Khái quát chung
a. Các phương thức bán hàng:
- Bán trực tiếp và bán qua điện thoại chiếm 30%. - Bán thông qua các đại lý chiếm 70%.
b. Nội dung:
+ Bán trực tiếp: Khách hàng có thể đến mua sản phẩm của công ty tại cửa hàng đặt tại địa chỉ của công ty số 584, Lê Hồng Phong, phường Phước Long, Nha Trang.
+ Bán hàng qua điện thoại trong cùng khu vực: Khách hàng đặt hàng, công ty sẽ cử người giao hàng đến tận nhà và khách hàng nhận hàng sẽ thanh toán tiền. Đối với những khách hàng mua số lượng lớn, công ty sẽ chuẩn bị đủ hàng rồi gọi điện thông báo cho khách hàng và yêu cầu thanh toán chuyển khoản qua ngân hàng 50% giá trị lô hàng. Sau khi ngân hàng thông báo tiền đã vào tài khoản công ty thì công ty sẽ giao hàng đến địa điểm quy định. Đối với khách hàng ở Nha Trang muốn gửi nước mắm cho người thân ở Hà Nội, Hồ Chí Minh... thì thông qua các đại lý phân phối ở các tỉnh đó, khách hàng cũng sẽ gửi được những sản phẩm đến người thân chỉ một đến hai ngày với một khoản lệ phí chuyển không cao. Để an tâm cho khách hàng thì ngay khi giao hàng xong, công ty sẽ có phiếu thông báo hàng đã chuyển.
+ Bán hàng thông qua các đại lý: Thông thường hiện hành mua đứt, bán đoạn. Tuy nhiên đối với những đại lý khách hàng truyền thống thì công ty cho phép gối đầu nợ nhưng cũng có mức giới hạn và có biên bản xác nhận công nợ đi kèm (thông thường là 25-30 triệu). Các dịp lễ, tết cho phép nợ từ 30 – 50triệu. Chính sách giá áp dụng cho các đại lýnày thấp hơn từ 5% đến 10% so với giá bán trực tiếp của công ty.
c. Chính sách bán hàng:
+ Hàng năm công ty có chính sách thưởng theo doanh số đối với cáckhách hàng, thông thường công ty sẽ chọn ra 10 hoặc 15 khách hàng có doanh số cao nhất sau khi xem xét tinh hình tiêu thụ chung để thưởng. Nếu doanh thu 1 tỷ: thưởng 5 triệu, trên 1 tỷ: thưởng thêm 3% hoặc 5% của 5 triệu,.. và cũng tùy theo khách hàng, mặt hàng để có chính sách thưởng phù hợp.
+ Công ty cũng chú trọng trong việc tham gia các hội chợ. Đây cũng là cơ hội để giới thiệu sản phẩm của công ty trực tiếp đến người tiêu dùng. Thực hiện chính sách khuyến mãi trong thời gian là 1 tháng và chủ yếu những tháng mà mức tiêu thụ sản phẩm công ty không cao để khuyến khích mức tiêu thụ tăng doanh số bán. Ngoài ra, công ty còn quảng cáo trên báo chí , website của công ty và đài truyền hình.
d. Cách xây dựng giá bán:
Căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh lợi nhuận dự kiến, chi phí sản xuất kinh doanh dự kiến, Công ty sẽ tính ra doanh thu dự kiến cùng với số lượng tiêu thụ dự kiến sẽ tính ra giá bán cụ thể cho từng loại sản phẩm. Tuy nhiên cũng căn cứ vào giá bán của các đối thủ cạnh tranh và tình hình thị trường để đưa ra giá bán phù hợp. Doanh thu bán hàng tại công ty là toàn bộ sản phẩm nước mắm, công ty chỉ hạch toán vào tài khoản doanh thu khi sản phẩm được xác định là đã tiêu thụ (nghĩa là khối lượng sản phẩm bán ra đã được thanh toán). Giá bán được hạch toán là giá thực tế, là số tiền ghi trên hóa đơn bán hàng (giá chưa có thuế GTGT).
Tùy vào nhu cầu thị trường, công ty sẽ quyết định giá bán cụ thể. Công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, vì vậy doanh thu ghi nhận theo giá chưa thuế:
𝐺𝑖á 𝑏á𝑛 𝑐ℎư𝑎 𝑡ℎ𝑢ế= 𝐺𝑖á 𝑏á𝑛 đã 𝑐ó 𝑡ℎ𝑢ế
1 + 𝑡ℎ𝑢ế 𝑠𝑢ấ𝑡
Chứng từ, sổ sách sử dụng
- Hóa đơn GTGT
- Phiếu thu, Giấy báo Có.
- Nhật ký bán hàng (Nhật ký số 8) - Sổ tổng hợp TK 511, Sổ Cái TK 511
Tài khoản sử dụng
- Tài khoản 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ +TK 5111: Doanh thu bán hàng
+TK 5112: Doanh thu bán vật tư, xác mắm
- Tài khoản 3331: Thuế GTGT phải nộp.
