3.3.1. Tổ chức bộ máy kế toán tại chi nhánh
Hình 2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
TRƢỞNG PHÒNG KẾ TOÁN KẾ TOÁN HÀNG HÓA, TSCĐ, CCDC KẾ TOÁN TM VÀ TGNH THỦ QUỸ KẾ TOÁN CÔNG NỢ KẾ TOÁN HỆ THỐNG CÁCH
Trang 34
3.3.2 Chức năng và nhiệm vụ của bộ máy kế toán tại chi nhánh 3.3.2.1 Chức năng và nhiệm vụ 3.3.2.1 Chức năng và nhiệm vụ
* Trƣởng phòng kế toán:
- Tham mƣu cho giám đốc trong các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. - Theo dõi, kiểm tra, phân công hợp lý bộ phận kế toán của đơn vị.
- Theo dõi và bảo vệ tài sản, tiền, hàng hóa tại đơn vị, phát hiện kịp thời, phản ánh lãnh đạo những hiện tƣợng tiêu cực (nếu có).
- Báo cáo đầy đủ, chính xác tình hình ho ạt động kinh doanh hàng tháng cho lãnh đạo, cấp trên kịp thời, nhanh chóng, đúng mẫu biểu để lãnh đạo có những chỉ đạo cần thiết.
* Thủ quỹ
- Chịu trách nhiệm về tiền mặt chuyển khoản, nhận tiền từ tiền ngân hàng, chi tiền lƣơng cho cán bộ công nhân viên tại chi nhánh.
- Căn cứ vào phiếu thu, chi tiền mặt do kế toán thanh toán l ập, tiến hành thu tiền mặt vào quỹ và chi tiền mặt ra khỏi quỹ để từ đó ghi vào sổ quỹ.
- Cuối ngày ho ặc cuối kỳ xác định số tiền tồn quỹ hoặc kiểm kê quỹ thay báo cáo quỹ để xác định lƣợng tiền mặt thực tế tồn quỹ.
- Tuy mỗi nhân viên kế toán đều có chức năng và nhiệm vụ riêng nhƣng luôn có mối liên hệ hết sức mật thiết, luôn luôn hỗ trợ và giúp đỡ lẫn nhau để hoàn thành tốt nhiệm vụ của phòng cũng nhƣ của chi nhánh.
3.3.2.2 Mô hình tổ ộ máy kế toán
Đặc thù bộ máy kế toán của Chi Nhánh Xăng Dầu Sóc Trăng là tổ chức kế toán tập trung.
Tổ chức kế toán tập trung là mô hình tổ chức có đặc điểm toàn bộ công việc xử lý thông tin trong toàn doanh nghiệp đƣợc thực hiện tập trung ở phòng kế toán, còn ở các bộ phận và đơn vị trực thuộc chỉ thực hiện việc thu thập, phân loại và chuyển chứng từ cùng các báo cáo nghiệp vụ về phòng kế toán xử lý và tổng hợp thông tin (gọi chung là đơn vị báo sổ).
Ƣu điểm của nó là công việc tổ chức bộ máy gọn nhẹ, tiết kiệm, việc xử lý và cung cấp thông tin trong toàn doanh nghiệp nhanh chóng.
Hình 3: Mô hình tổ ộ máy kế toán 3.3.2.3 Hình thức sổ kế toán áp dụng
Hiện nay, Chi nhánh xăng dầu Sóc Trăng áp dụng hình thức kế toán là
Đơn vị kế toán (Doanh nghiệp)
Đơn vị Báo sổ Đơn vị Báosổ Đơn vị Báo sổ
Trang 35 chứng từ ghi sổ.
3.3.3 Tổ chức thông tin kế toán tại chi nhánh
3.3.3.1 Tổ chức sử dụng hệ thố ế độ chứng từ kế toán
Chi nhánh xăng dầu Sóc Trăng áp dụng theo chế độ kế toán của Tổng công ty xăng dầu Việt Nam. Theo quyết định số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006.
