e) Giám sát
3.4. Tổ chức công tác kế toán tại công ty May Việt Thành
3.4.1. Tổ chức bộ máy kế toán
Trong cơ cấu bộ máy quản lí, phòng Kế toán được sự lãnh đạo, quản lí trực tiếp của Ban Giám đốc nhằm phát huy chức năng tham mưu kịp thời về
tình hình kinh tế tài chính của đơn vị. Phòng kế toán phải đáp ứng nhu cầu và chịu trách nhiệm về công việc được phân công trước ban lãnh đạo và pháp luật của nhà nước để cung cấp thông tin một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời và mang tính hiệu quả cao. Do tính chất yêu cầu công việc khá đơn giản, và việc phải cân đối giữa chi phí bỏ ra và lợi ích thu được trong công tác kế toán, nên bộ máy kế toán tại công ty Việt Thành chỉ có ba thành viên nhưng vẫn đảm bảo hoàn thành tốt công tác kế toán của mình, đáp ứng kịp thời yêu cầu của nhà quản lí. Chức năng cụ thể của các thành viên trong phòng Kế toán:
Kế toán viên chính: theo dõi, tập hợp số liệu tổng hợp của công ty, quyết toán tổng hợp số liệu và lập các báo cáo tài chính, kí duyệt các báo cáo tài chính, báo cáo thống kê và các tài liệu liên quan đến việc thanh toán lương, thưởng và các chi phí khác; theo dõi tình hình nhập xuất vật tư, thành phẩm,
định kì lập báo cáo nhập xuất tồn vật tư, thành phẩm, theo dõi công nợ. Kế toán viên phụ: nhập số liệu vào Excel, phụ giúp kế toán viên chính. Thủ quỹ: quản lí tiền mặt, thu tiền và chi tiền kèm theo các chứng từ liên quan, lập các báo cáo quỹ.
3.4.2. Tổ chức hình thức kế toán và chế độ kế toán
3.4.2.1. Hình thức kế toán
Công ty may Việt Thành lựa chọn và áp dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ làm hình thức kế toán áp dụng cho đơn vị mình vì đây là hình thức kế toán phù hợp với loại hình kinh doanh của đơn vị.
3.4.2.2. Chế độ kế toán
- Doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán được ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính và Thông tư
số 244/2009/TT-BTC ngày 31/12/2009 của Bộ tài chính về việc hướng dẫn sửa đổi, bổ sung chế độ kế toán doanh nghiệp.
- Đơn vị tiền tệ sử dụng: VNĐ
- Niên độ kế toán: niên độ kế toán độ kế toán bắt đầu từ ngày 1/1 và kết thúc vào ngày 31/12.
3.4.2.3. Chính sách kế toán áp dụng tại công ty
Nguyên tắc ghi nhận tiền và các khoản tương đương tiền:
Bao gồm tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển và các khoản đầu tư ngắn hạn có thời hạn thu hồi hoặc đáo hạn không quá 03 tháng kể từ
ngày mua, có khả năng chuyển đổi dễ dàng thành tiền và không có nhiều rủi ro
trong chuyển đổi thành tiền kể từ ngày mua khoản đầu tư đó tại thời điểm báo
cáo.
Trong năm, các nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ liên quan đến các tài khoản thuộc loại doanh thu, chi phí, tài sản cố định, hàng tồn kho được ghi sổ
kế toán bằng Đồng Việt Nam theo tỷ giá bình quân liên ngân hàng do Ngân
hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ.
Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho:
Được xác định trên cơ sở giá gốc, giá gốc bao gồm chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại.
Giá gốc hàng tồn kho được tính theo phương pháp bình quân gia quyền
và được hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên. Giá trị thành phẩm được tính theo phương pháp nhập trước xuất trước.
Dự phòng giảm giá hàng tồn kho được ghi nhận khi giá gốc lớn hơn giá
trị thuần có thể thực hiện được (giá bán ước tính của hàng tồn kho trừ chi phí
ước tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí ước tính cần thiết cho việc tiêu thụ
chúng).
Nguyên tắc ghi nhận các khoản phải thu
Các khoản phải thu được trình bày theo giá trị ghi sổ các khoản phải thu từ khách hàng và phải thu khác sau khi cấn trừ các khoản dự phòng được lập cho các khoản phải thu khó đòi.
Dự phòng nợ phải thu khó đòi thể hiện phần giá trị các khoản phải thu từ
khách hàng mà công ty dự kiến không có khả năng thu hồi tại ngày kết thúc
niên độ kế toán năm. Tăng hoặc giảm số dư tài khoản dự phòng được hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh hợp nhất.
