2.2.1 Phƣơng pháp thu thập số liệu
Số liệu đƣợc thu thập chủ yếu là số liệu thứ cấp từ phòng kế toán của công ty;
Bên cạnh đó các thông tin liên quan đến đề tài còn đƣợc thu thập qua các sách và internet để bổ sung thông tin cho bài nghiên cứu.
2.2.2 Phƣơng pháp phân tích số liệu
Sử dụng phƣơng pháp thống kê mô tả nhằm đánh giá tình hình hoạt động và các bảng số liệu của công ty;
Sử dụng phƣơng pháp hạch toán, kết chuyển và đối chiếu cho công việc xác định kết quả kinh doanh;
Sử dụng phƣơng pháp so sánh số tuyệt đối và tƣơng đối đƣợc sử dụng chủ yếu trong quá trình phân tích tình hình hoạt động của công ty;
Sử dung phƣơng pháp đánh giá tìm ra những điểm mạnh và hạn chế của công ty để đƣa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán tại công ty.
22
CHƢƠNG 3
GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN THƢƠNG MẠI – DỊCH VỤ VỆ SINH CÔNG NGHIỆP
THÀNH NGHIỆP
3.1 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH
Công ty đƣợc thành lập ngày 03 tháng 6 năm 2010 do tỉnh Sóc Trăng cấp giấy phép đăng ký kinh doanh số 2200529080.
Tên giám đốc: Võ Văn Nghiệp
Tên đơn vị: Công ty TNHH Thƣơng Mại & Dịch Vụ - Vệ Sinh Công Nghiệp Thành Nghiệp
Mã số thuế: 2200529080 Ngày cấp: 03/6/2010
Địa chỉ trụ sở: Số 52 Trần Bình Trọng, Khóm 1, Phƣờng 2, Thành phố Sóc Trăng, tỉnh Sóc Trăng
Điện thoại: 079.3638639 Fax: 0793.638999 Email: thanhnghiepst@gmail.com
3.2 NGÀNH NGHỀ KINH DOANH
Hoạt động dịch vụ vệ sinh nhà cửa, công trình và cảnh quan, ngành này gồm: Việc cung cấp nhân viên đáp ứng dịch vụ tổng hợp theo yêu cầu của khách hàng, nhƣng không liên quan hoặc phải chịu trách nhiệm cho công việc chính hoặc hoạt động của khách hàng.
Dịch vụ vệ sinh: các dịch vụ là sạch thông thƣờng bên trong đối với tất cả các khu nhà, làm sạch bên ngoài khu nhà, làm sạch đƣờng, dịch vụ khử trùng và tẩy uế cho khu nhà và máy công nghiệp...
Vệ sinh nhà cửa và các công trinh khác:
+ Vệ sinh bên ngoài cho tất cả các công trình, bao gồm các văn phòng, nhà máy, cửa hàng, cơ quan và các khu nhà đa mục tiêu khác
+ Dịch vụ vệ sinh chuyên nghiệp cho khu nhà nhƣ làm sạch cửa sổ, trần nhà, sàn nhà ...
+ Vệ sinh bệnh viện
23
3.3 CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY
Nguồn: Phòng tổ chức, công ty TNHH TM-DV VS Thành Nghiệp
Hình 3.1: Sơ đồ tổ chức của công ty
Giám đốc: là ngƣời điều hành tất cả các công việc hoạch định, tổ chức và giám sát việc thực hiện của cấp dƣới về chiến lƣợc, kế hoạch của công ty.
Phòng kế toán: có trách nhiệm tổ chức và thực hiện toàn bộ công tác kế toán. Thu thập, xử lý thông tin, số liệu kế toán theo từng đối tƣợng và nội dung công việc theo chuẩn mực và chế độ kế toán, lập báo cáo tài chính, theo dõi và quản lý toàn bộ nguồn tài chính của công ty và phân tích thông tin, số liệu kế toán, tham mƣu đề xuất các giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị.
Phòng hành chính: có chức năng tuyển dụng, đào tạo, bố trí và quản lý cán bộ công nhân viên của công ty, có trách nhiệm theo dõi các hồ sơ, thƣ từ của công ty, trợ giúp giám đốc trong việc điều hành, quản lý công ty để nâng cao hiệu quả trong kinh doanh.
