e) Giám sát
3.6. Phương hướng hoạt động
- Nâng cao năng lực quản lí toàn diện, đặc biệt là đầu tư cho con người
và môi trường làm việc.
- Xây dựng nền tài chính lành mạnh.
- Xây dựng và phát triển thương hiệu công ty, mở rộng kênh phân phối
trong và ngoài nước.
- Bằng nhiều biện pháp nhằm tạo điều kiện và chính sách tốt nhất chăm lo đời sống và giữ người lao động.
CHƯƠNG 4
THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CÔNG TY MAY VIỆT THÀNH 4.1. TÌM HIỂU HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY MAY VIỆT THÀNH
4.1.1. Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty may Việt Thành
4.1.1.1. Môi trường kiểm soát
- Cơ cấu tổ chức: Công ty May Việt Thành có bộ máy tổ chức gọn nhẹ. Qua tìm hiểu, cơ cấu tổ chức của công ty có phân chia các chức năng riêng
biệt theo từng bộ phận. Việc phân chia trách nhiệm, quyền hạn cho từng bộ
phận được căn cứ vào chức năng và nhiệm vụ cụ thể của từng bộ phận. Mỗi thành viên của từng bộ phận được giao nhiệm vụ dựa theo năng lực chuyên môn của mỗi người. Tuy nhiên, sự phân chia công việc, phân công trách nhiệm quyền hạn giữa các cá nhân, bộ phận chưa được quy định cụ thể thành
văn bản. Do là doanh nghiệp có quy mô nhỏ nên có xảy ra tình trạng kiêm nhiệm.
- Chính sách nhân sự: Việc tuyển dụng và đào tạo nhân viên do phòng tổ
chức hành chính đảm nhận. Các công nhân viên trong công ty đều được đào
tạo tay nghề trước tiếp nhận công việc. Đối với các nhân viên văn phòng, họ đều có một trình độ chuyên môn nhất định trước khi vào công ty. Để môi
trường làm việc, sản xuất được văn minh, lành mạnh, đảm bảo quá trình sản xuất, công ty cũng có đưa ra những quy định, yêu cầu cụ thể khi tuyển chọn công nhân viên cho mình. Ví dụ, khi tuyển dụng có nội dung quy định không tuyển dụng nam có đeo khuyên tai, xâm mình, hút thuốc, không tuyển dụng
đối với người nữ đang mang thai, không tuyển dụng đối với người làm việc tạm thời, bán thời gian...
4.1.1.2. Đánh giá rủi ro
Hiện nay, khách hàng chính và duy nhất của công ty May Việt Thành là Công ty Cổ phần May Nhà Bè. Do vậy, tình hình tài chính của công ty phụ
thuộc rất nhiều vào khách hàng. Việt Thành là một trong số nhiều đối tác may gia công cho công ty May Nhà Bè vì thế số lượng đối thủ cạnh tranh là rất lớn. Công ty có thể bị cạnh tranh về giá cả gia công hay sự lôi kéo công nhân lành nghề qua làm việc tại công ty đối thủ. Tuy nhiên, rủi ro này có khả năng xảy ra thấp do các công ty đối thủ khác phân bố rộng khắp, không tập trung nhiều
vào một địa bàn kinh doanh. Bên cạnh đó, mẫu mã sản phẩm thông thường không cố định một mẫu mà hay thay đổi theo yêu cầu của khách hàng, mà mỗi
công nhân thường quen tay, chuyên môn hóa trong một giai đoạn sản xuất. Sự thay đổi mẫu liên tục có thể dẫn đến sự nhầm lẫn do chưa quen tay, chưa kịp thích nghi với cách sản xuất mẫu mới. Rủi ro này có thể thường xảy ra trong bộ phận sản xuất tại công ty. Một rủi ro khác trong công ty đó là công ty
không có thiết lập một văn bản hay một tài liệu gì về quy định trong nội bộ trong công ty, điều đó có thể dẫn đến thái độ chủ quan trong việc xử lí vấn đề, cách giải quyết vấn đề không được thống nhất, đồng bộ, giải quyết vấn đề theo cảm tính chưa khách quan, có thể dẫn đến làm sai nguyên tắc do chưa có quy định cụ thể,...Do là công ty nhỏ nên kế toán thường kiêm nhiệm nhiều chức
năng, vừa là người ghi chép, xử lí nghiệp vụ, vừa là người kiểm tra, đối chiếu lại sổ sách nên có thể xảy ra sai sót trong quá trình đối chiếu hoặc có thể xảy ra gian lận vì không có người kiểm tra.
4.1.1.3. Hoạt động kiểm soát
Tại công ty, hoạt động kiểm soát phân chia trách nhiệm đầy đủ được thiết lập. Chức năng phê chuẩn nghiệp vụ (do Giám đốc phê chuẩn) được tách biệt với chức năng thực hiện nghiệp vụ (là chức năng của phòng kế toán và phòng kế hoạch); tách biệt giữa chức năng bảo quản tài sản (thủ kho) với chức
năng kế toán và chức năng phê chuẩn nghiệp vụ với bảo quản tài sản. Do
Giám đốc không thể giám sát, quản lí tất cả các tài sản của công ty nên đã trao quyền kiểm soát, quản lí cho một số bộ phận. Việc kiểm tra và soát xét việc thực hiện tại công ty chưa được thực hiện độc lập, người kiểm tra sổ sách là kế
toán cũng là người thực hiện nghiệp vụ và ghi chép vào sổ sách kế toán, ít có sự kiểm tra chéo giữa các bộ phận.
4.1.1.4. Thông tin và truyền thông
Hầu hết việc truyền đạt thông tin từ cấp quản lí xuống cấp dưới đều được truyền đạt dưới hình thức truyền miệng, bằng mệnh lệnh. Do các phòng ban, phòng Giám đốc đều nằm tập trung trong cùng một khuôn viên cùng với phân
xưởng sản xuất nên việc truyền đạt thông tin bằng miệng là rất hiệu quả, đảm bảo thông tin được truyền đạt nhanh chóng, kịp thời. Hệ thống thông tin kế toán trong công ty được thực hiện thủ công và xử lí kịp thời trên máy tính. Khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán lập chứng từ ghi sổ và tiến hành ghi vào sổ cái, từ sổ cái kế toán tiến hành cập nhật số liệu vào phần mềm kế toán. Kế toán tại công ty May Việt Thành sử dụng phần mềm kế toán Misa là phần mềm kế toán được thiết kế sẵn ưa dùng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Hoạt động giám sát được thực hiện hàng ngày. Hàng ngày, Giám đốc đều xuống xưởng may để xem xét quá trình làm việc của nhân viên, xem xét tiến
độ làm việc để hoàn thành sản phẩm. Hoạt động giám sát này thường không tiến hành vào một thời gian cụ thể mà kiểm tra vào bất cứ thời điểm nào trong ngày. Hoạt động giám sát thường giám sát tại bộ phận phân xưởng, ít khi giám sát tại các phòng ban trong công ty.
4.1.2. Đánh giá sơ bộ về hệ thống kiểm soát nội bộ
Bảng 4.1. Bảng câu hỏi đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ
Câu hỏi Có Không
1.Công ty có văn bản về quy định nội bộ không? 2.Công ty có tài liệu gì mô tả công việc chi tiết không? 3.Các cấp quản lí có thường xuyên thăm nhà máy và tổ
chức các cuộc họp với nhân viên không?
4.Công ty có tổ chức đào tạo cho công nhân viên không? 5.Quyền hạn và trách nhiệm giữa các cấp, các bộ phận có
được phân định rõ bằng văn bản không?
6. Có thực hiện phân chia trách nhiệm giữa chức năng bảo quản tài sản và kế toán không?
7.Có thực hiện phân chia trách nhiệm giữa chức năng phê
chuẩn nghiệp vụ và bảo quản tài sản không?
8.Có thực hiện phân chia trách nhiệm giữa chức năng thực hiện nghiệp vụ và kế toán không?
9.Công ty có sổ tay hướng dẫn về các chính sách và thủ tục kế toán không?
10.Hệ thống chứng từ trong công ty có được: - đánh số trước khi sử dụng không?
- đánh số liên tục không?
- lập ngay khi nghiệp vụ vừa xảy ra không?
- thiết kế đơn giản, dễ dàng, dễ hiểu và được sử dụng cho nhiều công dụng khác nhau không?
- tổ chức luân chuyển một cách khoa học và kịp thời? 11.Hệ thống sổ sách trong công ty có được:
- đóng chắc chắn không? - đánh số trang không?
- quy định nguyên tắc ghi chép không? - có chữ kí xét duyệt không?
12.Đơn vị có đưa ra chính sách phê chuẩn chung và phê chuẩn cụ thể không?
13.Công ty có sử dụng phần mềm kế toán không?
14.Người kiểm tra, đối chiếu có phải là người ghi chép và xử lí nghiệp vụ hay không?
X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X Nhận xét: hiện tại, hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty khá hiệu quả với những thủ tục kiểm soát cơ bản, đơn giản. Các nhân viên làm việc tận tâm,
hoàn thành tốt công việc của mình, thực hiện đầy đủ bổn phận và trách nhiệm của mình. Để bảo vệ tài sản của đơn vị và hạn chế gian lận của nhân viên, công ty có phân nhiệm giữa chức năng bảo quản tài sản và kế toán, chức năng
phê chuẩn nghiệp vụ và bảo quản tài sản, chức năng thực hiện nghiệp vụ và kế
toán. Hệ thống kiểm soát được thiết lập với mục tiêu sản xuất kinh doanh hiệu quả, trình tự lưu chuyển chứng từ hợp lí, chứng từ được lưu trữ và bảo quản cẩn thận, giảm thiểu sai sót xảy ra. Công ty vẫn chưa có bộ phận kiểm soát nội bộ độc lập thực hiện công tác kiểm soát.
