4.1.1 Đặc điểm về quá trình bán hàng của công ty
4.1.1.1 Đặc điểm tiêu thụ hàng hóa
Tiêu thụ thành phẩm hay còn gọi là bán hàng, là quá trình công ty chuyển quyền sở hữu hàng hóa cho khách hàng đồng thời nhận được quyền thu tiền (hình thức mua chịu), hoặc thu được tiền từ khách hàng, Công ty được hạch toán doanh thu khi thành phẩm được xác định là tiêu thụ cùng với các chứng từ chứng minh cho quá trình tiêu thụ đó như: hóa đơn bán hàng, hóa đơn GTGT, hóa đơn xuất khẩu, hợp đồng mua bán hàng hóa... Thông qua tiêu thụ đồng vốn của công ty chuyển từ hình thái hiện vật sang hình thái giá trị (tiền tệ) và được gọi là doanh thu bán hàng. Sản phẩm được tiêu thụ thì công ty mới có khả năng bù đắp chi phí sản xuất và chi phí ngoài sản xuất đã bỏ ra, tiếp tục thực hiện quá trình tái sản xuất giản đơn hay mở rộng.
4.1.1.2 Các phương thức tiêu thụ sản phẩm
Phương thức bán hàng là cách thức Công ty chuyển quyền sở hữu hàng hóa cho khách hàng và thu được tiền hoặc quyền thu tiền về số lượng hàng hóa tiêu thụ.
- Phương thức bán hàng theo hợp đồng: theo phương thức này Công ty chuyển hàng cho bên mua theo địa chỉ ghi trong hợp đồng, đối với hàng xuất khẩu công ty dùng phương thức giao hàng lên tàu theo giá FOB. Khi hàng được xác nhận đã lên tàu, lúc đó quyền sở hữu hàng hóa đã chuyển từ công ty sang khách hàng. Kết thúc quá trình xuất hàng. Kế toán thanh toán theo dõi quá trình thanh toán tiền hàng và công nợ của khách hàng.
- Đối với phương thức bán lẻ, khách hàng đến công ty mua hàng và thanh toán tiền ngay tại chỗ.
Lưu đồ bán hàng của Công ty Cổ Phần Nông sản Thực phẩm Xuất khẩu Cần Thơ
Chú thích:
Ký hiệu mô tả chứng từ hay báo cáo kế toán bằng giấy
Ký hiệu mô tả việc đưa dữ liệu vào bằng các thiết bị: bàn phím, máy quét,…
Mô tả hoạt động xử lý bằng máy tính
Xử lý thủ công
Mô tả lưu trữ bằng hệ thống máy tính có thể truy xuất trực tiếp không cần tuần tự.
Mô tả lưu trữ trong các hồ sơ bằng giấy tờ ( D là ngày, N là thứ tự, A là tên).
Mô tả điểm nối trong cùng một trang.
Mô tả hoạt động bắt đầu hay kết thúc. Ghi chú, giải thích
Mô tả dòng lưu chuyển
Giải thích lưu đồ:
Phòng kinh doanh nhận đề nghị mua hàng trực tiếp qua mail, fax, điện thoại hay đơn đặt hàng từ khách hàng, sau đó kiểm tra thông tin khách hàng, số lượng hàng trong kho, xét duyệt đơn đặt hàng (đơn đặt hàng quốc tế Giám Đốc duyệt) và lập:
- Hợp đồng bán hàng: 2 liên Liên 1: lưu tại Phòng kinh doanh Liên 2: Giao cho khách hàng - Lệnh bán hàng: 3 liên
Liên 1: lưu tại Phòng kinh doanh Liên 2: Giao kế toán kho
Liên 3: Giao kế toán thanh toán
Căn cứ vào đơn đặt hàng, lệnh bán hàng, hợp đồng bán hàng Phòng kinh doanh nhập liệu vào phần mềm xuất hóa đơn GTGT và phiếu xuất kho sau đó chuyển cho Kế toán trưởng và Giám Đốc ký.