Áp dụng theo thông tư 228/2009/TT của Bộ Tài Chính trích lập dự
Nợ quá hạn từ 6 tháng đến dưới 1 năm: 30%
Nợ quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm: 50%
Nợ quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm: 70%
Nợ quá hạn từ 3 năm trở lên: 100%
Nguyên tắc ghi nhận doanh thu:
Khi bán hàng hóa, doanh thu được ghi nhận khi phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với sở hữu hàng hóa đó được chuyển giao cho người mua và không còn tồn tại yếu tố không chắc chắn đáng kể liên quan đến việc thanh toán tiền, chi phí kèm theo hoặc khả năng hàng bán bị trả lại.
Khi cung cấp dịch vụ, doanh thu được ghi nhận khi không còn những yếu tố không chắc chắn đáng kể liên quan đến việc thanh toán tiền và chi phí
kèm theo. Trường hợp dịch vụ được thực hiện trong nhiều kỳ kế toán thì việc
xác định doanh thu trong từng kỳ được thực hiện căn cứ vào tỷ lệ hoàn thành dịch vụ tại ngày kết thúc năm tài chính.
Tiền lãi cổ tức và lợi nhuận được chia được ghi nhận khi Công ty có khả năng thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch, doanh thu được xác định chắc chắn. Tiền lãi được ghi nhận trên cơ sở thời gian và lãi suất từng kỳ. Cổ tức và lợi nhuận được chia ghi nhận khi cổ đông được quyền nhận cổ tức hoặc các bên tham gia góp vốn được quyền nhận lợi nhuận từ việc góp vốn.
Tài sản cố định
Hiện tại, công ty áp dụng thông tư 45/2013/TT-BTC từ ngày 10/6/2013
để quản lí, sử dụng và trích khấu hao tài sản cố định theo quy định của Bộ Tài chính
Khấu hao tài sản cố định hữu hình và khấu trừ tài sản cố định vô hình
được trích theo phương pháp đường thẳng trong suốt thời gian hữu dụng ước tính của các tài sản như sau:
Nhà cửa và vật kiến trúc 5 – 50 năm
Máy móc, thiết bị động lực 6 – 20 năm
Máy móc, thiết bị công tác 3 – 20 năm
Thiết bị, phương tiện vận tải 6 – 30 năm
Dụng cụ quản lí 3 – 10 năm
3.5. KHÁI QUÁT KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH TỪ NĂM 2010 ĐẾN SÁU THÁNG ĐẦU NĂM 2013 2010 ĐẾN SÁU THÁNG ĐẦU NĂM 2013
Trong ba năm 2010, 2011, 2012 Việt Thành kinh doanh có lời. Năm
2011, lợi nhuận cao hơn năm 2010 8%. Năm 2011 lợi nhuận tăng là do năm
2011 ngành công nghiệp dệt may bắt dầu phục hồi sau khủng hoảng, đơn đặt hàng gia công từ các công ty may mặc tăng lên, dẫn đến tăng doanh thu. Doanh thu tăng 27% và từ đó chi phí cũng tăng theo 30%. Doanh thu và chi
phí tăng xấp xỉ gần nhau nhưng do doanh thu lớn hơn chi phí nên dù phần
trăm tăng của chi phí cao hơn doanh thu nhưng lợi nhuận vẫn tăng.
Năm 2012, doanh nghiệp kinh doanh vẫn có lời nhưng không bằng năm
2011 (lợi nhuận giảm 38%) dù doanh thu vẫn có tăng thêm (16%). Tốc độ tăng chi phí năm 2012 lại tiếp tục cao hơn tốc độ tăng doanh thu. Chi phí luôn
nhỏ hơn doanh thu nhưng số chi phí tăng lên (tăng 6.781.511.274 đ) lại cao
hơn cả phần tăng của doanh thu (tăng 5.331.731.405 đ) làm lợi nhuận giảm
hơn so với năm trước. Chi phí tăng một phần do ảnh hưởng của sự tăng giá điện, giá điện trong năm 2012 có đến 2 lần tăng giá.
Trong sáu tháng đầu năm 2011, lợi nhuận chiếm tỉ trọng nhỏ trong doanh thu (7,07%), chi phí chiếm tới 92,3% doanh thu cho thấy tình hình kinh doanh của doanh nghiệp chưa hiệu quả. Sáu tháng đầu năm 2012, chi phí tăng hơn
29% so với cùng kì năm trước trong khi doanh thu chỉ tăng trưởng 15% dẫn tới kinh doanh lỗ 853.146.947 đồng.
