a) Mô tả hoạt động thu tiền bằng lưu đồ
5.2. Giải pháp
Công ty cần xây dựng nội quy, quy định chung trong công ty. Sau đó
thiết lập văn bản quy định công việc cụ thể của từng phòng ban kèm theo sơ đồ tổ chức bộ máy hoạt động tại công ty. Văn bản nên thể hiện những quy tắc
trong quá trình xử lí, nhiệm vụ và quyền hạn của từng bộ phận. Thêm vào đó,
công ty nên lập ra những quy định khen thưởng và xử phạt đối với các hành vi sai phạm để mọi người trong công ty tuân thủ theo những quy định và phấn
đấu đạt kết quả tốt hơn.
Công ty cần phải tập trung và quy trách nhiệm trong việc điều hành cho
các cá nhân đứng đầu bộ phận. Những hoạt động mà không ai chịu trách nhiệm dễ bị xem thường và không được quan tâm đúng mức sẽ có hoạt động không tốt đến những hoạt động của những bộ phận khác.
Ngoài việc quy trách nhiệm cho trưởng bộ phận, công ty cần xác định rõ trách nhiệm cho từng cá nhân cụ thể. Việc giao hẳn trách nhiệm cho một cá
nhân nào đó, buộc người này phải có ý thức đến công việc mình đang làm, gia tăng khả năng hoàn thành tốt công việc với ít gian lận và sai sót.
Sự vận hành của một công ty là kết hợp những hoạt động, những công việc riêng lẻ với nhau. Do đó, trong việc ủy nhiệm và phân định trách nhiệm cần bao gồm cả trách nhiệm phối hợp công việc giữa các bộ phận và các cá nhân với nhau.
Công ty nên chủ động tìm kiếm khách hàng, thiết lập nhiều mối quan hệ hơn, không nên quá bị động, phụ thuộc vào một mối.
Ban giám đốc công ty thường xuyên giám sát hoạt động sản xuất là rất tốt, có thể tiếp xúc và trao đổi những khó khăn với công nhân viên. Tuy vậy,
Giám đốc cũng nên quan sát hoạt động của các phòng ban vì đây là những bộ
phận chủ chốt của công ty, nắm giữ các hoạt động chính nhưng vẫn chưa được theo dõi đúng mức, tình hình kinh doanh hiệu quả hay không phụ thuộc nhiều các bộ phận này. Các báo cáo tài chính hay báo cáo về tình hình sản xuất kinh doanh cũng nên được xem xét kĩ và tìm hiểu nguyên nhân để đề ra giải pháp, kế hoạch.
Ban Giám đốc nên có sự kiểm tra bất thường hoạt động xuất kho, hoạt
động này không cần thường xuyên nhưng cũng cần phải tiến hành, để cảnh báo cho những trường hợp xuất kho trái phép.
Công ty nên chủ động tìm hiểu khách hàng, thiết lập thêm nhiệm vụ mới
đó là tìm hiểu về đối tác mới, về tình hình kinh doanh và khả năng thanh toán
của khách hàng hiện tại để có thể đưa ra quyết định có hợp tác may gia công hay không vì hoạt động cung cấp dịch vụ này thường phải cho khách hàng thiếu nợ, ít thanh toán liền, chủ động tìm kiếm khách hàng thêm cho mình. Nhiệm vụ mới này nên giao cho một nhân viên ở phòng kế hoạch thực hiện và giao trách nhiệm hẳn hòi cho một nhân viên cụ thể.
Bộ phận kế hoạch nên lập phiếu xuất kho 4 liên để có 1 liên giữ tại bô phận để theo dõi sự xuất, nhập của hàng tồn kho. Hóa đơn khi bộ phận kế toán lập nên thông qua bộ phận kế hoạch kiểm tra và nhân viên bộ phận kế hoạch sẽ giao hóa đơn đó cho khách hàng. Do bộ phận kế hoạch lập thêm một phiếu xuất kho nên có thể đối chiếu, kiểm tra lại hóa đơn. Việc hóa đơn khi gởi đi đến khi nhận về sẽ được cả hai bộ phận theo dõi giảm được tình trạng quên mất hóa đơn. Cuối kì, bộ phận kế hoạch kiểm tra tính liên tục của hóa đơn tại phòng kế toán, kiểm tra xem có thiếu sót hóa đơn nào hay không.
