chính xác.
64
Các khoản tiền lƣơng, phụ cấp của cơng nhân điều khiển máy thi cơng lại đƣợc hạch tốn vào tài khoản 622 “Chi phí nhân cơng trực tiếp” mà khơng hạch tốn vào tài khoản “Chi phí sử dụng máy thi cơng” TK 623 (6231). Việc phân loại hạch tốn sai làm cho khoản mục chi phí khơng phản ánh đúng thực tế phát sinh, tăng chi phí nhân cơng trực tiếp, giảm chi phí sử dụng máy thi cơng.
Cơng ty vẫn hạch tốn các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ, tiền ăn ca của cơng nhân trực tiếp sản xuất thi cơng, cơng nhân điều khiển máy vào TK 622 nhƣ các doanh nghiệp sản xuất khác mà khơng hạch tốn vào TK627 nhƣ chế độ quy định. Làm tăng chi phí nhân cơng trực tiếp, giảm chi phí sản xuất chung, ảnh hƣởng đến sự phân bổ chi phí sản xuất chung cho từng cơng trình khơng chính xác.
Các bút tốn hạch tốn nhƣ trên khơng phù hợp với chế độ kế tốn quy định cho các doanh nghiệp xây lắp, làm giảm chi phí sản xuất chung, chi phí sử dụng máy thực tế, tăng chi phí nhân cơng trực tiếp, làm thay đổi tỷ trọng chi phí và do vậy cĩ thể dẫn đến chênh lệch giữa chi phí nhân cơng trực tiếp thực tế phát sinh với dự tốn cơng trình, cĩ thể dẫn đến những quyết định khơng chính xác, khĩ khăn trong việc tìm phƣơng hƣớng giảm chi phí, hạ giá thành.
Hơn nữa, theo chế độ quy định là kinh phí cơng đồn phải trích trên lƣơng thực tế trả cho cơng nhân viên trong tháng nhƣng Cơng ty lại trích theo lƣơng cơ bản của cơng nhân viên, do đĩ làm cho khoản trích kinh phí cơng đồn tính vào chi phí sản xuất cho các đối tƣợng, tập hợp chi phí thiếu chính xác, ảnh hƣởng đến tính đúng, tính đủ giá thành cơng trình, hạng mục cơng trình. Làm giảm giá thành cơng trình xây lắp. Ngồi việc hạch tốn khơng đúng khoản trích trên tại Cơng ty cịn tồn tại thực tế là nhiều đơn vị trực tiếp thi cơng của Cơng ty khơng thực hiện trích, nộp các khoản trích trên lƣơng theo quy định về Cơng ty đúng kỳ hoặc cĩ trƣờng hợp lại trích theo quý. Nhƣ vậy việc hạch tốn tại Cơng ty đã vi phạm nguyên tắc trích BHXH, BHYT, KPCĐ, khơng phản ánh kịp thời chi phí phát sinh và cĩ thể gây đột biến về chi phí nhân cơng giữa các kỳ hạch tốn.
d. Chi phí sản xuất chung
Cơng ty thực hiện chƣa đúng chế độ hạch tốn chi phí: một số cơng cụ dụng cụ, luân chuyển dùng cho nhiều kỳ, Cơng ty khơng thực hiện phân bổ mà tính một lần, hồn tồn vào lần sử dụng đầu tiên. Nhƣ vậy đã ảnh hƣởng đến tính hợp lý của các khoản chi phí, cĩ thể dẫn đến sự biến động bất thƣờng về chi phí sản xuất chung giữa các kỳ kế tốn với nhau.
Cơng ty khơng thực hiện trích trƣớc chi phí sửa chữa lớn tài sản cố định mà trong thời gian thi cơng nếu tài sản cố định, máy thi cơng của Cơng ty cần đƣợc sửa chữa, bảo dƣỡng thƣờng xuyên hay sửa chữa lớn thì mọi chi phí đĩ đều đƣợc hạch tốn vào TK627- chi tiết theo đối tƣợng sử dụng. Đây là điều bất hợp lý vì nếu chi phí sửa chữa lớn phát sinh mà chỉ tập hợp một lần vào chi phí sản xuất chung trong kỳ thì sẽ đội chi phí sản xuất chung nên lớn hơn nhiều so với các kỳ khác và cĩ thể gây ra chênh lệch lớn hơn so với dự tốn.
65
Mặt khác, việc trích khấu hao tài sản cố định vẫn tiến hành theo QĐ 166 mà khơng trích theo QĐ 203 hiện hành.
