Nhìn qua các khoản chi phí phát sinh trong 3 năm tại Công ty có tính biến động cao. Có năm thì số phát sinh quá lớn, có năm lại giảm đột ngột. Điều này là do công tác phân bổ chi phí tại Công ty chưa tốt. Khi Công ty tiến hành đầu tư mua
sắm trang thiết bị, công cụ dụng cụ có giá trị lớn, thời gian sử dụng dài nhưng chưa đủ tiêu chuẩn để đưa vào là TSCĐ thì Công ty lại tiến hành đưa hết giá trị để tính
vào chi phí phát sinh trong một kỳ. Điều này làm cho chi phí trong kỳ tăng cao nhưng lại không phản ánh được chính xác tình hình chi phí trong kỳ.
Để khắc phục tình trạng này Công ty cần chú ý một số điều sau:
- Khi tiến hành mua sắm trang thiết bị, công cụ dụng cụ phục vụ cho các
hoạt động tại Công ty thì nên xác định giá trị và thời gian sử dụng hữu ích để tiến
hành phân bổ chi phí đều cho những năm sau đó.
- Xác định trang thiết bị, công cụ dụng cụ đó phục vụ cho những bộ phận nào để từ đó phân bổ chi phí cho từng bộ phận một cách hợp lý.
- Đối với các khoản vay Công ty nên lập sổ theo dõi chi tiết theo từng hợp đồng vay vốn để tiện cho việc kiểm tra, theo dõi nhằm kịp thời các khoản nợ vay đến hạn. Đồng thời có thể theo dõi chi tiết từng khoản chi phí lãi vay phát sinh.
67
Đối với các khoản chi phí quản lý như chi phí thông báo bán đấu giá, chi phí
thẩm định thiết kế khai thác, các khoản chi phí này phục vụ cho các hợp đồng đấu giá khai thác được thực hiện trong nhiều năm. Trong khi doanh thu thì được kết
chuyển theo từng kỳ trong hợp đồng mà chi phí thì được tập hợp tính vào chi phí phát sinh trong một kỳ điều này làm cho chi phí trong kỳ gia tăng nhưng thực tế thì chi phí này phục vụ cho nhiều năm. Do đó Công ty cần tiến hành phân bổ chi phí
theo từng năm theo tiến độ của hợp đồng khai thác để có thể phản ánh đầy đủ, chính
xác các khoản chi phí trong từng kỳ.
Do đặc điểm hoạt động nên Công ty chỉ tiến hành tập hợp chi phí vào cuối năm. Điều này không tốt cho lắm, vì đến cuối năm khi tiến hành quyết tổng kết sổ
sách mới biết được tổng hợp chi phí phát sinh. Do đó Công ty nên tiến hành tổng
hợp chi phí định kỳ hàng quý để có thể nắm bắt được tình hình chi phí phát sinh, để
từ đó kiểm tra xem các khoản mục phát sinh có hợp lý không, các khoản chi có cần
thiết không để có thể kịp thời kiểm soát chi phí và đưa ra các biện pháp khắc phục
kịp thời.