e) Giám sát
2.1.2.3. Mục tiêu kiểm soát của chu trình doanh thu
Chu trình Doanh thu trong doanh nghiệp cần tuân thủ các mục tiêu sau: 1.Tính có căn cứ hợp lí: các nghiệp vụ bán hàng, thu tiền phải có căn cứ
hợp lí, không có các nghiệp vụ “ma” trong sổ sách kế toán.
2.Sự phê chuẩn: các nghiệp vụ bán hàng, thu tiền phải được sự phê chuẩn đúng đắn từ các cá nhân có liên quan, tránh tình trạng gây thất thoát tài sản doanh nghiệp.
3.Tính đầy đủ: các nghiệp vụ bán hàng, thu tiền đã phát sinh đều phải
được ghi sổ. Mục tiêu này yêu cầu tất cả doanh thu phát sinh hợp lí, phản ánh
đầy đủ không bị bỏ sót. Nếu mục tiêu này không được tuân thủ sẽ ảnh hưởng
đến báo cáo tài chính và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.
4.Sự đánh giá và tính toán: các nghiệp vụ bán hàng, thu tiền phải được
đánh giá và tính toán đúng đắn, thể hiện ở khoản tiền thu được đúng với số
tiền trên hóa đơn, phiếu thu tiền, phải được kiểm tra, đối chiếu với hợp đồng kinh tế hay đơn đặt hàng tương ứng.
5.Sự phân loại: các nghiệp vụ bán hàng, thu tiền đều phải được phân loại đúng đắn, rõ ràng từng nội dung.
6.Tính đúng kì và kịp thời: doanh thu phản ánh đúng kì, các khoản tiền
thu được phản ánh kịp thời tại thời điểm phát sinh.
7.Quá trình chuyển sổ và tổng hợp: các nghiệp vụ bán hàng, thu tiền
được ghi chép đúng đắn vào các sổ chi tiết đã mở và tổng hợp chính xác.
2.1.2.4. Các thủ tục kiểm soát của hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình Doanh thu
Trong mỗi giai đoạn cụ thể của chu trình, tương ứng với mỗi mục tiêu kiểm soát luôn cần những thủ tục kiểm soát tương ứng trong những quy trình kiểm soát nhất định.
a.Thủ tục kiểm soát đối với nghiệp vụ bán hàng
Bảng 2.1. Thủ tục kiểm soát đối với nghiệp vụ bán hàng
Mục tiêu kiểm soát
Quá trình kiểm soát Thủ tục kiểm soát
Doanh thu ghi sổ của hàng gởi thực tế
thực hiện cho khách hàng
- Quá trình vào sổ của
doanh thu được chứng minh bằng các chứng từ vận chuyển đã được phép và các đơn đặt hàng đã được phép của khách hàng - Các hóa đơn bán hàng được đánh số thứ tự trước và theo dõi, ghi
chép đúng đắn
- Xem lại sổ nhật kí bán hàng, sổ
cái tổng hợp, sổ phụ các khoản phải thu đối với các khoản mục lớn, bất thường
- Đối chiếu các bút toán trên sổ
nhật kí bán hàng với bản sao hóa đơn bán hàng và các chứng từ vận chuyển - Đối chiếu chứng từ vận chuyển với bút toán của hàng gởi trong sổ sách
- Đối chiếu các bút toán trong sổ
nhật kí bán hàng với các phiếu tiêu thụ về sự tán thành phương thức bán chịu Các nghiệp vụ tiêu thụ được sự phê chuẩn đúng đắn (sự cho phép) Sự phê chuẩn cụ thể
hay sự phê chuẩn chung phải có ở ba
điểm chính thông qua thể thức đúng đắn: - Chuẩn y sự bán chịu trước khi gởi hàng - Gởi hàng - Xác định giá, phương thức, cước phí vận chuyển, các khoản chiết khấu - Kiểm tra chứng từ về sự phê chuẩn ba điểm chính đó
- So sánh giá trên hóa đơn bán
hàng với bảng giá đã được phê chuẩn
Các nghiệp vụ
tiêu thụ hiện hữu được ghi sổ (tính đầy đủ) - Các chứng từ vận chuyển được đánh số trước và ghi chép - Hóa đơn bán hàng được đánh số trước và ghi chép - Đối chiếu các chứng từ vận chuyển với các hóa đơn bán
hàng và bút toán vào sổ nhật kí bán hàng cùng sổ phụ các khoản phải thu
- Ghi chép trọn vẹn chuỗi thứ tự
của các chứng từ vận chuyển và của các hóa đơn bán hàng
Doanh thu ghi sổ là số tiền của hàng hóa gởi đi được
tính đúng và vào sổ chính xác (sự đánh giá) Một nhân viên độc lập thực hiện kiểm tra quá trình lập hóa đơn và chuyển sổ
- Tính lại thông tin trên các hóa
đơn bán hàng
- Đối chiếu các bút toán trên sổ
nhật kí bán hàng với các hóa đơn