3.3.3.2 Tổ chức sử dụng chế độ sổ sách kế toán
Hình 4: Sơ đồ tổ chức của chi nhánh
Ghi chú:
Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng: Đối chiếu, kiểm tra:
Hàng ngày hoặc định kỳ, căn cứ vào các chứng từ kế toán đã đƣợc kiểm tra để lập chứng từ ghi sổ. Đối với nghiệp vụ phát sinh thƣờng xuyên có nội dung kinh tế giống nhau đƣợc sử dụng để lập Bảng tổng hợp chứng từ cùng loại. Từ số liệu lập trên bảng này để lập ra chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ sau khi lập xong chuyển đến kế toán trƣởng hoặc ngƣời đƣợc kế toán trƣởng ủy quyền ký duyệt sau đó chuyển cho bộ phận kế toán tổng hợp vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và ghi vào sổ cái.
CHỨNG TỪ KẾ TOÁN BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠI SỔ, THẺ KẾ TOÁN CHI TIẾT SỔ QUỸ BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT BẢNG CÂN ĐỐI SỐ PHÁT SINH CHỨNG TỪ GHI SỔ SỔ CÁI SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ
Trang 36
Cuối tháng sau khi đã ghi hết chứng từ ghi sổ trong tháng vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái, kế toán tiến hành khóa sổ để tính ra số phát sinh Nợ, Có và số dƣ cuối tháng của từng tài khoản. Trên sổ cái tính tổng số tiền các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng. Căn cứ vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái, sau khi kiểm tra, đối chiếu khớp đúng số liệu thì sử dụng để lập Bảng cân đối số phát sinh và báo cáo tài chính.
Các sổ, thẻ kế toán chi tiết: căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc chứng từ kế toán kèm theo bảng tổ ng hợp chứng từ gốc cùng lo ại đƣợc sử dụng để ghi vào sổ cái, thẻ kế toán chi tiết theo yêu cầu của từng tài khoản. Cuối tháng khóa các sổ, thẻ kế toán chi tiết, lấy số liệu sau khi khóa sổ để lập bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản. Số hiệu trên bảng tổng hợp chi tiết đƣợc đối chiếu với số phát sinh Nợ, Có và số dƣ cuối tháng của từng tài kho ản trên sổ cái. Sau khi kiểm tra, đối chiếu khớp đúng các số liệu trên bảng tổng hợp chi tiết của các tài khoản đƣợc sử dụng để lập báo cáo tài chính.
3.3.3.3 Các phƣơng pháp kế toán cơ bản tại chi nhánh
- Phƣơng pháp kế toán hàng tồn kho là: Kê khai thƣờng xuyên. - Phƣơng pháp tính giá hàng xuất kho là: Nhập trƣớc xuất trƣớc. - Phƣơng pháp khấu hao tài sản cố định: Khấu hao theo đƣờng thẳng. - Phƣơng pháp thuế giá trị gia tăng: Theo phƣơng pháp khấu trừ.
3.3.4 Khái quát tình hình kinh doanh của chi nhánh 3.3.4.1 Lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh
Kinh doanh các loại xăng dầu, các sản phẩm hóa dầu, khí hóa lỏng, kinh doanh kho, cảng (giữ hộ, cấp lẻ, nhận ủy thác), vận chuyển xăng dầu, vật tƣ, thiết bị phục vụ ngành xăng dầu.
3.3.4.2 Mạng lƣới phân phối hàng hóa
Trong nền kinh tế hiện nay, mỗi doanh nghiệp nào cũng muốn đạt đƣợc lợi nhuận tối đa. Muốn đạt đƣợc đều đó thì mỗi doanh nghiệp cần có đƣợc một mạng lƣới phân phối hàng hóa phù hợp, để có thể đƣa hàng hóa c ủa doanh nghiệp mình đến ngƣời tiêu dùng một cách dễ dàng và chi phí thấp nhất. Thông qua mạng lƣới phân phối mà ta có thể kiểm soát đƣợc sản phẩm của mình đến tay ngƣời tiêu dùng có đảm bảo đƣợc về chất lƣợng và số lƣợng hay không.
Hình 5: Sơ đồ mạng lƣới phân phối hàng hóa
Công ty
Chi nhánh Tổng Đại Lý Đại Lý Cửa Hàng
Trang 37
3.3.4.3 Giới thiệu một số sản phẩm chính
* XĂNG
- Xăng không chỉ đƣợc chia làm 3 loại:RON 90, RON 92, RON 95 trong đó:
+ RON là chữ số viết tắt của chỉ số ốc tan theo phƣơng pháp nghiên cứu. + Các trị số 90, 92, 95 là trị số ốc tan của xăng không chì, đƣợc xác định bằng phƣơng pháp thử ASTMD 2699.
