Gi i pháp hoàn th in các thành ph n

Một phần của tài liệu Thực trạng và giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty cổ phần fiditour (Trang 79)

K TL UN CH NG 2

3.2 Gi i pháp hoàn th in các thành ph n

Môi tr ng ki m soát là thành ph n quan tr ng, tác đ ng đ n ý th c c a m i ng i trong đ n v, là n n t ng cho các b ph n khác trong h th ng KSNB, có ý ngh a quy t đ nh đ n hi u qu c a h th ng KSNB. có đ c m t môi tr ng ki m soát t t thì tr c h t nhà qu n lý ph i ý th c v t m quan tr ng c a vi c ki m soát, quan tơm đ n vi c xây d ng vƠ ban hƠnh các chính sách, quy đ nh đ các thành viên cùng th c hi n vƠ đ ng th i t ch c hu n luy n nâng cao ý th c v vi c ki m soát cho toàn nhân viên. C th c n kh c ph c các t n t i trong môi tr ng ki m soát c a công ty nh sau:

3.2.1.1 V tính trung th c và các giá tr đ o đ c:

S h u hi u c a h th ng KSNB tr c tiên ph thu c vào tính trung th c và vi c tôn tr ng các giá tr đ o đ c c a nh ng ng i liên quan đ n quá trình ki m soát. Do đó, công ty c n quan tâm nhi u đ n đi u này. K t qu kh o sát ch ng 2 cho th y, công ty đƣ xơy d ng chu n m c đ o đ c và ph bi n trong đ n v, tuy nhiên không ph i toàn th CBCNV đ u bi t đ n chu n m c này, h có l u gi nh ng quy đ nh này b ng v n b n nh ng h ch a đ c qua. Công ty có th kh c ph c b ng cách trong các cu c h p nh h p giao ban, BTG nh c nh , ph bi n l i v các quy đnh này, và gi v ng nguyên t c “l i nói đi đôi v i vi c lƠm”, không ch lƠ quy đnh suông.

V các quy đ nh x ph t đ i v i vi c vi ph m các qui t c ng x , n i quy c a công ty, các quy đ nh này còn chung chung, còn mang nhi u c m tính do đó đôi khi lƠm cho ng i nh n hình ph t c m th y b c xúc và áp l c. Gi i pháp đ i v i v n đ này, công ty c n ban hƠnh quy đ nh c th , và ph bi n đ n t ng nhân viên đ i v i vi c vi ph m nƠy. Tr c khi h i đ ng k lu t h p đ đ a ra hình th c x ph t c th , m c dù đƣ có qui đ nh c th r i, th nh ng tr ng b ph n tr c ti p qu n lỦ ng i vi ph m v n nên g p riêng ng i đó đ tr n an tâm lý h , l ng nghe và phân tích cho h th y vi c vi ph m này gây tác h i đ n công ty nh th nào. Nhà qu n lý ngoài vi c xây d ng các quy đ nh, c n ph i lƠm g ng cho nhơn viên, th

hi n rõ s kiên quy t trong vi c x lý vi ph m, k c khi ng i vi ph m lƠ ng i thân c a BTG .

V th c hi n gi m thi u áp l c đ nhân viên gi m sai sót và hành vi gian l n công ty ch a th c s gi m áp l c cho nhân viên. Th c t vi c gi m thi u áp l c cho nhơn viên đ i v i ngành du lch lƠ khó kh n, vì ngƠnh du l ch là m t trong s nh ng ngành ph i ch u áp l c cao, nh t lƠ đ i v i b ph n đi u hƠnh vƠ h ng d n, nh t là khi vƠo mùa cao đi m. Áp l c t phía khách hàng, áp l c t phía đ i tác, áp l c t vi c ph i đi u hành nhi u tour trong m t th i đi m.... Vào các k ngh l , t t l i là th i đi m áp l c l n đ i v i nhân viên du l ch. Áp l c nƠy lƠ đi u không th tránh kh i, tuy nhiên công ty có th gi m thi u áp l c này b ng cách ch n đ i tác th t k tr c khi th c hi n tour, phân công tour h p lý, phù h p v i n ng l c, s c kh e c a t ng nhân viên.

