- Tại bộ phận kế toán của Công ty chỉ có 4 nhân viên kế toán, tuy là những
nhân viên có trình độ cao, có kinh nghiệm nhưng kiêm quá nhiều phần hành dẫn đến dễ bị áp lực công việc, việc đáp ứng kịp thời yêu cầu công tác hạch toán sẽ gặp không ít khó khăn, đôi khi công việc còn có thể bị ứ đọng. Mặt khác, có một kế toán vừa đảm nhận làm kế toán thanh toán vừa đảm nhận làm thủ quỹ. Như vậy đã xảy ra vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm trong nội bộ, dễ xảy ra gian lận.
- Công ty có một khoản khá lớn nợ phải thu khách hàng trong một năm tài chính. Đặc biệt các khoản nợ năm sau thường lớn hơn các khoản nợ năm trước gây ảnh hưởng đến công tác thu hồi nợ và quay vòng vốn.
- Sổ chi tiết bán hàng của Công ty chưa được mở chi tiết cho từng sản phẩm nên khó theo dõi, kiểm tra doanh thu bán ra của từng mặt hàng, sản phẩm.
- Tuy Công ty đã sử dụng phần mềm MISA SME.NET 2012 và hình thức kế toán Nhật ký chứng từ nhưng lượng sổ sách Công ty tiến hành in ấn và lưu trữ còn hạn chế. Sổ sách được in khi cần thiết và được yêu cầu, còn lại nếu không có mục đích sử dụng Công ty sẽ tiến hành lưu trữ và xem trên máy. Tuy nhiên, khi lượng thông tin lưu trữ trên máy quá nhiều sẽ khó lòng kiểm soát, độ an toàn bảo mật thông tin cũng như hoạt động hiệu quả của hệ thống thông tin kế toán.
CHƯƠNG 3:
MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ CHỨC KẾ TOÁN DOANH THU TIÊU THỤ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THỦY SẢN 584 NHA TRANG
Qua quá trình tìm hiểu về thực trạng công tác kế toán tại Công ty Cổ phần Thủy Sản 584 Nha Trang cùng với kiến thức đã học, nhìn chung Công ty đã tuân thủ các quyết định của Nhà nước. Tuy nhiên bên cạnh những mặt đạt được, Công ty còn có một số vấn đề chưa hoàn thiện. Do đó em xin đưa ra một số biện pháp nhằm góp phần hoàn thiện hơn về công tác kế toán doanh thu tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh như sau:
Biện pháp 1: Hoàn thiện bộ máy kế toán
Thực trạng:
Hiện nay, đội ngũ nhân viên trong phòng kế toán có 4 người. Các kế toán viên phải kiêm nhiệm nhiều phần hành, mặt khác khối lượng công việc rất nhiều dẫn đến nhiều khi công tác kế toán gặp khó khăn. Riêng kế toán trưởng thì phải kiêm quá nhiều việc dễ xảy ra sai sót vào cuối tháng tổng hợp. Kế toán trưởng kiêm luôn kế toán tổng hợp, kế toán TSCĐ, kế toán tính giá thành, kế toán xác định KQKD, kế toán thuế, kế toán lương. Mặt khác, kế toán thanh toán kiêm thủ quỹ dẫn đến nguyên tắc bất kiêm nhiệm trong kế toán.
Số lượng nhân viên kế toán ít nên khi Cục thuế tổ chức các lớp tập huấn về các thông tư, hướng dẫn chính sách, chế độ kế toán mới thì các nhân viên không có điều kiện để tham dự, học tập đầy đủ.
Đề xuất:
+ Tách biệt nhiệm vụ của kế toán thanh toán và thủ quỹ.
+ Cho nhân viên tham gia đầy đủ các lớp tập huấn của Cục thuế tổ chức để nhân viên có thể nắm rõ các thông tư, chính sách, chế độ kế toán mới.
+ Nếu có thể công ty nên tuyển thêm 1 nhân viên kế toán hoặc thuê thêm 1 người làm tư vấn kế toán.
Hiệu quả:
+ Tránh được các rủi ro sai sót hay gian lận liên quan đến tiền, đảm bảo tài sản cho công ty.
+ Nhân viên nắm vững kiến thức chuyên môn, được đào tạo và tự đào tạo để hoàn thành nhiệm vụ được giao. Công việc sẽ được giải quyết gọn gàng và thuận lợi hơn.
+ Giảm thiểu được phần nào khối lượng công việc cho các kế toán viên, đặc biệt là Kế toán trưởng kiêm Kế toán tổng hợp, giúp cho các nhân viên làm việc có hiệu quả hơn, tránh được áp lực công việc.
