Do đặc điểm loại hình sản xuất kinh doanh cũng như đặc trưng về ngành nghề và tổ chức của công ty mang tính chuyên môn hoá mà bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến như sau:
Hình 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty cổ phần cảng Nha Trang
Qua sơ đồ trên, ta thấy cơ cấu tổ chức của công ty được bố trí gọn nhẹ và có sự phân công trách nhiệm rõ ràng. Chức năng, nhiệm vụ cụ thể của từng phòng ban như sau:
Đại hội đồng cổ đông:
Là cơ quan có thẩm quyền cao nhất của Công ty, bao gồm tất cả các cổ đông có quyền bỏ phiếu hoặc người được cổ đông ủy quyền. Đại hội đồng cổ đông có các quyền hạn sau:
Thông qua bổ sung, sửa đổi Điều lệ.
Thông qua định hướng phát triển Công ty, thông qua báo cáo tài chính hàng năm, các báo cáo của Ban kiểm soát, của Hội đồng quản trị.
Quyết định số lượng thành viên của Hội đồng quản trị.
Bầu, bãi nhiệm, miễn nhiệm thành viên Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát; phê chuẩn việc Hội đồng quản trị, bổ nhiệm Tổng Giám đốc.
Các quyền khác được quy định tại Điều lệ.
Hội đồng quản trị:
ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN KIỂM SOÁT
GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC PHÒNG TỔ CHỨC TIỀN LƯƠNG PHÒNG TÀI CHÍNH KẾ TOÁN PHÒNG KẾ HOẠCH KHAI THÁC PHÒNG KỸ THUẬT PHÒNG DỊCH VỤ - KHO BÌNH TÂN
Là cơ quan có đầy đủ quyền hạn để thực hiện tất cả các quyền nhân danh Công ty, trừ những thẩm quyền thuộc về Đại hội đồng cổ đông mà không được ủy quyền. Hội đồng quản trị có những quyền sau:
Quyết định cơ cấu tổ chức của Công ty.
Quyết định chiến lược, kế hoạch phát triển và kế hoạch kinh doanh hàng năm của Công ty.
Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, giám sát hoạt động của Ban Giám đốc và các cán bộ quản lý trong điều hành công việc kinh doanh hàng ngày của Công ty.
Đề xuất mức cổ tức hàng năm và xác định mức cổ tức tạm thời; quyết định thời hạn và thủ tục trả cổ tức; xử lý lỗ phát sinh trong quá trình kinh doanh.
Kiến nghị việc tổ chức lại, giải thể hoặc yêu cầu phá sản Công ty. Các quyền khác được quy định tại Điều lệ.
Ban kiểm soát:
Ban kiểm soát thay mặt cổ đông để kiểm soát mọi hoạt động quản trị và điều hành sản xuất kinh doanh của Công ty. Ban kiểm soát chịu trách nhiệm trước Đại hội đồng cổ đông và pháp luật về những công việc thực hiện theo quyền hạn và trách nhiệm sau:
Được Hội đồng Quản trị tham khảo ý kiến về việc chỉ định công ty kiểm toán độc lập, mức phí kiểm toán và mọi vấn đề liên quan đến sự rút lui hay bãi nhiệm của công ty kiểm toán độc lập; thảo luận với kiểm toán viên độc lập về tính chất và phạm vi kiểm toán trước khi bắt đầu việc kiểm toán.
Kiểm tra các báo cáo tài chính hàng năm, sáu tháng và hàng quý trước khi đệ trình Hội đồng quản trị;
Thảo luận về những vấn đề khó khăn và tồn tại phát hiện từ các kết quả kiểm toán giữa kỳ hoặc cuối kỳ cũng như mọi vấn đề mà kiểm toán viên độc lập muốn bàn bạc.
Các quyền khác được quy định tại Điều lệ
Xem xét báo cáo của Công ty về các hệ thống kiểm soát nội bộ trước khi Hội đồng quản trị chấp thuận.
Giám đốc:
Quản lý trong công ty được thực hiện theo nguyên tắc thủ trưởng: Giám đốc là người chịu trách nhiệm chung về mọi hoạt động của công ty. Chỉ đạo điều hành công
tác sản xuất kinh doanh, công tác đầu tư phát triển của toàn công ty, chịu trách nhiệm trước pháp luật và các cơ quan chức năng.
Phó Giám đốc:
Phó giám đốc giúp Giám đốc giải quyết các vấn đề chủ yếu trong lĩnh vực chuyên môn và phụ trách các phòng ban có liên quan.
Phòng Tài Chính – Kế toán
Giúp và tham mưu cho Giám đốc Công ty trong công tác tổ chức, quản lý và giám sát hoạt động kinh tế, tài chính, hạch toán và thống kê. Theo dõi, phân tích và phản ảnh tình hình biến động tài sản, nguồn vốn tại Công ty và cung cấp thông tin về tình hình tài chính, kinh tế cho Giám đốc trong công tác điều hành và hoạch định sản xuất kinh doanh.
Thực hiện công tác hạch toán kế toán, thống kê theo Pháp lệnh kế toán và thống kê, Luật kế toán và Điều lệ của Công ty.
