b. Phương pháp thay thế liên hoàn
3.2 Cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ
3.2.1 Sơ đồ bộ máy quản lý
Sơ đồ 3.1 Bộ máy quản lý của Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên thiết bị tin học và viễn thông Lê Huy
Trong doanh nghiệp cơ cấu tổ chức đóng vai trò hết sức quan trọng, nó có thể hiện sự chặt chẽ của cả một hệ thống. Việc tổ chức bộ máy quản trị đòi hỏi phải khách quan và mang đậm tính khoa học, vì trong quá trình hoạt động kinh doanh,
Giám Đốc Bộ phận bán hàng Bộ phận kỹ thuật Bộ phận kế toán Bộ phận tổ chức hành chính
Công ty hoạt động có hiệu quả hay không phụ thuộc phần lớn vào cách tổ chức quản lý của Công ty.
Một tổ chức hoạt động kinh doanh không thể có hiệu quả nếu bộ phận quản lý kém và lỏng lẻo, không phù hợp. Nhưng ngược lại nếu tổ chức quản lý của công ty hợp lý, chặt chẽ, quan hệ giữa các cấp thống nhất, hỗ trợ nhau, nắm vững nhiệm vụ chức năng, hoàn thành tốt công việc bộ phận và cấp của mình thì sẽ tạo thành khối sức mạnh tác động tích cực và có hiệu quả vào quá trình hoạt động kinh doanh của Công ty.
3.2.2 Chức năng nhiệm vụ
Giám đốc: Là người đại diện cao nhất của Công ty và chịu trách nhiệm trực tiếp trước pháp luật về mọi hoạt động cũng như trong việc thực hiện các quyết định của Công ty và tiến hành công việc quản lý điều hành các hoạt động của Công ty.
Tổ chức thực hiện các quyết định vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh hàng ngày của Công ty.
Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của Công ty, ban hành quy chế quản lý nội bộ Công ty.
Tuyển dụng lao động, bổ nhiệm, miễn nhiệm các nhân sự quản lý trong Công ty.
Bộ phận bán hàng: có trách nhiệm theo dõi tình hình nhập, xuất hàng hóa và thực hiện một số nghĩa vụ khác liên quan đến công tác bán hàng tại đơn vị. Cung cấp thông tin về doanh số bán ra cho quản lý và cung cấp thông tin hàng hóa cho khách hàng.
Bộ phận kế toán: có nhiệm vụ xây dựng các kế hoạch về tài chính, tổ chức ghi chép, hạch toán, kiểm tra các nghiệp vụ kinh tế phát sinh; thực hiện phân tích, tham mưu đề xuất giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị doanh nghiệp và cung cấp thông tin, số liệu kế toán theo quy định của pháp luật.
Chấp hành các nguyên tắc quản lý và tổng hợp báo cáo cấp trên.
Theo dõi phản ánh chính xác các hoạt động có liên quan đến nguồn vốn của Công ty theo chế độ hiện hành.
Tổ chức phân tích hoạt động kinh doanh theo yêu cầu của cấp trên. Thực hiện đúng chế độ nộp ngân sách theo qui định của Nhà nước.
Bộ phận tổ chức hành chính: có nhiệm vụ quản lý nhân sự, thực hiện các công việc có liên quan đến nhân sự của Công ty. Xây dựng chiến lược kinh doanh cho Công ty, thực hiện chính sách khen thưởng cho cán bộ nhân viên và làm một số công tác văn thư cho đơn vị.
Bộ phận kỹ thuật: có nhiệm vụ lắp đặt, sửa chữa và bảo hành khi có yêu cầu từ khách hàng, kiểm tra hàng hóa khi nhập hàng và xuất hàng, cung cấp cho bộ phận bán hàng những thông tin cần thiết để nhận biết một số lỗi kỹ thuật của sản phẩm.
3.3 TỔNG QUAN HOẠT ĐỘNG KINH DOANH TỪ NĂM 2011 – 2013 VÀ 6 THÁNG ĐẦU NĂM 2014. THÁNG ĐẦU NĂM 2014.
Trong thời gian qua tình hình kinh tế có những chuyển biến phức tạp, giá cả mặt hàng đều leo thang do khủng hoảng nền kinh tế đã ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp. Bên cạnh đó, sự cạnh tranh ngày càng gay gắt của các doanh nghiệp trong cùng ngành cũng là mối quan tâm của Ban lãnh đạo Công ty. Tuy nhiên hoạt động kinh doanh của Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên thiết bị tin học và viễn thông Lê Huy vẫn tiếp tục duy trì ổn định. Dựa vào bảng kết quả hoạt động kinh doanh có thể đánh giá và phân tích khái quát mối quan hệ doanh thu, chi phí, lợi nhuận của Công ty từ năm 2011 đến 6 tháng đầu năm 2014.