Quy trình luân chuyển chứng từ và trình tự ghi sổ
Kế toán tổng hợp Kế toán công nợ Bắt đầu P. Kinh doanh Hóa đơn GTGT 3 Nhập liệu Máy tính xử lý SCT 131, 511, 3331 Bảng tổng hợp TK 131
Lưu trữ thông tin
Khóa sổ, kiểm tra Máy tính xử lý BTH 51111 BTH 5112, 5113 N Kết thúc Báo cáo SXKD Nhật ký bán hàng Hóa đơn GTGT 3 N
Lưu đồ 2.1: Kế toán doanh thu bán hàng chưa thu tiền
*Giải thích lưu đồ:
Hằng ngày, kế toán công nợ nhận được Hóa đơn GTGT liên 3 của phòng kinh doanh chuyển sang sẽ kiểm tra và dựa vào hóa đơn nhập số liệu vào máy tính. Máy tính tự động tính toán, xử lý và chuyển vào các sổ của các tài khoản liên quan. Thông tin được lưu trữ trên phần mềm. Những chứng từ này được lưu trữ tại phòng kế toán theo số.
Cuối tháng, Kế toán tổng hợp khóa sổ, kiểm tra. Máy tính xử lý cho phép in ra Báo cáo SXKD, Nhật ký số 8 - Nhật ký bán hàng, Bảng tổng hợp TK 5111.
Mặc dù là Công ty chuyên sản xuất bán nước mắm là chính nhưng ngoài ra Công ty cũng có thêm hoạt động sản xuất bán vật tư là can, palet nên doanh thu cũng được ghi nhận như bán hàng hóa chỉ khác ở chỗ sử dụng TK 5112.
Quy trình luân chuyển chứng từ và trình tự ghi sổ
Kế toán công nợ Kế toán thanh toán Thủ quỹ
Bắt đầu In Giấy thông báo nợ Giấy TB Nợ Khách hàng Nhận TB đã CK trả nợ, báo lại cho Thủ quỹ Gọi điện, email Gọi điện, email
Liên hệ với ngân hàng Ngân hàng GBC 1 1
Đối chiếu với sổ theo dõi NPT khách hàng Nhập liệu Máy tính xử lý SCT 131 SC 131 Lưu trữ thông tin GBC GBC Lưu trữ thông tin Máy tính xử lý Nhập liệu SCT 112 SC 112 N Nhập liệu Máy tính xử lý SCT theo dõi TK ngân hàng Lưu trữ thông tin
Lưu đồ 2.2: Kế toán doanh thu bán hàng thu nợ bằng chuyển khoản
* Giải thích lưu đồ:
Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng khách hàng chấp nhận thanh toán bằng chuyển khoản qua ngân hàng. Kế toán công nợ nhập thông tin liên quan đến khách hàng vào phần hành bán hàng. Khách hàng mua hàng có thể chuyển khoản cho công ty ngay khi nhận được hàng hoặc sau một thời hạn công ty đã quy định khi phát sinh nghiệp vụ (thường thì từ 3- 5 ngày đối với khách hàng cá nhân; hoặc thời hạn
theo hợp đồng, đơn đặt hàng đối với các tổ chức có ký kết hợp đồng mua bán). Những khách hàng là tổ chức, trước thời hạn thanh toán 1-3 ngày kế toán công nợ sẽ gửi giấy thông báo nợ hoặc gọi điện, gửi email cho khách hàng thông báo khoản tiền mà khách hàng hiện đang nợ công ty.
Khách hàng chuyển khoản trả tiền mua hàng gọi điện hoặc gửi email thông báo cho công ty. Kế toán thanh toán kiêm thủ quỹ sẽ liên hệ với ngân hàng nhận giấy báo có. Kế toán công nợ đối chiếu giấy báo có với sổ chi tiết phải thu khách hàng. Dựa trên giấy báo có nhận được, kế toán công nợ nhập liệu vào máy vào các sổ sách liên quan. Thông tin đã nhập liệu được lưu trữ trên máy.
Kế toán thanh toán dựa vào giấy báo có nhập liệu vào máy lên các Sổ chi tiết, Sổ cái tài khoản 112. Giấy báo Có lưu lại tại đây.
Thủ quỹ cập nhật thông tin đã được lưu trữ từ các kế toán lên sổ chi tiết theo dõi TK ngân hàng.