3.2.1.2 Cam k t v n ng l c và chính sách nhân s :

Công ty ch a có chính sách tuy n d ng h p lỦ, công ty th ng ch tuy n con em CBCNV công ty nên n ng l c c a m t s nhơn viên ch a đ c đ m b o đ th c hi n công vi c đ c giao. Khi x y ra s c , h th ng đùng đ y trách nhi m. Vi c sa th i nhơn viên không đ n ng l c ít khi x y ra, đ c bi t lƠ ng i thơn BTG , thông th ng ch lƠ đi u chuy n sang công vi c khác. kh c ph c đi u này, công ty c n ban hành chính sách và th t c tuy n d ng trong đó quy đnh c th v tiêu chu n đ o đ c, kinh nghi m công vi c, k t qu công vi c đƣ đ t đ c và ph bi n r ng rãi. Công ty c n có quan đi m v tuy n d ng, b nhi m, đƣi ng nhân viên phù h p v i n ng l c c a h . nh k đánh giá k t qu th c hi n c a t ng nhân viên, và qua đó xem xét luơn chuy n công vi c, b nhi m các nhơn viên có n ng l c lên v trí cao h n c ng nh mi n ch c, thôi vi c đ i v i các nhơn viên không có n ng l c phù h p ho c không có nhu c u s d ng và không phân bi t ng i thân quen hay không.

3.2.1.3 V c c u t ch c:

Th c t , qua kh o sát và tìm hi u tác gi nh n th y r ng c c u t ch c, và quy mô công ty ngƠy cƠng đ c m r ng trong khi tình hình kinh doanh c a công ty

đang khó kh n. Nhi u phòng ban ho t đ ng không hi u qu , nh ng công ty v n duy trì phòng ban đó. Ví d nh phòng s ki n và phòng du h c, phòng ti p th trong công ty. Phòng s ki n và phòng du h c trong công ty b l trong th i gian dài nh ng công ty v n duy trì. Phòng ti p th c a công ty, nhân s trong phòng ngày cƠng t ng, có m t s nhân s tuy n vào ch lƠ đi kỦ ch ng t , chi phí cho ho t đ ng ti p th l n nh ng k t qu không đ t đ c nhi u. Khi kinh doanh g p khó kh n, do nh h ng c a kh ng ho ng kinh t , doanh thu gi m, đáng lỦ ph i c t gi m b t chi phí, nh t là chi phí qu ng cáo, ti p th nh ng công ty l i không c t gi m. Công ty c n c c u l i các b ph n sao cho h p lý ch ng h n, do công ty đang kinh doanh khó kh n, công ty nên t p trung vào th m nh c a mình là du l ch l hành, không nên kinh doanh nhi u l nh v c nh s ki n, du h c.

Kh c ph c du l ch l hành t khâu thi t k tour đ n khâu cu i cùng lƠ ch m sóc khách hàng sau khi tour k t thúc, đ m b o d ch v luôn t t, giá c h p lý, thái đ ph c v t nhơn viên kinh doanh đ n h ng d n viên đ u ph i t n t y, t n tâm vì khách hàng. m b o d ch v t t t bên trong ra bên ngoài, tình hình kinh doanh đang khó kh n, công ty không nên t n chi phí qu ng cáo nhi u trong khi d ch v l i không t t. Phòng ti p th nên s p x p l i nhân s cho h p lý, không nên gây lãng phí trong vi c s d ng nhân s .

