Quy trình ứng trước tiền bán chứng khoán tại TVSI được thực hiện qua các bước như sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.3: Quy trình ứng trước tiền bán chứng khoán tại TVSI
(Nguồn: Phòng kế toán-TVSI)
Bước1: Lập lệnh ứng trước tiền bán chứng khoán
Sau khi nhà đầu tư đặt lệnh bán chứng khoán trên tài khoản giao dịch chứng khoán, lệnh đã khớp và nhận được xác nhận từ SGDCK, nhà đầu tư có thể yêu cầu
ứng trước tiền bán chứng khoán cho số tiền đã bán. Nhà đầu tư có thể lập lệnh ứng trước tiền bán chứng khoán trực tuyến qua I-trade home, gọi điện tới Trung tâm dịch vụ khách hàng hoặc viết phiếu ứng trực tiếp tại quầy.
Bước 2: Kế toán giao dịch nhận và xử lý lệnh ứng
Sau khi nhà đầu tư lập lệnh ứng trước, lệnh ứng trước tiền bán chứng khoán sẽ được gửi vào hệ thống của TVSI. Kế toán giao dịch nhận và xử lý lệnh ứng. Nhân viên TVSI sẽ kiểm tra tính hợp lệ của lệnh ứngtrước theo các điều kiện, quy định cài đặt sẵn trên hệ thống (thông tin về số tiền ứng trước, các điều kiện khác nếu có). Trường hợp lệnh ứng hợp lệ, hệ thống giao dịch hiển thị trạng thái của lệnh là “ Chờ xử lý” và chuyển sang bước 3. Trường hợp ngược lại, hệ thống giao dịch từ chối lệnh và đưa ra thông báo phù hợp.
Kế toán giao dịch đăng nhập vào hệ thống phần mềm xử lý giao dịch và kiểm tra điều kiện bổ sung về tính hợp lệ của lệnh ứng trước tiền bán chứng khoán để xử lý phù hợp với từng trường hợp:
- Trường hợp lệnh ứng hợp lệ: Kế toán giao dịch in 1 bản lệnh ứng trước của nhà
đầu tư, ký tên, hạch toán ứng tiền trên hệ thống phần mềm giao dịch.
- Trường hợp lệnh ứng không hợp lệ: Kế toán giao dịch từ chối thực hiện lệnh
thông qua việc chuyển trạng thái lệnh ứng trước của nhà đầu tư trên hệ thống sang trạng thái phù hợp. Sau thao tác này của kế toán giao dịch, hệ thống hiển thị trạng thái lệnh ứng là “từ chối (ghi rõ lý do)”. Lệnh ứng trước tiền bán chứng khoán bị hủy.
Bước 3: Kiểm soát viên duyệt
Sau khi phiếu lệnh được in từ hệ thống quản lý ứng trước tiền bán, hệ thống tự động hiển thị trạng thái lệnh ứng trước là “Đã xử lý”. Kế toán giao dịch chuyển phiếu lệnh ứng trước cho kiểm soát viên duyệt. Kiểm soát viên tiếp nhận chứng từ do kế toán giao dịch chuyển tới, kiểm tra lệnh và thực hiện duyệt lệnh trên hệ thống. Sau khi kiểm soát viên duyệt lệnh, số tiền ứng trước sẽ được ghi tăng số dư tiền trên tài khoản giao dịch chứng khoán của nhà đầu tư. Nếu lệnh ứng không phù hợp, kiểm soát viên từ chối duyệt lệnh, ghi rõ lý do. Lệnh ứng trước tiền bán chứng khoán bị hủy.
Hiện tại, ngoài phương thức ứng trước tiền bán chứng khoán như trên, TVSI đã triển khai hệ thống ứng tự động. Sau khi lệnh bán chứng khoán của nhà đầu tư khớp, đối với các tài khoản sử dụng dịch vụ ứng này, hệ thống sẽ tự động tính toán số tiền có thể ứng (sau khi trừ đi phí giao dịch, thuế và phí ứng trước) và hiển thị về tài khoản để
nhà đầu tư có thể đặt lệnh. Hình thức ứng trước tiền bán chứng khoán tự động đã tạo điều kiện cho khách hàng trong việc đầu tư và tiết kiệm chi phí hoạt động cho TVSI.