4.2. HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CÔNG TY MAY VIỆT THÀNH THU TẠI CÔNG TY MAY VIỆT THÀNH
4.2.1. Tìm hiểu chu trình doanh thu tại công ty
Chu trình doanh thu tại công ty Việt Thành được thể hiện qua sơ đồ 4.1.
Hóa đơn GTGT
Hàng + phiếu xuất kho phiếu xuất kho
Hàng hóa đơn GTGT Đặt hàng Giấy báo có Trả lời đặt hàng Giấy báo có
Sơ đồ 4.1. Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 mô tả chu trình doanh thu
4.2.2. Thủ tục kiểm soát đối với từng loại hoạt động
4.2.2.1. Hoạt động nhận và xử lí đơn đặt hàng
Trước khi một nghiệp vụ bán hàng được thực hiện thì công việc đầu tiên là nhận và xử lý đơn đặt hàng từ khách hàng. Đó là lời đề nghị mua hàng nhận
được từ khách hàng yêu cầu về một hay một số loại hàng hoá của doanh
Khách hàng Nhận và xử lí đơn đặt hàng Lập hóa đơn Xuất kho Thu tiền Kế toán phải thu Kho hàng Ngân hàng
nghiệp. Vì vậy, công việc nhận và xử lý đơn đặt hàng là rất quan trọng, nó quyết định việc thực hiện nghiệp vụ bán hàng của công ty.
a ) Mô tả hoạt động nhận và xử lí đơn đặt hàng bằng lưu đồ
Quá trình tiếp nhận và xét duyệt đơn đặt hàng được mô tả qua lưu đồ 4.1. Phòng kế hoạch Giám đốc Kế toán
Lưu đồ 4.1. Lưu đồ tiếp nhận và xử lí đơn đặt hàng
Trước khi khách hàng đến đặt hàng tại công ty đều tiến hành thỏa thuận, kí kết Hợp đồng kinh tế với công ty. Hợp đồng này quy định về hàng hóa, hình thức cung cấp sản phẩm, thời gian và địa điểm giao hàng, phương thức thanh toán, xử lí vi phạm, giải quyết tranh chấp và những điều khoản chung của hai bên. Hợp đồng được thỏa thuận, kí kết giữa hai đại diện của hai bên mà đại diện tại công ty Việt Thành luôn là Giám đốc, người quản lí cao nhất tại công ty. Giao cho khách hàng Phụ kiện đã kí duyệt Khách hàng Kết thúc Theo dõi, lưu trữ Phụ kiện đã kí duyệt N Đơn đặt hàng đã kí duyệt Khách hàng Phụ kiện
Kiểm tra lao động, xem xét đơn giá Phụ kiện Kí duyệt Phụ kiện đã kí duyệt Hợp đồng Bắt đầu
Khi hợp đồng đã được kí kết, khách hàng sẽ tiến hành đặt hàng. Đơn đặt
hàng được lập dựa trên hợp đồng kinh tế nào được gọi là Phụ kiện (được đánh
số thứ tự) thuộc hợp đồng kinh tế đó. Phụ kiện hợp đồng được khách hàng lập và chuyển đến đơn vị. Trên phụ kiện thể hiện tên hàng, mã hàng, số lượng,
đơn giá, ngày giao,...Phụ kiện được gởi đến phòng kế hoạch. Phòng kế hoạch tiến hành xem xét đơn giá và thời hạn thanh toán, kiểm tra tình hình lao động sản xuất. Nếu cảm thấy ở mức giá đó công ty sản xuất có lãi, có thể sản xuất
đúng tiến độ giao cho khách hàng, phòng kế hoạch tiến hành trình lên Giám
đốc xem xét, kí duyệt. Nếu tại mức giá đó, công ty sản xuất không có lãi hoặc không thể sản xuất, phòng kế hoạch tiến hành đàm phán, thỏa thuận với khách
hàng để tìm ra mức giá thích hợp hơn.
Sau khi đã thỏa thuận mức giá mới, công ty khách hàng sẽ gởi lại Phụ
kiện mới cho phòng kinh doanh trình Giám đốc phê duyệt. Sau đó, phòng kế
hoạch gởi lại Phụ kiện đã được Giám đốc kí cho khách hàng, sao lại một bản
đưa cho kế toán lưu trữ và theo dõi. Phụ kiện được Giám đốc kí giao cho khách hàng nhằm xác nhận việc mua bán đã được kí kết.