5.2 GIẢI PHÁP
5.2.1 Giải pháp hồn thiện cơng tác kế tốn
5.2.1.1 Hồn thiện về luân chuyển chứng từ
Do đặc điểm thị trƣờng rộng lớn, sản phẩm của cơng ty là các cơng trình, hạng mục cơng trình nằm rải rác khắp cả nƣớc cho nên việc luân chuyển chứng từ của cơng ty về phịng kế tốn cơng ty thƣờng khơng kịp thời .Để đảm bảo cho việc nhập dữ liệu vào sổ sách kế tốn theo đúng tính chất kịp thời của hình thức sổ cái, phịng kế tốn cần quy định về thời gian nộp chứng từ chuyển về phịng kế tốn để cĩ số liệu phản ánh kịp thời trong sổ kế tốn, tránh trƣờng hợp chi phí phát sinh kỳ này, kỳ sau mới phản ánh. Điều này sẽ ảnh hƣởng tới việc lập chi phí để tính giá thành sản phẩm xây lắp của cơng ty. Vì vậy phịng kế tốn cần phải xây dựng lịch trình gửi xuống các đội.xƣởng sản xuất, nếu sai phạm sẽ tiến hành sử phạt, bên cạnh đĩ cần cĩ sự hỗ trợ của ban giám đốc cơng ty trong việc nâng cao ý thức trách nhiệm,đơn đốc các đội, phân xƣởng trong việc tự giác. Đối với cơng trình ở xa cơng ty cần cử nhân viên kế tốn tới tận cơng trình hỗ trợ cho việc ghi chép cập nhật số liệu chi tiết để đảm bảo cho cơng việc đƣợc tiến hành nhanh gọn và chính xác. Ngồi ra sự phát triển khơng ngừng của cơng nghệ thơng tin, thƣơng mại điện tử cũng gĩp phần khơng nhỏ trong vịêc kết nối, luân chuyển các thơng tin, cơng ty nên ứng dụng vào hệ thơng quản lý cho cơng ty bằng cách nối mạng từ cơng ty với các cơng trình.
5.2.1.2 Hồn thiện hạch tốn chi phí nhân cơng
Hiện nay cơng ty đang quản lý hai loại hình cơng nhân là cơng nhân thuê ngồi và cơng nhân trong danh sách cơng ty
Đối với cơng nhân thuê ngồi ,khi thanh tốn tiền lƣơng cho cơng nhân, kế tốn hạch tốn :
NợTK622 / Cĩ TK111,112
Việc trả lƣơng cho cơng nhân trong biên chế hay ngồi biên chế thì đều cĩ cùng tính chất là thanh tốn lƣơng. Vì vậy để thuận tiện cho cơng tác quản lý kế tốn lên cho mục chi phí nhân cơng thuê ngồi vào theo dõi chung trên TK 334 khi đĩ 334 sẽ đƣợc chi tiết theo hai tài khoản sau:
TK3341-Phải trả cơng nhân viên
TK3348-Phải trả cơng nhân viên khác (thuê ngồi) Khi đĩ phịng kế tốn tập hợp chứng từ sẽ vào sổ kế tốn nhƣ sau : Nợ TK662-Chi phí nhân cơng trực tiếp
Cĩ TK3348-Phải trả cơng nhân viên khác
Ngồi ra cơng nhân thuê ngồi khơng phải đĩng gĩp các khoản bảo hiểm nào và cũng khơng trích lập quỹ. Vì vậy để đảm bảo an tồn cho ngƣời lao
66
động. Cơng ty nên cĩ quy định trích một phần nhỏ cĩ thể 1% phải trả cho cơng nhân thuê ngồi, trong quá trình lao động cĩ thể rủi ro xảy ra thì cơng ty cĩ một khoản tiền hỗ trợ ngƣời bị nạn, nếu khơng thì khen thƣởng cho những đội, cá nhân hồn thành xuất sắc trong cơng việc, vừa khuyến khích ngƣời lao động, lại vừa xây dựng uy tín cho cơng ty và phù hợp với chế độ bảo hiểm lao động. Trƣớc khi thực hiện việc này cần phải cĩ hợp đồng giữa cơng ty và ngƣời lao động.
