K TL UN CH NG 1
2.3ánh giá vh th ng KSNB ti Công ty CP Fiditour
Môi tr ng ki m soát
- Công ty có ban hƠnh v n b n quy đnh v tính trung th c, ng x có đ o đ c và ph bi n đ n t ng nhân viên.
- Nhà qu n lỦ đƣ lƠm g ng t t cho CBCNV trong vi c th c thi tính chính tr c và đ o đ c.
- Công ty s d ng b ng mô t công vi c yêu c u rõ ki n th c và ch t l ng nhân s cho t ng v trí.
môn đ c đƠo t o.
- nh k H i đ ng qu n tr t ch c h p đ thi t l p nh ng chính sách, xác đ nh m c tiêu, chi n l c qu n lỦ, xem xét vƠ đánh giá l i m c tiêu c a doanh nghi p. - H i đ ng Qu n tr có đ c cung c p thông tin k p th i vƠ đ y đ đ giám sát
m c tiêu và chi n l c qu n lý, k t qu ho t đ ng kinh doanh, các h p đ ng và các cam k t quan tr ng.
- Nhà qu n lỦ luôn hƠnh đ ng m t cách th n tr ng, và ch hƠnh đ ng sau khi đƣ phân tích k các r i ro c ng nh l i ích ti m n trong các quy t đ nh kinh doanh. - Nhà qu n lỦ th ng xuyên ti p xúc vƠ trao đ i v i nhân viên c p d i.
- Nhà qu n lý và nhân s ch ch t v tài chính không b thay th quá th ng xuyên.
- Công ty ban hƠnh v n b n phân chia quy n h n, trách nhi m rõ ràng gi a các phòng ban, b ph n v i m i quan h gi a các b ph n v i nhau.
- Khi thay đ i v nhân s , s phân chia quy n h n và trách nhi m đ c công ty c p nh t b ng v n b n.
- Nguyên t c y quy n trong công ty đ c đ m b o nghiêm ng t.
- Công ty thi t l p quy trình tuy n d ng nhân viên và áp d ng m t cách công khai và rõ ràng.
- Công ty ban hành quy ch khen th ng nhân viên và s d ng qu khen th ng, qu phúc l i h p lý.
- Công ty có chính sách h tr cho công nhân viên nâng cao nghi p v , trình đ chuyên môn nh t ch c ch ng trình đƠo t o nâng cao tay ngh hay h tr công nhơn viên tham gia các khóa đƠo t o bên ngoài.
- nh k công ty t ch c h p đánh giá, x p lo i, ki m đi m m c đ hoàn thành nhi m v c a m i cá nhân
ánh giá r i ro:
- M c tiêu c a công ty đ c truy n đ t đ n nhơn viên thông qua v n b n. Trong đó nêu rõ m c tiêu và các chi n l c c th đ đ t đ c m c tiêu.
phòng ban c a mình.
- Các m c tiêu c a các b ph n đ u h ng đ n m c tiêu chung c a toàn công ty vì th c t m c tiêu chung c a công ty c ng lƠ c s , n n t ng đ các phòng ban l p m c tiêu c th cho phòng ban c a mình.
- Vi c xây d ng các tiêu chu n đ nh l ng đ đánh giá vi c hoàn thành m c tiêu luôn đ c công ty xem tr ng
- Công ty đƣ đ ra nh ng bi n pháp đ đ i phó v i r i ro. Khi có r i ro x y ra, các phòng ban h p liên quan h p v i nhau vƠ đ ra bi n pháp đ i phó v i r i ro.
- Công ty th c hi n nghiêm túc nh ng bi n pháp đ đ i phó v i r i ro. Các bi n pháp nƠy đ c ghi nh n l i b ng v n b n. Khi đƣ th ng nh t bi n pháp đ i phó r i ro b ng v n b n r i, thì luôn đ c công ty th c hi n nó m t cách nghiêm túc.
