Nguồn: Phòng tổ chức hành chánh
Hình 3.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty 3.3.2 Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận
- Đại Hội Đồng Cổ Đông: Là cơ quan có thẩm quyền cao nhất của công ty, bao gồm tất cả các cổ đông có quyền bỏ phiếu hoặc người được cổ đông ủy quyền.
- Hội Đồng Quản Trị: Do Đại Hội Đồng Cổ Đông của công ty bầu ra.
Là cơ quan quản lý cao nhất của công ty. Có quyền quyết định mọi vấn đề liên Đại hội đồng cổ
đông
Ban Giám Đốc Hội Đồng Quản Trị
Ban Kiểm Soát
Phòng Tổ Chức Hành Chính
Phân Xưởng Chế Biến Gạo An Bình
Phòng Kế Toán
Phòng Kinh Doanh
Khu Nhà Kho
Xí Nghiệp Chế Biến Gạo Thới Thạnh
Xí nghiệp Sản Xuất kinh doanh Bao bì
Các Xí nghiệp liên doanh (02Xí nghiệp)
quan đến mục đích, quyền lợi của công ty, có toàn quyền nhân danh công ty. Gồm 05 người: Chủ tịch, phó chủ tịch và 03 ủy viên.
- Ban kiểm soát: Do Đại Hội Đồng Cổ Đông bầu ra, gồm 03 thành viên. Thay mặt cổ đông kiểm soát mọi hoạt động quản trị và điều hành SXKD của công ty. Ban kiểm soát hoạt động độc lập với Đại Hội Đồng Cổ Đông.
- Ban Giám Đốc: Gồm 1 Giám đốc và 2 Phó Giám Đốc, do HĐQT bổ
nhiệm, được HĐQT ủy quyền, là người đại diện theo pháp luật của công ty, điều hành mọi hoạt động hằng ngày của công ty và chịu trách nhiệm trước HĐQT về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao. Phó giám đốc thực hiện các nhiệm vụ do Giám đốc phân công hoặc ủy quyền.
- Phòng Tổ Chức Hành Chính: Gồm 9 người, nhiệm vụ của phòng là
theo dõi và quản lý toàn bộ vấn đề có liên quan đến tình hình về nhân sự, thực hiện quản lý công văn, thu nhận các văn bản, quy định thông tư của cấp trên và nhà nước để tham mưu và chỉ đạo các phòng ban có trách nhiệm thi hành.
- Phòng Kế Toán: Gồm 8 người, phụ trách công việc kinh doanh xuất nhập khẩu vào sổ sách kế toán của công ty (thanh lý các hợp đồng mua bán, thanh toán công nợ, thực hiện nghĩa vụ đối với Nhà nước,…)lập các báo cáo tài chính, báo cáo thuế, quyết toán thuế, quản lý sổ cổ đông. Tham mưu đề xuất cho ban giám đốc trong công tác quản lý hiệu quả việc sử dụng vốn, tài sản.
- Phòng kinh doanh: Gồm 5 người, báo cáo tình hình thực hiện mua bán, thu thập, phân tích, tổng hợp thông tin thị trường. Hoạch định chính sách, chiến lược phát triển chung của công ty. Thực hiện giao dịch kinh doanh với khách nước ngoài, mua, bán theo kế hoạch và theo hợp đồng. Xây dựng kế hoạch kinh doanh hàng tháng, quí, năm trình Ban Giám đốc.
- Phân xưởng chế biến gạo: Chuyên thực hiện thu mua lúa, gạo nguyên liệu, sau đó chế biến, xay xát gạo nguyên liệu thành thành phẩm phục vụ cho xuất khẩu.
- Xí nghiệp bao bì: Chuyên sản xuất bao bì đóng gói phục vụ cho công tác xuất khẩu và kinh doanh bao bì phục vụ cho khách hàng như: thùng carton các loại,…
- Các xí nghiệp liên doanh gồm: Xí nghiệp liên doanh giầy da Tây Đô, Xí nghiệp liên doanh thủ công Mỹ nghệ.
3.4 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN 3.4.1 Sơ đồ tổ chức 3.4.1 Sơ đồ tổ chức
Nguồn: Phòng kế toán
Hình 3.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty 3.4.2 Nhiệm vụ của từng nhân viên
- Kế toán trưởng: Thay mặt Giám đốc quản lý, đôn đốc, giám sát công tác kế toán ở các bộ phận, xét duyệt, lưu trữ các chứng từ sổ sách của công ty, chịu trách nhiệm trước Giám đốc.
- Kế toán phó: là người giúp kế toán trưởng trong công tác kiểm tra, quản lý sổ sách và chịu trách nhiệm trước kế toán trưởng.
- Kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ quản lý nguồn vốn và các quỹ của công ty và theo dõi các khoản thuế phải nộp.
- Kế toán thanh toán – Công nợ: Theo dõi công nợ từng đối tượng khách hàng, công nợ theo hợp đồng, lập các báo cáo, sổ chi tiết công nợ, các khoản nợ đến hạn, bảng kê chứng từ công nợ, theo dõi nguồn vốn và các khoản thanh toán của công ty, lập chứng từ phục vụ cho việc SXKD.
