5. Bố cục của khóa luận
2.2.2.3.1 Thực trạng công tác đào tạo tại công ty TNHH Quảng Cáo Thƣơng
Mại Sen Vàng
Công ty TNHH Quảng Cao Thƣơng Mại Sen Vàng đào tạo nhân viên theo 2 hình thức: đào tạo nhân viên mới gia nhập công ty và đào tạo nhân viên chính thức.
a. Đào tạo nhân viên mới:
Đây là hình thức đào tạo bắt buộc đối với mỗi nhân viên vừa mới tham gia vào công ty. Để giúp nhân viên làm quen mới môi trƣờng, nguyên tắc, quy định và công việc của mình thì công ty thƣờng tổ chức hội thảo giớ i thiê ̣u về công ty TNHH Quảng Cáo Thƣơng Mại Sen Vàng dành cho tất cả các nhân viê n mới đƣợc tuyển vào công ty . Khi kết thúc chƣơng trình này các thành viên tham dƣ̣ sẽ hiểu rõ các qui đi ̣nh về thủ tu ̣c hành chính cơ bản của công ty và vai trò của mình t ại Sen Vàng.
Ngoài ra, mỗi nhân viên khi mới nhận việc đều đƣợc hƣớng dẫn thực hiện công việc bởi ngƣời có trách nhiệm đào tạo nhân viên mới của phòng ban, hoặc quản lý trực tiếp của nhân viên.
b. Đào tạo nhân viên chính thức tại công ty
Công ty thƣờng sử dụng hình thức đào tạo nội bộ, có nghĩa là những ngƣời đi trƣớc, có kinh nghiệm lâu năm, nắm vững trình độ chuyên môn sẽ đào tạo cho những ngƣời còn chƣa nắm vững chuyên môn. Bên cạnh đó là hình thức đào tạo, hƣớng dẫn lẫn nhau giữa các phòng ban: Nhƣ phòng thiết kế sẽ hƣớng dẫn cho mọi ngƣời trong công ty về cách sử dụng các phần mềm về thiết kế đồ họa, phòng sản xuất chƣơng trình sẽ hƣớng dẫn mọi ngƣời về cách thu âm cũng nhƣ chỉnh sửa âm thanh …v.v
Ngoài ra, các chƣơng trình về đào tạo kỹ năng cứng và mềm cho nhân viên trong công ty sẽ đƣợc thực hiện khi có những yêu cầu trong công việc phát sinh.
Các hình thức và phƣơng pháp đào tạo
Các phƣơng pháp đào tạo phổ biến trên lớp học
Bao gồm: Giảng bài/thuyết trình, kiểm tra, minh họa, bài tập, động não, thảo luận nhóm, học tập bằng cách giảng dạy (tiểu giáo viên), phân tích tình huống, trò chơi quản trị, phƣơng pháp hội thảo, phƣơng pháp đóng vai, mô phỏng, huấn luyện theo mô hình hành vi mẫu, học tập bằng phƣơng pháp giải quyết vấn đề.
Tổ chức lớp học song song hoặc sau giờ làm việc: giảng viên là quản lý bộ phận hoặc ngƣời có chuyên môn, trình bày nội dung cụ thể trong buổi học cho một nhóm cá nhân, hoặc một lớp học.
Phƣơng pháp đào tạo này đƣợc sử dụng nhiều tại công ty TNHH Quảng Cáo Thƣơng Mại Sen Vàng, vì giảng viên có thể truyền đạt một lƣợng thông tin lớn trong thời gian ngắn đến nhiều ngƣời. Tuy nhiên, phƣơng pháp này cũng mang tính chất thụ động, học viên không đƣợc thực hành nhiều; phía công ty phải chuẩn bị đầy đủ cơ sở vật chất nhƣ phòng học, máy tính, máy chiếu, bảng, mực, công cụ thực hành để phục vụ cho việc giảng dạy. Mặt khác, một số nhân viên lạm dụng việc học tập này để lẫn tránh công việc.