Ví dụ: Phụ kiện hợp đồng của khách hàng gởi tới công ty sau khi đã kí kết hợp đồng kinh tế và xác nhận Phụ kiện của Giám đốc:
PHỤ KIỆN SỐ: 05
Thuộc Hợp đồng số: 02/13/NBC-MVT/GC Kí ngày:29/12/2012
Hôm nay, ngày 5 tháng 6 năm 2013
BÊN A: TỔNG CÔNG TY MAY NHÀ BÈ – CÔNG TY CỔ PHẦN
P. Tân Thuận Đông, Quận 7, TP. Hồ Chí Minh, Việt Nam Tel: 8720077 – 8722515
STK: 007.137.008207.5 tại VietCom Bank Tp. Hồ Chí Minh MST: 0300398889
Đại diện bởi: PHẠM KIỀU OANH Chức vụ: Giám đốc điều hành
BÊN B: CÔNG TY TNHH MAY XUẤT KHẨU VIỆT THÀNH
KCN Cái Sơn – Hàng Bàng, Quận Ninh Kiều, TP. Cần Thơ
STK: 4250649 (VNĐ) tại Ngân hàng Á Châu (ACB) Chi nhánh Cần Thơ
MST: 1800348020
Đại diện bởi: Nguyễn Đình Ngộ Chức vụ: Giám đốc
Căn cứ theo hợp đồng số 02/13/NBC-MVT/GC, hai bên cùng đồng ý kí kết Phụ kiện này với những điều kiện và điều khoản sau:
NỘI DUNG PHỤ KIỆN:
Hai bên cùng đồng ý bổ sung tên hàng, mã hàng, số lượng, đơn giá và ngày giao hàng
cho hợp đồng chính như sau:
Tên hàng Khách hàng Mã hàng Số lượng Đơn vị tính Đơn giá (USD) Đơn giá (VNĐ) Trị giá (VNĐ) Ngày giao hàng TROUSER TROUSER TROUSER TROUSER SKIRT TROUSER TROUSER TROUSER ... QRI QRI JUST JAMIE JUST JAMIE JUST JAMIE Dospunt Decelco TMDM ... T0901 T0910 T523910= M509757 T523919= M509765 S531115= M509055 P2576 DWQ13- VCB14 (size ngoại cỡ) DP24QN ... 2.500 1.000 1.210 1.844 890 4.310 61 1.068 ... CH CH CH CH CH CH CH CH ... 1,45 2,10 2,05 1,40 2.10 1,75 5,00 1,60 ... 30.200,60 43.738,80 42.697,40 29.159,20 43.738,80 36.449,00 104.140,00 33.324,80 ... 75,501,500 43,738,800 51.663.854 53.769.565 38.927.532 157.095.190 6.352.540 35.590.886 ... 25/6/13 25/6/13 28/6/13 15/6/13 28/6/13 8/6/13 10/6/13 6/6/13 ... Tổng cộng 146.710 4.618.484.032
Đọc số: Bốn tỉ sáu trăm mười tám triệu bốn trăm tám mươi bốn nghìn không trăm ba mươi hai đồng
Đơn trên giá bao gồm: chi phí Cắt, May, Ủi, Đóng gói và vận chuyển (chưa VAT 10%) Đây là phần thêm vào và không thể tách rời của hợp đồng số 02/13/NBC-MVT/GC.
Tất cả các điều khoản và điều kiện khác của hợp đồng số 02/13/NBC-MVT/GC không thay
đổi.
(đã kí, đóng dấu) (đã kí, đóng dấu) Phạm Kiều Oanh Nguyễn Đình Ngộ
Nhận xét: Phụ kiện này được thiết lập chặt chẽ, có căn cứ, cơ sở dựa vào Hợp đồng đã kí trước đó. Nó đóng vai trò như là một hợp đồng phụ, có đầy đủ
những điều khoản, điều kiện quy ước trước sự đồng ý của đại diện hai bên. Phụ kiện hợp đồng có quy ước cụ thể về chi phí vận chuyển, đơn giá. Những
điều khoản khác không thể hiện cụ thể trong hợp đồng cũng được nhắc đến
trong quy ước trong văn bản khác vẫn còn đang có hiệu lực, đó là Hợp đồng chính thức giữa hai công ty.
b) Tìm hiểu thủ tục kiểm soát hoạt động nhận và xử lí đơn đặt hàng
Bảng 4.2. Mục tiêu và thủ tục kiểm soát đối với hoạt động nhận và xử lí đơn đặt hàng
Mục tiêu kiểm soát Thủ tục kiểm soát Mức độ kiểm soát
Các Phụ kiện hợp đồng đều
được ghi nhận đầy đủ, chính xác
Ghi các thông tin trên Phụ kiện vào sổ theo dõi
Các phụ kiện đều được lưu trong