2. Câu hỏi phân tích, đánh giá
5.4.Kỹ năng Giao nhiệm vụ
Giao nhiệm vụ là một kỹ năng tập huấn được sử dụng rất nhiều trong tất cả các bài học sử dụng các phương pháp tập huấn tích cực với sự tham gia của học viên. Giao nhiệm vụ tốt sẽ giúp tập huấn viên thực hiện tốt tiến trình công việc; tiết kiệm thời gian và đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ của từng cá nhân/từng nhóm một cách có căn cứ. Đối với học viên, khi nhận được lời giao nhiệm vụ tốt, họ xác định rõ những việc cần làm, yêu cầu của công việc và dễ dàng hơn khi thực hiện nhiệm vụ được giao và cũng tiết kiệm được thời gian thực hiện công việc của họ.
Cấu trúc lời giao nhiệm vụ
Một lời giao nhiệm vụ tốt cần làm rõ những ý sau:
Mục tiêu của công việc
Học viên cần biết tại sao họ phải thực hiện nhiệm vụ, họ sẽ có lợi gì khi thực hiện tốt nhiệm vụ đó. Lời giải thích rất cần thiết nhưng phải hết sức ngắn gọn. Tốt nhất lời giải thích chỉ nên là một câu.
Nội dung công việc
Học viên cần biết họ phải làm những gì? Yêu cầu của công việc như thế nào? Kết quả của công việc là gì?
Cách làm
Trong tập huấn, khi giao bài tập cho học viên, tập huấn viên cần cho học viên biết họ sẽ làm bài tập theo cách nào. Ví dụ như cá nhân vẽ, viết ra tấm bìa nhỏ, hay cả nhóm cùng làm...
Thời hạn hoàn thành
Học viên cần biết họ có bao nhiêu thời gian để làm nhiệm vụ được giao. Điều này có tác động đến tốc độ thực hiện công việc và có căn cứ kiểm tra, đánh giá chất lượng, hiệu quả cũng như tiến độ hoàn thành công việc.
Làm gì sau khi hoàn thành nhiệm vụ
Học viên cần biết sau khi hoàn thành nhiệm vụ thì họ sẽ làm gì tiếp theo với kết quả đó, ví dụ trình bày trước lớp, chia sẻ với người khác, v.v
Các nguồn lực, sự hỗ trợ (nếu cần)
Người được giao nhiệm vụ cần biết họ sẽ được hỗ trợ những gì trong khi thực hiện nhiệm vụ.
Ví dụ một lời giao nhiệm vụ:
Để vai trò của các bên được các bên liên quan tham gia vào chương trình phục hồi chức năng dựa vào cộng đồng, chúng ta sẽ cùng nhau làm một bài tập. Các anh chị sẽ quan sát đoạn băng sau, sau đó thào luận xác định những bên liên quan nào nên tham gia vào chương trình và giảI thích tại sao cần có sự tham gia của họ.
Bài tập này sẽ làm theo nhóm. Thời gian thảo luận là 15 phút. Các anh chị sẽ sử dụng bút dạ màu để viết kết quả thảo luận của nhóm lên một tờ giấy lớn. Trong khi các nhóm thảo luận, tôi sẽ có mặt tại đây để giải đáp thắc mắc của các anh chị, nếu có.
Sau khi hoàn thành, các nhóm dán kết quả của nhóm mình lên tường và cử 1 người trình bày trước lớp.
(Sau khi giao nhiệm vụ, tập huấn viên sẽ chia nhóm và phân công chỗ làm việc của các nhóm. Về các cách chia nhóm, xin xem bài Nhóm nhỏ)
Các cách giao nhiệm vụ
Nói lời giao bài tập trước lớp. Cách này thường được áp dụng khi giao các bài tập đơn giản, có yêu cầu chung cho các nhóm.
Viết sẵn bài tập lên bảng hoặc giấy to trước khi giao bài tập. Cách này giúp học viên vừa được nghe vừa được đọc bài tập và họ có thể đọc lại khi cần thiết. Cách này áp dụng trong trường hợp bài tập gồm nhiều dữ liệu khó nhớ, bài tập có câu hỏi dài hoặc có nhiều câu hỏi. Cách này cũng rất tốt cho những tập huấn viên mới sử dụng phương pháp tập huấn có sự tham gia để tránh những lúng túng khi đưa ra các câu hỏi thảo luận/bài tập
Viết riêng bài tập cho mỗi nhóm hoặc cá nhân vào các tờ bìa, tờ giấy và phát riêng cho họ. Cách này thường áp dụng trong trường hợp mỗi nhóm/cá nhân làm một bài tập khác nhau.
Cả ba cách giao nhiệm vụ trên đều áp dụng được trong tập huấn, phân công công tác, hoặc hướng dẫn trực tiếp trong quá trình giám sát kỹ thuật, v.v. Tập huấn viên cần cân nhắc lựa chọn cách phù hợp nhất với yêu cầu của nhiệm vụ, giúp người nhận nhiệm vụ nhanh chóng hiểu rõ những gì mình cần làm và thực hiện công việc đó một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất.