3.2.1 Sơ đồ tổ chức
Hình 3.1 Sơ đồ tổ chức của Công ty
3.2.2 Chức năng của từng bộ phận
- Hội Đồng Cổ Đông: Quyết định chia cổ tức và trích lập các quỹ, kiểm
tra việc thực hiện kế hoạch sản xuất và định hướng phát triển Công ty.
Bầu, bãi nhiệm và thay thế thành viên HĐQT, Ban Kiểm Soát và phê chuẩn bổ nhiệm ban Giám Đốc điều hành, kế toán trưởng.
- Hội đồng quản trị: Là cơ quan cao nhất của Công ty, HĐQT có quyền
nhân danh Công ty quyết định các vấn đề có liên quan đến mục dích, quyền lợi
và nghĩa vụ của Công ty phù hợp với pháp luật, ngoại trừ những vấn đề có
thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông.
- Ban kiểm soát: Kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp trong quản lý và điều
hành hoạt động sản xuất kinh doanh, trong ghi chép sổ sách kế toán và báo cáo tài chính của Công ty, kiến nghị HĐQT các biện pháp bổ sung, cải tiến.
Phó Giám Đốc Phó Giám Đốc Phòng Kế hoạch - kỹ thuật Phòng Quản lý dự án Phòng Hành chính - Kế toán Hội Đồng Cổ Đông Hội Đồng Quản Trị Giám Đốc Ban kiểm soát
32
- Giám đốc: Là người trực tiếp quản lý và điều hành mọi hoạt động hàng ngày của Công ty đồng thời cũng là người chịu trách nhiệm chính về kết quả
quản lý cũng như hiệu quả sản xuất kinh doanh trước tổng Công ty và tập thể
cán bộ công nhân viên của Công ty.
- Phó giám đốc: Được quyền tham mưu giúp việc cho Giám đốc trong
quản lý điều hành Công ty. Đồng thời phải chịu trách nhiệm trước Giám đốc
và pháp luật về phần việc được phân công hoặc ủy quyền.
- Phòng kế hoạch - kỹ thuật: Có trách nhiệm về kỹ thuật công nghệ, máy
móc thiết bị, đo lường tiêu chuẩn kỹ thuật sản phẩm, kiểm tra tiêu chuẩn sản
phẩm, tổ chức nghiên cứu các định mức kinh tế kỹ thuật,…
- Phòng hành chính - kế toán:
+ Ghi chép các sổ sách, chứng từ kế toán, quản lý, lưu trữ các tài liệu, sổ
sách kế toán của Công ty.
+ Lập phiếu thu, phiếu chi cho Công ty.
+ Thu thập, kiểm tra, xử lý các chứng từ ban đầu và hạch toán chi phí,
tổng hợp hoạt động kinh doanh của Công ty.
+ Xử lý các nghiệp vụ kế toán trong quá trình hoạt động kinh doanh,
cung cấp số liệu, phản ánh tình hình luân chuyển vốn, tài sản,…
+ Hướng dẫn các bộ phận trực thuộc thực hiện tốt công tác kế toán theo đúng chế độ, pháp luật quy định.
+ Định kỳ lập báo cáo tài chính trình lên Giám đốc ký duyệt.
3.3 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN 3.3.1 Bộ máy kế toán của Công ty 3.3.1 Bộ máy kế toán của Công ty
Hình 3.2 Sơ đồ bộ máy kế toán của Công ty
Chức năng và nhiệm vụ của bộ máy kế toán
- Kế toán trưởng: Là người giúp Giám Đốc tổ chức, chỉ đạo thực hiện
toàn bộ công tác kế toán, thống kê, thông tin kinh tế và hạch toán kinh tế theo
Kế toán trưởng
(kế toán tổng hợp)
33
quy định của Nhà nước và theo hướng dẫn của Bộ Tài Chính. Thực hiện tổng
hợp số liệu và kiểm tra tổng hợp, cân đối số liệu kế toán, theo dõi nợ chi tiết
cho từng khách hàng. Cập nhật và kiểm tra chứng từ điều chỉnh, kết chuyển lương và chi phí liên quan, công nợ, chi phí lãi lỗ. Lập báo cáo quyết toán và các báo cáo tài chính khác theo yêu cầu của cấp quản lý, lên kế hoạch, vạch phương hướng hoạt động cho kỳ sau.