bán hàng
- Đối chiếu các chi tiết trên hóa
đơn bán hàng với các chứng từ
vận chuyển, danh sách giá và các
đơn đặt hàng của khách Các nghiệp vụ bán hàng được phân loại đúng đắn - Sử dụng một sơ đồ tài khoản đầy đủ - Xem xét lại và kiểm tra nội bộ Xem lại các chứng từ chứng minh sự phân loại đúng đắn của các nghiệp vụ tiêu thụ
Doanh thu ghi sổ được ghi nhận đúng thời gian
- Các thủ tục quy định về việc tính tiền và thời
điểm ghi vào sổ doanh thu
- Kiểm tra nội bộ
So sánh ngày của các nghiệp vụ
tiêu thụ đã vào sổ và ngày trên các chứng từ vận chuyển tương ứng Các nghiệp vụ bán hàng được phản ánh đúng trong các sổ chi tiết và được tổng hợp chính xác - Trách li trách nhiệm ghi sổ nhật kí bán hàng với ghi sổ phụ các khoản phải thu… - Gởi đều đặn các báo cáo hàng tháng cho khách hàng
- Kiểm tra nội bộ
Tổng cộng các sổ nhật kí và theo dõi quá trình chuyển sổ vào sổ
cái tổng hợp và sổ phụ các khoản phải thu
b.Thủ tục kiểm soát đối với nghiệp vụ thu tiền
Phương thức bán hàng thu tiền ngay
Bảng 2.2. Thủ tục kiểm soát đối với nghiệp vụ thu tiền ngay
Mục tiêu kiểm soát
Quá trình kiểm soát Thủ tục kiểm soát
Các khoản thu tiền mặt ghi sổ là số tiền thực tế công ty nhận được Cách li trách nhiệm giữa quản lí tiền mặt và ghi sổ sách Xem lại sổ nhật kí thu tiền mặt, sổ cái tổng hợp, sổ
phụ các khoản phải thu đối với số tiền lớn và bất
Các khoản chiết khấu tiền mặt đã phê chuẩn - Chính sách chiết khấu tiền mặt phải tồn tại - Sự phê chuẩn của các khoản chiết khấu tiền mặt Xem xét sổ nhật kí thu tiền
và hóa đơn bán hàng tương ứng để xem các chiết khấu
được phê chuẩn có phù hợp với chính sách của công ty hay không Tiền thực thu đều phải ghi vào sổ nhật kí thu tiền - Cách li trách nhiệm giữa người quản lí tiền mặt và ghi sổ sách - Kí tắt trên các phiếu thu và giấy báo nợ của ngân hàng
Đối chiếu phiếu thu tiền, giấy báo nợ của ngân hàng với sổ nhật kí thu tiền
Các khoản thu tiền phải được ghi sổ đúng thời gian quy
định
- Quy định thời gian ghi sổ
- Kiểm tra nội bộ
So sánh ngày ghi trên phiếu thu tiền với ngày nộp tiền vào quỹ Các khoản thu tiền được ghi sổ đúng đắn và tổng hợp chính xác - Cách li trách nhiệm giữa việc ghi sổ nhật kí thu tiền với sổ nhật kí phải thu - Kiểm tra nội bộ Cộng tổng các sổ nhật kí và theo dõi quá trình vào sổ
cái
Phương thức bán chịu
Các khoản phải thu phát sinh từ chu trình doanh thu do việc chậm trễ
trong việc thanh toán so với quá trình phát sinh nghiệp vụ liên quan nên số
tiền ghi trên khoản mục này của Bảng cân đối kế toán cũng như số dư của tài khoản phải thu là số lũy kế từ các quá trình kinh doanh trước đến cuối kì kinh doanh này. Cùng với thời điểm phát sinh và thời hạn thanh toán khác nhau, các khoản phải thu còn liên quan đến nhiều người mua có đặc điểm, điều kiện kinh doanh, quản lí và khả năng thanh toán khác nhau và có thể dẫn đến các khoản nợ quá hạn, nợ khó đòi hoặc không đòi được ở người mua.
Kiểm soát nội bộ đối với khoản phải thu là nhiệm vụ quan trọng để bảo vệ tài sản của doanh nghiệp, ngăn ngừa tổn thất và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn.
Kiểm soát nội bộ đối với khoản phải thu gắn liền với việc theo dõi khả năng thanh toán của người mua.
Thủ tục kiểm soát đối với khoản phải thu: -Thực thi các nguyên tắc quản lí:
+ Nguyên tắc phân công phân nhiệm: cần phân chia nhiệm vụ cho từng
khâu như khâu phê duyệt của người có thẩm quyền về việc phát sinh nghiệp vụ, khâu bán hàng, xuất kho, thu tiền, ghi sổ doanh thu, sổ thu tiền, sổ công nợ
phải thu…Từ đó tạo phong cách làm việc theo nhóm tại doanh nghiệp nhằm
đem lại năng suất lao động cao.
+ Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: phân chia trách nhiệm giữa người thu tiền
và người ghi sổ thu tiền, người ghi sổ khoản phải thu và người phê chuẩn nghiệp vụ phát sinh, chiết khấu… Ví dụ, nếu sổ bán hàng, sổ thu tiền, sổ công nợ phải thu được ba kế toán theo dõi độc lập nhau và sổ thu tiền có người kiểm soát độc lập, đối chiếu định kì với sổ cái, sổ quỹ sẽ tạo ra sự kiểm tra
chéo, tăng độ tin cậy của thông tin. Mặt khác, để ngăn ngừa gian lận, trong một số trường hợp phải ngăn cách độc lập nơi làm việc của thủ quỹ và những
người ghi chép các nhật kí bán hàng, nhân viên ghi chép sổ sách công nợ không được quyền tiếp cận với các khoản thanh toán của khách hàng; giữa chức năng bán hàng, xuất hàng với chức năng duyệt bán chịu cũng như cần
phân cách để phòng ngừa những tiêu cực có thể xảy ra trong khâu bán hàng, xuất kho và khả năng thất thu trong khâu thanh toán…
+ Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn: sau khi quyết định bán cần xem xét và quyết định bán chịu một phần hay toàn bộ lô hàng. Quyết định này có thể đồng thời thể hiện trên hợp đồng kinh tế như một điều kiện đã được thỏa thuận trong quan hệ mua bán trong hợp đồng. Tuy nhiên, ở nhiều công ty, việc
ghi đúng bán chịu được tiến hành trên các lệnh bán hàng trước khi vận chuyển hàng hóa do một người am hiểu về tài chính và về khách hàng xét duyệt. Việc xét duyệt có thể được tính toán cụ thể trên lợi ích của cả hai bên theo hướng khuyến khích người mua trả tiền nhanh qua tỉ lệ giảm giá khác nhau theo thời hạn thanh toán. Trên thực tế, cũng có doanh nghiệp bỏ qua chức năng này và
dẫn tới nợ khó đòi và thậm chí thất thu do người mua mất khả năng thanh toán
hoặc cố tình không thanh toán do sơ hở trong quá trình thỏa thuận ban đầu. -Lập sổ chi tiết theo dõi công nợ cho từng khách hàng, từng đơn vị thành viên, đặc biệt là những khách hàng có nghiệp vụ phát sinh nhiều, thường xuyên…
-Thông báo cho người mua về những khoản nợ sắp hết hạn thanh toán -Cuối kì, lập bảng phân tích công nợ với các chỉ tiêu quan trọng như số
tiền nợ, thời gian nợ, số nợ quá hạn, khả năng thanh toán của người mua; căn
cứ vào đó lập kế hoạch thu hồi nợ và lập dự phòng đối với các khoản phải thu
Bảng 2.3. Quá trình kiểm soát nợ phải thu
Mục tiêu kiểm soát nợ phải thu Quá trình kiểm soát
Các khoản phải thu là thực sự
hiện hữu
Đối chiếu công nợ thường xuyên: đối chiếu để lấy và theo dõi xác nhận của
người mua về các khoản phải thu Các khoản chiết khấu được phê
chuẩn đúng đắn
- Tồn tại một chính sách tín dụng - Xem xét hồ sơ gốc của khách hàng để xác định khoản doanh thu bán chịu có
được phê chuẩn phù hợp với chế độ
chính sách của công ty hay không Các khoản phải thu được phân
loại đúng đắn
- So sánh chứng từ gốc liên quan với sơ đồ tài khoản hướng dẫn việc phân loại - Kiểm tra nội bộ việc phân loại Các khoản phải thu được ghi sổ
theo đúng số hàng hóa, dịch vụ đã cung cấp
Kiểm tra việc tính toán trên các hóa đơn:
so sánh khối lượng (số lượng, số tiền)
trên hóa đơn bán hàng và sổ giao hàng. Kiểm soát việc quy đổi tỉ giá ngoại tệ
(nếu có bán hàng thu ngoại tệ) Tất cả các khoản phải thu đều
phải được ghi sổ
- Cộng bảng cân đối các khoản phải thu
và đối chiếu với sổ cái.
- Đối chiếu hóa đơn bán hàng và phiếu vận chuyển với sổ thu tiền và sổ theo dõi khoản phải thu.
- Đối chiếu công nợ với người mua - Kiểm tra việc ghi sổ
Các khoản phải thu đều được ghi sổ đúng thời kì
Kiểm tra thời gian trên các chứng từ giao hàng và được chấp nhận thanh toán
nhưng chưa tính tiền và ghi sổ doanh thu, sổ phải thu khách hàng.
Các khoản phải thu được ghi sổ, chuyển sổ và tổng hợp chính xác
Đối chiếu giữa sổ chi tiết bán hàng, sổ
phải thu khách hàng, sổ cái TK131, 136,
138, điều tra một số hệ thống chứng từ
bán hàng.