Ánh giá vh th ng KSNB ti Công ty CP Fiditour

Một phần của tài liệu Thực trạng và giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty cổ phần fiditour (Trang 68)

K TL UN CH NG 1

2.3 ánh giá vh th ng KSNB ti Công ty CP Fiditour

Môi tr ng ki m soát

- Công ty có ban hƠnh v n b n quy đnh v tính trung th c, ng x có đ o đ c và ph bi n đ n t ng nhân viên.

- Nhà qu n lỦ đƣ lƠm g ng t t cho CBCNV trong vi c th c thi tính chính tr c và đ o đ c.

- Công ty s d ng b ng mô t công vi c yêu c u rõ ki n th c và ch t l ng nhân s cho t ng v trí.

môn đ c đƠo t o.

- nh k H i đ ng qu n tr t ch c h p đ thi t l p nh ng chính sách, xác đ nh m c tiêu, chi n l c qu n lỦ, xem xét vƠ đánh giá l i m c tiêu c a doanh nghi p. - H i đ ng Qu n tr có đ c cung c p thông tin k p th i vƠ đ y đ đ giám sát

m c tiêu và chi n l c qu n lý, k t qu ho t đ ng kinh doanh, các h p đ ng và các cam k t quan tr ng.

- Nhà qu n lỦ luôn hƠnh đ ng m t cách th n tr ng, và ch hƠnh đ ng sau khi đƣ phân tích k các r i ro c ng nh l i ích ti m n trong các quy t đ nh kinh doanh. - Nhà qu n lỦ th ng xuyên ti p xúc vƠ trao đ i v i nhân viên c p d i.

- Nhà qu n lý và nhân s ch ch t v tài chính không b thay th quá th ng xuyên.

- Công ty ban hƠnh v n b n phân chia quy n h n, trách nhi m rõ ràng gi a các phòng ban, b ph n v i m i quan h gi a các b ph n v i nhau.

- Khi thay đ i v nhân s , s phân chia quy n h n và trách nhi m đ c công ty c p nh t b ng v n b n.

- Nguyên t c y quy n trong công ty đ c đ m b o nghiêm ng t.

- Công ty thi t l p quy trình tuy n d ng nhân viên và áp d ng m t cách công khai và rõ ràng.

- Công ty ban hành quy ch khen th ng nhân viên và s d ng qu khen th ng, qu phúc l i h p lý.

- Công ty có chính sách h tr cho công nhân viên nâng cao nghi p v , trình đ chuyên môn nh t ch c ch ng trình đƠo t o nâng cao tay ngh hay h tr công nhơn viên tham gia các khóa đƠo t o bên ngoài.

- nh k công ty t ch c h p đánh giá, x p lo i, ki m đi m m c đ hoàn thành nhi m v c a m i cá nhân

ánh giá r i ro:

- M c tiêu c a công ty đ c truy n đ t đ n nhơn viên thông qua v n b n. Trong đó nêu rõ m c tiêu và các chi n l c c th đ đ t đ c m c tiêu.

phòng ban c a mình.

- Các m c tiêu c a các b ph n đ u h ng đ n m c tiêu chung c a toàn công ty vì th c t m c tiêu chung c a công ty c ng lƠ c s , n n t ng đ các phòng ban l p m c tiêu c th cho phòng ban c a mình.

- Vi c xây d ng các tiêu chu n đ nh l ng đ đánh giá vi c hoàn thành m c tiêu luôn đ c công ty xem tr ng

- Công ty đƣ đ ra nh ng bi n pháp đ đ i phó v i r i ro. Khi có r i ro x y ra, các phòng ban h p liên quan h p v i nhau vƠ đ ra bi n pháp đ i phó v i r i ro.

- Công ty th c hi n nghiêm túc nh ng bi n pháp đ đ i phó v i r i ro. Các bi n pháp nƠy đ c ghi nh n l i b ng v n b n. Khi đƣ th ng nh t bi n pháp đ i phó r i ro b ng v n b n r i, thì luôn đ c công ty th c hi n nó m t cách nghiêm túc.

