e) Giám sát
2.1.2.2. Chức năng, vai trò của chu trình doanh thu
Theo định nghĩa trên, thì ta có thể khái quát hai chức năng chính của chu
trình doanh thu đó chính là cung cấp, thực hiện công việc bán sản phẩm cho
khách hàng và chức năng theo dõi thanh toán. Trong đó bao gồm các chức năng cụ thể sau:
- Tiếp nhận và xử lý đơn đặt hàng, xét duyệt bán chịu.
- Triển khai, thực hiện sản xuất theo đơn đặt hàng. - Chuẩn bị hàng giao.
- Giao hàng (lập phiếu xuất kho, xuất kho, vận chuyển)
- Lập hóa đơn.
- Nhận tiền (nếu khách hàng trả tiền ngay)
- Ghi sổ doanh thu, ghi sổ tiền mặt, ghi sổ khoản phải thu (nếu khách hàng chưa thanh toán ngay) và chuẩn bị lập báo cáo.
(Nguồn: Theo Ngô Hà Tấn, Nguyễn Hữu Cường, Giáo trình Hệ thống thông tin kế toán,
Nhà xuất bản Đà Nẵng, năm 2009)
Sơ đồ 1.1. Các chức năng của chu trình doanh thu
Với đặc trưng bản chất của chu trình doanh thu, ta cụ thể hóa từng chức
năng như sau:
-Xử lí đơn đặt hàng của người mua
Đơn đặt hàng của người mua được xem là điểm bắt đầu của toàn bộ chu trình. Về mặt pháp lí thì đó là một lời đề nghị mua hàng theo một phương thức mua hàng cụ thể, người bán thông qua cơ sở này để đưa ra quyết định bán.
-Xét duyệt bán chịu
Trước khi bán chịu, căn cứ vào đơn đặt hàng và các nguồn thông tin khác nhau từ trong và ngoài đơn vị, người có thẩm quyền ra quyết định về chuẩn y bán chịu, đồng thời phê chuẩn phương thức thanh toán với mục đích hạn chế
tối đa các khoản nợ phải thu khó đòi phát sinh sau này. Việc xét duyệt này phải được tính toán trên cơ sở lợi ích của hai bên theo hướng khuyến khích
người mua trả tiền nhanh thông qua tỉ lệ chiết khấu thanh toán. -Chuyển giao hàng hóa
Là thời điểm chuyển giao tài sản và quyền sở hữu của doanh nghiệp giao
cho khách hàng, đây là cơ sở để ghi nhận doanh thu bán hàng của doanh Nhận và xử lý đơn đặt hàng, xét duyệt bán chịu Thực hiện đơn đặt hàng Chuẩn bị hàng bán và giao hàng Lập hóa đơn cho hàng bán Nhận tiền Ghi sổ, lập báo cáo Cung cấp sản phẩm, hàng hóa Theo dõi thanh toán Ghi sổ doanh thu Lập báo cáo doanh thu
nghiệp. Khi giao hàng, bên bán phải lập chứng từ vận chuyển (vận đơn). Vận
đơn là bằng chứng giao hàng cho khách hàng. -Lập hóa đơn bán hàng gửi cho khách hàng
Do hóa đơn là một phương tiện thông tin gửi cho khách hàng về số tiền mà họ sẽ phải trả, bởi vậy nó cần phải được lập chính xác và đúng thời gian.
Thông thường, hóa đơn được lập bởi một bộ phận độc lập với kế toán và bán hàng. Bộ phận độc lập này có trách nhiệm:
1.Đánh số thứ tự cho chứng từ gởi hàng
2.So sánh lệnh bán hàng với các chứng từ gởi hàng, đơn đặt hàng 3.Viết tất cả những dữ liệu liên quan đến hóa đơn
4.Ghi giá vào hóa đơn dựa trên cơ sở bảng giá hiện hành của doanh nghiệp hoặc đơn giá theo sự phê chuẩn của người có thẩm quyền
5.Tính ra số tiền từng loại và cho cả hóa đơn
Cần kiểm tra lại dữ liệu ghi trên hóa đơn trước khi gởi cho khách hàng
để đảm bảo tất cả hàng hóa gởi đi đều đã viết hóa đơn, từng hóa đơn sẽ được sử dụng ghi vào tài khoản chi tiết để theo dõi công nợ của khách hàng.
-Xử lí, ghi sổ về doanh thu, các khoản giảm trừ doanh thu, về thu tiền Khi các điều kiện bán hàng thỏa mãn, kế toán ghi nhận doanh thu và các khoản phải thu. Đối với các khoản phải thu được theo dõi chi tiết trên sổ chi tiết các khoản phải thu theo đúng số tiền, đúng thời kì.
Các khoản giảm trừ doanh thu bao gồm: chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu và thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp.
Trong một số trường hợp hàng hóa chuyển giao cho khách hàng không
được chấp nhận vì không đúng quy cách phẩm chất hoặc kém chất lượng thì khách hàng có quyền trả lại hàng hóa hoặc yêu cầu giảm giá. Khi đó, doanh
nghiệp cần có một bộ phận độc lập chịu trách nhiệm tiếp nhận, xét duyệt cũng như khấu trừ trên những khoản nợ phải thu hoặc trả lại tiền cho khách hàng trong trường hợp khách hàng đã thanh toán liên quan đến lô hàng này. Doanh thu bị trả lại hay được giảm giá phải được vào sổ nhanh chóng và chính xác.
-Lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi
Dự phòng nợ phải thu khó đòi là khoản thiệt hại nợ phải thu khó đòi
được tính trước vào chi phí kinh doanh nhằm bù đắp thiệt hại thực tế khi các khoản phải thu khó đòi không có khả năng thu hồi được. Thông thường, doanh
nghiệp lập dự phòng khi có những bằng chứng tin cậy về khả năng không thu
hồi được khoản phải thu như: công ty khách hàng đệ đơn xin phá sản, doanh nghiệp khách hàng gặp thiệt hại lớn về tài sản dẫn đến mất khả năng thanh
toán, doanh nghiệp đã tiến hành đòi nợ nhiều lần nhưng không thu hồi được… -Xóa sổ các khoản phải thu không đòi được
Nếu trong thời gian quy định của đơn vị, khi không còn hi vọng thu hồi các khoản nợ phải thu khách hàng, nhà quản lí có thể xem xét hoặc đề nghị
cấp có thẩm quyền cho phép xóa sổ các khoản nợ đó. Căn cứ vào quyết định
được chuẩn y, kế toán tiến hành ghi chép vào sổ sách.