Định khoản
Trong Quý IV/2014:
- Căn cứ hóa đơn GTGT số 0011962 ngày 04/10/2014 xuất bán lô hàng cho Công ty TNHH TM& DV Ngọc Hà trị giá 70.361.500 đồng, kế toán định khoản:
Nợ 131 (Ngọc Hà) 70.361.500
Có 5111 64.328.500
Có 3331 6.432.850
- Căn cứ hóa đơn GTGT số 0011992 ngày 02/11/2014 xuất bán lô hàng cho Công ty TNHH TM & Dịch vụ Huy Tân trị giá lô hàng 13.233.000 đồng, kế toán định khoản:
Nợ 131 (Huy Tân) 13.233.000
Có 5111 12.030.000
Có 3331 1.203.000
- Căn cứ hóa đơn GTGT số 0012086 ngày 16/12/2014 xuất bán lô hàng gồm mắm chai PET (X35), (T35), (P112), (N25), (P515), (P115) cho Công ty TNHH Khoa Kiều - Bình Định, số tiền phải thu là 1.703.350 đồng, định khoản:
Nợ 131( Khoa Kiều) 1.703.350
Có 5111 1.548.500 Có 3331 154.850
- Căn cứ hóa đơn GTGT số 0012101ngày 19/12/2014 xuất 150 can nhựacho Bà Nguyễn Thị Ngọc Minh, kế toán định khoản:
Nợ 131(Minh) 2.772.000 Có 5112 2.520.000 Có 3331 252.000
- Định khoản tổng hợp doanh thu bán hàng Quý IV/2014 là: * Nợ 131 44.823.344.797 Có 5111 40.748.495.270 Có 3331 4.074.849.527 *Nợ 131 165.749.320 Có 5112 150.681.200 Có 3331 15.068.120
Sơ đồ tài khoản
Chứng từ, sổ sách minh họa (Phụ lục 4) 911 521 531 5111 5112 131 533.545.148 29.109.415 40.185.840.707 150.681.179 40.748.495.270 150.681.179
Doanh thu nội bộ
Nội dung
Hàng tháng, hàng năm công ty có chương trình quảng cáo, giới thiệu sản phẩm, khuyến mãi sản phẩm đến khách hàng.
+ Hàng khuyến mãi, quảng cáo, chào hàng: không thuế.
+ Hàng cho, biếu, tặng: có thuế.
Chứng từ, sổ sách liên quan
- Hóa đơn bán hàng - Bảng tổng hợp TK 512
Tài khoản sử dụng
- TK 512: Doanh thu bán hàng nội bộ - Các TK liên quan
Quy trình luân chuyển chứng từ sổ sách
Phòng kinh doanh Kế toán Trưởng, Giám đốc Thủ kho Kế toán hàng hóa
Bắt đầu
Lập yêu cầu xuất hàng
Phiếu yêu cầu xuất hàng 1
Kiểm tra, ký duyệt
Phiếu yêu cầu xuất hàng 2 ĐK
Thẻ kho
Phiếu yêu cầu xuất hàng 2 ĐK Xuất hàng, ghi thẻ kho Máy tính xử lý Nhập liệu SCT 155, 156, 632 Lưu trữ thông tin SCT 512, 641 SC 512, 641, 155,... PXK 2 N
Phiếu yêu cầu xuất hàng 2
Phiếu yêu cầu xuất hàng 1 ĐK
N
PXK 1 Phiếu yêu cầu xuất hàng 2 ĐK
1
1
* Giải thích lưu đồ:
Khi công ty có các hoạt động hội chợ, khuyến mãi, chào hàng sẽ xuất một lượng hàng hóa để trưng bày, chào bán. Số lượng và giá trị các lô hàng phục vụ cho các hoạt động này khi phát sinh sẽ tiến hành xuất kho nội bộ.
Phòng kinh doanh lập phiếu yêu cầu xuất hàng hóa, sản phẩm 2 liên trình lên cho kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt. Phiếu yêu cầu xuất hàng liên 1 đã duyệt phòng kinh doanh tiến hành lưu giữ. Thủ kho căn cứ vào phiếu yêu cầu xuất hàng liên 2 đã duyệt tiến hành ghi vào thẻ kho.
Kế toán hàng hóa nhận được phiếu yêu cầu xuất hàng liên 2 đã duyệt từ thủ kho chuyển qua, tiến hành nhập liệu vào máy để lập phiếu xuất kho và lên các sổ sách TK liên quan. Liên 1 cùng Phiếu yêu cấu xuất hàng liên 2 lưu tại đây. Liên 1 phiếu xuất kho chuyển cho phòng kinh doanh lưu trữ để đối chiếu với lượng hàng hóa nhận được. Thông tin lưu trữ trên máy. Chứng từ đã nhập liệu lưu lại theo số.
Định khoản
- Xuất sản phẩm để quảng cáo, chào hàng trong quý IV/2014:
Nợ 64182 57.986.267 Có 512 57.986.267
- Xuất sản phẩm để khuyến mãi trong quý IV/2014, kế toán định khoản: Nợ 64185 72.103.249
Có 512 72.103.249
- Cuối kỳ, kết chuyển sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh: Nợ 512 130.089.516
Có 911 130.089.516
Sơ đồ tài khoản
911 512 641
Chứng từ, sổ sách minh họa (Phụ lục 4)