3.2.2Hoàn thi n đánh giá r i ro

i v i t t c các t ch c, doanh nghi p, b t k quy mô, c u trúc, b n ch t hay nghành ngh kinh doanh, đ u g p ph i r i ro. R i ro lƠ đi u khó có th tránh kh i, r i ro nh h ng đ n s t n t i c a đ n v , đ n hình nh, s thành công, th t b i c a đ n v. Th c t , không có cách tri t tiêu hoàn toàn r i ro, khi đ a ra m t quy t đ nh kinh doanh lƠ đƣ có s tìm n r i ro. Nhà qu n lý ph i đ a ra quy t đnh m t cách th n tr ng, ch n quy t đ nh nào có m c r i ro có th ch p nh n đ c và c g ng duy trì m c đ này. Các bi n pháp kh c ph c:

Tr c h t, công ty c n xây d ng b ph n t v n v r i ro. Nhi u CBCNV có ý v nh n di n r i ro r t t t. Công ty nên t n d ng và b i d ng thêm, m i b ph n đ c nh ng cán b công tác lơu n m, nhi u kinh nghi m c ng nh các cán b có

trình đ v chuyên môn và qu n lỦ đi b i d ng t p hu n các khóa ng n h n v r i ro. T p h p h thành B ph n T v n r i ro.

K đ n, công ty c n đ y m nh công tác nh n di n r i ro nh h ng t i ho t đ ng c a toƠn đ n v . Khi th c hi n m c tiêu, nhi m v , BTG nên t ch c h p bàn cùng các cán b ch ch t và B ph n T v n r i ro đ cùng trao đ i, đ a ra danh sách t t c nh ng r i ro đ n v có th g p ph i. Nh ng r i ro này có th là các y u t bên trong và bên ngoƠi đ n v.

 Các y u t bên trong:

- R i ro t s thi u đoƠn k t n i b : th ng x y ra khi có s mâu thu n v quan đi m và l i ích c a các cá nhân, t p th , d d n đ n tình tr ng bao che cho nh ng ng i thu c phe mình, vùi d p nh ng ng i thu c phe khác làm m t đi s c m nh t ng h p c a đ n v.

- R i ro t s thông đ ng c a các cá nhân, bao che gian l n đ tr c l i.

- R i ro v h n ch n ng l c nhân viên làm gi m hi u qu hoàn thành nhi m v , d t o k h cho k x u l i d ng, kích đ ng làm m t đoƠn k t n i b .

- R i ro v chính sách nhân s không t t khi n nhi u CBCNV có n ng l c chuy n đ n công ty khác có đi u ki n làm vi c t t h n.

 Các y u t bên ngoài:

- R i ro do kh ng ho ng kinh t , r i ro t giá h i đoái, tình hình an ninh chính tr , thiên tai, d ch b nh, c s h t ng c a đ a đi m du lch,ầ.

- R i ro do s c nh tranh c a các doanh nghi p khác, r i ro t các đ i tácầ Cu i cùng, công ty c n xây d ng quy trình đánh giá vƠ đ i phó r i ro cho t ng b ph n và cho ph m vi toàn công ty.

Công ty t ch c cho các b ph n so n th o các r i ro, các đ xu t đ i phó r i ro liên quan đ n ho t đ ng ch y u c a b ph n mình và tính vào kh i l ng công vi c hƠng n m cho cán b tham gia so n th o. B ph n T v n r i ro s t ng h p, b sung và so n th o thƠnh quy trình đánh giá, x lý r i ro cho t ng b ph n và m r ng ph m vi toàn công ty. Quy trình có th bao g m các b c sau:

- Nh n di n các y u t nh h ng t i m c tiêu c a đ n v

- Phân tích r i ro: xem xét kh n ng x y ra r i ro và m c đ nh h ng c a r i ro - L a ch n các bi n pháp đ i phó r i ro: cân nh c gi a l i ích và chi phí, tính

kh thi c a các bi n pháp mà có s l a ch n thích h p nh né tránh, gi m thi u, chia s , ch p nh n r i ro

- Xây d ng các bi n pháp kh c ph c h u qu đ i v i các r i ro đƣ x y ra

- Giám sát và ki m soát r i ro: gi m sát r i ro đƣ phát hi n, nh n bi t r i ro m i qua đó đánh giá hi u qu x lý r i ro.