- Kế toán viên: Lập báo cáo thuế với cơ quan thuế, theo dõi tình hình thanh toán thu chi, theo dõi các nghiệp vụ thanh toán có liên quan đến tiền mặt như: thanh toán tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN, tạm ứng,… Cuối
ngày cập nhật sổ quỹ kiểm tra đối chiếu với sổ quỹ do thủ quỹ lập.
- Thủ quỹ: Trực thu chi tiền mặt phản ánh đầy đủ kịp thời các nghiệp vụ
phát sinh vào sổ sách liên quan, bảo quản tiền mặt, đối chiếu hàng ngày giữa
sổ trực và tồn quỹ với sổ sách kế toán, báo cáo tồn quỹ mỗi ngày với lãnh đạo
Công ty.
3.3.2 Hình thức kế toán
3.3.2.1 Chuẩn mực, chế độ kế toán áp dụng
- Đơn vị tiền tệ sử dụng: Đồng Việt Nam.
- Chế độ kế toán áp dụng: Công ty áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp
Việt Nam ban hành kèm theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ Tài chính và các thông tư hướng dẫn.
- Niên độ kế toán: Kỳ kế toán năm được bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm.
- Tuân thủ theo các chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán hiện hành.
3.3.2.2 Phương pháp kế toán áp dụng
- Công ty tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung.
- Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Tính theo giá gốc, bao gồm giá
mua, chi phí thu mua, chi phí vận chuyển, chi phí trực tiếp đến quá trình mua hàng.
- Phương pháp tính giá xuất kho: Bình quân gia quyền cuối kỳ.
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên.
- Nguyên tắc ghi nhận TSCĐ (hữu hình, vô hình, thuê tài chính): Theo nguyên giá.
- Phương pháp khấu hao TSCĐ (hữu hình, vô hình, thuê tài chính):
34
- Tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ.
- Nguyên tắc ghi nhận vốn đầu tư của chủ sở hữu, thặng dư vốn cổ phần,
vốn khác của chủ sở hữu: ghi nhận theo vốn thực góp của chủ sở hữu.
- Nguyên tắc ghi nhận lợi nhuận chưa phân phối: Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối phản ánh trên BCĐKT là lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh
của năm nay và các khoản điều chỉnh do áp dụng hồi tố thay đổi chính sách kế toán và điều chỉnh hồi tố sai sót trọng yếu của các năm trước.
- Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận doanh thu:
+ Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vu: Doanh thu chưa có thuế
GTGT, tuân thủ quy định tại Chuẩn mực kế toán số 14 “Doanh thu và thu nhập khác”.
+ Doanh thu hoạt động tài chính: Bao gồm tiền gửi ngân hàng, tuân thủ quy định tại chuẩn mực kế toán số 14 “Doanh thu và thu nhập khác”.
- Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận chi phí thuế thu nhập doanh
nghiệp hiện hành với chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hoãn lại:
+ Chi phí thuế TNDN hiện hành được xác định trên cơ sở thu nhập chịu
thuế, thuế suất trong năm hiện hành (tạm tính từng quý theo quy định của
ngành thuế).
+ Chi phí thuế TNDN hoãn lại được xác định trên cơ sở số chênh lệch
tạm thời được khấu trừ, số chênh lệch tạm thời chịu thuế và thuế TNDN.
+ Không bù trừ chi phí thuế TNDN hiện hành với chi phí thuế TNDN
hoãn lại.
3.3.2.3 Hình thức sổ kế toán áp dụng
Công ty đang áp dụng hình thức Nhật ký – Sổ cái
- Đặc trưng cơ bản của hình thức Nhật ký – Sổ cái:
Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được kết hợp ghi chép theo
trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế trên cùng một cuốn sổ kế toán tổng
hợp duy nhất là sổ Nhật ký – Sổ cái. Căn cứ để ghi sổ là các chứng từ kế toán
hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại.
- Trình tự ghi sổ:
Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế
toán cùng loại, kế toán tiến hành kiểm tra, định khoản và ghi vào Nhật ký – Sổ
cái. Mỗi chứng từ ghi vào Nhật ký – Sổ cái một dòng ở cả hai phần Nhật ký và phần Sổ cái (Theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC, trang 50)
35
Cuối kỳ, tiến hành khóa sổ, đối chiếu số liệu giữa Nhật ký – Sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết và lập báo cáo tài chính.