- Hóa đơn GTGT: 3 liên
Liên 2: Giao khách hàng (chuyển fax nhanh đối với khách hàng ở xa) Liên 3: Giao Kế toán thanh toán theo dõi thu tiền
- Phiếu xuất kho: 3 liên
Liên 1: lưu tại Phòng kinh doanh Liên 2: Giao kế toán kho
Liên3: Giao thủ kho
Kế toán kho nhận phiếu xuất kho ký, xuất kho và lập giấy giao hàng cho bộ phận kho giao hàng, giao kèm cùng hàng hóa.
- Giấy giao hàng: 2 liên Liên 1: Kế toán kho lưu lại
Liên 2: Bộ phận giao hàng sau khi giao hàng có chữ ký của khách hàng thì chuyển cho Phòng kinh doanh lưu cùng các chứng từ gốc khác xác nhận hàng đã được chuyển cho khách hàng. Kết thúc quá trình bán hàng.
Hằng ngày phần mềm sẽ tự động cập nhật các nghiệp vụ đã được nhập vào máy, cuối tháng hay khi nhà quản trị có nhu cầu xem sổ sách chỉ cần thực hiện thao tác kết chuyển phần mềm sẽ tự động kết chuyển và in các sổ. Sổ được in ra ký duyệt và lưu trữ tại phòng kế toán.
4.1.1.3 Phương thức thanh toán
- Thanh toán ngay bằng tiền mặt: bán hàng trực tiếp
- Thanh toán không dùng tiền mặt (Bán hàng qua điện thoại, hàng xuất khẩu, bán hàng theo hợp đồng thương mại): Theo phương thức này hàng hóa của công ty sau khi giao cho khách hàng, khách hàng có thể thanh toán bằng sec hoặc chuyển khoản và theo dõi công nợ cho đến khi ngân hàng báo có.
4.1.2 Kế toán các khoản doanh thu – thu nhập
4.1.2.1 Kế toán doanh thu bán hàng a. Chứng từ và sổ sách
Chứng từ sử dụng: Hóa đơn GTGT, hóa đơn xuất khẩu, phiếu thu, giấy báo có, phiếu xuất kho, chứng từ ghi sổ, bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại (xem phụ lục 1, 2, 14, 15)
Sổ sách: sổ đăng ký chứng từ ghi sổ (xem phụ lục 13), sổ chi tiết, sổ cái.
Hình 4.2: Lưu đồ thu tiền bán hàng bằng tiền mặt
Giải thích lưu đồ:
Khách hàng thanh toán tiền hàng, căn cứ vào bộ chứng từ gốc (Hóa đơn bán hàng, Hợp đồng bán hàng,...) kế toán thanh toán lập phiếu thu 2 liên chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt, sau đó kế toán thanh toán chuyển cho thủ quỹ ký, xác nhận thu tiền và ghi vào sổ quỹ.
+ liên 1: Kế toán thanh toán kẹp chung chứng từ gốc và lưu lại. + liên 2 : giao cho người nhận tiền.
Cuối tháng thủ quỹ và kế toán thanh toán đối chiếu sổ quỹ và sổ kế toán tiền mặt được kế toán thanh toán theo dõi trên phần mềm.
Trường hợp thu bằng tiền gửi Ngân hàng: nhận thông báo từ Ngân hàng về khoản tiền khách hàng thanh toán, Kế toán thanh toán lập GBC của công ty và chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt, sau đó nhập liệu vào phần mềm ghi giảm khoản phải thu khách hàng, cuối cùng kẹp GBC chung với chứng từ gốc và lưu trữ.
c. Các nghiệp vụ phát sinh
- Ngày 08/02/2014, Hóa đơn xuất khẩu số 0000011 xuất khẩu gạo 15% tấm theo hợp đồng ngoại thương giữa công ty NSTPXK Cần Thơ với HIANG
LI TRADING PTELTD (Singapore) số 1021/XKG, ngày 21/10/2013. Khách hàng thanh toán bằng chuyển khoản.