5.2.2 Giải pháp giảm giá thành
5.2.2.1 Quản lý, sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu luơn là một trong những yếu tố đầu vào vơ cùng quan trọng để cấu thành nên sản phẩm. Đặc biệt, đối với sản phẩm xây lắp thì khoản mục chi phí nguyên vật liệu luơn chiếm tỷ trọng lớn nhất trong giá thành xây lắp vì thế việc tiết kiệm hay lãng phí nguyên vật liệu cĩ ý nghĩa rất quan trọng, gĩp phần lớn vào việc hạ giá thành xây lắp. Mục đích của biện pháp này nhằm giảm chi phí nguyên vật liệu trong quá trình tiến hành thi cơng cơng trình.
Trong khâu thiết kế:
Trong khâu thiết kế cần phải xác định đúng đắn định mức nguyên vật liệu sao cho phù hợp với thực tế dựa trên bản vẽ kỹ thuật và khảo sát tình hình giá cả nguyên vật liệu trên thị trƣờng.
Trong quá trình thiết kế kỹ thuật thì phải cĩ phƣơng án sử dụng nguyên vật liệu hợp lý, lựa chọn đƣợc những vật liệu cĩ giá thành hạ nhƣng vẫn đảm bảo yêu cầu chất lƣợng cơng trình. Phải xác định khâu nào thi cơng cần mua bán thành phẩm từ bên ngồi, khâu nào tự chế tại cơng trình để đảm bảo tiết kiệm chi phí.
Việc xây dựng định mức sử dụng nguyên vật liệu phải dựa trên cơ sở đơn giá định mức mà nhà nƣớc ban hành và phù hợp với thực tiễn. Phải xây dựng đƣợc hệ thống định mức tiên tiến, tỉ lệ tiết kiệm và hạ giá thành nguyên vật liệu trong thi cơng.
Trong khâu mua sắm nguyên vật liệu
Lựa chọn nhà cung ứng hợp lý:
Cơng ty cần mua những nguyên vật liệu chủ yếu với khối lƣợng lớn để giảm giá thành. Điều đĩ sẽ giúp Cơng ty tiết kiệm đƣợc một khoản chi phí thơng qua hƣởng chiết khấu, chủ động về nguyên vật liệu, tránh tình trạng khan hiếm nguyên vật liệu.
Cơng ty cần phải xác định nguồn cung ứng nguyên vật liệu cho mình, phải lựa chọn đƣợc nhà cung ứng cĩ uy tín, đảm bảo cung cấp đƣợc các loại nguyên vật liệu cĩ chất lƣợng tốt, đảm bảo về các thơng số kỹ thuật, giá cả phù hợp, đáp ứng các tiêu chuẩn trong thiết kế kỹ thuật và cung ứng kịp thời tới cơng trình để đảm bảo tiến độ thi cơng.
Trong trƣờng hợp trên thị trƣờng cĩ nhiều nhà cung ứng cĩ thể đáp ứng các yêu cầu của Cơng ty thì Cơng ty cần cân nhắc kỹ lƣỡng giữa việc mua hàng của một nhà cung ứng hay của nhiều nhà cung ứng. Mỗi sự lựa chọn đều
67
cĩ ƣu điểm và nhƣợc điểm riêng. Nếu nhƣ mua hàng của một nhà cung ứng thì sẽ tạo thuận lợi cho Cơng ty trong quá trình làm ăn lâu dài, đƣợc hƣởng những ƣu tiên trong giá cả hay cƣớc phí vận chuyển đến tận nơi thi cơng… thì mua hàng của nhiều nhà cung ứng lại tránh cho Cơng ty những rủi ro khi thị trƣờng khan hiếm nguyên vật liệu hay trong trƣờng hợp gặp trục trặc với một nhà cung ứng. Do đĩ tuỳ từng trƣờng hợp cụ thể mà Cơng ty cĩ chính sách lựa chọn nhà cung ứng hợp lý để cĩ thể thi cơng với giá thành thấp nhƣng vẫn đảm bảo chất lƣợng cơng trình.
Do đặc trƣng của ngành xây dựng là thi cơng trên địa bàn rộng và luơn thay đổi, đồng thời thị trƣờng nguyên vật liệu dùng trong xây dựng những năm gần đây phát triển nhanh và phân bố rộng khắp. Do vậy, nếu tận dụng đƣợc nguồn cung cấp nguyên vật liệu tại chỗ sẽ là một nhân tố quan trọng tăng khả năng hạ giá thành xây lắp.
- Xác định đúng thời điểm và khối lƣợng nguyên vật liệu cần mua:
Xác định đúng lƣợng nguyên vật liệu cần mua là một trong những cách hiệu quả làm giảm chi phí nguyên vật liệu trong quá trình thi cơng. Khối