Hình 3.3 Sơ đồ hình thức Nhật ký – Sổ cái
Ghi chú:
- Ghi hàng ngày
- Ghi cuối tháng hoặc định kỳ
- Đối chiếu, kiểm tra
Để giảm bớt khối lượng công việc nên năm 2013 Công ty đã sử dụng
phần mềm kế toán KT_VIETSUN để hỗ trợ cho công việc kế toán. Kế toán
thiết kế các mẫu sổ của hình thức Nhật ký – Sổ cái trên phần mềm kế toán
KT_VIETSUN, phần mềm này sẽ giúp cho việc tính toán các chỉ tiêu phát
sinh tháng, quý, năm được đơn giản hơn. Các tính năng:
Nhập và in phiếu thu, chi,UNC, phiếu nhập, phiếu xuất, chứng từ ghi sổ
(thay cho việc viết phiếu thu, chi, nhập xuất hàng ngày). Đặc biệt viết phiếu
thu theo từng hóa đơn nợ của khách hàng và cho nhiều khách hàng cùng lúc. Sổ thẻ kế toán chi tiết Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ kế toán Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chi tiết
BÁO CÁO TÀI CHÍNH NHẬT KÝ – SỔ CÁI
36
Viết phiếu chi cho nhiều hóa đơn cùng lúc. Viết phiếu thu, chi ngoại tệ với bất
kỳ loại ngoại tệ nào.
3.4 CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ NGÀNH NGHỀ KINH DOANH CỦA CÔNG TY CÔNG TY
3.4.1 Chức năng
Công ty Cổ phần Tư vấn Xây dựng Tam Bình hoạt động với chức năng
chủ yếu:
- Tư vấn về các công trình xây dựng.
- Tư vấn giám sát hoặc làm chủ đầu tư…
Là một Công ty Cổ phần nên trong quá trình hoạt động kinh doanh của
mình, Công ty có trách nhiệm phải bảo toàn và phát triển nguồn vốn của mình sao cho phù hợp và đúng pháp luật của Nhà nước, hoạt động đúng theo lĩnh
vực kinh doanh đã đăng ký.
3.4.2 Nhiệm vụ
- Chủ động xây dựng chiến lược, mục tiêu, kế hoạch kinh doanh các mặt
hàng hoạt động khác của đơn vị và tổ chức thực hiện có hiệu quả các kế hoạch đó.
- Có nhiệm vụ quản lý và sử dụng có hiệu quả về lao động, tài sản, vật tư, tiền, vốn, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với Nhà nước.
- Tổ chức công tác kế toán, lập và nộp báo cáo tài chính trung thực,
chính xác, đúng thời hạn quy định của pháp luật về kế toán.
- Áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật và công nghệ mới, hoàn thiện và hiện đại hóa cơ sở vật chất – kỹ thuật phù hợp với yêu cầu phát triển của
Doanh nghiệp.
- Luôn chú trọng nâng cao đào tạo trình độ cán bộ để có thể nắm bắt kịp
thời những thông tin thị trường trong và ngoài nước.
- Bảo đảm quyền và lợi ích của người lao động theo quy định của pháp
luật về tiền lương, tiền thưởng, thời gian làm việc, chăm sóc sức khỏe, cải
thiện điều kiện lao động và môi trường làm việc.
- Tạo mối quan hệ mật thiết với khách hàng, nắm bắt ngay những nhu
cầu của họ, đồng thời làm tốt những nhu cầu này.
- Chịu sự kiểm tra và tuân thủ các quy định về thanh tra của các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền theo quy định của pháp luật.
37
3.4.3 Ngành nghề kinh doanh
- Thiết kế kỹ thuật thi công các công trình công nghiệp dân dụng, giao
thông, thủy lợi, nuôi trồng thủy sản;
- Tư vấn giám sát chất lượng các công trình dân dụng, giao thông, điện
thủy lợi, kho bãi, lắp đặt máy móc, thiết bị;
- Tư vấn quản lý điều hành dự án xây lắp, nghiệm thu đưa vào sử dụng,
thanh quyết toán công trình;
- Tư vấn đấu thầu xây lắp công trình;
- Đánh giá sự cố và lập dự toán xử lý sự cố công trình xây dựng;
- Thẩm định, thẩm tra hồ sơ thiết kế kỹ thuật tổng dự toán công trình công nghiệp, dân dụng, giao thông (cầu, đường, cống,…), thủy lợi;
- Xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông, thủy lợi,
san lấp mặt bằng;
- Khai thác cát sông.