Ho t đ ng ki m soát:

- Các báo cáo đ m b o yêu c u v đ chính xác, k p th i đ giúp BTG đánh giá đ c các r i ro liên quan đ n công ty. Công ty có quy đnh th i h n c th đ n p báo cáo lên BTG , vƠ quy đ nh nƠy luôn đ c tuân th . Ch ng h n nh báo cáo k t qu ho t đ ng kinh doanh, k toán đ n v ph i l p báo cáo g i cho k toán t ng h p vào ngày 12 hàng tháng, và vào ngày 20 hàng tháng k toán t ng h p công ty ph i hoàn thành xong vi c l p báo cáo k t qu ho t đ ng kinh doanh đ trình lên BTG . Còn đ i v i các báo cáo mang tính kh n c p, b t th ng ví d nh báo cáo v hành vi gian l n, hay vi ph m n i quy c a m t cá nhân nào đó, ngay khi có yêu c u t BTG , thì các b ph n có liên quan s k p th i l p báo cáo vƠ trình lên BTG .

- BTG phơn tích đ nh k s li u liên quan đ n các công ty ho t đ ng trong ngành ho c đ i th c nh tranh. V i s canh tranh ngày càng cao, các công ty du l ch đ c thành l p m i ngày càng nhi u. Qua kh o sát và tìm hi u thì đnh k vào cu i tháng khi h p giao ban, BTG có phơn tích s li u liên quan đ n các công ty ho t đ ng trong ngƠnh hay đ i th c nh tranh mà phòng ti p th đƣ thu th p đ c.

túc. BTG th ng xuyên l ng nghe, và ti p xúc v i nhân viên.

- Công ty th c hi n ki m tra soát xét ch ng t tr c khi th c hi n. Ch ng h n nh khi mu n mua công c d ng c , tài s n, hay m t d ch v nƠo đó.., khi thanh toán ti n mua, b ch ng t s bao g m: phi u đ xu t mua, gi y đ ngh chi ti n, hóa đ n tƠi chính, vƠ trên các ch ng này ph i có đ y đ ch ký c a ng i đ xu t, tr ng phòng ban đ xu t, BTG , k toán tr ng. N u có đ y đ b ch ng t nh v y thì k toán thanh toán m i th c hi n chi ti n, n u không thì nghi p v này s không đ c th c hi n. Vi c ki m tra soát xét ch ng t đ c công ty th c hi n khá t t, giúp công ty có th tránh đ c r i ro th t thoát.

- Công ty có s tách bi t gi a nhân viên th c hi n nghi p v v i nhân viên ghi s sách k toán, gi a nhân viên ghi chép s sách và b o qu n tài s n và gi a b o

qu n tài s n và phê chu n nghi p v .

- H th ng máy tính có bu c khai báo tên ng i s d ng, m t kh u tr c khi đ ng nh p s d ng. Vi c truy c p vào h th ng, s a đ i hay truy xu t d li u đ c h th ng ghi l i trên nh t kỦ đ xác minh ngu n g c khi có s c .

- Ph trách t ng b ph n th ng xuyên soát xét k t qu th c hi n công vi c c a

mình.

- Quy trình luân chuy n ch ng t gi a các phòng ban h p lý và thu n ti n. Công ty có ban hành qui trình luân chu n ch ng t rõ ràng, c th . Ch ng h n nh quy trình luân chuy n ch ng t c a b ph n kinh doanh tour. Khi khách đ t tour, d a theo yêu c u c a khách, nhân viên kinh doanh s l p phi u báo khách, ghi rõ thông tin tour chuy n cho phòng đi u hƠnh, phòng đi u hành d a vào phi u báo khách, liên h đ i tác (do phòng giao d ch tìm đ c) đ đ t d ch v . Khi hóa đ n c a đ i tác chuy n v , phòng đi u hành s phân lo i hóa đ n theo t ng tour đƣ đ t, phòng đi u hành ghi mã tour c th , sau đó chuy n hóa đ n cho phòng k toán l hƠnh đ phòng k toán l hành ghi nh n chi phí, và ti n hành h ch toán, thanh toán.