Biện pháp 2: Áp dụng chính sách chiết khấu: Chiết khấu thanh toán
Thực trạng:
Để thúc đẩy quá trình tiêu thụ sản phẩm công ty có chính sách bán chịu cho khách hàng. Doanh thu của công ty hàng năm tăng lên rất đáng kể, tuy nhiên doanh thu bán chịu chiếm tỷ trọng khá lớn. Tuy các khoản nợ này công ty vẫn đảm bảo thu đúng thời hạn và tương đối đầy đủ nhưng điều này gây ảnh hưởng đến khả năng hoạt động cũng như thu hồi vốn của công ty, gây khó khăn trong việc huy động vốn để sản xuất liên tục, đầu tư hay thanh toán. Ngoài ra, các khoản nợ phải thu khách hàng vẫn tăng lên hàng năm.
Đề xuất:
Áp dụng chính sách chiết khấu thanh toán, đó là một khoản Công ty đầu tư để có thể thu hồi nợ hiệu quả hơn. Chiết khấu thanh toán là một khoản chi phí tài chính mà công ty chấp nhận chi trả cho khách hàng để có thể thu hồi nợ được sớm hơn tuy làm tăng chi phí nhưng lợi ích mà công ty đạt được sẽ cao hơn vì trong kỳ công ty có rất nhiều hoạt động phát sinh liên quan đến tiền.
Cần xây dựng chính sách chiết khấu thanh toán phù hợp, ví dụ:
- Khách hàng thanh toán tiền hàng trong vòng 5 ngày sau khi hàng đã được giao thì được hưởng mức chiết khấu là 0,5%.
- Khách hàng thanh toán trong khoảng thời gian từ 5 – 10 ngày từ ngày giao hàng mức chiết khấu là 0,1%.
Hiệu quả:
+ Công ty thu hồi nợ hiệu quả hơn. Cân đối thu chi, không để nợ phải thu tồn đọng, khó đòi, mất khả năng thu hồi.
+ Làm căn cứ để các nhà quản trị đưa ra các phương án, chiến lược sản xuất, kinh doanh tối ưu. Quản lý được tài sản, nguồn vốn, đảm bảo quá trình thanh toán, thu chi, đầu tư, sản xuất kinh doanh.
Biện pháp 3: Hoàn thiện tổ chức hệ thống sổ, chứng từ và công tác kiểm soát hệ thống thông tin kế toán trong điều kiện tin học hóa
Thực trạng:
Hiện nay, tại Công ty sử dụng phần mềm MISA SME.NET 2012 R87 hình thức hạch toán ghi sổ Nhật ký chứng từ. Tuy nhiên, Công ty chỉ tiến hành in ấn và lưu trữ một số sổ: Sổ chi tiết các tài khoản 111, 112, 141, 142, 156, còn các sổ chi tiết khác xem trên máy. Lượng sổ cái được mở cũng tương ứng với các sổ chi tiết. Như vậy, lượng dữ liệu cung cấp đầu vào và thông tin đã được cập nhật từ các chứng từ, giấy tờ đều được lưu trữ trên máy. Điều này không phù hợp với quy định trong Luật kế toán và Nghị định 129/2004/NĐ-CP về Sổ kế toán. Cũng như, sẽ ảnh hưởng đến các rủi ro về độ an toàn, bảo mật thông tin và hoạt động hiệu quả của hệ thống thông tin kế toán. Như vậy, thông tin được cung cấp không đảm bảo được độ chính xác, trung thực, kịp thời và khách quan cho các đối tượng sử dụng. Đồng thời, các dữ liệu lưu trữ trên máy các nhân viên sẽ dễ dàng truy cập dẫn đến những sai sót, gian lận.
Đề xuất:
+ Tiến hành in ấn và lưu trữ sổ sách, chứng từ theo đúng quy định của Luật
kế toán, của Bộ Tài chính. Mẫu biểu trong phần mềm phải đáp ứng đúng quy định cũng như quy mô và hoạt động kinh doanh của Công ty.
+ Bảo vệ hệ thống thông tin kế toán khỏi sự thâm nhập bất hợp pháp: kiểm soát truy cập vào hệ thống máy tính của công ty là cần thiết. Phân quyền truy cập và sử dụng hệ thống; sử dụng mật khẩu để xác định đúng người sử dụng; quy định một người có thể thực hiện hoạt động nào trong số các hoạt động được phép thực hiện khi truy cập; khóa bàn phím.
+ Giám sát hoạt động truy cập sử dụng Nhật ký truy cập.
Hiệu quả:
+ Sổ sách, chứng từ được lưu trữ trên giấy phù hợp với quy định. Dễ dàng kiểm tra, đối chiếu thông tin.
