K TL UN CH NG 1
2.2.3.4 Thông tin và truy n thông:
B ng 2.4 Th ng kê k t qu kh o sát v thông tin và truy n thông Quy c:
1 2 3 4 5
Hoàn toàn không đ ng ý
Không đ ng ý Không ý ki n ng ý Hoàn toàn đ ng ý
IV. THÔNG TIN VÀ TRUY N THÔNG 1 2 3 4 5
45. Tr ng các b ph n th ng xuyên báo cáo tình hình công vi c cho BTG đ h đ a ra nh ng ch d n c n thi t.
5% 5% 60% 30%
46. Các b ph n trong công ty luôn cung c p thông tin đ h tr l n nhau đ công vi c đ t hi u qu cao.
5% 5% 60% 30%
47. Nhân viên có báo cáo k p th i các s c x y ra cho nhà qu n lý.
25% 5% 65% 5%
48. Thông tin n i b công ty có đ c b o m t 10% 15% 70% 5% 49. Công ty có nh n đ c thông tin ph n h i
k p th i t khách hàng, nhà cung c p, nhà đ u t .
5% 10% 60% 25%
- V câu h i “Tr ng các b ph n th ng xuyên báo cáo tình hình công vi c cho BTG đ h đ a ra nh ng ch d n c n thi t”. Theo k t qu kh o sát, có 60% ý ki n đ ng Ủ, vƠ 30% hoƠn toƠn đ ng ý, 5% ý ki n không đ ng ý, và 5% không có ý ki n khi đ c h i v câu h i này. Th c t , qua kh o sát và tìm hi u, đ nh k hàng tháng khi h p giao ban, tr ng các b ph n th ng xuyên báo cáo tình hình
công vi c cho BTG đ h đ a ra nh ng ch d n c n thi t. Tr ng h p đ c bi t, c n nh ng ch d n kh n c p thì, BTG s t ch c h p ngay khi tr ng các b ph n yêu c u.
- V câu h i “Các b ph n trong công ty luôn cung c p thông tin đ h tr l n nhau đ công vi c đ t hi u qu cao”. Theo k t qu kh o sát, có 60% ý ki n đ ng Ủ, 30% hoƠn toƠn đ ng ý, 5% không có ý ki n, 5% ý ki n không đ ng Ủ khi đ c h i v câu h i này. Th c t , qua kh o sát và tìm hi u, các b ph n trong công ty th ng xuyên cung c p thông tin đ h tr l n nhau đ công vi c đ t hi u qu cao. Ch ng h n, khi phòng đi u hành c n đ t d ch v theo yêu c u c a khách hàng t phòng kinh doanh chuy n qua, thì phòng giao d ch s n sàng h tr phòng đi u hành trong vi c tìm ki m, cung c p thông tin đ i tác thích h p. - V câu h i “Nhân viên có báo cáo k p th i các s c x y ra cho nhà qu n lý”.
Theo k t qu kh o sát, có 65% ý ki n đ ng ý, và 5% hoƠn toƠn đ ng ý, 25% ý ki n không đ ng ý, và 5% không có ý ki n khi đ c h i v câu h i này. Th c t , qua kh o sát và tìm hi u, khi x y ra s c , đa ph n nhân viên có báo cáo k p th i cho nhà qu n lý. Tuy nhiên, v n còn có m t s tr ng h p vì c n , vì n ng l c x lý s c kém, vì s trách nhi m, nhơn viên đùng đ y trách nhi m cho nhau, k t qu s c không đ c báo k p th i cho nhà qu n lý.