Tổ chức hội nghị, hội thảo: tổ chức các buổi hội thảo, thảo luận về chủ đề đƣợc đƣa ra dƣới sự chỉ đạo của những ngƣời có chuyên môn và kinh nghiệm.
Phƣơng pháp đào tạo này có thể tổ chức tại công ty hoặc bên ngoài nhƣ phòng trà, quán cà phê, do đó thu hút đƣợc lƣợng đông đảo nhân viên tham gia vì hình thức giống buổi nói chuyện thân mật, giải trí, vừa học vừa chơi. Nhƣng cũng khó có thể sắp xếp đƣợc thời gian để các thành phần tham gia đông đủ.
Những phƣơng pháp đào tạo trên đƣợc công ty sử dụng chủ yếu. Đối với những lớp học có chất lƣợng cao, thƣờng dành cho cấp quản lý, thì công ty sẽ phối hợp tổ chức chung với những công ty trong cùng ngành để thuê những giáo viên chuyên môn cao, nhằm giảm chi phí mà chất lƣợng đào tạo vẫn đảm bảo. Còn những lớp học về những kỹ năng cơ bản nhƣ: kỹ năng giao tiếp, xử lý tình huống, làm việc nhóm, bán hàng …v.v thì công ty sẽ tổ chức những buổi học riêng cho nhân viên.
Các công cụ đƣợc sử dụng cho hoạt động đào tạo
Bao gồm: Bảng – phấn, bảng giấy – bút dạ, đèn chiếu, video – phim, máy vi tính.
Đào tạo gián tiếp nhờ các công cụ hỗ trợ nhƣ tài liệu, bài tập, băng đĩa, internet: học viên nhận đƣợc cái loại tài liệu trình bày cách thức thực hiện một vấn đề nào đó hoặc chứa đựng các loại bài tập để học viên tiến hành thực hành. Đối với phƣơng pháp này thì học viên chủ động đƣợc thời gian, địa điểm học tập, nhƣng cũng đòi hỏi tính tự giác cao hơn. Tại công ty TNHH Quảng Cao Thƣơng Mại Sen Vàng, loại hình đào tạo này vẫn chƣa đƣợc phát triển.
Quy trình đào tạo tại công ty TNHH Quảng cáo Thƣơng mại Sen Vàng Bộ phận liên quan 1. Bộ phận có nhu cầu đào tạo 2. Nhân viên phụ trách đào tạo 3. Ban Giám Đốc 4. Nhân viên phụ trách đào tạo. Trƣởng các bộ phận, Ban GĐ 5. Nhân viên phụ trách đào tạo
Hình 2.7: Quy trình đào tạo tại công ty TNHH Quảng Cáo Thƣơng Mại Sen Vàng
Bƣớc 1: Xác định nhu cầu đào tạo
Nghiên cứu, phân tích nhu cầu đào tạo của công ty: thông qua kế hoạch của phòng ban, công ty, theo yêu cầu của các nhà quản lý bộ phận hoặc do quan sát, ghi chép về năng lực, kết quả làm việc của nhân viên:
- Phân tích mục tiêu của phòng ban, công ty: dựa trên kết quả hoạt động của phòng ban hoặc của công ty, thấy đƣợc điểm mạnh, điểm yếu, từ đó đề ra mục tiêu phát triển cho đội ngũ lao động.
- Phân tích công việc: phân tích tính chất, yêu cầu của công việc và đƣa ra các yêu cầu về kiến thức, kỹ năng đối với ngƣời thực hiện công việc đó.
- Phân tích ngƣời lao động: xem xét ngƣời thực hiện công việc đã có đủ các yêu cầu đối với công việc đó hay còn thiếu sót những gì, từ đó xác định nội dung đào tạo phù hợp.
Bƣớc 2: Lập kế hoạch đào tạo
- Xác định mục tiêu đào tạo: đƣa ra mục tiêu của chƣơng trình đào tạo nhƣ: kiến thức hay kỹ năng nào đƣợc trang bị thêm, số lƣợng nhân viên đƣợc đào tạo,
Duyệt
Không
Xét duyệt Xác định nhu cầu đào tạo
Lập kế hoạch đào tạo
Thực hiện đào tạo
thời gian đào tạo trong bao lâu.