+ Dữ liệu và thông tin được kiểm soát chặt chẽ, đảm bảo được độ chính xác, nhanh chóng, kịp thời và khách quan.
+ Giảm thiểu các sai phạm, gian lận. Có hệ thống kiểm soát chặt chẽ việc truy cập thông tin bất hợp pháp gây hại cho công ty.
Biện pháp 4: Xây dựng sổ chi tiết bán hàng cho từng sản phẩm, hàng hóa
Thực trạng:
Hiện nay, các sản phẩm nước mắm tại công ty rất đa dạng về mẫu mã, chất lượng cũng như mùi vị.. Tuy nhiên công ty chưa tiến hành theo dõi và quản lý chi tiết doanh thu của từng sản phẩm. Sổ chi tiết bán hàng của Công ty đang thiết kế chỉ theo dõi về mặt hàng nước mắm, trong khi đó doanh thu của từng sản phẩm thì không đồng bộ.
Mẫu sổ công ty đang sử dụng và lưu trữ chưa chính xác với hình thức hạch toán kế toán Nhật ký chứng từ.
Ngoài ra, mẫu sổ chi tiết công ty đang sử dụng không theo dõi được các khoản giảm trừ doanh thu đối với từng mặt hàng, sản phẩm. Cột số lượng và cột đơn giá trong Sổ chi tiết bán hàng của Công ty không được thiết kế. Như vậy, Công ty phải tiến hành thiết kế thêm 1 sổ hoặc bảng theo dõi số lượng và đơn giá bán cho mặt hàng nước mắm.
Đề xuất:
+ Thiết lập mẫu sổ chi tiết bán hàng cho từng sản phẩm, từng hàng hóa để tiện theo dõi, quản lý.
CÔNG TY CỔ PHẦN THỦY SẢN 584 NHA TRANG Mẫu số S35-DN
ĐC: 584 Lê Hồng Phong - Nha Trang - Khánh Hòa (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ CHI TIẾT BÁN HÀNG
Tên sản phẩm ( hàng hóa, dịch vụ, bất động sản đầu tư):………. Năm:……….. Quyển số:……….. Ngày, tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng
Doanh thu Các khoản tính trừ Số hiệu Ngày, tháng Số lượng Đơn giá Thành tiền Thuế Khác (521, 531, 532) A B C D E 1 2 3 4 5 Cộng số phát sinh
Doanh thu thuần
Giá vốn hàng bán
Lãi gộp
Sổ này có…….trang, đánh số từ trang 01 đến trang…… Ngày mở sổ:……….
Ngày…….tháng…….năm…….. Người ghi sổ Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Hiệu quả:
+ Theo dõi và quản lý được doanh thu cho từng loại hàng hóa, sản phẩm.
+ Giúp nhà quản lý nắm rõ doanh thu của từng sản phẩm từ đó có chiến lược sản xuất phù hợp, thúc đẩy những mặt hàng, sản phẩm có sức tiêu thụ mạnh. Bên cạnh đó, điều tra, nghiên cứu thị trường đối với các sản phẩm có sức tiêu thụ kém để đưa ra các giải pháp như cải tiến mẫu mã, chất lượng, hoặc hạn chế sản xuất.
+ Cho nhà quản lý cái nhìn rõ nét về thực trạng tiêu thụ và sự gia tăng của doanh thu bắt nguồn từ đâu để đưa ra các chiến lược phát triển kinh doanh. Đồng thời, thấy rõ các khoản giảm trừ doanh thu chủ yếu là do mặt hàng hay sản phẩm nào chiếm tỷ trọng lớn nhất để đưa ra các giải pháp hạn chế tổn thất doanh thu.
KẾT LUẬN
Kế toán doanh thu tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh có vai trò to lớn đối với bất cứ doanh nghiệp nào. Kế toán doanh thu tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin cho các nhà quản trị ra các quyết định kinh doanh.
Qua thời gian thực tập tại Công ty CP Thủy Sản 584 Nha Trang em nhận thấy công tác tổ chức hạch toán kế toán nói chung, kế toán doanh thu tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh nói riêng tại Công ty có nhiều ưu điểm, bên cạnh đó cũng có một số hạn chế nhất định trong kế toán. Sau một thời gian tìm hiểu và với những kiến thức đã học, em đã mạnh dạn trình bày một số biện pháp đề xuất nhằm hoàn thiện kế toán doanh thu tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty. Em hy vọng rằng các biện pháp đề xuất em đưa ra có thể giúp hoạt động tiêu thụ tại Công ty diễn ra tốt hơn, từ đó góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh tại Công ty.
