II. THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KÊNH PHÂN PHỐI SẢN PHẨM ZTV CỦA CÔNG TY TRUYỀN THÔNG ĐA PHƯƠNG TIỆN VTC
1.3.Các dòng chảy kênh phân phố
Trong hoạt động của kênh phân phối của công ty có sự trao đổi thông tin giữa các thành viên kênh với nhau, giữa công ty với các thành viên kênh thông qua việc tiếp xúc của nhân viên công ty với đại diện của các thành viên kênh phân phối. Mục tiêu chính của dòng chảy thông tin là để xác định tình trạng và hiệu quả phân phối hàng hóa của các thành viên kênh, nhu cầu tiêu dùng của người tiêu dùng, kiểm soát lượng tiêu thu, lượng tồn kho. Chủ động đối phó với các trường hợp phát sinh trong kênh phân phối.
Thông tin về hoạt động phân phối sản phẩm Ztv hàng ngày của công ty được theo dõi dưới sự trợ giúp của công nghệ máy tính, để xác định lượng tiêu thụ, lượng hàng tồn kho trong công ty. Lực lượng nhân viên thị trường tại các đại lý bán lẻ, ngoài việc giám sát tình hình tiêu thụ sản phẩm còn tìm hiểu nhu cầu tiêu dùng của khách hàng thông qua việc tiếp xúc với các của hàng bán lẻ, những điểm bán hàng trực tiếp…, họ sẽ chuyển phản ánh của khách hàng đến nhà sản xuất để họ có các biện pháp đối phó với tình hình.
1.3.2. Dòng đặt hàng và phân phối vật chất
Để đáp ứng nhu cầu tiêu thụ hàng hóa của các thành viên kênh và nhu cầu tiêu dùng của khách hàng thì công ty VTC có xây dựng hệ thống đặt hàng, phân phối vật chất hợp lý. Điều đáng lưu tâm nhất là phải giao hàng đến các đại lý, nhà bán buôn nhanh chóng nhất, đầy đủ nhất và có hệ thống nhất.
Việc đặt hàng được tiến hành giữa các nhà bán lẻ với nhà bán buôn, đại lý, giữa công ty với các đại lý cấp 1, đại lý và siêu thị.
Giữa công ty và các đại lý cấp 1 là đại lý và siêu thị: các đại lý cấp 1 đặt hàng trực tiếp thông điện thoại, fax, email..đến nhân viên thị trường phụ trách khu vực địa bàn đó. Nhân viện thị trường sẽ gọi điện lại để xác định số lượng hàng hóa, thời gian giao hàng và chủng loại sản phẩm…. Sau 12 tiếng thì đơn hàng sẽ không được phép thay đổi. Sau khi đơn hàng được chấp nhận, nhân viên thị trường cho xe của công ty đến chở hàng đại lý nhận đặt hàng. Tùy theo điều kiện của từng vùng mà phương tiện được sử dụng là khác nhau. Có thể là xe máy có thể đối với đơn hàng với số lượng ít và trong khu vực thành phố nên năng động, giảm chi phí. Hoặc có thể là oto đối với đơn hàng lớn, địa điểm giao hàng xa, đường đi khó khăn, vận chuyển bằng ô tô giúp bảo quản hàng hóa tốt hơn.
nhân viên thị trường ở đây và việc vận chuyển bằng ô tô xe máy..xe vận chuyển do các đại lý phân phối hoặc các cửa hàng bán lẻ có thể trực tiếp đến đại lý đặt hàng và nhận hàng. Ở đây, việc quản lý dòng đặt hàng và phân phối vật chất chưa xây dựng được quy trình thu nhập và giải quyết đơn đặt hàng tối ưu, việc quản lý dự trữ lưu kho chỉ được sự quan tâm của phòng kế toán, tài vụ người quản lý kênh chưa quản lý được lượng dự trữ, lưu kho.
Tuy nhiên, việc quản lý lưu kho, dự trữ chỉ được sự chú ý của phòng kê toán, tài vụ, phòng kế hoạch-thị trường chưa quan tâm xác đáng. Việc ứng dụng thương mại điện tử chưa được áp dụng nhiều.
1.3.3. Dòng xúc tiến
Được tiến hành bởi công ty với các thành viên trong kênh phân phối nhằm đảm bảo và khuyến khích họ phân phối hàng hóa theo đúng mục tiêu đề ra. Đồng thời, xây dựng mối quan hệ với các thành viên kênh. Công ty ngoài việc quyết định tỷ lệ đối với các thành viên kênh mà còn thực hiện việc khuyến khích đối với họ đó là các chiết khấu thương mại đối với các đại lý, siêu thị lớn, số lượng đặt hàng và tình hình tiêu thụ sản phẩm. Theo đó, các đại lý tiếp tục tiến hành chiết khấu cho các cửa hàng bán lẻ cấp dưới theo tỷ lệ cụ thể.