- Kế toán tài sản: Kiểm tra quản lý các tài sản của đơn vị, thực hiện trích khấu hao TSCĐ theo định kỳ, ghi chép việc tăng giảm, đánh giá lại tài sản.
- Kế toán quản lý liên doanh: Có nhiệm vụ theo dõi tổng hợp hoạt động liên quan tại các xí nghiệp trực thuộc, kiểm tra hồ sơ, sổ sách liên quan.
- Kế toán kho: Theo dõi quá trình xuất nhập tồn kho các loại nguyên liệu, công cụ, thành phẩm, hàng hóa. Tính và lập báo cáo hàng tồn kho.
Kế toán trưởng Kế toán phó Kế toán liên doanh Kế toán thanh toán – Công nợ Thủ quỹ Kế toán tài sản Kế toán kho Kế toán tổng hợp
- Thủ quỹ: Quản lý và bảo quản tiền mặt tại đơn vị, căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi thực hiện thu chi và phản ánh vào sổ quỹ tiền mặt, đối chiếu với kế toán thanh toán và báo cáo cho Ban Giám đốc.
3.4.3 Chế độ kế toán và hình thức kế toán
- Công ty đang áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 .
- Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01 đến hết ngày 31/12 cùng năm. - Đơn vị tiền tệ sử dụng hạch toán: Đồng Việt Nam (VNĐ).
- Báo cáo: áp dụng các loại báo cáo như trong hệ thống báo cáo tài chính.
Hình thức kế toán áp dụng tại công ty: Hình thức Chứng từ ghi sổ
- Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán máy vi tính:
Công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của hình thức chứng từ ghi sổ. Phần mềm không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định.
Có đầy đủ mẫu sổ kế toán theo hình thức kế toán nhưng không hoàn toàn giống mẫu sổ ghi bằng tay.
- Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán trên máy vi tính
(1) Hằng ngày kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.
Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động cập nhật vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ cái) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
(2) Cuối tháng (hoặc bất kỳ thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định.
Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.
Nguồn : phòng kế toán
Hình 3.3: Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán máy vi tính
Ghi chú:
Nhập số liệu hàng ngày:
In báo cáo cuối tháng, cuối năm:
Đối chiếu kiểm tra:
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ:
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán chứng từ ghi sổ: Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là: “Chứng từ ghi sổ”. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm:
+ Ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. + Ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái
Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế.
Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm theo số thứ tự trong Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ và có chứng từ kế toán đính kèm, phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán.
- Các loại sổ kế toán sử dụng: + Chứng từ ghi sổ
+ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ + Sổ Cái
+ Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết Chứng từ kế toán
Bảng tổng hợp chứng
từ kế toán cùng loại Báo cáo tài chính Báo cáo kế toán quản
trị Phần mềm Kế Toán máy vi tính Sổ kế toán Sổ chi tiết Sổ tổng hợp Máy tính
-Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
(1) Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập Chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào Sổ Cái. Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
(2) Cuối tháng, phải khóa sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính ra tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có và số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái. Căn cứ vào Sổ Cái lập Bảng Cân đối số phát sinh.
(3) Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu trên Sổ Cái và Bảng Tổng hợp chi tiết (được lập từ các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập báo cáo tài chính.
Quan hệ dối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo tổng số phát sinh Nợ bằng tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng Tổng số tiền phát sinh trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ. Tổng số dư Nợ và tổng số dư Có của các tài khoản trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên Bảng tổng hợp chi tiết.
Nguồn : phòng kế toán
Hình 3.4:Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Đối chiếu, kiểm tra
3.4.4 Phương pháp kế toán
- Sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để theo dõi hàng tồn kho. - Sử dụng phương pháp bình quân gia quyền để tính giá hàng tồn kho cuối kỳ.
- Phương pháp khấu hao TSCĐ: Khấu hao TSCĐ theo đường thẳng. Sổ quỹ
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Chứng từ kế toán
Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Sổ Cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh
BÁO CÁO TÀI CHÍNH CHỨNG TỪ GHI SỔ
- Phương pháp tính thuế GTGT: Tính và nộp thuế theo phương pháp khấu trừ.
3.5 SƠ LƯỢC KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY TỪ NĂM 2011 – 2013 TỪ NĂM 2011 – 2013
Để có thể đưa ra những nhận xét về tình hình kinh doanh của công ty ở hiện tại, ta cần đánh giá kết quả kinh doanh của công ty qua các năm vừa qua. Từ đó, so sánh số liệu giữa các năm để thấy được sự biến động về tình hình kinh doanh và giúp các nhà quản trị hoạch định chiến lược phát triển, đẩy mạnh thương mại trong tương lai nhằm mang lại lợi nhuận cao nhất cho công ty.