- V câu h i “Thông tin n i b công ty có đ c b o m t”. Theo k t qu kh o sát, có 70% ý ki n đ ng ý, vƠ 5% hoƠn toƠn đ ng ý, 10% ý ki n không đ ng ý, và 15% không có ý ki n khi đ c h i v câu h i này. Th c t , qua kh o sát và tìm hi u, thông tin công ty t ng đ i b o m t. Tuy nhiên, v n còn t n t i v n đ mà công ty đang ph i đ i m t đó lƠ thông tin n i b b rò r t nh ng nhơn viên c . - V câu h i “Công ty có nh n đ c thông tin ph n h i k p th i t khách hàng,
nhà cung c p, nhƠ đ u t ”. Theo k t qu kh o sát, có 60% ý ki n đ ng ý, 25% hoƠn toƠn đ ng ý, 10% không có ý ki n, 5% ý ki n không đ ng ý khi đ c h i v câu h i này. Th c t , qua kh o sát, công ty có nh n đ c thông tin ph n h i k p th i t khách hàng, nhà cung c p, nhƠ đ u t . Tuy nhiên, qua ph ng v n, tìm hi u m c dù công ty có nh n thông tin ph n h i t khách hƠng, nh ng đôi khi vì
c n , không mu n gơy “khó kh n” cho h ng d n viên, cho nhân viên công ty, khách hƠng th ng ph n h i không đúng th c t . Khách hàng không hài lòng v i d ch v , nh ng v n ph n h i d ch v t t. i u nƠy, gơy khó kh n trong vi c đánh giá, c i ti n d ch v . 2.2.3.5 Giám sát: B ng 2.5 Th ng kê k t qu kh o sát v giám sát Quy c: 1 2 3 4 5 Hoàn toàn không đ ng ý
Không đ ng ý Không ý ki n ng ý Hoàn toàn đ ng ý
V. GIÁM SÁT 1 2 3 4 5
50. H th ng KSNB t o đi u ki n cho các nhân viên và các b ph n giám sát l n nhau trong công vi c hàng ngày.
5% 10% 60% 25%
51. BTG th c hi n các giám sát th ng xuyên vi c qu n tr r i ro t i công ty (s tuân th các th t c, chính sách c a nhân viên).
5% 10% 75% 10%
52. Công ty có các ch ng trình đánh giá đnh k v s h u hi u c a h th ng KSNB.
5% 85% 10%
53. Sau đ t giám sát, công ty có l p báo cáo và đ a ra nh ng y u kém c a h th ng KSNB và đ a ra các gi i pháp kh c ph c.
5% 90% 5%
- V câu h i “H th ng KSNB t o đi u ki n cho các nhân viên và các b ph n giám sát l n nhau trong công vi c hƠng ngƠy”. Theo k t qu kh o sát, có 60% ý ki n đ ng ý, 25% ý ki n hoƠn toƠn đ ng ý, 5% ý ki n không đ ng ý, 10% không ý ki n khi đ c h i v câu h i này. Th c t , qua kh o sát và tìm hi u, H th ng
KSNB t o t o đi u ki n cho các nhân viên và các b ph n giám sát l n nhau trong công vi c hàng ngày
- V câu h i “BTG th c hi n các giám sát th ng xuyên vi c qu n tr r i ro t i công ty (s tuân th các th t c, chính sách c a nhân viên)”. Theo k t qu kh o sát, có 75% ý ki n đ ng ý, 10% ý ki n hoƠn toƠn đ ng ý, 5% ý ki n không đ ng ý, 10% không ý ki n khi đ c h i v câu h i này. Th c t , qua kh o sát và tìm hi u, BTG có th c hi n các giám sát th ng xuyên vi c qu n tr r i ro t i công ty (s tuân th các th t c, chính sách c a nhân viên).
- V câu h i “Công ty có các ch ng trình đánh giá đ nh k v s h u hi u c a h th ng KSNB”. Theo k t qu kh o sát, có 85% ý ki n không đ ng ý, 5% hoàn toƠn không đ ng ý, 10% không có ý ki n khi đ c h i v câu h i này. Th c t , qua kh o sát và tìm hi u, công ty ch a có các ch ng trình đánh giá đ nh k v s h u hi u c a h th ng KSNB.
- V câu h i “Sau đ t giám sát, công ty có l p báo cáo vƠ đ a ra nh ng y u kém c a h th ng KSNB vƠ đ a ra các gi i pháp kh c ph c”. Theo k t qu kh o sát, có 90% ý ki n không đ ng Ủ, vƠ 5% hoƠn toƠn không đ ng ý, 5% không có ý ki n. Th c t , qua kh o sát và tìm hi u, sau đ t giám sát, công ty ch a l p báo cáo vƠ đ a ra nh ng y u kém c a h th ng KSNB vƠ đ a ra các gi i pháp kh c ph c.