- Đối tƣợng đƣợc đào tạo: xác định các đối tƣợng đƣợc tham gia khóa đào tạo. - Xây dựng chƣơng trình đào tạo: hệ thống những môn học, nội dung, kiến thức,
trình tự giảng dạy.
- Lựa chọn phƣơng pháp đào tạo thích hợp: lựa chọn phƣơng pháp đào tạo trong hoặc ngoài doanh nghiệp cho phù hợp với mục tiêu, chƣơng trình đào tạo và kế hoạch của phòng ban, công ty.
- Chuẩn bị tài liệu, lựa chọn ngƣời quản lý trong công ty hoặc thầy bên ngoài để làm giảng viên (đối với đào tạo nội bộ). Lựa chọn địa điểm, chƣơng trình học dành cho nhân viên (đối với đào tạo bên ngoài).
- Chuẩn bị hậu cần: thời gian, địa điểm hỗ trợ việc đào tạo. Hoặc chuẩn bị các quy định, cam kết đối với nhân viên đƣợc đào tạo bên ngoài.
- Dự kiến chi phí dành cho đào tạo:
Chi phí cho ngƣời tham gia đào tạo.
Chi phí cho ngƣời thực hiện đào tạo và giảng dạy.
Chi phí cho các trang thiết bị, địa điểm, nƣớc uống, thức ăn hỗ trợ việc đào tạo.
Chi phí cơ hội đối với các học viên phải ngƣng công việc để tham gia chƣơng trình đào tạo.
Bƣớc 3: Xét duyệt
Nhân viên phụ trách đào tạo đƣa kế hoạch đào tạo đầy đủ lên cấp trên, giám đốc nhân sự ký duyệt nếu trƣớc đó chƣa đƣợc yêu cầu để hỗ trợ kinh phí, thực hiện đào tạo.
Thông báo đến những ngƣời liên quan buổi đào tạo sắp xếp thời gian, công việc để tham gia.
Bƣớc 4: Thực hiện đào tạo
- Chuẩn bị hậu cần: sắp xếp địa điểm, thiết bị, công cụ, thức ăn, nƣớc uống hỗ trợ công việc đào tạo. Hoặc đăng ký chƣơng trình học, làm thủ tục cam kết tham gia chƣơng trình học đối với đào tạo bên ngoài.
- Điểm danh nhân viên tham gia đào tạo theo dự kiến.
- Trong quá trình đào tạo, theo dõi sự tiếp thu và phản hồi của nhân viên tham gia khóa đào tạo.
Bƣớc 5: Báo cáo kết quả đào tạo
Hiện tại, công ty chƣa có những chính sách đánh giá hiệu quả đào tạo cụ thể. Chỉ tiến hành đánh giá dựa trên quan sát của các nhà quản lý thông qua kết quả của quá trình làm việc về kỹ năng, độ thành thạo trong công việc.
Các nhà quản lý phản hồi kết quả đào tạo qua các khóa đến phòng nhân sự hàng tháng. Ngoài ra, thỉnh thoảng có những bài tập nhỏ sau buổi học để nhân viên thực hành, việc đánh giá kết quả dựa trên bài tập thực hành này do giảng viên thực hiện.
Nhân viên phụ trách đào tạo có trách nhiệm tổng hợp kết quả dựa trên phản hồi các bên liên quan, sau đó báo cáo đến giám đốc nhân sự về các chỉ tiêu nhƣ sau:
- Chi phí đã thực hiện đào tạo. - Số khóa đào tạo đã mở.
- Đánh giá việc thực hiện chƣơng trình đào tạo.
- Đánh giá sự tiếp thu và áp dụng vào công việc của nhân viên sau khi tham gia chƣơng trình đào tạo.
Trƣởng bộ phận nhân sự dựa trên báo cáo đó, sẽ đƣa ra những yêu cầu cụ thể cho những lần đào tạo sau.