* DIESEL
- Dầu Diesel là một loại nhiên liệu lỏng, sản phẩm tinh chế từ dầu mỏ có thành phần chƣng c ất nằm giữa dầu hỏa và dầu bôi trơn. Chúng thƣờng có nhiệt độ bốc hơi từ 175 đến 370 0C. Các nhiên liệu diesel nặng hơn có nhiệt độ bốc hơi từ 315 đến 425 0C còn gọi là dầu Mazut. Nhiên liệu diesel đƣợc dùng trong các động cơ diesel và các tuabin hơi của tàu thủy.
Dựa vào hàm lƣợng lƣu huỳnh, nhiên liệu Diesel đƣợc chia làm 3 loạiKý hiệu Hàm lƣợng lƣu huỳnh(S), %
DO 0,05S Đến 0,05
DO 0,25S Trên 0,05 đến 0,25 DO 0,5S Trên 0,25 đến 0,5 * DẦU HỎA
Dầu hỏa là tên gọi chung cho một phân đoạn chƣng cất của dầu mỏ sôi chủ yếu trong khoảng 200-3000C. Có thể dùng làm nhiên liệu cho máy kéo, cho động cơ phản lực...đồng thời dùng cho sinh hoạt đun bếp, sƣởi ấm, thắp sáng, dùng trong mỏ cắt kim loại bằng dầu hỏa, làm dung môi trong sản xuất keo sơn, vải tẩm dầu...gọi là dầu hỏa dân dụng.
* MAZUT
Mazut còn gọi là nhiên liệu đốt lò hay dầu FO. Mazut là phần cặn của quá trình chƣng cất dầu mỏ ở áp suất khí quyển, hoặc cặn chƣng cất của các sản phẩm của quá trình chế biến sâu các phân đoạn nguyên liệu của dầu thô, phần tách chiết ra trong công nghệ sản xuất dầu nhờn truyền thống. Mazut đƣợc dùng trong các lò nồi hơi, các lò nung trong công nghệ sành sứ, thủy tinh, luyện gang thép và cho thiết bị động lực của tàu thủy.
Trang 38
CHƢƠNG 4
KẾ TOÁN XÁC ĐỊNH VÀ PHÂN TÍCH, ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY
4.1 KẾ TOÁN XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY XĂNG DẦU TÂY NAM BỘ, CHI NHÁNH TỈNH SÓC TRĂNG TRONG THÁNG 01 NĂM 2012
4.1.1 Kế toán chi tiết
4.1.1.1 Kế toán giá vốn hàng bán và doanh thu bán hàng A)Nghiệp vụ
(1)Ngày 02 tháng 01 năm 2012, căn cứ vào hóa đơn số 0000813 chi nhánh đã bán cho Cửa hàng đại lý Xuân Trang, số lƣợng là 6.190 lít xăng 95. Đơn giá bán là 21.000 đồng/1lít, giá vốn loại xăng này là 20.400 đồng, thu bằng tiền gửi ngân hàng, thuế GTGT10%, lệ phí là 1000
Căn cứ vào việc xuất bán hàng, ngƣời bán tiến hành lập hoá đơn GTGT số hóa đơn 0000813 thành 3 liên trên hóa đơn này có đ ầy đủ chữ ký của bên mua, ngƣời bán và thủ trƣởng đơn vị, tên khách hàng, số lƣợng, đơn giá, thuế GTGT 10%, lê phí 1000 đồng. Liên 1 lƣu lại, liên 2 giao cho khách hàng là Cửa hàng đ ại lý Xuân Trang, liên 3 giao cho kế toán để làm căn cứ xác định doanh thu.