- Các ch ng t , s sách đ c l u tr đ y đ và an toàn. Vào cu i m i tháng, ch ng t đ c t p h p l i cho vào thùng ch ng t , t t c các thùng này đ u có

khóa riêng. Cu i n m, sau khi ki m toán xong, công ty v n chuy n ch ng t v

kho. Kho công ty khá an toàn.

- Công ty đ a ra các bi n pháp ki m soát, giám sát vi c t ch c và th c hi n tour du l ch cho khách hàng. Công ty có thi t l p c th các quy trình t quy trình chào bán tour Công ty có thi t l p c th các quy trình t quy trình chào bán tour (nh n di n nhu c u khách hàng; chu n b n i dung chào bán; chào bán; tái ki m tra d ch v ; l p h p đ ng; l p h s th c hi n tour bao g m phi u báo khách, khai toán tour, đ t phòng khách s n, lý l ch khách hƠng, ch ng trình tour; ph i h p v i các phòng ban khác th c hi n tour; ho t đ ng ch m sóc khách hƠng),

quy trình đi u hành tour (nh n phi u báo khách t nhơn viên kinh doanh; đ t d ch v ; xác nh n d ch v ; chu n b công vi c, v t ph m ph c v tour; phân công h ng d n viên, l p l ch theo dõi tour và d toán chi phí; ki m tra l i t t c nh ng d ch v đƣ đ t, xác nh n d ch v đƣ đúng theo ch ng trình; bƠn giao h s tour cho h ng d n bao g m l ch theo dõi tour, ch ng trình tour, các yêu c u khác n u có; tái xác nh n d ch v ; c p nh t nh ng thay đ i d ch v đƣ đ t và thông báo cho h ng d n viên,..), quy trình h ng d n (nh n bàn giao tour; t m ng ti n, xu t v t ph m; h p đoƠn; đón khách; h ng d n tour; nh n thông tin ph n h i t khách hàng; l p báo cáo; quy t toán tour, h p qu n lý ch t l ng), đ n quy trình ch m sóc khách hƠng (tr c tour: nhân viên kinh doanh ti p khách, t v n bán d ch v cho khách, th c hi n u đƣi nh th VIP, th u đƣi, phi u quà t ng; trong tour: h ng d n viên t ng quà cho khách hàng, g i m u thông tin ph i h i; sau tour: t ng h p thông tin nh th ph n h i c a khách hàng, báo cáo tour c a h ng d n viên, liên h khách hƠng đ h i th m tình hình tour, ghi nh n ý ki n khách hàng, x lý thông tin, ti n hành các ho t đ ng ch m sóc khách hƠngầ). Vi c giám sát, ki m soát các b ph n khi th c hi n tour đ c th c hi n

khá ch t ch .

- Công ty th ng xuyên đ i chi u công n v i khách hƠng. i v i khách hàng l khi s d ng d ch v thì th ng khách hàng thanh toán ti n tr c khi mua. i v i khách đoƠn, h thanh toán m t ph n tr c tour, ph n còn l i s đ c thanh

toán khi tour k t thúc. Riêng, đ i v i khách hàng là các công ty, các t ch c mua vé máy bay, đ nh k hƠng tháng công ty th ng xuyên đ i chi u công n v i h .

Thông tin truy n thông:

- Tr ng các b ph n th ng xuyên báo cáo tình hình công vi c cho BTG đ h đ a ra nh ng ch d n c n thi t. nh k hàng tháng khi h p giao ban, tr ng các b ph n th ng xuyên báo cáo tình hình công vi c cho BTG đ h đ a ra nh ng ch d n c n thi t. Tr ng h p đ c bi t, c n nh ng ch d n kh n c p thì BTG s t ch c h p ngay khi tr ng các b ph n yêu c u.

