e) Giám sát
4.1.1.Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty May Việt Thành
4.1.1.1. Môi trường kiểm soát
- Cơ cấu tổ chức: Công ty May Việt Thành có bộ máy tổ chức gọn nhẹ. Qua tìm hiểu, cơ cấu tổ chức của công ty có phân chia các chức năng riêng
biệt theo từng bộ phận. Việc phân chia trách nhiệm, quyền hạn cho từng bộ
phận được căn cứ vào chức năng và nhiệm vụ cụ thể của từng bộ phận. Mỗi thành viên của từng bộ phận được giao nhiệm vụ dựa theo năng lực chuyên môn của mỗi người. Tuy nhiên, sự phân chia công việc, phân công trách nhiệm quyền hạn giữa các cá nhân, bộ phận chưa được quy định cụ thể thành
văn bản. Do là doanh nghiệp có quy mô nhỏ nên có xảy ra tình trạng kiêm nhiệm.
- Chính sách nhân sự: Việc tuyển dụng và đào tạo nhân viên do phòng tổ
chức hành chính đảm nhận. Các công nhân viên trong công ty đều được đào
tạo tay nghề trước tiếp nhận công việc. Đối với các nhân viên văn phòng, họ đều có một trình độ chuyên môn nhất định trước khi vào công ty. Để môi
trường làm việc, sản xuất được văn minh, lành mạnh, đảm bảo quá trình sản xuất, công ty cũng có đưa ra những quy định, yêu cầu cụ thể khi tuyển chọn công nhân viên cho mình. Ví dụ, khi tuyển dụng có nội dung quy định không tuyển dụng nam có đeo khuyên tai, xâm mình, hút thuốc, không tuyển dụng
đối với người nữ đang mang thai, không tuyển dụng đối với người làm việc tạm thời, bán thời gian...
4.1.1.2. Đánh giá rủi ro
Hiện nay, khách hàng chính và duy nhất của công ty May Việt Thành là Công ty Cổ phần May Nhà Bè. Do vậy, tình hình tài chính của công ty phụ
thuộc rất nhiều vào khách hàng. Việt Thành là một trong số nhiều đối tác may gia công cho công ty May Nhà Bè vì thế số lượng đối thủ cạnh tranh là rất lớn. Công ty có thể bị cạnh tranh về giá cả gia công hay sự lôi kéo công nhân lành nghề qua làm việc tại công ty đối thủ. Tuy nhiên, rủi ro này có khả năng xảy ra thấp do các công ty đối thủ khác phân bố rộng khắp, không tập trung nhiều
vào một địa bàn kinh doanh. Bên cạnh đó, mẫu mã sản phẩm thông thường không cố định một mẫu mà hay thay đổi theo yêu cầu của khách hàng, mà mỗi
công nhân thường quen tay, chuyên môn hóa trong một giai đoạn sản xuất. Sự thay đổi mẫu liên tục có thể dẫn đến sự nhầm lẫn do chưa quen tay, chưa kịp thích nghi với cách sản xuất mẫu mới. Rủi ro này có thể thường xảy ra trong bộ phận sản xuất tại công ty. Một rủi ro khác trong công ty đó là công ty
không có thiết lập một văn bản hay một tài liệu gì về quy định trong nội bộ trong công ty, điều đó có thể dẫn đến thái độ chủ quan trong việc xử lí vấn đề, cách giải quyết vấn đề không được thống nhất, đồng bộ, giải quyết vấn đề theo cảm tính chưa khách quan, có thể dẫn đến làm sai nguyên tắc do chưa có quy định cụ thể,...Do là công ty nhỏ nên kế toán thường kiêm nhiệm nhiều chức
năng, vừa là người ghi chép, xử lí nghiệp vụ, vừa là người kiểm tra, đối chiếu lại sổ sách nên có thể xảy ra sai sót trong quá trình đối chiếu hoặc có thể xảy ra gian lận vì không có người kiểm tra.
4.1.1.3. Hoạt động kiểm soát
Tại công ty, hoạt động kiểm soát phân chia trách nhiệm đầy đủ được thiết lập. Chức năng phê chuẩn nghiệp vụ (do Giám đốc phê chuẩn) được tách biệt với chức năng thực hiện nghiệp vụ (là chức năng của phòng kế toán và phòng kế hoạch); tách biệt giữa chức năng bảo quản tài sản (thủ kho) với chức
năng kế toán và chức năng phê chuẩn nghiệp vụ với bảo quản tài sản. Do
Giám đốc không thể giám sát, quản lí tất cả các tài sản của công ty nên đã trao quyền kiểm soát, quản lí cho một số bộ phận. Việc kiểm tra và soát xét việc thực hiện tại công ty chưa được thực hiện độc lập, người kiểm tra sổ sách là kế
toán cũng là người thực hiện nghiệp vụ và ghi chép vào sổ sách kế toán, ít có sự kiểm tra chéo giữa các bộ phận.
4.1.1.4. Thông tin và truyền thông
Hầu hết việc truyền đạt thông tin từ cấp quản lí xuống cấp dưới đều được truyền đạt dưới hình thức truyền miệng, bằng mệnh lệnh. Do các phòng ban, phòng Giám đốc đều nằm tập trung trong cùng một khuôn viên cùng với phân
xưởng sản xuất nên việc truyền đạt thông tin bằng miệng là rất hiệu quả, đảm bảo thông tin được truyền đạt nhanh chóng, kịp thời. Hệ thống thông tin kế toán trong công ty được thực hiện thủ công và xử lí kịp thời trên máy tính. Khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán lập chứng từ ghi sổ và tiến hành ghi vào sổ cái, từ sổ cái kế toán tiến hành cập nhật số liệu vào phần mềm kế toán. Kế toán tại công ty May Việt Thành sử dụng phần mềm kế toán Misa là phần mềm kế toán được thiết kế sẵn ưa dùng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Hoạt động giám sát được thực hiện hàng ngày. Hàng ngày, Giám đốc đều xuống xưởng may để xem xét quá trình làm việc của nhân viên, xem xét tiến
độ làm việc để hoàn thành sản phẩm. Hoạt động giám sát này thường không tiến hành vào một thời gian cụ thể mà kiểm tra vào bất cứ thời điểm nào trong ngày. Hoạt động giám sát thường giám sát tại bộ phận phân xưởng, ít khi giám sát tại các phòng ban trong công ty.