Khi xuất hàng hóa kế toán tiến hành ghi nhận giá vố n của hàng bán, kế toán ghi nhận tăng giá vố n và giảm giá trị hàng trong kho. Kế toán ghi bút toán nhƣ sau: Nợ TK 632 - 126.276.000 Có TK 1561 - 126.276.000 Phản ánh doanh thu Nợ TK 131 - 149.179.000 Có TK 511 - 129.990.000 Có TK 3331 - 12.999.000 Có TK 3339 - 6.190.000
Căn cứ vào hóa đơn GTGT kế toán tiến hành ghi vào chứng từ ghi sổ và sổ cái các TK 632, TK 1561, TK 131, TK 511, TK 3331, TK 3339
Ngày 27/01/2012 nhận đƣợc giấy báo Có của Ngân hàng Vietcombank về kho ản thu bán hàng cho cửa hàng xăng dầu Xuân Trang theo hóa đơn số GTGT số 0000813 ngày 02/01/2012 với số tiền chuyển khoản là 149.179.000 đồng.
Khi nhận đƣợc giấy báo có của Ngân hàng, kế toán ghi tăng tiền gửi ngân hàng, khoản tiền phải thu của khách hàng giảm xuống ghi vào tài khoản phải thu khách hàng.
Trang 39 Nợ TK 1121 - 149.179.000
Có TK 131 - 149.179.000
Sau khi nhận Giấy báo Có kế toán tập hợp các chứng từ tiến hành ghi sổ cái tài khoản tiền gửi ngân hàng, tài khoản phải thu khách hàng.
Mẫu số: 01 GTKT - 3LL
Đơn vị bán hàng: Công ty xăng dầu Tây Nam Bộ chi nhánh Sóc Trăng
Địa chỉ: Số 141 - Quốc lộ 1A - phƣờng 7 - Thành phố Sóc Trăng - tỉnh Sóc Trăng. Số tài khoản: 011.100.900.070.1
Điện thoại: 0793.82154 - 3820660 MS: Họ và tên ngƣời mua hàng: Trần Văn Khâm
Tên đơn vị mua hàng: Cửa hàng đại lý Xuân Trang
Địa chỉ:Quốc lộ 1A - Xã An Hiệp - Huyện Châu Thành- Tỉnh Sóc Trăng Số tài khoản: 011.100.000064.1
Điện thoại: 0793.833819 MS: Hình thức thanh toán: Tiền gửi ngân hàng
STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính
Số
lƣợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3= 1x2
Xăng 95 lít 6.190 21.000 129.990.000
Lệ phí xăng 6.190 1000 6.190.000
Cộng tiền hàng: 136.180.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 12.999.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 149.179.000 Tiền viết bằng chữ: Một trăm bốn mƣơi chín triệu, một trăm bảy mƣơi chín ngàn đồng.
Ngƣời mua hàng Ngƣời bán hàng Thủ trƣởng đơn vị
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
2 2 0 0 2 0 8 7 5 3
1 8 0 0 1 5 8 5 5 9 0 0 1
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên 2: Giao cho khách hàng Quyển số:
Trang 40
(2) Ngày 06 tháng 1 năm 2012, chi nhánh đã bán lẻ đƣợc 600 lít xăng 95. Đơn giá bán là 21.300 đồng/1lít, giá vốn loại xăng này là 20.400 đồng, thu bằng tiền mặt, thuế GTGT10%, lệ phí là 1000. Đến cuối mỗi ngày kế toán lập hóa đơn bán lẻ 0000817 và đƣa vào bảng kê khai hàng hóa bán lẻ để tính thuế GTGT, hóa đơn bán lẻ cũng gồm 3 liên, gồm chữ ký ngƣời bán và thủ trƣởng đơn vị, liên 1 và 2 lƣu lại, liên 3 đƣa cho kế toán để ghi nhận doanh thu.
Khi xuất hàng hóa kế toán tiến hành ghi nhận giá vố n của hàng bán, kế toán ghi nhận tăng giá vố n và giảm giá trị hàng trong kho. Kế toán ghi bút toán nhƣ sau: Nợ TK 632 - 12.240.000 Có TK 1561 - 12.240.000 Phản ánh doanh thu Nợ TK 111 : 14.658.000 Có TK 511 : 12.780.000 Có TK 3331 : 1.278.000 Có TK 3339 : 600.000
Căn cứ vào hóa đơn GTGT đã lập kế toán tiến hành lập phiếu thu thành 3 liên. Phiếu thu đƣợc chuyển cho thủ quỹ để làm thủ tục nhập quỹ. Thủ quỹ giữ lại một liên để ghi vào sổ quỹ, một liên giao cho ngƣời nộp tiền, một liên lƣu nơi lập phiếu.
