5. Bố cục của khóa luận
2.2.2.2.1Thực trạng công tác tuyển dụng nguồn nhân lực tại công ty TNHH
Tình hình tuyển dụng nhân sự tại công ty TNHH Quảng cáo Thƣơng mại Sen Vàng giai đoạn 2010-2013 đƣợc thể hiện trong bảng 2.4
Bảng 2.4: Tình hình tuyển dụng nhân sự tại công ty TNHH Quảng Cáo Thƣơng Mại Sen Vàng giai đoạn 2010-2013
Chỉ tiêu 2010 2011 2012 2013
Tổng tuyển dụng 14 16 17 23
Số quản lý 1 1 1 0
Số nhân viên 13 15 16 23
Số lƣợng nhân viên tuyển vào công ty tăng đều qua các năm, trong đó năm 2013 có tổng tuyển dụng cao nhất.
Số lƣợng quản lý tuyển gần nhƣ rất ít, 1 ngƣời /1 năm. Tuy công ty phát triển, mở rộng hoạt động kinh doanh nhƣng công ty hầu nhƣ chỉ sử dụng quản lý cũ. Số lƣợng nhân viên tăng thêm cũng chỉ đáp ứng nhu cầu phát triển, chứ không phải để bù đắp lƣợng nhân viên nghỉ việc. Do đó, chúng ta có thể thấy, nhân viên trong công ty có tính gắn bó cao, và công ty rất đề cao điều này, đây là một nét văn hóa doanh nghiệp rất hay tại Sen Vàng.
Trong những năm qua, bộ phận nhân sự của Sen Vàng đang từng bƣớc hoàn thiện hơn nữa và đã có đóng góp rất lớn vào sự thành công của công ty nhƣ hiện nay. Đặc biệt, bộ phận nhân sự là một cầu nối tin cậy giữa nhân viên và ban giám đốc, góp phần quan trọng vào sự gắn bó lâu dài của công ty và nhân viên.
Nguồn ứng viên
a. Hình thức tuyển dụng nội bộ tại công ty
Hiện tại trong công ty hình thức tuyển nội bộ đƣợc ƣu tiên hàng đầu. Việc tuyển dụng thƣờng thông qua các hình thức sau:
- Thuyên chuyển nhân viên từ trong nội bộ vào các vị trí mới do sự đề bạt của cấp trên hoặc bản thân nhân viên dựa trên kết quả làm việc và đánh giá của quản lý. - Thăng chức cho nhân viên đủ điều kiện.
- Sinh viên thực tập tại công ty đủ điều kiện và có nguyện vọng làm việc chính thức tại công ty.
- Qua sự giới thiệu của nhân viên đang làm việc tại công ty, hoặc ngƣời thân, bạn bè để tìm ngƣời có năng lực phù hợp với công việc trong thời gian ngắn.
Vì trong văn hóa doanh nghiệp của công ty không yêu cầu cao về nghiệp vụ chuyên môn, kinh nghiệm làm việc mà đề cao về sự trung thành, tính gắn bó lâu dài với công ty. Cho nên hình thức tuyển dụng nội bộ luôn đƣợc ƣu tiên hàng đầu.
Đa số các chức vụ quản lý trong công ty đều là nhân viên đƣợc thăng chức và khoảng 30% vị trí tại các phòng ban khác trong công ty thƣờng đi lên từ bộ phận Chăm sóc khách hàng – bộ phận có đầu vào đơn giản, yêu cầu trình độ không cao. Đây là giải pháp an toàn cho công ty vì nhân viên đã am hiểu công việc và mục tiêu phát triển của phòng ban, định hƣớng phát triển của công ty; do đó sẽ mau chóng thích nghi với công việc mới và dễ dàng hơn trong việc tạo mục tiêu đề ra. Tuy
nhiên, việc quản lý và thực hiện công việc ở công ty dễ đi vào khuôn mẫu, thiếu những thành phần mới mẻ, đột phá, sáng tạo bên cạnh đó công ty có thể sẽ bỏ qua rất nhiều ứng viên có năng lực ngoài xã hội và dễ gây sự chia bè chia phái trong công ty gây mất đoàn kết.
