3.1.4.1. Tổ chức bộ máy công ty a) Nguồn nhân lực
Tổng số lao động là 65 người, trong đó: 35 nhân viên có trình độ đại học; 30 nhân viên đạt trình độ cao đẳng, trung cấp và công nhân lành nghề.
b) Sơ đồ bộ máy công ty TNHH Hoàng Phúc
Hình 3.1 Sơ đồ bộ máy quản lý công ty
Nguồn: Phòng hành chánh công ty TNHH Hoàng Phúc c) Chức năng và nhiệm vụ
Bộ phận quản trị công ty:
Bao gồm Giám đốc, Phó giám đốc kinh doanh và Phó giám đốc kỹ thuật là những người trực tiếp lãnh đạo cũng như theo sát quá trình kinh doanh và đưa ra những phương án, chiến lược kinh doanh cho công ty. Đứng đầu là Giám đốc với quyền hạn cao nhất.
Giám đốc
Phó giám đốc kinh doanh
Giám đốc Phó giám đốc kỹ thuật Phòng Kinh doanh Phòng Hành chánh Phòng Tài chính Phòng Kỹ thuật Phòng Giám sát thi công
29
Là người đại diện theo pháp luật, chịu trách nhiệm cao nhất, có quyền quyết định và điều hành trực tiếp toàn bộ hoạt động của các phòng ban trong công ty. Giám đốc chịu trách nhiệm cao nhất về toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty theo pháp luật, chỉ định của Nhà nước theo thỏa ước tập thể của công nhân viên chức.
Giám đốc quyết định phương hướng phát triển của công ty, quyết định tăng hoặc giảm vốn điều lệ, quyết định thời điểm và phương thức huy động thêm vốn.
Giám đốc có quyền bổ nhiệm, miễn nhiệm các chức danh quản lý trong công ty. Điều phối mọi hoạt động để đảm bảo cho hoạt động thông suốt với hiệu quả cao nhất.
Phó giám đốc kinh doanh
Chịu trách nhiệm về mọi hoạt động thương mại, chịu trách nhiệm với Ban giám đốc về kết quả hoạt động kinh doanh của công ty, tổ chức nghiên cứu thực tế nhằm lập chiến lược kinh doanh của từng dự án. Tham mưu cho Giám đốc vế chiến lược kinh doanh ngắn và dài hạn.
Khi được ủy quyền của giám đốc, được phép chỉ đạo và điều hành những phần việc thuộc quyền hạn của giám đốc.
Chỉ huy điều động, đề xuất tăng lương, tăng hạn bậc và kỹ thuật cho các nhân viên trực thuộc.
Phó giám đốc kỹ thuật
- Xây dựng, thực hiện và liên tục cải tiến hệ thống chất lượng công trình, tổ chức nhiệm vụ và bàn giao công trình.
- Trực tiếp chỉ huy công nhân trong việc thực hiện các yêu cầu kỹ thuât của công trình.
Các bộ phận khác:
Phòng kinh doanh
Chịu trách nhiệm toàn bộ về việc đảm bảo sản phẩm phù hợp cho từng dự án, từng điều kiện, thảo luận với khách hàng và hướng dẫn khách hàng về phương thức sử dụng sản phẩm để đạt kết quả tối ưu nhất.
Phòng tài chính – kế toán
Phòng kế toán hoạt động nhằm mục đích thực hiện các mục tiêu, nhiệm vụ chiến lược của công ty. Kế toán trưởng do Giám đốc bổ nhiệm, miễn nhiệm đồng thời cũng chịu sự chỉ đạo của Phó giám đốc để thực hiện toàn bộ công
30
tác kế toán, quy chế quản lý tài chính, hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại công ty.
Tiến hành thu thập, phân tích, xử lý số liệu phát sinh từ các hoạt động kế toán tại công ty và lập báo cáo tài chính.
Phòng giám sát kỹ thuật
Chịu trách nhiệm giám sát trực tiếp bộ phận thi công về kỹ thuật, chất lượng thi công. Đảm bảo việc thi công đúng thiết kế, theo các tiêu chuẩn đề ra trong hồ sơ dự thầu. Trong quá trình thi công nếu xảy ra những vướn mắt, khó khăn về thi công, vị trí lắp đặt không phù hợp mà bản vẽ chưa đề cập đến bộ phận giám sát sẽ phụ trách xử lý.
Đội thi công
Phụ trách công việc thi công các hạng mục tại các công trình.
3.1.4.2. Tổ chức bộ máy kế toán
a) Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty
Hình 3.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty
Nguồn: Phòng hành chánh công ty TNHH Hoàng Phúc b) Chức năng và nhiệm vụ
Kế toán trưởng
Là người tổ chức chỉ đạo công tác hạch toán của công ty, giám sát đánh giá và theo dõi việc tuân thủ theo nội quy, quy định làm việc trong phòng kế toán của công ty, ý thức kỷ luật và tác phong làm việc của mọi nhân viên.
Thiết lập các loại biểu mẫu, sổ sách và báo cáo theo quy định kế toán hiện hành, kiểm tra tính chính xác, tính hợp lý, hợp lệ của tất cả các bộ chứng từ thanh toán liên quan đến các hoạt động kinh doanh của công ty trước khi trình Phó giám đốc hoặc Giám đốc phê duyệt.
Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán thanh toán Kế toán công trình Kế toán vật tư Kế toán lương Kế toán TSCĐ Thủ quỹ
31
Cập nhật và phổ biến thông tin thay đổi về luật thuế hiện hành cho các bộ phận có liên quan trong công ty, chỉ đạo triển khai các quy định về thuế liên quan trực tiếp đến các hoạt động kinh doanh.
Kế toán tổng hợp
Là người trực tiếp hướng dẫn kiểm tra các kế toán viên làm việc, in ấn lưu trữ chứng từ, kết hợp cùng kế toán công nợ, bán hàng thường xuyên kiểm tra các phiếu bán hàng và viết hóa đơn cho phù hợp, nhanh chóng, trao tận tay khách hàng khi có yêu cầu.
Phối hợp với kế toán trưởng báo cáo thuế, kiểm tra tính thủ tục và chứng từ gốc liên quan trước khi lập phiếu chi các khoản chi phí của công ty.
Kế toán khác
Bao gồm kế toán thanh toán, kế toán công trình, kế toán vật tư, kế toán TSCĐ, kế toán lương và thủ quỹ.
Phụ trách theo dõi tiền mặt từ quỹ, tình hình thanh toán lương, tình hình thanh toán với khách hàng, đảm trách phần việc kế toán tại công trình, theo dõi chi tiết hàng hóa xuất – nhập – tồn tại kho của công ty. Phản ánh tình hình tăng, giảm TSCĐ tại công ty và đảm bảo vấn đề thu chi tiền mặt tại công ty khi có đầy đủ chứng từ.
Chịu trách nhiệm lập các báo cáo theo từng phần hành đảm nhận cho cấp trên khi có yêu cầu.