Sáu tháng đầu năm 2013 công ty kinh doanh tiếp tục thua lỗ, lỗ nhiều
hơn sáu tháng đầu năm 2012 gấp 1,42 lần (lỗ 1.207.242.746 đ). Tốc độ tăng
chi phí (18%) vẫn còn cao hơn tốc độ tăng doanh thu (17%).
Tình hình kinh doanh của công ty Việt Thành được thể hiện cụ thể qua Bảng 3.1.
38
Bảng 3.1. Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty May Việt Thành trong giai đoạn 2010 – 6 tháng đầu năm 2013
ĐVT: đồng
2011
2012
Chỉ tiêu Năm 2010
6 tháng đầu Cả năm 6 tháng đầu Cả năm
6 tháng 2013 2011/2010 (số %) 2012/2011 (số %) 6t12/6t11 (số %) 6t13/6t12 (số %) 1. Doanh thu 26.872.248.546 15.388.632.220 34.155.069.237 17.659.184.253 39.486.800.642 20.664.590.323 27 16 15 1,17 2. Chi phí 23.371.852.310 14.300.232.658 30.382.515.516 18.512.331.200 37.164.026.790 21.871.833.069 30 22 29 1,18 3. Lợi nhuận 3.500.396.236 1.088.399.562 3.772.553.721 -853.146.947 2.322.773.852 -1.207.242.746 8 -38 -228 42
3.6. PHƯƠNG HƯỚNG HOẠT ĐỘNG
- Nâng cao năng lực quản lí toàn diện, đặc biệt là đầu tư cho con người
và môi trường làm việc.
- Xây dựng nền tài chính lành mạnh.
- Xây dựng và phát triển thương hiệu công ty, mở rộng kênh phân phối
trong và ngoài nước.
- Bằng nhiều biện pháp nhằm tạo điều kiện và chính sách tốt nhất chăm lo đời sống và giữ người lao động.
CHƯƠNG 4
THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CÔNG TY MAY VIỆT THÀNH 4.1. TÌM HIỂU HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY MAY VIỆT THÀNH
4.1.1. Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty may Việt Thành
4.1.1.1. Môi trường kiểm soát
- Cơ cấu tổ chức: Công ty May Việt Thành có bộ máy tổ chức gọn nhẹ. Qua tìm hiểu, cơ cấu tổ chức của công ty có phân chia các chức năng riêng
biệt theo từng bộ phận. Việc phân chia trách nhiệm, quyền hạn cho từng bộ
phận được căn cứ vào chức năng và nhiệm vụ cụ thể của từng bộ phận. Mỗi thành viên của từng bộ phận được giao nhiệm vụ dựa theo năng lực chuyên môn của mỗi người. Tuy nhiên, sự phân chia công việc, phân công trách nhiệm quyền hạn giữa các cá nhân, bộ phận chưa được quy định cụ thể thành
văn bản. Do là doanh nghiệp có quy mô nhỏ nên có xảy ra tình trạng kiêm nhiệm.
- Chính sách nhân sự: Việc tuyển dụng và đào tạo nhân viên do phòng tổ
chức hành chính đảm nhận. Các công nhân viên trong công ty đều được đào
tạo tay nghề trước tiếp nhận công việc. Đối với các nhân viên văn phòng, họ đều có một trình độ chuyên môn nhất định trước khi vào công ty. Để môi
trường làm việc, sản xuất được văn minh, lành mạnh, đảm bảo quá trình sản xuất, công ty cũng có đưa ra những quy định, yêu cầu cụ thể khi tuyển chọn công nhân viên cho mình. Ví dụ, khi tuyển dụng có nội dung quy định không tuyển dụng nam có đeo khuyên tai, xâm mình, hút thuốc, không tuyển dụng
đối với người nữ đang mang thai, không tuyển dụng đối với người làm việc tạm thời, bán thời gian...