Quản lý tài sản, nguồn vốn và các nguồn lực kinh tế của Công ty theo quy định của Nhà nước.
Xây dựng kế hoạch tài chính phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh và kế hoạch đầu tư.
Xây dựng kế hoạch định kỳ về giá thành sản phẩm, kinh phí hoạt động, chi phí bảo dường định kỳ và sửa chữa nhỏ của Công ty và các kế hoạch tài chính khác.
Thực hiện chế độ báo cáo tài chính, thống kê theo quy định của Nhà nước và Điều lệ của Công ty.
Thực hiện các nghĩa vụ đôi với ngân sách Nhà nước, cổ đông và người lao động theo luật định.
Xác định và phản ảnh chính xác, kịp thời kết quả kiêm kê định kỳ tài sản, nguồn vốn.
Lưu trữ, bảo quản chứng từ, sổ sách kế toán, bảo mật sổ liệu kế toán tài chính theo quy định và điều lệ Công ty.
Thực hiện những nhiệm vụ khác do Giám đốc Công ty phân công.
Phòng Kế Hoạch - Khai Thác:
Lập kế hoạch, theo dõi, kiểm tra và báo cáo tình hình thực hiện sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp định kỳ hàng tháng, quý, năm và đột xuất theo yêu cầu của Lãnh đạo Công ty.
Phối hợp với phòng Tài chính xây dựng nhu cầu và kế hoạch vốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Xây dựng kế hoạch và bố trí, sắp xếp tàu cập cảng và rời cảng hợp lý, thuận tiện cho công tác xếp dỡ hàng hóa, sắp xếp lịch, bố trí phương tiện xếp dỡ.
Thực hiện việc soạn thảo các Hợp đồng kinh tế, theo dõi tiến độ thực hiện và thanh lý hợp đồng theo quy định của pháp luật.
Xây dựng định mức vật tư, định mức kinh tế kỹ thuật, nhiên liệu...và thường xuyên kiểm tra việc thực hiện các định mức đó.
Thống kê tổng hợp công việc thực hiện kế hoạch theo định kỳ giúp Lãnh đạo Công ty đề ra biện pháp chỉ đạo kịp thời.
Chủ trì trong việc kiểm tra thiết bị.
Phòng Kỹ Thuật:
Tham mưu giúp việc cho Giám đốc và Lãnh đạo Công ty trong việc quản lý vận hành, lĩnh vực kinh tế, kế hoạch, kỹ thuật, đầu tư của Cảng.
Xây dựng kế hoạch và tổng hợp kết quả thực hiện theo định kỳ của Công ty để báo cáo cơ quan cấp trên khi có yêu cầu.
Thực hiện và hướng dẫn nghiệp vụ về công tác kinh tế, kế hoạch, kỹ thuật trong Công ty như: Văn bản, thông tư, chế độ chính sách mới để vận dụng, tiêu chuẩn, quy chuẩn thay đổi hoặc mới ban hành...
Quản lý công tác kỹ thuật, các hoạt động kinh doanh của Cảng
Phối hợp với các phòng, ban chức năng đe tham gia quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
Thiết lập và thực mô hình dịch vụ kỳ thuật theo định hướng của Công ty. Trang bị cho đội ngũ nhân viên đầy đủ kiến thức về kỹ thuật, trang thiết bị.
Đảm bảo uy tín, chất lượng dịch vụ thông qua việc đáp ứng nhanh nhất, tốt nhất các yêu cầu hợp lý của khách hàng.
Nghiên cứu xây dựng mức giá sản phẩm và dịch vụ hợp lý, có tính cạnh tranh cao, phù hợp với đặc điểm của mỗi giai đoạn.
Xây dựng kế hoạch chiến lược về các mặt: phát triển khách hàng, phát triên doanh thu, dịch vụ kỹ thuật.
Thực hiện các nghiệp vụ quản lý lao động và hồ sơ: Cập nhật, bồ sung lý lịch, quản lý hồ sơ của các nhân viên trong Cảng.
Xây dựng và bổ sung các Định mức lao động, tiền lương. Xây dựng kế hoạch tiền lương của Công ty và các cấp. Giao và theo dõi việc thực hiện kế hoạch tiền lương. Theo dõi và thống kê công tác tiền lương.
Tính toán và chi trả kinh phí BHXH và BHYT cho các cấp có liên quan. Thực hiện các nghiệp vụ về Công tác BHXH và BHYT.
Tham mưu cho Giám đốc về công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật, nâng lương; thực hiện chế độ đối với người lao động theo quy định của Nhà nước; theo dõi tình hình thực hiện của CBVC về quy chế làm việc, nội quy cơ quan.
Phòng dịch vụ - Kho Bình Tân
Chịu trách nhiệm quản lý các hoạt động có liên quan tại khu vực kho cảng Bình Tân như cho thuê kho bãi, trạm cân…
Theo dõi tình hình kho bãi và giao nhận hàng hóa trong khu vực.
Xây dựng kế hoạch và tổng hợp kết quả thực hiện theo định kỳ của Công ty để báo cáo cơ quan cấp trên khi có yêu cầu.