4.1.4.1 Trình tự hạch toán lên phần mềm excel
Chú thích:
Nhập số liệu hằng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra
Hình 4.5: Sơ đồ luân chuyển chứng từ chi phí quản lý kinh doanh
4.1.4.2 Tài khoản, chứng từ và sổ sách kế toán sử dụng
Tài khoản sử dụng: Tài khoản 642 – Chi phí quản lý kinh doanh
Chứng từ: phiếu chi, giấy báo nợ...
Sổ sách kế toán
- Sổ nhật ký chung - Sổ cái
4.1.4.3 Nội dung các nghiệp vụ phát sinh tháng 6 năm 2014
Ngày 01-06-2014, chi tiền phí vệ sinh biên lai thu tiền số 6864, số tiền 55.000 đồng trả bằng tiền mặt (xem phụ lục 14).
Nợ TK 642 55.000
Có TK 111 55.000
Ngày 01-06-2014, căn cứ giấy báo nợ thanh toán phí dịch vụ SMS T05/14 cho ngân hàng Ngoại Thƣơng Việt Nam, số tiền 55.000 đồng trả bằng tiền gửi (xem phụ lục 19).
MÁY VI TÍNH
Hóa đơn, phiếu chi, giấy báo nợ...
Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại
+ Sổ cái 642 + Sổ nhật ký chung
+ Báo cáo tài chính + Báo cáo kế toán quản trị
PHẦN MỀM KẾ TOÁN
40
Nợ TK 642 55.000
Có TK 112 55.000
Ngày 05-06-2014, căn cứ giấy báo nợ thanh toán phí dịch vụ SMS T05/14 cho ngân hàng Liên Việt, số tiền 22.000 đồng trả bằng tiền gửi.
Nợ TK 642 22.000
Có TK 112 22.000
Ngày 16-06-2014, căn cứ hóa đơn số 372500, chi tiền điện thoại, số tiền 150.000 đồng (thuế GTGT 10%) trả bằng tiền mặt (xem phụ lục 20).
Nợ TK 642 150.000
Nợ TK 133 15.000
Có TK 111 165.000
Ngày 16-06-2014, căn cứ hóa đơn số 379141, chi tiền điện thoại, số tiền 135.000 đồng (thuế GTGT 10%) trả bằng tiền mặt (xem phụ lục 21).
Nợ TK 642 135.000
Nợ TK 133 13.500
Có TK 111 148.500
Ngày 16-06-2014, căn cứ hóa đơn số 364530, chi tiền điện thoại, số tiền 20.000 đồng (thuế GTGT 10%) trả bằng tiền mặt (xem phụ lục 22).
Nợ TK 642 20.000
Nợ TK 133 2.000
Có TK 111 22.000
Ngày 16-06-2014, căn cứ hóa đơn số 364529, chi tiền điện thoại, số tiền 103.324 đồng (thuế GTGT 10%) trả bằng tiền mặt (xem phụ lục 23).
Nợ TK 642 103.324
Nợ TK 133 10.332
Có TK 111 113.656
Ngày 20-06-2014, căn cứ phiếu chi C10, chi tiền văn phòng phẩm, số tiền 185.000 đồng trả bằng tiền mặt (xem phụ lục 24).
Nợ TK 642 185.000
41
Ngày 25-06-2014, căn cứ giấy báo nợ thanh toán phí quản lý tài khoản T06/14 cho ngân hàng Ngoại Thƣơng Việt Nam, số tiền 11.000 đồng trả bằng tiền gửi (xem phụ lục 25).
Nợ TK 642 11.000
Có TK 112 11.000
Ngày 30-06-2014, căn cứ vào bảng lƣơng chi lƣơng cho nhân viên số tiền 21.694.000 đồng.
Nợ TK 642 21.694.000
Có TK 334 21.694.000
Ngày 30-06-2014, căn cứ bảng phân bổ chi phí trả trƣớc dài hạn T06/14 số tiền 3.377.076 đồng.
Nợ TK 642 3.377.076
Có TK 242 3.377.076
Ngày 30-06-2014, căn cứ vào bảng trích khấu hao TSCĐ T06/14 tại bộ phận quản lý là 323.864 đồng
Nợ TK 642 323.864
Có TK 214 323.864
Cuối tháng kế toán tổng hợp số liệu và kết chuyển sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh, trong tháng 06/2014 tổng chi phí quản lý kinh doanh của công ty là 26.131.264 đồng
Nợ TK 911 26.131.264
Có TK 642 26.131.264
Nhận xét: các chứng từ công ty áp dụng đầy đủ thông tin, chữ ký trên chứng từ, nội dung rõ ràng, hợp pháp và hợp lệ. Sổ cái tài khoản 642 có biểu mẫu theo mẫu số S03b-DNN của Bộ tài chính ban hành theo quyết định 48/2006/QĐ – BTC. Về tài khoản chi phí quản lý kinh doanh kế toán hạch toán chung cho tất cả chi phí phát sinh về bán hàng và quản lý doanh nghiệp vào chung một tài khoản, kế toán nên mở thêm sổ chi tiết theo dõi riêng từng tài khoản 6421 chi phí bán hàng, 6422 chi phí quản lý doanh nghiệp, để ta có thể dễ dàng biết đƣợc sự phát sinh của các loại chi phí là do đâu, ở bộ phận nào, từ đó để dễ dàng kiểm soát chi phí, cắt giảm các khoản chi phí đƣợc cho là không hợp lý góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh của công ty.
42