2.3 ánh giá v h th ng KSNB t i Công ty CP Fiditour 2.3.1 u đi m 2.3.1 u đi m
Môi tr ng ki m soát
- Công ty có ban hƠnh v n b n quy đnh v tính trung th c, ng x có đ o đ c và ph bi n đ n t ng nhân viên.
- Nhà qu n lỦ đƣ lƠm g ng t t cho CBCNV trong vi c th c thi tính chính tr c và đ o đ c.
- Công ty s d ng b ng mô t công vi c yêu c u rõ ki n th c và ch t l ng nhân s cho t ng v trí.
môn đ c đƠo t o.
- nh k H i đ ng qu n tr t ch c h p đ thi t l p nh ng chính sách, xác đ nh m c tiêu, chi n l c qu n lỦ, xem xét vƠ đánh giá l i m c tiêu c a doanh nghi p. - H i đ ng Qu n tr có đ c cung c p thông tin k p th i vƠ đ y đ đ giám sát
m c tiêu và chi n l c qu n lý, k t qu ho t đ ng kinh doanh, các h p đ ng và các cam k t quan tr ng.
- Nhà qu n lỦ luôn hƠnh đ ng m t cách th n tr ng, và ch hƠnh đ ng sau khi đƣ phân tích k các r i ro c ng nh l i ích ti m n trong các quy t đ nh kinh doanh. - Nhà qu n lỦ th ng xuyên ti p xúc vƠ trao đ i v i nhân viên c p d i.
- Nhà qu n lý và nhân s ch ch t v tài chính không b thay th quá th ng xuyên.
- Công ty ban hƠnh v n b n phân chia quy n h n, trách nhi m rõ ràng gi a các phòng ban, b ph n v i m i quan h gi a các b ph n v i nhau.
- Khi thay đ i v nhân s , s phân chia quy n h n và trách nhi m đ c công ty c p nh t b ng v n b n.
- Nguyên t c y quy n trong công ty đ c đ m b o nghiêm ng t.
- Công ty thi t l p quy trình tuy n d ng nhân viên và áp d ng m t cách công khai và rõ ràng.
- Công ty ban hành quy ch khen th ng nhân viên và s d ng qu khen th ng, qu phúc l i h p lý.
- Công ty có chính sách h tr cho công nhân viên nâng cao nghi p v , trình đ chuyên môn nh t ch c ch ng trình đƠo t o nâng cao tay ngh hay h tr công nhơn viên tham gia các khóa đƠo t o bên ngoài.
- nh k công ty t ch c h p đánh giá, x p lo i, ki m đi m m c đ hoàn thành nhi m v c a m i cá nhân
ánh giá r i ro:
- M c tiêu c a công ty đ c truy n đ t đ n nhơn viên thông qua v n b n. Trong đó nêu rõ m c tiêu và các chi n l c c th đ đ t đ c m c tiêu.
phòng ban c a mình.
- Các m c tiêu c a các b ph n đ u h ng đ n m c tiêu chung c a toàn công ty vì th c t m c tiêu chung c a công ty c ng lƠ c s , n n t ng đ các phòng ban l p m c tiêu c th cho phòng ban c a mình.
- Vi c xây d ng các tiêu chu n đ nh l ng đ đánh giá vi c hoàn thành m c tiêu luôn đ c công ty xem tr ng
- Công ty đƣ đ ra nh ng bi n pháp đ đ i phó v i r i ro. Khi có r i ro x y ra, các phòng ban h p liên quan h p v i nhau vƠ đ ra bi n pháp đ i phó v i r i ro.
- Công ty th c hi n nghiêm túc nh ng bi n pháp đ đ i phó v i r i ro. Các bi n pháp nƠy đ c ghi nh n l i b ng v n b n. Khi đƣ th ng nh t bi n pháp đ i phó r i ro b ng v n b n r i, thì luôn đ c công ty th c hi n nó m t cách nghiêm túc.