Trị giá hàng xuất khẩu là 104.615,00 USD Tỷ giá: 21.036,00 VND/USD
Quy đổi: 2.200.681.140 đồng
- Ngày 10/02/2014 xuất bán gạo 25% tấm xuất khẩu theo hóa đơn GTGT số 0000013 cho Công ty TNHH MTV – Tổng Công ty Lương thực miền Nam . Khách hàng đã thanh toán bằng chuyển khoản.
(xuất theo thông báo số 1998/TCT–KD ngày 20/01/2014 của Hợp đồng UTXK số 119/ UTB/2013 ngày 21/11/2013 của Công ty TNHH MTV – Tổng Công ty lương thực Miền Nam. Giao lên tàu: TRƯƠNG MINH SUN. Theo bảng kê xác nhận khối lượng hàng hóa số: 2369/TCT–KD của Tổng Công ty)
Trị giá hàng xuất khẩu là 215.520,75 USD Tỷ giá : 21.036,00 VND/USD
Quy đổi : 4.533.694.497 đồng
- Ngày 12/02/2014 hóa đơn xuất khẩu số 0000012 xuất gạo 15% tấm xuất khẩu cho HB ENTERPRISE (HONG KONG) xuất theo hợp đồng số 1223/XKG, ngày 27/11/2013.
Trị giá lô hàng xuất khẩu là 212.500,00 USD
Tỷ giá: 21.036,00 VND/USD Quy đổi: 4.470.150.000 đồng
- Ngày 13/02/2014 xuất bán cám sấy theo hóa đơn GTGT số 0000014 cho chi nhánh Công ty Cổ phần tập đoàn DABACO Việt Nam, Tỉnh Bắc Ninh. Giá trị lô hàng là 4.458.538.000 đồng, thuế GTGT 5%. Khách hàng đã thanh toán bằng chuyển khoản. Trị giá vốn lô hàng là 4.340.000.000 đồng.
- Ngày 15/02/2014 xuất bán tấm theo hóa đơn GTGT 0000016 cho công ty TNHH Tân An Thái. Tổng giá trị lô hàng là 2.814.000.000 đồng, thuế GTGT 5%. Đã thanh toán bằng chuyển khoản.
- Ngày 20/02/2014 xuất bán trấu theo hóa đơn GTGT 0000018 cho công ty TNHH NĂNG LƯỢNG XANH KIM NGÂN, theo hợp đồng số 39/NSCT /2013 giá trị lô hàng là 224.024.440 đồng, thuế GTGT 5%, khách hàng đã thanh toán bằng chuyển khoản.
- Ngày 28/02/2014 kết chuyển 33.857.227.288 đồng doanh thu thuần vào tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh
d. Thực hiện kế toán chi tiết
TK 511- “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” Trong đó: TK 5111 _ “Doanh thu bán hàng hóa ”
TK 5113 _ “Doanh thu cung cấp dịch vụ” TK 51110_ “Doanh thu bán hàng xuất khẩu” TK 51112 _ “Doanh thu bán hàng khác” TK 51113_ “Doanh thu bán hàng nội địa”
TK 51114 _ “Doanh thu bán hàng của PXCB gạo”
TK 51116 _ “Doanh thu bán hàng hóa (Thới Thạnh)” Căn cứ vào nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã được ghi nhận, phần mềm tự kết chuyển vào sổ chi tiết TK 511-“Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”.
Hình 4.3: Sổ chi tiết Doanh thu bán hàng xuất khẩu
Đơn vi: Công ty CPNSTP Xuất Khẩu Cần Thơ
Địa chỉ: 152- 154 Đ. Trần Hưng Đạo, Q.Ninh Kiều. TP Cần Thơ
Mẫu số: 38 - DN
(Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ KẾ TOÁN CHI TIẾT Năm: 2014
Số hiệu: 511
Chi tiết: Doanh thu bán hàng xuất khẩu - 51110
Đơn vị tính: đồng Chứng từ Số phát sinh Số dư Ngày tháng ghi sổ Số hiệu Ngày tháng
Diễn giải TK đối
ứng Nợ Có Nợ Có
A B C D E 1 2 3 4
Số tồn đầu kì
08/02 0000011 08/2 Xuất khẩu gạo 15% tấm 11220 2.200.681.140
10/02 0000013 10/2 Xuất bán gạo 25% tấm 11220 4.533.694.497
12/02 0000012 12/2 Xuất khẩu gạo 15% tấm 11220 4.470.150.000
… ……… …… ……… ……… …. ….