Công ty hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực xuất khẩu với mặt hàng chủ lực là gạo, do đó sự biến động của doanh thu chi phí chịu ảnh hưởng nhiều của mặt hàng này. Qua bảng số liệu ta thấy được hoạt động chính của công ty là tiêu thụ hàng hóa, do doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ chiếm tỷ trọng lớn trong tổng doanh thu. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ: tăng mạnh ở năm 2012, tăng từ 307.804 triệu đồng năm 2011 lên 471.884 triệu đồng năm 2012, tức tăng 164.080 triệu đồng, tương đương 53,31%, do sản lượng gạo xuất khẩu năm 2012 tăng, nguyên nhân là do ảnh hưởng của thị trường Thế giới. Các nước xuất khẩu gạo lớn nhất nhì thế giới như Thái Lan thực hiện chương trình mua gạo tạm trữ, diện tích gieo trồng ở Ấn Độ sụt giảm, nên lượng gạo xuất khẩu từ hai nước này giảm, dẫn đến nguồn cung gạo xuất khẩu trên Thế giới hạn chế trong khi nhu cầu vẩn tăng cao. Do đó năm 2012 các thị trường xuất khẩu truyền thống của công ty tăng nhu cầu nhập khẩu gạo, bên cạnh đó công ty bắt tay tìm hiểu sâu và thâm nhập vào các thị trường đang thiếu nguồn lương thực (Châu Phi), đẩy mạnh xuất khẩu mở rộng thị trường giúp doanh thu công ty năm này tăng mạnh. Không gặp nhiều thuận lợi như năm 2012, năm 2013 doanh thu giảm 10.750 triệu đồng tương đương giảm 2,28% so với năm 2012, do giá gạo giảm, áp lực cạnh tranh cao và sụt giảm nhu cầu của các thị trường truyền thống như Malaysia, Philippines dẫn đến số lượng hợp đồng xuất khẩu sang các nước này giảm, nên doanh thu năm này cũng giảm.
Bảng 3.1: Bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh 2011 đến 2013
ĐVT: triệu đồng
Nguồn:Bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phần Nông sản Thực phẩm Xuất khẩu Cần Thơ
So sánh 2012/2011 So sánh 2013/2012
STT Chi tiêu Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013
Số tiền % Số tiền %
1 Doanh thu BH & CCDV 307.804 471.884 461.134 164.080 53,31 (10.750) (2,28)
2 Các khoản giảm trừ - - - - - - -
3 Doanh thu thuần về BH & CCDV 307.804 471.884 461.134 164.081 53,31 (10.750) (2,28)
4 Giá vốn hàng bán 294.564 444.273 447.750 149.709 50,82 3.477 0,78
5 Lợi nhuận gộp về BH & CCDV 13.240 27.611 13.384 14.371 108,54 (14.227) (51,53)
6 Doanh thu hoạt động tài chính 11.917 7.811 7.849 (4.106) (34,45) 38 0,49
7 Chí phí tài chính 2.736 7.596 2.086 4.860 177,63 (5.510) (72,54)
8 Chi phí bán hàng 6.618 10.601 13.801 3.983 60,18 3.200 30,19
9 Chi phí quản lý doanh nghiệp 5.263 8.751 5.982 3.488 66,27 (2.769) (31,64)
10 Lợi nhuận thuần từ HĐKD 10.540 8.474 (636) (2.066) (19,60) (9.110) (107,51)
11 Thu nhập khác 7.014 1.558 2.769 (5.456) (77,79) 1.211 77,73
12 Chi phí khác - 33 - 33 - (33) (100)
13 Lợi nhuận khác 7.014 1.525 2.769 (5.489) (78,26) 1.244 81,57
14 Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế 17.554 9.999 2.133 (7.555) (43,04) (7.866) (78,67)
15 Chi phí thuế TNDN hiện hành 4.027 1.380 9 (2.647) (65,73) (1.371) (99,35)
16 Chi phí thuế TNDN hoãn lại - - - - - - -
Về giá vốn hàng bán tăng từ 294.564 triệu đồng năm 2011 lên 444.273 triệu đồng năm 2012, tăng 149.709 triệu đồng tương đương 50,82% giá vốn tăng cao ở năm 2012 do sản lượng bán ra tăng, giá vốn tăng theo và chậm hơn
tốc độ tăng của doanh thu. Năm 2013 chi phí giá vốn tăng 3.477 triệu đồng
tương đương 0,78%, nguyên nhân là do thị trường có nhiều biến động, giá gạo nguyên liệu đầu vào tăng, để thực hiện các hợp đồng đã ký Công ty đành chấp nhận mua gạo nguyên liệu với giá cao để sản xuất, nên làm cho giá vốn năm này tăng cao.
Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ: tăng mạnh nhất vào năm 2012, nguyên nhân là do lượng gạo xuất khẩu tăng, nguồn cung nguyên liệu ổn định và tiết kiệm được một khoản chi phí trong việc thu mua, nên năm này lợi nhuận gộp của công ty tăng 108,54%. Năm 2013 lợi nhuận gộp giảm 14.227 triệu đồng tương đương 51,53% so với năm 2012, là do doanh thu bán hàng giảm 2,28% nhưng chi phí giá vốn lại tăng 0,78% so với năm 2012.