Tuy được thực tập tại Công ty là một cơ hội tốt cho em được tiếp xúc, tìm hiểu thực tế nhưng vì thời gian có hạn, không có điều kiện đi sâu vào nghiên cứu hết hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, hơn nữa do kiến thức còn hạn chế nên đề tài không thể tránh những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự ý kiến đóng góp của thầy cô trong Khoa Kế toán- Tài chính, đặc biệt cô Ths. Bùi Thị Thu Hà, cùng các cô chú, anh chị trong Công ty để đề tài của em được hoàn thiện hơn.
Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn côThs. Bùi Thị Thu Hà, các thầy cô khoa Kế toán- Tài chính trường Đại học Nha Trang và các anh chị trong phòng kế toán của Công ty đã giúp em hoàn thành đề tài này.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Bộ môn Kế toán (2013), Bài giảng Kế toán tài chính 1 và 2, Trường Đại học Nha Trang.
2. Bộ tài chính (2006), Chế độ kế toán doanh nghiệp quyển 1, 2 (Ban hành theo quyết định 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006 của Bộ tài chính), Nhà xuất bản Tài chính, Hà Nội.
3. Ths. Bùi Mạnh Cường (2013), Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán 1, Trường Đại học Nha Trang.
4. Chủ biên: PGS. TS Đào Văn Tài – TS Võ Văn Nhị (2012),Kế toán quản trị áp dụng cho các doanh nghiệp Việt Nam, NXB Tài chính, Hà Nội.
5. TS. Nguyễn Thành Cường (2013), Bài giảng Kế toán quản trị, Trường Đại học Nha Trang.
6. Ths. Huỳnh Thị Hồng Hạnh - PGS. TS Nguyễn Mạnh Toàn trường Đại học Kinh tế Đà Nẵng (2011), “Kiểm soát và đảm bảo an toàn hệ thống thông tin kế toán trong điều kiện tin học hóa”, Tạp chí Khoa học và Công nghệ, 44 (3), tr. 177 - 185.
7. TS. Phan Thị Dung (2013), Bài giảng Tổ chức hạch toán kế toán, Trường Đại học Nha Trang.
8. Kiểm soát nội bộ (xuất bản lần thứ hai 2012), NXB Phương Đông, Trường ĐH Kinh tế TP. Hồ Chí Minh, TP. Hồ Chí Minh.
9. Ths Thái Ninh (2014), Thuế, Trường Đại học Nha Trang.
10. PGS. TS Võ Văn Nhị (2010), 268 Sơ đồ kế toán doanh nghiệp, Nhà xuất bản Lao động, TP Hồ Chí Minh.
11. Đề tài, khóa luận của các anh chị khóa trước.
Trần Thị Thanh Huyền (2012), Kế toán doanh thu tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty Cổ phần Thủy sản 584 Nha Trang, Trường Đại học Nha Trang, Khánh Hòa.
PHỤ LỤC 1: HỆ THỐNG TÀI KHOẢN Số SỐ HIỆU TK
TÊN TÀI KHOẢN TT Cấp 1 Cấp 2 Cấp 3 LOẠI TK 1 TÀI SẢN NGẮN HẠN 1 111 Tiền mặt
1111 Tiền Việt Nam
1112 Ngoại tệ
2 112 Tiền gửi Ngân hàng 1121 Tiền Việt Nam
1122 Ngoại tệ
3 121 Đầu tư chứng khoán ngắn hạn
1211 Cổ phiếu
1212 Trái phiếu, tín phiếu, kỳ phiếu
4 128 Đầu tư ngắn hạn khác
1281 Tiền gửi có kỳ hạn 1288 Đầu tư ngắn hạn khác
6 131 Phải thu của khách hàng 7 133 Thuế GTGT được khấu trừ
1331 Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ
1332 Thuế GTGT được khấu trừ của TSCĐ
8 138 Phải thu khác 1381 Tài sản thiếu chờ xử lý 1388 Phải thu khác 10 141 Tạm ứng 11 142 Chi phí trả trước ngắn hạn 1421 Vật tư rẻ, mau hỏng
1422 Lãi vay ngân hàng mua cá
12 144 Cầm cố, ký quỹ, ký cược ngắn hạn 13 151 Hàng mua đang đi đường
14 152 Nguyên liệu, vật liệu 1521 Nguyên liệu, vật liệu chính
1522 Nguyên liệu, vật liệu phụ- Bao bì
15 153 Công cụ, dụng cụ
1532 Công cụ, dụng cụ - Bao bì luân chuyển
1541 Sản xuất kinh doanh dở dang nước mắm
15411 SXKD dở dang nước mắm
15412 SXKD dở dang mắm nêm
15413 SXKD dở dang mắm tái chế
15414 SXKD dở dang cá cơm khô