Tuy nhiên, công ty vẫn đặt ra mức giá ràng buộc đối với từng đơn vị sản phẩm, tránh tình trạng các thành viên kênh bán phá giá hoặc tăng tỷ lệ chiết khấu đối với các thành viên kênh cấp dưới để khuyến khích họ mua hàng nhiều hơn, rất dễ gây ra tình trạng xung đột kênh, phá vỡ hệ thống kênh phân phối.
Ngoài ra, công ty VTC còn tiến hành các hoạt động xúc tiến khác như quảng cáo, PR, tặng quà..tặng quà cho những người mua với số lượng lớn như mũ, áo mang tên thương hiệu theo từng thời điểm, thực hiện quảng cáo truyền hình, quảng cáo ngoài trời như phông quảng cáo trước các cửa hàng bán lẻ, đại lý hoặc trên các phương tiện vận tải, chở hàng của công ty
1.3.4. Dòng đàm phán
Việc đàm phán đối với các thành viên kênh khẳng định vị trí, vai trò của thành viên kênh đó trong hệ thống kênh phân phối, tạo dựng mối quan hệ và đảm bảo phân phối sản phẩm trong dài hạn của công ty. Việc xác định hợp đồng dựa trên sự xác lập lợi ích lâu dài của các thành viên kênh đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ của
Việc việc quản lý dòng đàm phán dựa trên điều khoản hợp đồng được ký kết giữa công ty với các đại lý, siêu thị cấp 1, giữa các đại lý với nhau, giữa các đại lý với các nhà bán lẻ..Trong hợp đồng giữa công ty và nhà phân phối cấp 1 quy định rõ ràng về các điều kiện giao nhận hàng, các điều kiện về mức triết khấu, thưởng phạt..hai bên thực hiện nghĩa vụ để thỏa mãn các điều khoản đề ra trong hợp đồng. Hợp đồng được ra hạn thường là trong 1 năm, vì thế khi hợp đồng còn có hiệu lực thì khi 1 trong 2 bên phá vỡ hợp đồng, vi phạm các điều khoản trong hợp đồng thì sẽ phải chịu hoàn toàn trách nhiệm và chịu phạt theo quy định.
Khi các đại lý có nhu cầu lấy nguồn hàng thì đại diện của công ty sẽ trực tiếp đàm phán để xác định rõ số lượng, chủng loại, giá cả, mẫu mã, nơi giao hàng, hình thức thanh toán, dịch vụ mà khách hàng được hưởng. Trên cơ sở thống nhất giữa 2 bên, công ty sẽ làm hợp đồng sau đó triển khai hợp đồng và cuối cùng là thành lập hợp đồng. Tuy nhiên 1 số đại lý của công ty trên 1 số quận như Hoàng Mai, Hai Bà Trưng...thì đại lý đã làm ăn lâu dài và thỏa thuận trước theo hợp đồng với Hải Hà thì công ty sẽ sử dụng hình thức bán hàng qua điện thoại và sau đó cán bộ phụ trách của từng khu vực sẽ giao hàng theo yêu cầu. Thông thường vào mùa vụ hay 1 số sản phẩm bán chạy thì đại lý phải đàm phán trước với công ty để có nguồn hàng. Trên cơ sở bản hợp đồng đã thống nhất nếu có sự thya đổi nào thì phải có được sự đồng ý của cả 2 bên, nếu không giải quyết được sẽ ra tòa án kinh tế Hà Nội giải quyết.
Mặc dù công ty đã sử dụng hợp đồng đối với các đại lý cấp 1 nhưng vẫn xảy ra các tình trạng phá vỡ hợp đồng hay vi phạm hợp đồng. các hợp đồng chỉ quan tâm đến các quyền lợi trong ngắn hạn và trung hạn, chưa xác lập dựa trên cơ sở lợi ích lâu dài giữa các thành viên kênh.
1.3.6. Dòng thanh toán.
Vấn đề thanh toán được công ty đặt ra các quy định khá rõ ràng, nhằm tránh tình trạng nợ xấu, nợ dài hạn và có thể sử dụng nguồn vốn hiệu quả hơn.
Dòng thanh toán thường được thực hiện đồng thời với dòng chuyển quyền sở hữu đối giữa nhà bán lẻ và người tiêu dùng. Tuy nhiên, giữa công ty với các đại lý hoặc giữa các đại lý với nhau và với các trung gian sau nữa thì có thể dòng thanh toán sau dòng chuyển quyền sở hữu hoặc sau dòng vận chuyển vật chất, tùy thuộc vào sự đàm phán, thỏa thuận giữa các bên.
Công ty có quy định về thanh toán chỉ áp dụng cho một số các đại lý, siêu thị.