Bảng 3.1: Bảng tổng hợp doanh thu, chi phí, lợi nhuận của Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên thiết bị tin học và viễn thông Lê Huy từ năm 2011 – 6 tháng đầu năm 2014.
Đơn vị tính: Triệu đồng Chỉ tiêu Năm 6 tháng đầu năm 2013 6 tháng đầu năm 2014 Chênh lệch 2011 2012 2013 2012/2011 2013/2012 6-2014/6-2013 Số tiền % Số tiền % Số tiền %
Doanh thu 1.816,63 2.796,33 3.899,76 1.357,39 1.821,00 979,70 53,93 1.103,43 39,46 463,61 31,15 Chi phí 1.726,27 2.686,66 3.742,20 1.296,25 1.735,05 960,39 55,63 1.055,54 39,29 438,80 33,85
Lợi nhuận 90,36 109,67 157,55 61,14 85,94 19,31 21,37 47,88 43,66 24,80 40,57
Qua bảng 3.1 cho thấy kết quả kinh doanh của Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên thiết bị tin học và viễn thông Lê Huy hoạt động có hiệu quả qua các năm, lợi nhuận năm sau cao hơn năm trước.
Doanh thu đều tăng qua các năm, năm sau doanh thu cao hơn năm trước. Nổi bậc giai đoạn năm 2011 đến năm 2012 doanh thu tăng 979,70 triệu đồng, tương đương 53,93%. Do tình hình khủng hoảng nền kinh tế, nên từ năm 2011 đến hết năm 2012 Công ty bán hàng chỉ mang tính chất giữ chân khách hàng và chủ yếu giải phóng lượng hàng tồn kho. Do nhiều khách hàng thắt chặt chi tiêu, khách hàng yêu cầu về giá cả phải hợp lý và chế độ sau hậu mãi phải cụ thể và rõ ràng. Nên dẫn đến lợi nhuận không cao chỉ tăng 21,37%, tốc độ tăng lợi nhuận rất thấp so với tốc độ tăng doanh thu. Nhưng chi phí cũng tăng qua các năm, tốc độ tăng thì giảm qua các năm, chỉ trong giai đoạn từ năm 2011 đến năm 2012 thì tốc độ tăng cao nhất chiếm 55,63%, tăng cao hơn so với doanh thu. Do sự khó khăn trong ngành công nghệ tin học viễn thông, sự thu nhập giảm của khách hàng do nền kinh tế suy thoái, dẫn đến việc bán hàng của Công ty chỉ thu hồi vốn và lợi nhuận rất ít. Vào cuối năm 2012 thì nền kinh tế khởi sắc hơn, khách hàng sẳn sàng mua một số thiết bị tin học để phục vụ cho việc học tập, việc làm ăn của họ khi họ có nhu cầu, chỉ cần họ tìm được một công ty cung cấp sản phẩm thật uy tín. Đến năm 2013 thì Công ty đã có nhiều người biết đến, nên khách hàng đặt niềm tin và ủng hộ Công ty nên doanh thu bán hàng cũng tăng lên. Nhưng đặc biệt là chi phí cũng tăng nhưng tốc độ lại giảm hơn doanh thu, vì Công ty đã có biện pháp phân bổ chi phí hợp lý và kiểm soát chặt chẽ nên làm chi phí giảm lại. Hơn thế tốc độ tăng lợi nhuận trong năm 2013 so với năm 2012 tăng đáng kể, tăng 43,66% tăng hơn tốc độ tăng doanh thu và chi phí. Doanh nghiệp đã định hướng được sự phát triển của ngành công nghệ viễn thông và biết được nhu cầu của thị trường, nên đã cố gắng lấy những nhóm mặt hàng phù hợp với thời đại. Nên tiết kiệm được các chi phí như chi phí kho bãi, chi phí bán hàng…Làm cho lợi nhuận tăng nhanh. Ngoài ra, lợi nhuận mấy năm đầu chưa cao là do Công ty thành lập năm 2009, với chiến lược thăm nhập thị trường, chủ yếu quan tâm đến doanh thu chưa quan tâm đến lợi nhuận vì để cho khách hàng biết đến, để biết sự có mặt của Công ty trên thị trường.