3.2.3Hoàn thi n ho t đ ng ki m soát

Vi c nh p li u ch ng t vào h th ng ch a đ c th c hi n k p th i và chính xác. Có tr ng h p thông tin khách hƠng, đ i tác có s thay đ i nh ng nhơn viên ch a k p c p nh t vào h th ng; ví d tr c khi th c hi n tour, khách hƠng đƣ báo v i nhân viên kinh doanh là h n chay, nh ng nhơn viên kinh doanh l i quên c p nh t vào h th ng thông tin nƠy đ phòng đi u hƠnh đ t d ch v riêng cho khách, đi u nƠy gơy khó kh n trong quá trình th c hi n tour. kh c ph c đi u này, công ty c n có chính sách x ph t cá nhơn đó m t cách h p lý d a vào t ng m c đ thi t h i đ h tránh tái ph m l n sau.

Nhìn chung, vi c giám sát, ki m soát các b ph n khi th c hi n tour đ c th c hi n khá ch t ch . Tuy nhiên, công ty ch a th ki m soát t t b ph n h ng d n viên. Ch ng h n có tr ng h p, công ty th ng t m ng ti n cho h ng d n viên, đ c bi t lƠ h ng d n viên c a nh ng tour n c ngoài, m c đích c a công ty mu n h ng d n viên có th ch đ ng mua thêm nh ng th c n, đ dùng phù h p v i kh u v , nhu c u ng i Vi t Nam khi đi n c ngoƠi nh ng th ng khách hàng không nh n đ c d ch v nƠy; còn có tr ng h p h ng d n viên ép khách mua quà t i đ a đi m du l ch, đi u này làm nh h ng r t l n đ n hình nh công ty. kh c ph c đi u này, công ty c n thu th p ý ki n khách hàng sau khi s d ng d ch v thông qua b ng kh o sát ch t l ng d ch v , công ty c n th ng xuyên ki m tra d ch v đ i tác cung ng, khen th ng h p lỦ đ gi m thi u tình tr ng gian l n c a h ng d n viên, và x lý vi ph m h p lỦ đ h tránh tái ph m.

3.2.4Hoàn thi n thông tin và truy n thông

a s nhân viên báo cáo k p th i các s c x y ra cho nhà qu n lý. Tuy nhiên, v n còn có m t s tr ng h p vì c n , vì n ng l c x lý s c kém, vì s trách nhi m, nhơn viên đùng đ y trách nhi m cho nhau, k t qu s c không đ c báo k p th i cho nhà qu n lỦ. kh c ph c đi u này, công ty c n xây d ng quy trình x lý s c . Quy trình đó có th bao g m các b c sau:

S đ 3.1 X lý s c (3) (2a) (2b) (1ab) (1b) (1b) (1a) (1) S c x y ra Nhân viên kinh doanh

(Tr c ti p giao d ch v i khách hàng) Tr ng Phòng Phòng d ch v khách hàng Nhân viên ph c v khách Ban T ng giám đ c

Ghi chú:

Truy n thông tin.

Trao đ i thông tin và cách gi i quy t X lý tình hu ng

(1a,1b): Nhân viên ph c v ng i phát hi n ra s c tình hu ng, x lý (n u đ c) và thông báo s c (ho c cách x lý c a mình cho Tr ng phòng bi t)

(1a) : Thông báo cho nhân viên nhân viên kinh doanh, ng i tr c đơy đƣ giao d ch v i khách hƠng có liên quan đ n tình hu ng x y ra.

(1b) : Thông báo cho Tr ng phòng liên quan đ n khách hàng có tình hu ng x y ra.

(1ab) : Tr ng phòng trao đ i thông tin v i nhân viên Nhân viên kinh doanh đ n m k tình hình.

(2a, 2b): Thông báo cho phòng ch m sóc khách hƠng. (3) : Báo cáo và l y ý ki n ch đ o c p trên.

Một phần của tài liệu Thực trạng và giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty cổ phần fiditour (Trang 79)

Tải bản đầy đủ (PDF)

(109 trang)