Ho t đ ng ki m soát:
- Các báo cáo đ m b o yêu c u v đ chính xác, k p th i đ giúp BTG đánh giá đ c các r i ro liên quan đ n công ty. Công ty có quy đnh th i h n c th đ n p báo cáo lên BTG , vƠ quy đ nh nƠy luôn đ c tuân th . Ch ng h n nh báo cáo k t qu ho t đ ng kinh doanh, k toán đ n v ph i l p báo cáo g i cho k toán t ng h p vào ngày 12 hàng tháng, và vào ngày 20 hàng tháng k toán t ng h p công ty ph i hoàn thành xong vi c l p báo cáo k t qu ho t đ ng kinh doanh đ trình lên BTG . Còn đ i v i các báo cáo mang tính kh n c p, b t th ng ví d nh báo cáo v hành vi gian l n, hay vi ph m n i quy c a m t cá nhân nào đó, ngay khi có yêu c u t BTG , thì các b ph n có liên quan s k p th i l p báo cáo vƠ trình lên BTG .
- BTG phơn tích đ nh k s li u liên quan đ n các công ty ho t đ ng trong ngành ho c đ i th c nh tranh. V i s canh tranh ngày càng cao, các công ty du l ch đ c thành l p m i ngày càng nhi u. Qua kh o sát và tìm hi u thì đnh k vào cu i tháng khi h p giao ban, BTG có phơn tích s li u liên quan đ n các công ty ho t đ ng trong ngƠnh hay đ i th c nh tranh mà phòng ti p th đƣ thu th p đ c.
túc. BTG th ng xuyên l ng nghe, và ti p xúc v i nhân viên.
- Công ty th c hi n ki m tra soát xét ch ng t tr c khi th c hi n. Ch ng h n nh khi mu n mua công c d ng c , tài s n, hay m t d ch v nƠo đó.., khi thanh toán ti n mua, b ch ng t s bao g m: phi u đ xu t mua, gi y đ ngh chi ti n, hóa đ n tƠi chính, vƠ trên các ch ng này ph i có đ y đ ch ký c a ng i đ xu t, tr ng phòng ban đ xu t, BTG , k toán tr ng. N u có đ y đ b ch ng t nh v y thì k toán thanh toán m i th c hi n chi ti n, n u không thì nghi p v này s không đ c th c hi n. Vi c ki m tra soát xét ch ng t đ c công ty th c hi n khá t t, giúp công ty có th tránh đ c r i ro th t thoát.
- Công ty có s tách bi t gi a nhân viên th c hi n nghi p v v i nhân viên ghi s sách k toán, gi a nhân viên ghi chép s sách và b o qu n tài s n và gi a b o
qu n tài s n và phê chu n nghi p v .
- H th ng máy tính có bu c khai báo tên ng i s d ng, m t kh u tr c khi đ ng nh p s d ng. Vi c truy c p vào h th ng, s a đ i hay truy xu t d li u đ c h th ng ghi l i trên nh t kỦ đ xác minh ngu n g c khi có s c . (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Ph trách t ng b ph n th ng xuyên soát xét k t qu th c hi n công vi c c a
mình.
- Quy trình luân chuy n ch ng t gi a các phòng ban h p lý và thu n ti n. Công ty có ban hành qui trình luân chu n ch ng t rõ ràng, c th . Ch ng h n nh quy trình luân chuy n ch ng t c a b ph n kinh doanh tour. Khi khách đ t tour, d a theo yêu c u c a khách, nhân viên kinh doanh s l p phi u báo khách, ghi rõ thông tin tour chuy n cho phòng đi u hƠnh, phòng đi u hành d a vào phi u báo khách, liên h đ i tác (do phòng giao d ch tìm đ c) đ đ t d ch v . Khi hóa đ n c a đ i tác chuy n v , phòng đi u hành s phân lo i hóa đ n theo t ng tour đƣ đ t, phòng đi u hành ghi mã tour c th , sau đó chuy n hóa đ n cho phòng k toán l hƠnh đ phòng k toán l hành ghi nh n chi phí, và ti n hành h ch toán, thanh toán.