Ho t đ ng ki m soát:
- Các báo cáo đ m b o yêu c u v đ chính xác, k p th i đ giúp BTG đánh giá đ c các r i ro liên quan đ n công ty. Công ty có quy đnh th i h n c th đ n p báo cáo lên BTG , vƠ quy đ nh nƠy luôn đ c tuân th . Ch ng h n nh báo cáo k t qu ho t đ ng kinh doanh, k toán đ n v ph i l p báo cáo g i cho k toán t ng h p vào ngày 12 hàng tháng, và vào ngày 20 hàng tháng k toán t ng h p công ty ph i hoàn thành xong vi c l p báo cáo k t qu ho t đ ng kinh doanh đ trình lên BTG . Còn đ i v i các báo cáo mang tính kh n c p, b t th ng ví d nh báo cáo v hành vi gian l n, hay vi ph m n i quy c a m t cá nhân nào đó, ngay khi có yêu c u t BTG , thì các b ph n có liên quan s k p th i l p báo cáo vƠ trình lên BTG .
- BTG phơn tích đ nh k s li u liên quan đ n các công ty ho t đ ng trong ngành ho c đ i th c nh tranh. V i s canh tranh ngày càng cao, các công ty du l ch đ c thành l p m i ngày càng nhi u. Qua kh o sát và tìm hi u thì đnh k vào cu i tháng khi h p giao ban, BTG có phơn tích s li u liên quan đ n các công ty ho t đ ng trong ngƠnh hay đ i th c nh tranh mà phòng ti p th đƣ thu th p đ c.
túc. BTG th ng xuyên l ng nghe, và ti p xúc v i nhân viên.
- Công ty th c hi n ki m tra soát xét ch ng t tr c khi th c hi n. Ch ng h n nh khi mu n mua công c d ng c , tài s n, hay m t d ch v nƠo đó.., khi thanh toán ti n mua, b ch ng t s bao g m: phi u đ xu t mua, gi y đ ngh chi ti n, hóa đ n tƠi chính, vƠ trên các ch ng này ph i có đ y đ ch ký c a ng i đ xu t, tr ng phòng ban đ xu t, BTG , k toán tr ng. N u có đ y đ b ch ng t nh v y thì k toán thanh toán m i th c hi n chi ti n, n u không thì nghi p v này s không đ c th c hi n. Vi c ki m tra soát xét ch ng t đ c công ty th c hi n khá t t, giúp công ty có th tránh đ c r i ro th t thoát.
- Công ty có s tách bi t gi a nhân viên th c hi n nghi p v v i nhân viên ghi s sách k toán, gi a nhân viên ghi chép s sách và b o qu n tài s n và gi a b o
qu n tài s n và phê chu n nghi p v .
- H th ng máy tính có bu c khai báo tên ng i s d ng, m t kh u tr c khi đ ng nh p s d ng. Vi c truy c p vào h th ng, s a đ i hay truy xu t d li u đ c h th ng ghi l i trên nh t kỦ đ xác minh ngu n g c khi có s c .
- Ph trách t ng b ph n th ng xuyên soát xét k t qu th c hi n công vi c c a
mình.
- Quy trình luân chuy n ch ng t gi a các phòng ban h p lý và thu n ti n. Công ty có ban hành qui trình luân chu n ch ng t rõ ràng, c th . Ch ng h n nh quy trình luân chuy n ch ng t c a b ph n kinh doanh tour. Khi khách đ t tour, d a theo yêu c u c a khách, nhân viên kinh doanh s l p phi u báo khách, ghi rõ thông tin tour chuy n cho phòng đi u hƠnh, phòng đi u hành d a vào phi u báo khách, liên h đ i tác (do phòng giao d ch tìm đ c) đ đ t d ch v . Khi hóa đ n c a đ i tác chuy n v , phòng đi u hành s phân lo i hóa đ n theo t ng tour đƣ đ t, phòng đi u hành ghi mã tour c th , sau đó chuy n hóa đ n cho phòng k