3.4 TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN 3.4.1 Tổ chức bộ máy kế toán 3.4.1 Tổ chức bộ máy kế toán
Nguồn: Phòng tổ chức, công ty TNHH TM-DV VS Thành Nghiệp
Hình 3.2: Sơ đồ bộ máy kế toán
Kế toán trƣởng: có nhiệm vụ điều hành và tổ chức công việc trong phòng Kế toán, hƣớng dẫn hạch toán, kiểm tra việc tính toán, ghi chép tình hình hoạt động của công ty trên chế độ chính sách kế toán tài chính đã quy định. Ngoài ra, kế toán trƣởng là ngƣời chịu trách nhiệm cập nhật thông tin
GIÁM ĐỐC
PHÕNG KẾ TOÁN PHÕNG HÀNH CHÍNH
KẾ TOÁN TRƢỞNG
THỦ QUỸ KẾ TOÁN TỔNG HỢP KẾ TOÁN BÁN HÀNG
24
mới về kế toán tài chính cho các cán bộ kế toán trong công ty, giúp nâng cao trình độ cán bộ, nhân viên kế toán. Kế toán trƣởng là ngƣời chịu trách nhiệm trực tiếp về tính trung thực, chính xác của số liệu báo cáo, phân tích hoạt động và đề xuất ý kiến tham mƣu cho các bộ phận chức năng khác, cho Ban giám đốc về công tác tài chính và các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.
Kế toán tổng hợp: là ngƣời chịu trách nhiệm về công tác hạch toán của công ty, trực tiếp kiểm tra và giám sát quá trình thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin đối tƣợng liên quan. Ngoài ra, kế toán tổng hợp định kỳ phải báo cáo tài chính và các báo cáo đột xuất theo yêu cầu của quản lý.
Kế toán bán hàng: có chức năng cung cấp và tƣ vấn cho khách hàng về các dịch vụ của công ty.
Thủ quỹ: có nhiệm vụ lập các phiếu thu, phiếu chi, ghi sổ theo dõi số tiền mặt tại quỹ của công ty trên cơ sở các lệnh thu, chi tiền mặt và các hóa đơn liên quan. Thủ quỹ còn có nhiệm vụ theo dõi các khoản tiền gửi, tiền vay, ủy nhiệm chi, ủy nhiệm thu, sec chuyển khoản để thực hiện các khoản thanh toán với khách hàng và chủ nợ dựa trên căn cứ của các chứng từ giấy báo có, giấy báo nợ… Khi nhận đƣợc chứng từ của ngân hàng gửi đến, kế toán phải đối chiếu với chứng từ gốc kèm theo, thông báo với ngân hàng để đối chiếu, xác minh để xử lý kịp thời các khoản chênh lệch (nếu có). Là ngƣời trực tiếp chi tiền trên cơ sở các chứng từ hợp lệ của kế toán thanh toán chuyển sang, chịu trách nhiệm quản lý và nhập xuất quỹ tiền mặt,… tại quỹ.
3.4.2 Tổ chức sử dụng tài khoản kế toán
Hệ thống tài khoản đƣợc áp dụng tại công ty là hệ thống tài khoản do Bộ Tài Chính ban hành theo quyết định số 48/2006/QĐ – BTC, ngày 14/9/2006. Căn cứ vào quy mô và nội dung nghiệp vụ phát sinh tại đơn vị, kế toán của công ty đã xây dựng danh mục tài khoản cụ thể và có chi tiết các tài khoản một cách cụ thể dễ hiểu, đúng theo các đối tƣợng hạch toán để đáp ứng nhu cầu thông tin và quản lý.
3.4.3 Chế độ và phƣơng pháp kế toán công ty áp dụng
+ Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 kết thúc vào ngày 31/12; + Đơn vị tiền sử dụng trong kế toán: VNĐ;
+ Chế độ kế toán áp dụng: Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa theo Quyết định 48/2006/QĐ - BTC;
25
+ Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: ghi nhận theo giá gốc;
+ Phƣơng pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: bình quân gia quyền;
+ Phƣơng pháp khấu hao theo đƣờng thẳng;
+ Phƣơng pháp tính thuế GTGT theo phƣơng pháp khấu hao; + Phƣơng pháp hạch toán hàng tồn kho: kê khai thƣờng xuyên.
3.4.4 Tổ chức sử dụng hệ thống chứng từ kế toán
Chứng từ công ty sử dụng thực hiện theo đúng nội dung, đúng quy định của luật kế toán và quyết định số 48/2006/QĐ – BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trƣởng Bộ Tài Chính;
Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hoạt động của công ty đều đƣợc lập chứng từ kế toán có đầy đủ chỉ tiêu, chữ ký, con dấu, các chức danh theo quy định của pháp luật;
Hệ thống chứng từ tiền tệ: phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng... Hệ thống chứng từ tài sản cố định: biên bản thanh lý TSCĐ, bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ...
Hệ thống chứng từ tiền lƣơng và nhân công: bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lƣơng, bảng kê trích nộp các khoản theo lƣơng....
3.4.5 Tổ chức sử dụng chế độ sổ sách kế toán
Hình thức kế toán áp dụng: hình thức kế toán trên máy vi tính theo nguyên tắc của hình thức kế toán Nhật ký chung.