Ta nhận thấy sự phân chia công việc tại phòng kế toán chưa thật sự cân xứng. Một kế toán có vai trò quản lí kho, theo dõi, nhập liệu đơn giản trên Excel, còn một kế toán đảm nhận hết tất cả các vai trò còn lại, ngay cả việc lập
hóa đơn, xử lí dữ liệu trên phần mềm và cả công việc đối chiếu số liệu. Nguyên nhân có thể là do nhân viên kế toán kho là nhân viên mới, chưa có
kinh nghiệm, nghiệp vụ chưa vững. Tuy vậy, vẫn cần phải chia sẻ lại công việc giữa hai nhân viên để có thể giảm bớt gánh nặng cho một nhân viên, công việc ít hơn và đạt kết quả hơn. Cụ thể, kế toán kho sẽ làm công việc đối chiếu số liệu giữa các chứng từ, sổ sách và sẽ dễ phát hiện ra sai sót hơn một nhân viên vừa làm vừa kiểm tra. Như thế, khi kiểm tra, kế toán kho sẽ thắc mắc nhiều vấn đề mà vấn đề đó có thể đúng, có thể sai. Thắc mắc ở vấn đề đúng,
kế toán tổng hợp xem xét lại và giải thích sẽ giúp cho kế toán kho nắm vững
hơn về chuyên môn nghiệp vụ, còn vấn đề sai cả hai sẽ trao đổi tìm ra điểm sai sót hợp lí để sửa đổi. Như vậy, sau khi phân chia trách nhiệm lại, thủ tục kiểm tra, kiểm soát được kiểm soát chặt chẽ hơn.
Khi hoạt động kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa kế toán tổng hợp và thủ
quỹ, nên cho kế toán kho đứng vào vai trò kiểm soát vì kế toán kho hoàn toàn
độc lập với hoạt động này. Do quy mô tổ chức công ty nhỏ nên không thể có quá nhiều nhân viên, bộ phận trong công ty sẽ gây lãng phí nguồn tài nguyên.
Để quản lí kho hàng hiệu quả, tránh tình trạng lấy nhầm hàng, công ty nên sắp xếp cho một nhân viên quản lí, trực tiếp sắp xếp hàng tồn kho. Những hoạt động nhập xuất kho hàng, sắp đặt vị trí sản phẩm đều phải thông qua sự
quản lí, bố trí, sắp đặt của nhân viên này. Trên mỗi mặt hàng cụ thể, sẽ có tên mặt hàng mã hàng cụ thể để nhân viên quản lí tốt hơn, không nhầm lẫn.
CHƯƠNG 6
KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 6.1. KẾT LUẬN
Hệ thống kiểm soát nội bộ ngày càng có vai trò quan trọng trong doanh nghiệp. Nó hỗ trợ cho kiểm toán trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán. Nó
được coi là một trong những yếu tố quan trọng của hệ thống quản lí doanh nghiệp. Một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu giúp các mục tiêu của doanh nghiệp được thực hiện.
Qua đề tài này đã cho chúng ta thấy được tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung cũng như kiểm soát nôi bộ chu trình doanh thu nói riêng. Hệ thống kiểm soát nội bộ giúp cho nhà lành đạo có thể nâng cao hiệu quả quản lí, bảo vệ tài sản của đơn vị, đảm bảo hoạt động sản xuất liên tục và hiệu quả. Từ việc nhận thức được tầm quan trọng của kiểm soát nội bộ thì doanh nghiệp mới chú trọng vào xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ
vững mạnh. Và để xây dựng được một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh thì đòi hỏi doanh nghiệp phải dựa trên nhiều yếu tố khác nhau sao cho phù hợp với điều kiện thực tế tại đơn vị mình. Tuy nhiên, một hệ thống kiểm soát nội bộ tốt đến đâu thì nó vẫn tồn tại những hạn chế vốn có của nó mà khó có nhà quản trị nào có thể kiểm soát tốt được.
6.2. KIẾN NGHỊ
6.2.1. Đối với doanh nghiệp
Thị trường kinh doanh hàng may mặc hiện nay càng khó khăn, doanh
nghiệp nên cần chủ động hơn trong quá trình tìm kiếm đối tác khách hàng, tự
tạo thêm cho mình cơ hội.