28/02 K/C 28/2 K/C doanh thu thuần 911 25.560.664.858
Tổng số phát sinh 25.560.664.858 25.560.664.858 SDCK
Sổ này có 01 trang, đánh số từ 01 đến.. Ngày mở sổ 01/02/2014
Ngày 28 tháng 02 năm 2014
Người ghi sổ Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) (Ký họ tên)
Hình 4.4: Sổ chi tiết doanh thu bán hàng nội địa
e. Thực hiện kế toán tổng hợp
Sổ cái TK 511 _ “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” (xem phụ lục 22)
f. Nhận xét
- Về thực hiện chế độ kế toán: Công ty áp dụng đầy đủ và đúng các mẫu sổ theo quy định. Chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ chi tiết TK 511, sổ cái TK 511 nội dung đầy đủ dễ hiểu, phản ánh kịp thời các nghiệp vụ phát sinh. Sử dụng hệ thống tài khoản theo quy định kể cả mã số, tên gọi, nội dung, kết cấu và phương pháp kế toán của từng tài khoản, có mở thêm tài khoản chi tiết để theo dõi.
- Về tổ chức công tác kế toán:
Đơn vi: Công ty CPNSTP Xuất Khẩu Cần Thơ
Địa chỉ: 152- 154 Đ. Trần Hưng Đạo, Q.Ninh Kiều. TP Cần Thơ
Mẫu số: 38 - DN
(Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ KẾ TOÁN CHI TIẾT
Năm: 2014 Số hiệu: 511
Chi tiết: Doanh thu bán hàng nội địa - 51113
Đơn vị tính: đồng Chứng từ Số phát sinh Số dư Ngày tháng ghi sổ Số hiệu Ngày tháng
Diễn giải TK đối
ứng Nợ Có Nợ Có A B C D E 1 2 3 4 Số tồn đầu kì 13/02 0000014 13/02 Bán cám sấy 11220 4.458.538.000 15/02 0000016 15/02 Bán tấm 11220 2.814.000.000 20/02 0000018 20/02 Bán trấu 11220 224.024.440 … …. .. ….. .. …. ….
28/02 KC 28/02 K/C doanh thu thuần 911 8.296.562.430
Tổng số phát sinh 8.296.562.430 8.296.562.430 SDCK
Sổ này có 01 trang, đánh số từ 01 đến.. Ngày mở sổ 01/02/2014
Ngày 28 tháng 02 năm 2014
Người ghi sổ Kế toán trưởng
+ Phiếu xuất kho, giấy báo có do ngân hàng gửi đến, đầy đủ chữ ký, ngày tháng hợp lý, nội dung trên chứng từ dễ hiểu, thông tin rỏ ràng.
+ Hóa đơn GTGT, hóa đơn xuất khẩu: phần chữ ký dành cho người mua hàng được đóng dấu bán hàng qua điện thoại, đối với trường hợp khách hàng không đến công ty mua trực tiếp.
+ Phiếu thu thiếu chữ ký của Giám đốc.
+ Chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ do công ty lập: Giấy báo có, ngày tháng hợp lý, hợp lệ nội dung như chứng từ gốc. Phần chữ ký thì có của người lập, kế toán trưởng, thiếu chữ ký của thủ quỹ, Giám đốc, và người nộp tiền.