Trình tự ghi sổ kế toán:
Hằng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã đƣợc kiểm tra, đƣợc dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu đƣợc thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.
Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin đƣợc nhập thủ công vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ cái và Nhật ký chung) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
26
Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết đƣợc thực hiện thủ công, chính xác, trung thực theo thông tin đã đƣợc nhập trong kỳ. Ngƣời làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định
Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết đƣợc in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.
Chú thích:
Nhập số liệu hằng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra
Nguồn: Phòng kế toán, công ty TNHH TM-DV VS Thành Nghiệp
Hình 3.3: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính
3.5 KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY GIAI ĐOẠN 2011 – 2013 VÀ 6 THÁNG ĐẦU NĂM 2014
3.5.1 Kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2011 – 2013
Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty đƣợc thể hiện qua bảng báo cáo kết quả kinh doanh 3 năm 2011, 2012, 2013
PHẦN MỀM KẾ TOÁN (EXCEL) MÁY VI TÍNH CHỨNG TỪ KẾ TOÁN BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠI + Sổ tổng hợp + Sổ chi tiết
+ Báo cáo tài chính + Báo cáo kế toán quản trị
27
Bảng 3.1: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty từ năm 2011 đến 2013
Đơn vị tính: đồng
Chỉ tiêu Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013
Chênh lệch 2012/2011 Chênh lệch 2013/2012
Số tiền % Số tiền %
1. Doanh thu bán BH và CCDV 1.239.870.725 2.108.911.136 2.873.064.129 869.040.411 70,09 764.152.993 36,23
2. Các khoản giảm trừ doanh thu 0 0 0 0 0 0 0
3. DT thuần về BH và CCDV 1.239.870.725 2.108.911.136 2.873.064.129 869.040.411 70,09 764.152.993 36,23 4. Giá vốn hàng bán 984.475.053 1.558.852.269 2.098.820.586 574.377.216 58,34 539.968.317 34,64 5. Lợi nhuận gộp về BH và CCDV 255.395.672 550.058.867 774.243.543 294.663.195 115,38 224.184.676 40,76 6. Doanh thu hoạt động tài chính 277.527 258.025 398.719 (19.502) (7,03) 140.694 54,53
7. Chi phí tài chính 0 0 0 0 0 0 0
8. Chi phí quản lý kinh doanh 282.939.704 507.590.604 692.560.364 224.650.900 79,40 184.969.760 36,44 9. Lợi nhuận thuần từ hoạt động KD (27.266.505) 42.726.288 82.081.898 69.992.793 256,70 39.355.610 92,11
10. Thu nhập khác 0 250 45.454.545 250 - 45.454.295 -
11. Chi phí khác 0 0 238.202.492 0 - 238.202.492 -
12. Lợi nhuận khác 0 250 (192.747.947) 250 - (192.748.197) -
13. Tổng LN kế toán trƣớc thuế (27.266.505) 42.726.538 (110.666.049) 69.993.043 256,70 (153.392.587) (359,01)
14. Chi phí thuế TNDN 0 10.681.635 0 10.681.635 - (10.681.635) (100,00)
15. Lợi nhuận sau thuế TNDN (27.266.505) 32.044.904 (110.666.049) 59.311.409 217,52 (142.710.953) (445,35)
28
Qua Bảng kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong giai đoạn năm 2011 đến năm 2013, ta nhận thấy rằng doanh thu của công ty tăng qua các năm, cụ thể năm 2012 doanh thu đạt đƣợc 2.108.911.136 đồng tăng 70,09% so với năm 2011, tƣơng đƣơng tăng 869.040.411 đồng. Sang năm 2013, tổng doanh thu tiếp tục tăng đến 2.873.064.129 đồng, vƣợt hơn 36,23% so với năm 2012 tức là tăng 764.152.993 đồng. Từ năm 2011 đến năm 2013 doanh thu có sự biến động là do mới hoạt động nên gặp nhiều khó khăn trong việc tìm kiếm khách hàng nên mức doanh thu ở mức thấp. Nhƣng đến năm 2012 thì tình hình kinh doanh cũng ổn định, cụ thể doanh thu 2013 so với 2012 cũng không có sự chênh lệch lớn. Doanh thu hoạt động tài chính năm 2012 đạt đƣợc 258.025 đồng giảm 7,03 % so với năm 2011 tƣơng đƣơng 19.502 đồng, năm 2013 tăng 54,53% so với năm 2012, tƣơng đƣơng 140.694 đồng.