Thị trường xuất khẩu luôn đòi hỏi khắc khe về chất lượng hàng hóa, vì thế doanh nghiệp cần tập trung chú trọng vào tay nghề của công nhân viên,
đảm bảo hàng hóa sản xuất ra đảm bảo chất lượng yêu cầu. Như thế mới có thể níu chân khách hàng tiếp tục đặt hàng sản xuất và thu hút thêm khách hàng mới.
Để hệ thống kiểm soát nội bộ ngày càng hoàn thiện và hiệu quả hơn,
công ty nên ra văn bản hoặc quyết định quy định cụ thể về nhiệm vụ và trách nhiệm cụ thể của từng phòng ban để đảm bảo tất cả các công việc được thực
thi và được thực hiện bởi người có quyền. Doanh nghiệp nên ban hành văn
nhân viên thực hiện tốt quy định tại công ty và đưa ra mức xử phạt cho các hành vi vi phạm.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng nên thiết lập sự kiểm tra chéo về chứng từ, sổ sách giữa các bộ phận có liên quan như giữa phòng kế toán và phòng kế
hoạch, giữa kế toán và thủ quỹ.
Đẩy mạnh mối quan hệ với các cơ quan, ban ngành trong và ngoài tỉnh,
các cơ quan tài chính nhằm nắm vững những chủ trương, chính sách kịp thời, tạo thuận lợi cho hoạt động kinh doanh.
6.2.2. Đối với nhà nước
Nhà nước cần chỉ đạo kịp thời những thông tin, những thay đổi trên thị trường để công ty có kế hoạch điều chỉnh ứng phó.
Nhà nước cần có sự hỗ trợ, có chính sách ưu đãi đối với doanh nghiệp sử
dụng nhiều lao động nữ như công ty Việt Thành.
Hiện nay có sự mất cân đối giữa ngành dệt và ngành may. Hiện nay, ngành dệt vẫn chưa đáp ứng đủ nhu cầu về nguyên phụ liệu cho ngành may.
Điều này đặt ra yêu cầu là cần phải đầu tư ngành dệt theo chiều sâu, hình thành một số cụm sản xuất dệt, in nhuộm với công nghệ hiện đại nhằm đáp ứng cho ngành may xuất khẩu. Nhà nước cần phải có huy hoạch phát triển ngành dệt theo chiều sâu nhằm đảm bảo sự cân đối cho ngành dệt và may, có chính sách khuyến khích về tín dụng và thuế đối với doanh nghiệp và ngành dệt, có chính sách khuyến khích các doanh nghiệp may sử dụng nguồn nguyên liệu trong nước.
Nhà nước cần chủ trương đẩy mạnh cải cách thủ tục hành chính trong hoạt động đầu tư, nhất là thủ tục cho thuê đất nhằm hạn chế tối đa phiền hà cho doanh nghiệp; có cơ chế, chính sách cụ thể để phát triển công nghiệp phụ
trợ ngành may và thu hút các dự án lớn giúp tăng nhanh giá trị sản lượng cho toàn ngành, nhanh chóng triển khai việc bảo lãnh tín dụng và hỗ trợ lãi suất cho các doanh nghiệp theo chủ trương của chính phủ; tiếp tục hoàn thiện cơ
chế, chính sách cụ thể nhằm khuyến khích các doanh nghiệp dệt may đầu tư
TÀI LIỆU THAM KHẢO
-Bộ môn Hệ thống thông tin kế toán, Khoa Kế toán-Kiểm toán, Trường
Đại học Kinh tế TP. HCM. 2004. Giáo trình Hệ thống thông tin kế toán. Sửa
đổi và bổ sung lần 2. Nhà Xuất bản Thống kê
-Bộ môn Kiểm toán, Khoa Kế toán-Kiểm toán, Trường Đại học Kinh tế
TP.HCM. Kiểm toán. Tái bản lầm thứ năm. Nhà Xuất bản Lao động xã hội. -Lê Phước Hương, 2011. Giáo trình Hệ thống thông tin kế toán II. Khoa Kinh tế-Quản trị kinh doanh, Trường Đại học Cần Thơ
-Ngô Hà Tấn và Nguyễn Hữu Cường, 2009. Giáo trình hệ thống thông tin kế toán. Nhà Xuất bản Đà Nẵng