4.1.1.2. Đánh giá rủi ro
Hiện nay, khách hàng chính và duy nhất của công ty May Việt Thành là Công ty Cổ phần May Nhà Bè. Do vậy, tình hình tài chính của công ty phụ
thuộc rất nhiều vào khách hàng. Việt Thành là một trong số nhiều đối tác may gia công cho công ty May Nhà Bè vì thế số lượng đối thủ cạnh tranh là rất lớn. Công ty có thể bị cạnh tranh về giá cả gia công hay sự lôi kéo công nhân lành nghề qua làm việc tại công ty đối thủ. Tuy nhiên, rủi ro này có khả năng xảy ra thấp do các công ty đối thủ khác phân bố rộng khắp, không tập trung nhiều
vào một địa bàn kinh doanh. Bên cạnh đó, mẫu mã sản phẩm thông thường không cố định một mẫu mà hay thay đổi theo yêu cầu của khách hàng, mà mỗi
công nhân thường quen tay, chuyên môn hóa trong một giai đoạn sản xuất. Sự thay đổi mẫu liên tục có thể dẫn đến sự nhầm lẫn do chưa quen tay, chưa kịp thích nghi với cách sản xuất mẫu mới. Rủi ro này có thể thường xảy ra trong bộ phận sản xuất tại công ty. Một rủi ro khác trong công ty đó là công ty
không có thiết lập một văn bản hay một tài liệu gì về quy định trong nội bộ trong công ty, điều đó có thể dẫn đến thái độ chủ quan trong việc xử lí vấn đề, cách giải quyết vấn đề không được thống nhất, đồng bộ, giải quyết vấn đề theo cảm tính chưa khách quan, có thể dẫn đến làm sai nguyên tắc do chưa có quy định cụ thể,...Do là công ty nhỏ nên kế toán thường kiêm nhiệm nhiều chức
năng, vừa là người ghi chép, xử lí nghiệp vụ, vừa là người kiểm tra, đối chiếu lại sổ sách nên có thể xảy ra sai sót trong quá trình đối chiếu hoặc có thể xảy ra gian lận vì không có người kiểm tra.
4.1.1.3. Hoạt động kiểm soát
Tại công ty, hoạt động kiểm soát phân chia trách nhiệm đầy đủ được thiết lập. Chức năng phê chuẩn nghiệp vụ (do Giám đốc phê chuẩn) được tách biệt với chức năng thực hiện nghiệp vụ (là chức năng của phòng kế toán và phòng kế hoạch); tách biệt giữa chức năng bảo quản tài sản (thủ kho) với chức
năng kế toán và chức năng phê chuẩn nghiệp vụ với bảo quản tài sản. Do
Giám đốc không thể giám sát, quản lí tất cả các tài sản của công ty nên đã trao quyền kiểm soát, quản lí cho một số bộ phận. Việc kiểm tra và soát xét việc thực hiện tại công ty chưa được thực hiện độc lập, người kiểm tra sổ sách là kế
toán cũng là người thực hiện nghiệp vụ và ghi chép vào sổ sách kế toán, ít có sự kiểm tra chéo giữa các bộ phận.
4.1.1.4. Thông tin và truyền thông
Hầu hết việc truyền đạt thông tin từ cấp quản lí xuống cấp dưới đều được truyền đạt dưới hình thức truyền miệng, bằng mệnh lệnh. Do các phòng ban, phòng Giám đốc đều nằm tập trung trong cùng một khuôn viên cùng với phân
xưởng sản xuất nên việc truyền đạt thông tin bằng miệng là rất hiệu quả, đảm bảo thông tin được truyền đạt nhanh chóng, kịp thời. Hệ thống thông tin kế toán trong công ty được thực hiện thủ công và xử lí kịp thời trên máy tính. Khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán lập chứng từ ghi sổ và tiến hành ghi vào sổ cái, từ sổ cái kế toán tiến hành cập nhật số liệu vào phần mềm kế toán. Kế toán tại công ty May Việt Thành sử dụng phần mềm kế toán Misa là phần mềm kế toán được thiết kế sẵn ưa dùng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Hoạt động giám sát được thực hiện hàng ngày. Hàng ngày, Giám đốc đều xuống xưởng may để xem xét quá trình làm việc của nhân viên, xem xét tiến
độ làm việc để hoàn thành sản phẩm. Hoạt động giám sát này thường không tiến hành vào một thời gian cụ thể mà kiểm tra vào bất cứ thời điểm nào trong ngày. Hoạt động giám sát thường giám sát tại bộ phận phân xưởng, ít khi giám sát tại các phòng ban trong công ty.
4.1.2. Đánh giá sơ bộ về hệ thống kiểm soát nội bộ
Bảng 4.1. Bảng câu hỏi đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ
Câu hỏi Có Không
1.Công ty có văn bản về quy định nội bộ không? 2.Công ty có tài liệu gì mô tả công việc chi tiết không? 3.Các cấp quản lí có thường xuyên thăm nhà máy và tổ
chức các cuộc họp với nhân viên không?
4.Công ty có tổ chức đào tạo cho công nhân viên không?