Bên cạnh sự tăng trƣởng của doanh thu thì tình hình chi phí của công ty cũng tăng rất nhanh trong giai đoạn này. Thị trƣờng của công ty đƣợc mở rộng, nên khách hàng biết đến công ty cũng tăng, nên sự gia tăng các loại hóa chất đầu vào và lƣơng nhân viên vệ sinh trong giai đoạn từ năm 2011 đến năm 2013 làm ảnh hƣởng đến giá vốn hàng bán tăng lên. Cụ thể năm 2012 giá vốn đạt 1.558.852.269 đồng tăng 58,34% so với năm 2011, tƣơng đƣơng với 574.377.216 đồng. Sang năm 2013 con số này tăng lên 34,64% so với năm 2012, tƣơng đƣơng tăng 539.968.317 đồng. Tình hình chi phí quản lý kinh doanh cũng tăng nhanh tƣơng tự giá vốn hàng bán sự tăng lên là do công ty mua thêm máy móc, thiết bị, dụng cụ vệ sinh, tiền lƣơng cho nhân viên nhằm nâng cao khả năng quản lý và chất lƣợng công việc của các nhân viên cụ thể là trong năm 2012 đạt 507.590.604 đồng tăng 79,40% so với năm 2011, tƣơng đƣơng tăng 224.650.900 đồng. Đến năm 2013 đạt 692.560.364 đồng tăng 36,44% so với năm 2012, tƣơng đƣơng tăng 184.969.760đồng.
Lợi nhuận trong 3 năm hoạt động từ 2011 – 2013 duy nhất chỉ có năm 2012 là công ty hoạt động có hiệu quả tức là có lợi nhuận. Mặc dù doanh thu hoạt động của công ty đều tăng qua các năm nhƣng năm 2011 do chi phí tăng cao công ty đã bị lỗ. Đến năm 2013 do thanh lý phƣơng tiện vận tải nên chi phí khác tăng dẫn đến lợi nhuận bị âm nên công ty đã bị lỗ.
Tóm lại, hoạt động kinh doanh của công ty qua 3 năm có nhiều sự biến động, mặc dù doanh thu tăng qua các năm nhƣng lợi nhuận thì không ổn định, doanh thu tăng đồng thời chi phí cũng tăng cao công ty sẽ có một số biện pháp để giảm thiểu chi phí giúp công ty mang lại hiệu quả tối ƣu.
29
3.5.2 Kết quả hoạt động kinh doanh 6 tháng đầu năm 2013 và 2014
Bảng 3.2: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty 6 tháng đầu
năm 2013 và 2014
Đơn vị tính: đồng
Chỉ tiêu 6 tháng đầu năm Chênh lệch 2014/2013
Năm 2013 Năm 2014 Số tiền %
1. Doanh thu bán BH và CCDV 1.104.714.839 1.157.088.725 52.373.886 4,74 2. Các khoản giảm trừ doanh thu 0 0 0 0 3. DT thuần về BH và CCDV 1.104.714.839 1.157.088.725 52.373.886 4,74 4. Giá vốn hàng bán 743.902.280 782.086.970 38.184.690 5,13 5. Lợi nhuận gộp về BH và CCDV 360.812.559 375.001.755 14.189.196 3,93 6. Doanh thu hoạt
động tài chính 118.210 120.180 1.970 1,67 7. Chi phí tài chính 0 0 0 0 8. Chi phí quản lý kinh doanh 213.766.168 225.943.010 12.176.842 5,70 9. Lợi nhuận thuần
từ hoạt động KD 147.164.601 149.178.925 2.014.324 1,37 10. Thu nhập khác 0 335.000 335.000 - 11. Chi phí khác 0 22.000 22.000 - 12. Lợi nhuận khác 0 313.000 313.000 - 13. Tổng LN kế toán trƣớc thuế 147.164.601 149.491.925 2.327.324 1,58
Nguồn: Phòng kế toán, công ty TNHH TM – DV Vệ Sinh Công Nghiệp Thành Nghiệp
Tình hình doanh thu của công ty trong thời gian gần đây nhất là 6 tháng đầu năm 2014 so với thời điểm này cùng kỳ năm 2013 cũng thấy đƣợc sự tăng lên về doanh thu của doanh nghiệp, 6 tháng đầu năm 2013 mức doanh thu chỉ đạt 1.104.714.839 đồng nhƣng năm 2014 tăng lên 1.157.088.725 đồng tăng 4,74% so với năm 2013 sự tăng lên về doanh thu là do sự tăng lên về số lƣợng khách hàng.
30
Các khoản mục chi phí cũng không có nhiều biến động so với cùng kỳ năm ngoái. Doanh thu tăng lên dẫn theo chi phí cũng tăng lên, trong kỳ chỉ có khoản mục chi phí giá vốn hàng bán tăng lên 5,13% so với năm 2013. Còn chí