3.5 TỔNG QUAN HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY TỪ NĂM 2010 ĐẾN 6 THÁNG ĐẦU NĂM 2013 CÔNG TY TỪ NĂM 2010 ĐẾN 6 THÁNG ĐẦU NĂM 2013
Sau một kỳ kinh doanh, kế toán tiến hành xác định kết quả kinh doanh trong năm và lập các bảng báo cáo tài chính. Từ việc phân tích, so sánh số liệu
giữa các năm sẽ thấy được sự biến động về tình hình kinh doanh của Công ty để từ đó đưa ra những giải pháp tối ưu nhằm nâng cao lợi nhuân cho Công ty.
38
Bảng 3.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phần Tư vấn Xây dựng Tam Bình giai đoạn 2010 – 2012
Đơn vị tính: Triệu đồng
Chênh lệch 2011/2010 Chênh lệch 2012/2011
Chỉ tiêu Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012
Giá trị Tỷ lệ (%) Giá trị Tỷ lệ (%)
1. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 5.036 6.284 6.962 1.248 24,8 678 10,8
2. Các khoản giảm trừ doanh thu - - - - - - -
3. Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ 5.036 6.284 6.962 1.248 24,8 678 10,8
4. Giá vốn hàng bán 2.066 3.528 3.420 1.462 70,8 (108) (3,1)
5. Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ 2.970 2.756 3.542 (214) (7,2) 786 28,5
6. Doanh thu hoạt động tài chính 11 6 6 (5) (45,5) 0 0,0
7. Chi phí tài chính 189 246 155 57 30,2 (91) (37,0)
8. Chi phí bán hàng - - - - - - -
9. Chi phí quản lý doanh nghiệp 2.255 2.341 2.528 86 3,8 187 8,0
10. Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 537 175 865 (362) (67,4) 690 394,3
11. Thu nhập khác - - 45 - - 45 -
12. Chi phí khác 17 - 88 (17) (100,0) 88 -
13. Lợi nhuận khác (17) - (43) 17 100,0 (43) -
14. Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế 520 175 822 (345) (66,3) 647 369,7
15. Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành 143 31 159 (112) (78,3) 128 412,9
16. Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hoãn lại - - - - - - -
17. Lơi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp 377 144 663 (233) (61,8) 519 358,7
39
- Qua bảng Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phần tư vấn xây dựng Tam Bình (bảng 3.1), nhìn chung thấy được tổng doanh thu
thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ có dấu hiệu tăng trưởng tốt trong hiện
tại và tương lai, cụ thể là năm 2011 tăng 1.248 triệu đồng tương ứng với tỷ lệ
là 24,8%. Sang năm 2012 con số này tiếp tục tăng so với năm 2011 là 678 triệu đồng tương ứng với tỷ lệ tăng là 10,8%. Nguyên nhân là do năm 2011 và
2012 Công ty nhận thêm nhiều hợp đồng xây dựng công trình, cung cấp dịch
vụ và thực hiện chiến lược marketing hiệu quả. Đây là con số khá ấn tượng,
một biểu hiện tốt mà Công ty cần phát huy. Ngoài ra trong 3 năm phân tích thì Công ty không có các khoản giảm trừ, điều đó thể hiện chất lượng hàng hóa tốt của Công ty đã thỏa mãn được yêu cầu ngày càng cao của khách hàng tạo cơ hội cho việc tìm kiếm khách hàng mới.
- Doanh thu hoạt động tài chính của Công ty giảm đều qua các năm, năm
sau thấp hơn năm trước. Nguyên nhân chủ yếu là do lãi tiền gửi phát sinh
trong năm giảm. Cụ thể là năm 2011 giảm 5 triệu đồng so với năm 2010tương đương giảm 45,5%, năm 2012 so với năm 2011 doanh thu hoạt động tài chính
tương đối ổn định.
- Thu nhập khác năm 2012 có phát sinh so với năm 2010 và năm 2011 là 45 triệu đồng. Thu nhập khác được hình thành trong năm là từ việc hoàn nhập
chi phí lãi vay đã trích năm 2010, thu từ tiền thiết kế những năm trước không
đủ hồ sơ, số chi phí phải trả cho người lao động nhưng chưa trả và thu nhập từ
số dư dự phòng trợ cấp mất việc làm theo quy định mới.
- Cùng với sự biến động của doanh thu và thu nhập khác thì giá vốn hàng bán cũng có sự tăng, giảm qua các năm. Năm 2011 tăng 1.462 triệu đồng so