- Đối với các đại lý thanh toán ngay chấp hành tốt thời hạn thanh toán được phép chuyển tiền ngay sau khi đã nhận được hàng. Trừ các đại lý đặc biệt có quyết định riêng, mức nợ tối đa không vượt quá 120 triệu. nếu khoản nợ cũ đã quá 15 ngày mà đại lý chưa thanh toán thì không được phép láy hàng tiếp. lãnh đạo phòng kế toán- thị trường được phép giải quyết vượt mức nợ nói trên nhưng không quá 200 triệu, và phải đôn đốc đại lý thanh toán khoản nợ vượt quá mức trong thời hạn không quá 5 ngày.
- Trong thời hạn quá 15 ngày mà đại lý chưa thanhh toán tiền thì phòng tài vụ phải thông báo cho cán bộ phụ trách thị trường và lãnh đạo phòng kế hoạch- thị trường để có biện pháp đôn đốc thanh toán.
- Để đảm bảo an toàn, đối với các đại lý nhận hàng tại nhà với số tiền lớn hơn 15 triệu đều phải chuyển tiền qua ngân hàng, không gửi tiền mặt cho lái xe, chi phí chuyển tiền công ty sẽ thanh toán cho đại lý. Đại lý phải gửi chứng từ liên quan đến chi phí chuyển tiền cho công ty thanh toán trong thời gian 2 tháng.
1.3.7. Dòng tài chính
Với mục đích duy trì quan hệ hợp tác lâu dài với các thành viên kênh phân phối, công ty đã có những trợ giúp tài chính đới với các thành viên kênh, hầu hết là các đại lý cấp 1. Công ty cắt hoặc giảm chi phí vận chuyển hàng hóa cho các đại lý như được nêu trong dòng thanh toán, công ty cho phép các đại lý thanh toán chậm 1 chuyến hàng (nợ gối đầu).
Công ty hiện thực sự chưa có sự hỗ trợ vốn đối với các thành viên kênh để họ mở rộng quy mô hoạt động. Chưa xây dựng được các trợ giúp tài chính trong điều kiện hàng bán không cao trong dịp hè, lượng tiêu thụ ít.
1.3.8. Dòng chuyển quyền sở hữu
Các sản phẩm hàng hóa của công ty được phân phối tới các thành viên của kênh, đồng thời đi kèm là chuyển quyền sở hữu. Công ty thực hiện quản lý thông qua việc lựa chọn các thành viên kênh đã nêu phần trên và theo khung giá dao động được định sẵn (được nêu trong phần trên)
Khi các đại lý đến đặt hàng thì công ty sẽ triển khai theo hợp đồng, viết hóa đơn thanh toán và làm các thủ tục giấy tờ chuyển quyền sở hữu cho khách hàng, dòng chảy này cứ tiếp tục qua người bán lẻ rồi sản phẩm đến với người tiêu dùng cuối cùng (nếu khách hàng mua với số lượng lớn hoặc yêu cầu hóa đơn). Thông
thường với các đại lý ở gần địa bàn các thành phố lớn như Hà Nội, Nam Định, Hải Phòng...số lần chuyển quyền sở hữu ít hơn và khá hiệu quả, còn đối với các đại lý ở tỉnh xa thì số lần chuyển quyền sở hữu còn qua nhiều khâu không cần thiết vô hình chung đã làm cho giá sản phẩm tăng và chất lượng giảm, ảnh hưởng tới uy tín của công ty. Chính vì vậy, công ty có đánh giá cắt giảm các đại lý không cần thiết, tồn tại chỉ mang tính sở hữu hàng hóa danh nghĩa chứ không tiêu thụ. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
1.3.9. Dòng chia sẻ rủi ro
Công ty chia sẻ rủi ro với các đại lý, siêu thị trong quá trình phân phối hàng hóa nhằm san sẻ rủi ro với nhau, đảm bảo sự thông suốt trong quá trình phân phối.
Trong quá trình vận chuyển, bốc vác có thể dẫn đến tình trạng: hàng bị hỏng vỡ, như vậy phải xác định lỗi của ai để chịu rủi ro này. Nếu là lỗi do vận chuyển hàng hóa không tốt thì công ty phải chịu toàn bộ chi phí, hoặc nếu lỗi của các nhà phân phối do trong quá trình bốc dỡ gây hỏng hàng thì nhà phân phối đó phải chịu tổn thất do họ gây ra.
Việc san sẻ rủi ro được dựa trên cơ sở trách nhiệm của các thành viên trước các rủi ro xảy ra.
Tuy nhiên, việc xác định trách nhiệm rủi ro của các thành viên kênh không được quy định trên giấy tờ nên không có sự minh bạch trong việc phân chia trách nhiệm dẫn đến xung đột và mâu thuẫn, không xây dựng được quan hệ lâu dài.