PHIẾU THU
Ngày 06 tháng 01 năm 2012 Họ tên ngƣời nộp tiền: Lƣu Minh Ngọc
Địa chỉ: Nhân Viên bán hàng Lý do thu: Thu tiền bán lẻ xăng dầu Số tiền: 14.658.000
Số tiền(viết bằng chữ) Mƣơi bốn triệu sáu trăm năm mƣơi tám nghìn đồng. Kèm theo: 01 chứng từ gốc.
Ngày 06 tháng 01 năm 2012
Công Ty xăng dầu Tây Nam Bộ chi nhánh Sóc Trăng Số 141, Quốc lộ 1A, phƣờng 7, TP Sóc Trăng, tỉnh ST
Mẫu số 02- TT (Ban hành theo QĐ số : 15/2006-TC/CĐKT Ngày 20/03/2006 của Bộ Trƣởng BTC) Quyển số:... Phiếu số: 02088 Nợ TK 111 - 14.658.000 Có TK 511 - 12.870.000 Có TK 3331- 1.278.000 Có TK 3339 - 600.000 GÍAM ĐỐC (ký, họ tên đóng dấu) KẾ TOÁN TRƢỞNG (ký, họ tên) NGƢỜI NỘP TIỀN (ký, họ tên) NGƢỜI LẬP PHIẾU (ký, họ tên) THỦ QUỸ (ký, họ tên)
Trang 41
Cuối ngày, căn cứ vào Phiếu Thu kèm theo các chứng từ gốc do thủ quỹ nộp lên, kế toán ghi Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt, và lƣu chứng từ. Sau đó, Căn cứ vào Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt kế toán ghi chứng từ ghi sổ, Sổ cái. Trong phát sinh này kế toán ghi vào Sổ cái theo dõi các tài khoản 1111, TK 3331, TK 3339, TK 511, TK 632 và TK 155.
SỔ CÁI TÀI KHOẢN 511 Tháng 01 năm 2012
ĐVT: ngàn đồng Chứng từ
Diễn giải TK đối ứng Số tiền Ngày Số chứng từ Nợ Có 30/01 1 Doanh thu bán hàng 111 16.976.890 2 Doanh thu bán bằng chuyển khoản 131 10.483.650 19 KC doanh thu 911 27.460.540 Tổng số phát sinh 27.460.540 27.460.540
Nguồn phòng kế toán Công Ty xăng dầu Tây Nam Bộ chi nhánh Sóc Trăng
SỔ CÁI TÀI KHOẢN 632 Tháng 01 năm 2012
ĐVT: ngàn đồng Chứng từ
Diễn giải TK đối ứng
Số tiền
Ngày Số chứng từ Nợ Có
30/01 17 Giá xuất kho 156 26.698.500
20 Kết chuyển doanh thu 911 26.698.500
Tổng số phát sinh 26.698.500 26.698.500
Trang 42
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 511 THÁNG 01 NĂM 2012
Đvt: ngàn đồng
Nguồn phòng kế toán Công Ty xăng dầu Tây Nam Bộ chi nhánh Sóc Trăng
4.1.1.2 Kế toán chi phí bán hàng A) Nghiệp vụ
Ngày 04/01/2012 mua của Siêu Thị Đện Máy một máy lạnh hiệu Panasonic sử dụng cho phòng kế toán, đơn giá bán chƣa có thuế GTGT là 7.650.000, Thuế suất thuế GTGT 10%. Tất cả đƣợc thanh toán bằng tiền mặt.
Kế toán ghi bút toán nhƣ sau:
Ngày tháng
Chứng từ
Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số Ngày Nợ Có 01/01 0000.812 01/01 Bán cho DNTN Nhƣ quỳnh 131 225.500 02/01 0000.813 02/01 Bán cho CH Đài Trang 131 129.900 03/01 0000.814 03/01 Bán cho CH Hoàn Anh 131 25.062,5 04/01 0000.815 04/01 Bán cho Công Ty