Sơ đồ 2.3: Sơ đồ bộ máy kế toán.
*Giải thích sơ đồ:
Công ty phân công cho từng nhân viên kế toán nắm giữ chức năng, nhiệm vụ nhất định phù hợp với năng lực từng người nhưng giữa các nhân viên kế toán luôn có sự hỗ trợ, đối chiếu lẫn nhau, cụ thể là:
* Kế toán trưởng (kiêm kế toán tổng hợp):
- Là người trực tiếp quản lý công tác kế toán, phân công nhiệm vụ cho các kế toán viên, kiểm tra, kiểm duyệt các báo cáo tài chính, phổ biến kịp thời các chính sách, chế độ kế toán mới được bổ sung, sửa đổi của Nhà nước, cung cấp thông tin kế toán cho Ban Giám đốc để phân tích và đề ra các chiến lược, phương án kinh doanh.
- Đảm nhận các phần hành còn lại trừ các phần hành thuộc các kế toán đã đảm nhận, bao gồm tập hợp chi phí tính giá thành, xác định KQKD, thuế, TSCĐ, lương.
- Có nhiệm vụ tổ chức dẫn nhập toàn bộ tài sản, tình hình sử dụng nguồn vốn của Công ty, lập báo cáo.
- Đảm nhận tất cả các vấn đề liên quan đến cổ phần hóa, vốn, lãi,….
* Kế toán thanh toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng kiêm thủ quỹ:
- Quản lý và theo dõi dẫn nhập các nghiệp vụ thu chi, tình hình tạm ứng, thanh toán tạm ứng, các khoản phải thu, phải trả chi tiết cho từng đối tượng.
Kế toán trưởng (kiêm KT Tổng hợp)
Kế toán thanh toán TM, TG kiêm thủ quỹ Kế toán vật tư kiêm kế toán công nợ 331 Kế toán hàng hóa kiêm kế toán công nợ 131
- Có nhiệm vụ nắm giữ bảo quản các khoản tiền mặt của Công ty. Trực tiếp thu, chi thanh toán các khoản tiền mặt, tiền gửi và tiền đi vay đã được xác nhận là hợp pháp, hợp lệ.
* Kế toán vật tư kiêm kế toán công nợ 331:
Có nhiệm vụ theo dõi tình hình nhập – xuất – tồn nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Đồng thời cung cấp số liệu cho việc kiểm tra lập báo kiểm kê, báo cáo số liệu hằng ngày hoặc theo yêu cầu của kế toán trưởng, theo dõi các khoản phải trả nhà cung cấp.
* Kế toán hàng hóa kiêm kế toán công nợ 131:
Có nhiệm vụ theo dõi tình hình nhập – xuất – tồn hàng hóa đồng thời cung cấp số liệu cho việc kiểm tra lập các báo cáo kiểm kê, báo cáo số liệu hàng tháng theo yêu cầu của kế toán trưởng.
Theo dõi tình hình công nợ của từng đối tượng khách hàng.
Nhận xét: Qua việc nghiên cứu cách tổ chức công tác kế toán tại Công ty, em thấy các kế toán viên đều kiêm nhiệm nhiều phần hành kế toán nên tổ chức nhân sự trong phòng kế toán khá gọn nhẹ, giảm được biên chế, giảm chi phí quản lý, phù hợp quy mô nhỏ của công ty.Tuy nhiên, việc đảm nhiệm nhiều phần hành đã vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Kế toán thanh toán kiêm thủ quỹ sẽ dễ dàng xảy ra những sai phạm.