- Các ch ng t , s sách đ c l u tr đ y đ và an toàn. Vào cu i m i tháng, ch ng t đ c t p h p l i cho vào thùng ch ng t , t t c các thùng này đ u có
khóa riêng. Cu i n m, sau khi ki m toán xong, công ty v n chuy n ch ng t v
kho. Kho công ty khá an toàn.
- Công ty đ a ra các bi n pháp ki m soát, giám sát vi c t ch c và th c hi n tour du l ch cho khách hàng. Công ty có thi t l p c th các quy trình t quy trình chào bán tour Công ty có thi t l p c th các quy trình t quy trình chào bán tour (nh n di n nhu c u khách hàng; chu n b n i dung chào bán; chào bán; tái ki m tra d ch v ; l p h p đ ng; l p h s th c hi n tour bao g m phi u báo khách, khai toán tour, đ t phòng khách s n, lý l ch khách hƠng, ch ng trình tour; ph i h p v i các phòng ban khác th c hi n tour; ho t đ ng ch m sóc khách hƠng),
quy trình đi u hành tour (nh n phi u báo khách t nhơn viên kinh doanh; đ t d ch v ; xác nh n d ch v ; chu n b công vi c, v t ph m ph c v tour; phân công h ng d n viên, l p l ch theo dõi tour và d toán chi phí; ki m tra l i t t c nh ng d ch v đƣ đ t, xác nh n d ch v đƣ đúng theo ch ng trình; bƠn giao h s tour cho h ng d n bao g m l ch theo dõi tour, ch ng trình tour, các yêu c u khác n u có; tái xác nh n d ch v ; c p nh t nh ng thay đ i d ch v đƣ đ t và thông báo cho h ng d n viên,..), quy trình h ng d n (nh n bàn giao tour; t m ng ti n, xu t v t ph m; h p đoƠn; đón khách; h ng d n tour; nh n thông tin ph n h i t khách hàng; l p báo cáo; quy t toán tour, h p qu n lý ch t l ng), đ n quy trình ch m sóc khách hƠng (tr c tour: nhân viên kinh doanh ti p khách, t v n bán d ch v cho khách, th c hi n u đƣi nh th VIP, th u đƣi, phi u quà t ng; trong tour: h ng d n viên t ng quà cho khách hàng, g i m u thông tin ph i h i; sau tour: t ng h p thông tin nh th ph n h i c a khách hàng, báo cáo tour c a h ng d n viên, liên h khách hƠng đ h i th m tình hình tour, ghi nh n ý ki n khách hàng, x lý thông tin, ti n hành các ho t đ ng ch m sóc khách hƠngầ). Vi c giám sát, ki m soát các b ph n khi th c hi n tour đ c th c hi n
khá ch t ch .
- Công ty th ng xuyên đ i chi u công n v i khách hƠng. i v i khách hàng l khi s d ng d ch v thì th ng khách hàng thanh toán ti n tr c khi mua. i v i khách đoƠn, h thanh toán m t ph n tr c tour, ph n còn l i s đ c thanh
toán khi tour k t thúc. Riêng, đ i v i khách hàng là các công ty, các t ch c mua vé máy bay, đ nh k hƠng tháng công ty th ng xuyên đ i chi u công n v i h .
Thông tin truy n thông:
- Tr ng các b ph n th ng xuyên báo cáo tình hình công vi c cho BTG đ h đ a ra nh ng ch d n c n thi t. nh k hàng tháng khi h p giao ban, tr ng các b ph n th ng xuyên báo cáo tình hình công vi c cho BTG đ h đ a ra nh ng ch d n c n thi t. Tr ng h p đ c bi t, c n nh ng ch d n kh n c p thì BTG s t ch c h p ngay khi tr ng các b ph n yêu c u.
