3.1.2.1 Cơ cấu tổ chức
Công ty cổ phần thực phẩm Bích Chi có cơ cấu tổ chức cũng khá đơn giản, gồm: Đại hội đồng cổ đông, Ban kiểm soát, Chủ tịch HĐQT, Ban giám đốc, phòng Kinh doanh-tiếp thị, phòng Hành chính-kế toán, phòng Kỹ thuật, phân xưởng sản xuất. Mỗi bộ phận có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng cùng giúp cho công ty trở thành một tổ chức thống nhất và mỗi cán bộ, công nhân viên là một thành viên không thể thiếu trong tổ chức đó.
Nguồn: Phòng hành chính – kế toán công ty Bích Chi
Hình 3.3 Cơ cấu tổ chức của công ty Bích Chi
a. Đại hội đồng cổ đông
Đại hội đồng cổ đông là cơ quan có thẩm quyền cao nhất của Công ty, bao gồm tất cả các cổ đông có quyền bỏ phiếu hoặc người được cổ đông ủy quyền.
Đại hội đồng cổ đông có các quyền hạn sau: - Thông qua bổ sung, sửa đổi Điều lệ.
- Thông qua định hướng phát triển Công ty, thông qua báo cáo tài chính hàng năm, các báo cáo của Ban kiểm soát, của Hội đồng quản trị và của các kiểm toán viên.
Chủ tịch HĐQT Tổng Giám đốc Phó tổng Giám đốc sản Phó tổng Giám đốc kinh doanh Phòng xuất nhập khẩu Phân xưởng sản xuất Phòng kinh doanh-tiếp thị Phòng kỹ thuật Phòng hành chính-kế toán
Đại hội đồng cổ đông
- Quyết định mức cổ tức được thanh toán hàng năm cho mỗi loại cổ phần.
- Quyết định số lượng thành viên của Hội đồng quản trị.
- Bầu, bãi nhiệm, miễn nhiệm thành viên Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát; phê chuẩn việc Hội đồng quản trị, bổ nhiệm Tổng Giám đốc.
- Các quyền khác được quy định tại Điều lệ.
b. Hội đồng quản trị
Số thành viên Hội đồng quản trị của Công ty hiện tại gồm 05 thành viên. Hội đồng quản trị là cơ quan có đầy đủ quyền hạn để thực hiện tất cả các quyền nhân danh Công ty, trừ những thẩm quyền thuộc về Đại hội đồng cổ đông mà không được ủy quyền. Hội đồng quản trị có các quyền hạn sau:
- Quyết định cơ cấu tổ chức của Công ty.
- Quyết định chiến lược, kế hoạch phát triển và kế hoạch kinh doanh hàng năm của Công ty.
- Quyết định chào bán cổ phần mới trong phạm vi số cổ phần được quyền chào bán của từng loại, quyết định huy động vốn theo hình thức khác; đề xuất các loại cổ phiếu có thể phát hành và tổng số cổ phiếu phát hành theo từng loại.
Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, giám sát hoạt động của Ban Tổng Giám đốc và các cán bộ quản lý trong điều hành công việc kinh doanh hàng ngày của Công ty.
Đề xuất mức cổ tức hàng năm và xác định mức cổ tức tạm thời; kiến nghị việc tổ chức lại, giải thể hoặc yêu cầu phá sản Công ty.
Các quyền khác được quy định tại Điều lệ.
c. Ban kiểm soát
Ban kiểm soát do Đại hội đồng cổ đông bầu ra gồm 03 thành viên, thay mặt cổ đông để kiểm soát mọi hoạt động quản trị và điều hành sản xuất kinh doanh của Công ty. Ban kiểm soát chịu trách nhiệm trước Đại hội đồng cổ đông và pháp luật về những công việc thực hiện theo quyền hạn và trách nhiệm sau:
Được Hội đồng Quản trị tham khảo ý kiến về việc chỉ định công ty kiểm toán độc lập, mức phí kiểm toán và mọi vấn đề liên quan đến sự rút lui hay bãi nhiệm của công ty kiểm toán độc lập; thảo luận với kiểm toán viên độc lập về
Kiểm tra các báo cáo tài chính hàng năm, sáu tháng và hàng quý trước khi đệ trình Hội đồng quản trị.
Thảo luận về những vấn đề khó khăn và tồn tại phát hiện từ các kết quả kiểm toán giữa kỳ hoặc cuối kỳ cũng như mọi vấn đề mà kiểm toán viên độc lập muốn bàn bạc.
Hạn và thủ tục trả cổ tức; xử lý lỗ phát sinh trong quá trình kinh doanh. Xem xét báo cáo của Công ty về các hệ thống kiểm soát nội bộ trước khi Hội đồng quản trị chấp thuận.
Các quyền khác được quy định tại Điều lệ.
d. Ban Tổng giám đốc: gồm có 01 Tổng giám đốc, 02 Phó tổng giám đốc.
Tổng giám đốc: Là người đại diện cho cán bộ công nhân viên chức quản lý công ty theo sự chỉ đạo của Hội đồng quản trị. Tổng giám đốc có quyền quyết định và điều hành mọi hoạt động của công ty theo kế hoạch đề ra, chịu tráchnhiệm trước công ty về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
Phó tổng giám đốc: là người trợ giúp cho TGĐ trong việc quản lý, điều hành mọi hoạt động của công ty theo sự phân công của TGĐ.
e. Các phòng ban
Phòng kinh doanh-tiếp thị
- Tìm kiếm khách hàng, tiếp xúc, gặp gỡ khách hàng, tiếp nhận đơn đặt hàng. Thương thảo bán hàng, ghi nhận và đo lường sự thỏa mãn của khách hàng.
- Soạn thảo các hợp đồng mua bán hàng. Đồng thời báo cáo kịp thời tình hình sản xuất kinh doanh theo định kỳ tháng, quý và những yêu cầu đột xuất của ban Tổng giám đốc.
Phòng kỹ thuật sản xuất
- Tham mưu cho ban Tổng giám đốc về chương trình quản lý hệ thống chất lượng phù hợp với tiêu chuẩn HACCP, ISO 9001-2001.
- Hướng dẫn và kiểm tra việc xây dựng các quy trình công nghệ của các mặt hàng đúng theo hợp đồng và phụ kiện kỹ thuật mà công ty đã ký kết với khách hàng.
- Tham mưu cho Ban Tổng giám đốc công ty về việc quản lý chất lượng và môi trường của công ty.
- Kết hợp với phòng kinh doanh giải quyết các khiếu nại của khách hàng về chất lượng sản phẩm, mẫu mã.
Phòng xuất nhập khẩu
- Tham mưu, giúp Ban Tổng giám đốc Công ty thực hiện quản lý về công tác chuyên môn, nghiệp vụ xuất nhập khẩu.
- Giao thương quốc tế và hợp tác quốc tế.
- Thực hiện các dịch vụ kinh doanh xuất nhập khẩu và thực hiện một số nhiệm vụ, quyền hạn khác theo phân cấp, ủy quyền của Tổng giám đốc Công ty và theo quy định của pháp luật.
Phòng hành chính –kế toán
- Thực hiện chế độ báo cáo tài chính theo quy định Nhà nước, định kỳ quý, 06 tháng, 09 tháng, năm. Thực hiện chế độ quyết toán thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp hàng năm theo chế độ quy định.
- Định kỳ phân tích kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh toàn công ty. Làm tham mưu cho Ban Tổng giám đốc trong lĩnh vực tài chính.
3.1.2.2 Tình hình nhân sự
Nguồn nhân lực là một trong những tiêu chí để đánh giá sự phát triển của công ty. Đây là nhân tố quan trọng góp phần giúp cho công ty hoạt động hiệu quả hơn. Bảng 3.1 dưới đây thể hiện trình độ lao động của công ty Bích Chi tính đến thời điểm tháng 06 năm 2013:
Bảng 3.1: Số lượng và trình độ lao động của công ty
NHÂN SỰ SỐ LAO ĐỘNG TRÌNH ĐỘ HỌC VẤN TỶ LỆ (%) Đại học và trên Đại học Cao đẳng Trung cấp Sơ cấp Trực tiếp sản xuất 600 0 0 0 600 92,3 Gián tiếp sản xuất 50 18 20 12 0 7,7 Tổng 650 18 20 12 600 100
Nguồn: Phòng Hành chính-kế toán Công ty cổ phần thực phẩm Bích Chi
Nhìn chung lực lượng lao động của công ty có quy mô trung bình so với các công ty trong khu vực. Do công ty chủ yếu sản xuất mặt hàng các loại thực phẩm từ bột và gạo, nên đòi hỏi nhiều ở chất lượng của công nhân. Công ty hiện đang có 650 lao động. Trong đó, gián tiếp sản xuất có 50 người, chiếm 7,7% tổng số lao động của công ty. Bộ phận này có nhiệm vụ hoạch định, quản lý, theo dõi hoạt động của công ty. Phần lớn trình độ lao động thuộc bộ phận gián tiếp là đại học, cao đẳng và trung cấp chiếm số lượng nhỏ. Qua đó thấy được, công ty đòi hỏi tương đối cao về trình độ học vấn của bộ phận quản lý. Còn đối với bộ phận trực tiếp sản xuất, tổng số khoảng 600 người, chiếm 92,3% lực lượng lao động của công ty. Đây là lực lượng không cần trình độ cao, nên đa số là sơ cấp với mức lương bình quân 3.000.000 đồng/tháng. Mức thu nhập này được xem là khá ổn định và cũng tương đương với mức lương của các doanh nghiệp trong khu vực.