Bên cạnh đó, 6 tháng đầu năm 2014 thì nền kinh tế đã phát triển hơn, nhu cầu về công nghệ thông tin tăng cao, việc học, việc làm, việc nghiên cứu của các ngành đều cần đến công nghệ thông tin. Vì vậy, Công ty đã cố gắng tạo uy tín và tên tuổi của mình trên thương trường. Công ty hoạt động có khả quan hơn, doanh thu đạt 1.821,00 triệu đồng, chi phí là 1.735,05 triệu đồng, lợi nhuận là 85,94 triệu đồng, qua kết quả 6 tháng đầu năm 2014 cho thấy tình hình kinh doanh có hiệu quả hơn mấy năm vừa qua, mặt dù 6 tháng đầu năm 2014 là những tháng không thuộc vào giai đoạn cao điểm – mùa tựu trường. Nhưng mà lợi nhuận vẫn cao chiếm khoảng 95,12% so với lợi nhuận cả năm 2011.
Nhìn chung tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty trong thời gian từ năm 2011 đến 6 tháng đầu năm 2014 là có hiệu quả và ngày càng phát triển. Mặc dù, tốc độ tăng doanh thu từ năm 2012 đến năm 2013 có thấp hơn so với tốc độ tăng doanh thu từ năm 2011 đến 2012 nhưng hiệu quả hoạt động kinh doanh từ năm 2012 đến năm 2013 vẫn tốt hơn so với cùng kỳ từ năm 2011 đến năm 2012 biểu hiện qua việc lợi nhuận từ năm 2012 đến năm 2013 tăng 43,67% cao hơn so với cùng kỳ từ năm 2011 đến 2012 là 21,37 %.
Tuy nhiên, để phát triển bền vững thì Công ty cần có những chiến lược và giải pháp cụ thể hơn nữa để thu hút khách hàng và tạo dựng uy tín, để đa số khách hàng đều biết đến. Ngoài ra, Công ty thường xuyên giao dịch tìm kiếm khách hàng, ký kết nhiều hợp đồng với các cơ sở kinh doanh, các cơ sở giáo dục trên địa bàn và các tỉnh lân cận. Thường xuyên tổ chức lại chiến lược kinh doanh, nâng cao chất lượng quản lý điều hành đối với bộ phận quản lý. Cải tiến cơ chế tiền lương, tiền thưởng trên doanh thu, để kích thích tinh thần làm việc của cán bộ công nhân viên và có nhiều chính sách ưu đãi đối với công nhân viên chức có năng lực.
3.4 THUẬN LỢI, KHÓ KHĂN VÀ ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY TRONG THỜI GIAN TỚI CÔNG TY TRONG THỜI GIAN TỚI
3.4.1 Thuận lợi
Mặt dù Công ty thành lập chưa lâu nhưng nhờ tác phong làm việc chuyên nghiệp và phục vụ chu đáo nên đã dần tạo dược uy tín nơi đối tác và lòng tin của khách hàng, ngày càng được nhiều người biết đến và được khách
Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên thiết bị tin học và viễn thông Lê Huy nằm ở vị trí giao thông thuận lợi, có điều kiện tốt để giao lưa hàng hóa, đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng trong và ngoài tỉnh, đặc biệt là Thành phố Cần Thơ.
Đa số cán bộ công nhân viên trong Công ty là những người trẻ, khoẻ, có trình độ và giàu tri thức, luôn nhiệt tình trong công tác cộng với những kinh nghiệm đã tích luỹ trước được trong quá trình làm việc họ đã không ngừng hoàn thiện và phát triển bản thân để luôn hoàn thành tốt nhất các công việc được giao.
Chính sách nhân sự của Công ty luôn được xây dựng trên tinh thần đoàn kết, nhất trí giữa Ban giám đốc với công nhân viên. Toàn thể công nhân viên trong Công ty đều được sắp xếp làm việc ổn định với thu nhập khá tốt và tương đối ổn định nên đã nâng cao được sự gắn bó với nghề, họ có ý thức trách nhiệm hơn đối với công việc.
Hàng hóa đa dạng, phong phú và có chất lượng cao. Công ty ngày càng được khách hàng tín nhiệm.
Công việc kế toán được thực hiện trên máy vi tính nên khá thuận tiện và nhanh chóng.
Sự tiến bộ của công nghệ thông tin trong đời sống hiện nay.
3.4.2 Khó khăn
Công ty gặp nhiều đối thủ cạnh tranh như Thế giới di động, Phương Tùng... Nguồn vốn kinh doanh có hạn vì chủ yếu là do chủ sở hữu bỏ ra nên quy mô còn hạn chế.
Sự biến động giá cả bất thường trong những năm vừa qua dẫn đến sức mua của khách hàng đối với sản phẩm của Công ty cũng bị ảnh hưởng.
