Việc ghi chép thông tin hồ sơ vay vốn cũng gây ra tốn kém cho khách hàng. Với thực tế tại đơn vị, ngân hàng đã cho phép một người ngoài ngành phụ trách ghi chép thông tin hồ sơ, chính vì vậy thường xuyên xảy ra sai sót và sai thông tin, phải bỏ và sử dụng hồ sơ mới, gây không ít tốn kém cho ngân hàng.
Theo đó, với một bộ hồ sơ ghi được với những thông tin khá cơ bản như thông tin khách hàng và thu nhập khách hàng, khách hảng phải trả với giá là 10.000 đồng một bộ hồ sơ vay vốn thông thường. Khách hàng của ngân hàng thường là những hộ nông dân, họ biết ít chữ, họ thường không biết cách ghi thông tin hồ sơ vay vốn, thậm chí có khách hàng không biết chữ. Như vậy, ngân hàng cần phải có một bộ phận hoặc một nhân viên phụ trách ghi hồ sơ miễn phí hoặc lấy giá “mềm” cho những đối tượng khách hàng này. Điều này vừa giúp khách hàng tiết kiệm những khoản chi phí khác phát sinh, vừa giúp ngân hàng tạo sự thân thiện và nâng cao uy tín trong mắt khách hàng.
Tuy nhiên vấn đề đặt ra ở đây là việc lập một bộ phận hoặc một nhân viên để phụ trách việc ghi chép hồ sơ vay vốn có gây ra tốn kém cho bản thân ngân hàng vì phải chi trả lương thưởng cho bộ phận, nhân viên này. Nhưng, cũng cần phải hiểu rằng, việc làm này sẽ tạo được niềm tin nơi khách hàng, họ sẽ thấy hài lòng hơn về ngân hàng, lượng khách hàng đến vay vốn từ đây có thể tăng lên, thu nhập từ cho vay do lượng khách hàng tăng lên có thể bù đắp phần nào cho khoản chi phí trên.