- Các b ph n trong công ty luôn cung c p thông tin đ h tr l n nhau đ công vi c đ t hi u qu cao. Ch ng h n, khi phòng đi u hành c n đ t d ch v theo yêu c u c a khách hàng t phòng kinh doanh chuy n qua, thì phòng giao d ch s n sàng h tr phòng đi u hành trong vi c tìm ki m, cung c p thông tin đ i tác thích h p.
- Nhìn chung, đa s nhân viên có báo cáo k p th i các s c x y ra cho nhà qu n lý.
- Công ty có nh n đ c thông tin ph n h i k p th i t khách hàng, nhà cung c p, nhƠ đ u t .
Giám sát:
- H th ng KSNB t o t o đi u ki n cho các nhân viên và các b ph n giám sát l n nhau trong công vi c hàng ngày.
- BTG có th c hi n các giám sát th ng xuyên vi c qu n tr r i ro t i công ty (s tuân th các th t c, chính sách c a nhân viên).
2.3.2Nh c đi m, và h n ch
Môi tr ng ki m soát:
- Công ty có ban hƠnh v n b n quy đnh v tính trung th c, ng x có đ o đ c và ph bi n đ n t ng nhân viên. Tuy nhiên, m t s CBCNV v n ch a đ c qua v n
b n này.
- Các quy đ nh x ph t đ i v i vi c vi ph m các qui t c ng x , n i quy còn chung chung, còn mang nhi u c m tính do đó đôi khi lƠm cho ng i nh n hình
ph t c m th y b c xúc và áp l c.
- Công ty ch a th t s gi m thi u đ c áp l c cho nhân viên.
- Công ty ch a có chính sách tuy n d ng h p lỦ, công ty th ng ch tuy n con em CBCNV công ty nên n ng l c c a nhơn viên ch a đ c đ m b o đ th c hi n công vi c đ c giao. Khi x y ra s c , h th ng đùng đ y trách nhi m. Vi c sa th i nhơn viên không đ n ng l c ít khi x y ra, đ c bi t lƠ ng i thơn BTG , thông th ng ch lƠ đi u chuy n sang công vi c khác.
- Nhìn chung, c c u t ch c công ty ch a phù h p v i đ c đi m kinh doanh c a công ty. Công ty có c c u l i b máy làm vi c, nh ng ch a đ ng b , kh i l ng công vi c giao ch a đúng ch c n ng, nhi m v c a các b ph n. M t s phòng ban ph i kiêm nhi m x lý nhi u vi c do đó d gây sai trong quá trình làm vi c, m t s phòng ban thì l i ít vi c, th i gian nhàn r i nhi u, đi u này gây lãng phí trong vi c s d ng ngu n l c.
Nguyên nhân d n đ n nh ng h n ch c a môi tr ng ki m soát. Môi tr ng ki m soát ph thu c vào ý th c c a t ng CBCNV. Tuy nhiên, nguyên nhân chính là do nhà qu n lỦ ch a nh n th c vai trò quan tr ng c a h th ng KSNB, nhà qu n lý ch d a vào kinh nghi m c a mình là chính, ch a quan tơm c ng nh ch a đ c h ng d n c th v xây d ng h th ng KSNB h u hi u nên h đƣ không t o ra đ c m t s c thái chung tác đ ng đ n ý th c c a CNCNV trong công ty.
ánh giá r i ro: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Công ty ch a xơy d ng c ch đ nh n di n r i ro phát sinh t các nhân t bên ngoài (ví d nh bi n đ ng kinh t , chính tr, thay đ i c a lu t pháp và chính sách c a khách hƠng, đ i th c nh tranhầ)”. Khi có r i ro x y ra, d a vào kinh
nghi m c a mình, công ty ng phó v i r i ro.
- Công ty c ng ch a xơy d ng xây d ng c ch đ nh n di n r i ro phát sinh t các nhân t bên trong (ví d nh thay đ i v nhân s ch ch t, thay đ i h th ng