4.1.2.2 Kế toán doanh thu tài chính
a. Chứng từ và sổ sách
Chứng từ: Giấy báo có ngân hàng, các chứng từ gốc khác, chứng từ ghi sổ (xem phụ lục 2, 17, 18)
Sổ sách: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ (xem phụ lục 13), sổ chi tiết, sổ cái.
b. Luân chuyển chứng từ
Giải thích lưu đồ:
Khi nhận được giấy báo có từ Ngân hàng về khoản lãi tiền gửi, kế toán thanh toán lập giấy báo có của Công ty nội dung dựa trên giấy báo có của Ngân hàng để làm căn cứ ghi sổ sau đó chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt. Chứng từ sau khi được kế toán trưởng ký duyệt, kế toán thanh toán nhập liệu vào phần mềm sau đó kẹp chung với chứng từ gốc và lưu trữ. Cuối tháng khi nhận được sổ phụ Ngân hàng sẽ đối chiếu với sổ tiền gửi ngân hàng của công ty được lưu tại phòng kế toán cùng với kế toán trưởng.
c. Các nghiệp vụ phát sinh
- Ngày 27/2/2014, GBC số NT007/VIBAG về thu lãi tiền gửi tháng 02 của ngân hàng VIB An Giang về số tiền lãi là 33.624.500 đồng.
- Ngày 28/2/2014, GBC NT009/SHBCT về thu lãi tiền gửi tháng 02 của ngân hàng SHB Cần Thơ, số tiền 48.250.000 đồng.
- Ngày 28/2/2014 kết chuyển 224.400.073 đồng doanh thu tài chính sang tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh.
d. Thực hiện kế toán chi tiết
TK 515_”Doanh thu hoạt động tài chính”
Trong đó TK 5150 _ “Doanh thu tài chính tiền gửi ngân hàng” TK 5151 _ “Doanh thu tài chính trái phiếu”
TK 5152 _ “Doanh thu tài chính cổ tức được chia” TK 5153 _ “Doanh thu tài chính chênh lệch tỷ giá”
TK 5154 _ “Doanh thu tài chính khác – Xí nghiệp bao bì” Căn cứ vào nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã được ghi nhận, phần mềm sẽ tự động ghi vào sổ chi tiết TK 515-“Doanh thu hoạt động tài chính”
Hình 4.6: Sổ chi tiết Doanh thu hoạt động tài chính
e. Thực hiện kế toán tổng hợp
Sổ cái TK 515 _”Doanh thu hoạt động tài chính” (xem phụ lục 23)
f. Nhận xét
- Về thực hiện chế độ kế toán: Chứng từ, sổ sách sử dụng đầy đủ và đúng mẫu theo quy định, thông tin rõ ràng, đầy đủ, kịp thời các nghiệp vụ phát sinh.
- Về tổ chức công tác kế toán: Giấy báo có do ngân hàng gửi đến đầy đủ nội dung, chữ ký. Giấy báo có do công ty lập làm chứng từ ghi sổ ngày tháng hợp lý, nội dung dễ hiểu và đúng theo nội dung chứng từ gốc, chữ ký thì có chữ ký của kế toán trưởng, người lập, thiếu người nộp tiền, thủ quỹ, giám đốc.
4.1.2.3 Kế toán doanh thu khác
Trong tháng công ty không phát sinh các khoản doanh thu khác.
Đơn vi: Công ty CPNSTP Xuất Khẩu Cần Thơ
Địa chỉ: 152- 154 Đ. Trần Hưng Đạo, Q.Ninh Kiều. TP Cần Thơ
Mẫu số: 38 - DN
(Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ KẾ TOÁN CHI TIẾT Năm: 2014
Số hiệu: 515
Tên tài khoản: Doanh thu hoạt động tài chính
Đơn vị tính: đồng
Chứng từ Số phát sinh Số dư
Ngày tháng
ghi sổ Số hiệu Ngày tháng
Diễn giải TK đối
ứng Nợ Có Nợ Có A B C D E 1 2 3 4 Số tồn đầu kì …. ……. …… ……… ……. ………… ………… … …. 27/02 NT007/V IBAG 27/02
Lãi tiền gửi VIB An
Giang 11223 33.624.500
28/02 NT009/S
HBCT 28/02 Lãi tiền gửi SHB cần Thơ 11226 48.250.000
28/02 K/C 28/02 Kết chuyển doanh thu tài
chính 911 224.400.073 Tổng số phát sinh 224.400.073 224.400.073