Chưa tạo dựng trang web mạng để quảng bá và marketing sản phẩm của mình trên mạng để cho khách hàng để dàng biến đến.
Chưa có bộ phận kinh doanh – marketing nên khó phát triển các sản phẩm mới ra thị trường, chưa quảng bá hình ảnh Công ty ra nhiều khu vực khác.
Công ty thành lập không lâu, chưa cạnh tranh nổi với các đối thủ lớn.
Tiền thân của Công ty là cửa hàng bán linh kiện, Công ty mới bắt đầu kinh doanh sang các thiết bị tin học và viễn thông.
3.4.3 Định hướng phát triển
Sự phát triển ổn định của nền kinh tế Việt Nam đã tạo nhiều cơ hội cũng như thách thức đối với hoạt động kinh doanh của Công ty. Điều này đòi hỏi công ty cần có định hướng phát triển phù hợp nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ nhằm để giữ vững thị trường và nâng cao uy tín của Công ty. Do đó, phương hướng phát triển như sau:
Thu thập và theo dõi tình hình, phương thức kinh doanh của đối thủ cạnh tranh để có các biện pháp kinh doanh phù hợp.
Kiểm tra, quản lý và đôn đốc việc thanh toán tiền hàng của khách hàng. Tạo lập các mối quan hệ để có thêm nhiều khách hàng tiềm năng.
Hoàn thiện và nâng cao hiệu quả quản lý trong các hoạt động kinh doanh. Tăng cường tìm hiểu và cập nhật các quy định mới để đảm bảo công ty hoạt động đúng quy định của pháp luật.
Hoàn thành tốt các chỉ tiêu kinh doanh và phương hướng phát triển mà công ty đã đề ra.
Không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ khi cung ứng ra thị trường.
Tăng cường sự đoàn kết nhất trí của tập thể cán bộ công nhân viên, phát huy tinh thần dân chủ, sức sáng tạo, trí tuệ của người lao động cùng nhau đưa Công ty phát triển đi lên.
Trong thời gian tới khi nền kinh tế đã dần ổn định trở lại sẽ tạo ra những cơ hội cũng như thách thức đối với hoạt động kinh doanh của Công ty. Điều này đòi hỏi Công ty cần có định hướng phát triển phù hợp nhằm nâng cao hơn nữa chất lượng sản phẩm và dịch vụ. Góp phần nâng cao uy tín và khẳng định tên tuổi của Công ty trên thị trường. Do đó, định hướng phát triển của Công ty như sau:
Mục tiêu trước mắt: Phát triển nhanh và bền vững cả về quy mô và chiều sâu các sản phẩm và dịch vụ chủ lực hiện có, tăng nhanh doanh thu và hiệu quả hoạt động kinh doanh, phấn đấu đến năm 2020 đưa Công ty thành doanh nghiệp mạnh trong lĩnh vực thiết bị tin học và viễn thông cung cấp các sản phẩm và dịch vụ hết sức phù hợp với khách hàng, là nơi uy tín hàng đầu cho khách hàng.
Phát triển đồng bộ và hợp lý từ nguồn cung cấp sản phẩm đến việc hậu mãi một cách thiết thực.
Lựa chọn và phát triển các sản phẩm – dịch vụ có chất lượng cạnh tranh, giá cả hợp lý, phục vụ cho mọi đối tượng khách hàng và đối tác. Thường xuyên chăm lo và phát triển nguồn nhân lực làm nòng cốt cho sự phát triển.
CHƯƠNG 4
PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN MỘT THÀNH VIÊN
THIẾT BỊ TIN HỌC VÀ VIỄN THÔNG LÊ HUY
4.1 PHÂN TÍCH KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH VỀ DOANH THU, CHI PHÍ, LỢI NHUẬN. CHI PHÍ, LỢI NHUẬN.
4.1.1 Tình hình doanh thu của Công ty từ năm 2011 đến 6 tháng đầu năm 2014 2014
a. Tổng hợp doanh thu theo nhóm mặt hàng
Qua bảng 4.1 cho thấy tình hình kinh doanh của Công ty theo nhóm mặt hàng là khá tốt, doanh thu của nhóm mặt hàng tăng đều qua các năm. Giai đoạn năm 2011 đến năm 2012 thì tốc độ doanh thu tăng cao nhất. Công ty đẩy mạnh công tác bán hàng, tung hàng tồn ra thị trường, đặc biệt nhóm linh kiện được kinh doanh nhiều nhất doanh thu chiếm tỷ trọng cao nhất qua các năm, chiếm từ 62,85% đến 71,44%, do tiền thân của Công ty lúc trước là Cửa hàng bán linh kiện Lê Huy, nên