- Các b ph n trong công ty luôn cung c p thông tin đ h tr l n nhau đ công vi c đ t hi u qu cao. Ch ng h n, khi phòng đi u hành c n đ t d ch v theo yêu c u c a khách hàng t phòng kinh doanh chuy n qua, thì phòng giao d ch s n sàng h tr phòng đi u hành trong vi c tìm ki m, cung c p thông tin đ i tác thích h p.

- Nhìn chung, đa s nhân viên có báo cáo k p th i các s c x y ra cho nhà qu n lý.

- Công ty có nh n đ c thông tin ph n h i k p th i t khách hàng, nhà cung c p, nhƠ đ u t .

Giám sát:

- H th ng KSNB t o t o đi u ki n cho các nhân viên và các b ph n giám sát l n nhau trong công vi c hàng ngày.

- BTG có th c hi n các giám sát th ng xuyên vi c qu n tr r i ro t i công ty (s tuân th các th t c, chính sách c a nhân viên).

2.3.2Nh c đi m, và h n ch

Môi tr ng ki m soát:

- Công ty có ban hƠnh v n b n quy đnh v tính trung th c, ng x có đ o đ c và ph bi n đ n t ng nhân viên. Tuy nhiên, m t s CBCNV v n ch a đ c qua v n

b n này.

- Các quy đ nh x ph t đ i v i vi c vi ph m các qui t c ng x , n i quy còn chung chung, còn mang nhi u c m tính do đó đôi khi lƠm cho ng i nh n hình

ph t c m th y b c xúc và áp l c.

- Công ty ch a th t s gi m thi u đ c áp l c cho nhân viên.

- Công ty ch a có chính sách tuy n d ng h p lỦ, công ty th ng ch tuy n con em CBCNV công ty nên n ng l c c a nhơn viên ch a đ c đ m b o đ th c hi n công vi c đ c giao. Khi x y ra s c , h th ng đùng đ y trách nhi m. Vi c sa th i nhơn viên không đ n ng l c ít khi x y ra, đ c bi t lƠ ng i thơn BTG , thông th ng ch lƠ đi u chuy n sang công vi c khác.

- Nhìn chung, c c u t ch c công ty ch a phù h p v i đ c đi m kinh doanh c a công ty. Công ty có c c u l i b máy làm vi c, nh ng ch a đ ng b , kh i l ng công vi c giao ch a đúng ch c n ng, nhi m v c a các b ph n. M t s phòng ban ph i kiêm nhi m x lý nhi u vi c do đó d gây sai trong quá trình làm vi c, m t s phòng ban thì l i ít vi c, th i gian nhàn r i nhi u, đi u này gây lãng phí trong vi c s d ng ngu n l c.

Nguyên nhân d n đ n nh ng h n ch c a môi tr ng ki m soát. Môi tr ng ki m soát ph thu c vào ý th c c a t ng CBCNV. Tuy nhiên, nguyên nhân chính là do nhà qu n lỦ ch a nh n th c vai trò quan tr ng c a h th ng KSNB, nhà qu n lý ch d a vào kinh nghi m c a mình là chính, ch a quan tơm c ng nh ch a đ c h ng d n c th v xây d ng h th ng KSNB h u hi u nên h đƣ không t o ra đ c m t s c thái chung tác đ ng đ n ý th c c a CNCNV trong công ty.

ánh giá r i ro:

- Công ty ch a xơy d ng c ch đ nh n di n r i ro phát sinh t các nhân t bên ngoài (ví d nh bi n đ ng kinh t , chính tr, thay đ i c a lu t pháp và chính sách c a khách hƠng, đ i th c nh tranhầ)”. Khi có r i ro x y ra, d a vào kinh

nghi m c a mình, công ty ng phó v i r i ro.

- Công ty c ng ch a xơy d ng xây d ng c ch đ nh n di n r i ro phát sinh t các nhân t bên trong (ví d nh thay đ i v nhân s ch ch t, thay đ i h th ng

Một phần của tài liệu Thực trạng và giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty cổ phần fiditour (Trang 68)

Tải bản đầy đủ (PDF)

(109 trang)