Ngoài ra việc thăng chức còn dựa trên việc đánh giá chủ quan của các nhà quản lý nên không tránh khỏi hiện tƣợng thiếu công bằng, dẫn đến tình trạng không phục tùng cấp trên, dễ xảy ra hiện tƣợng chia bè phái, gây mất đoàn kết trong công ty.
b.Nguồn ứng viên từ bên ngoài doanh nghiệp
Các nguồn ứng viên từ bên ngoài doanh nghiệp của Công ty TNHH Quảng Cáo Thƣơng mại Sen Vàng:
- Từ các trƣờng đại học: Công ty tiến hành gửi công văn cho các trƣờng đại học yêu cầu các trƣờng giới thiệu sinh viên đạt các yêu cầu các tiêu chuẩn đƣa ra trong khoảng thời gian nhất định để sắp xếp mời làm bài kiểm tra và phỏng vấn nếu cần, tuy nhiên nguồn này lại chƣa có kinh nghiệm và còn phải dành phần lớn thời gian để tập trung cho việc tốt nghiệp.
- Từ các sinh viên đang thực tập tại công ty có nguyện vọng muốn ở lại, hiện nay số lƣợng sinh viên này đang ngày càng tăng lên rõ rệt, do vậy đây là nguồn lựa chọn ứng viên ít tốn chi phí nhất, nhƣng ngƣợc lại hiệu quả tuyển dụng không cao do chỉ mới là sinh viên nên chƣa đủ trình độ kiến thức để vào làm việc ngay mà phải tốn chi phí đào tạo lại và bổ sung thêm nhiều kỹ năng nghiệp vụ cần thiết.
- Các website tuyển dụng trên internet: đây là nơi đăng tuyển và tìm kiếm hồ sơ, là nguồn khá hiệu quả về số lƣợng, đem lại cho nhà tuyển dụng nhiều sự lựa chọn. Công ty thƣờng có 2 lựa chọn khi đăng tin tuyển dụng lên các website này: đăng tin không tính phí và đăng tin có tính phí.
Đăng tin không tính phí trên những website tuyển dụng nhƣ
http://www.careerlink.vn/,http://www.timviecnhanh.com/,
http://www.jobstreet.com/, những website này thì lƣợng hồ sơ có chất lƣợng cao ít, việc kiểm soát hồ sơ nộp vào đôi khi gặp nhiều khó khăn do không có thống kê chi tiết lƣợng hồ sơ nộp vào,hồ sơ của ứng viên đƣợc các website này thƣờng chuyển tiếp tới mail tuyển dụng của công ty nên đôi khi hồ sơ
của ứng viên hay bị thất lạc. Công ty thƣờng đăng tin tuyển dụng miễn phí này cho các vị trí yêu cầu thấp, thời gian tuyển không gấp.
Đăng tin có tính phí sẽ đƣợc thực hiện trên website http://kiemviec.com/, với mỗi tin đăng lên tốn 50$. Nhƣng bù lại, trên website này có chức năng kiểm soát hồ sơ rất tốt, giúp bộ phận nhân sự kiểm soát lƣợng hồ sơ nộp vào (cập nhật liên tục 24/24), hồ sơ đƣợc nộp vào ngày nào … Cách bố trí rất khoa học, hợp lý, dễ sử dụng, điều này khiến cho việc tuyển dụng sẽ dễ dàng khi lọc ra những mail đạt yêu cầu để hẹn phỏng vấn. Bên cạnh đó website còn chức năng gợi ý những hồ sơ phù hợp với những yêu cầu cho vị trí của công ty. Khi đăng 1 tin trên website này thì nó sẽ hiện thông tin tuyển dụng trên mạng lƣới các website việc làm khác của tập đoàn CareerBuilder (http://vieclam.tuoitre.vn/, http://yume.vn/http://hrvietnam.com/…) Lƣợng hồ sơ từ website này khá đa dạng, có chất lƣợng cao khiến cho bộ phận tuyển dụng có nhiều lựa chọn hơn. Do đó, công ty chỉ thực hiện đăng tuyển trên website này đối với các vị trí có yêu cầu cao và cần gấp trong thời gian ngắn. - WebMail, Mail tuyển dụng: đây là nơi nhận trực tiếp các hồ sơ tuyển dụng từ những ứng viên và các website việc làm gửi về. Các ứng viên khi đọc đƣợc thông tin tuyển dụng trên các website đăng tuyển thì sẽ nộp đơn vào tài khoản của công ty trên các website tuyển dụng đó hoặc nộp trực tiếp vào mail tuyển dụng của công ty.
Mỗi nguồn tuyển dụng đều có điểm mạnh và điểm yếu nhất định của nó, không có nguồn nào là tốt toàn diện và nguồn nào là không có hiệu quả, việc lựa chọn nguồn nào tuỳ thuộc vào việc công ty đang muốn tuyển dụng vị trí chức danh nào, vào thời điểm nào, từ đó chọn nguồn thích hợp. Hiện nay tại công ty đang sử dụng nguồn chính đó là: đăng tin tuyển dụng lên các website việc làm. Còn các nguồn khác công ty ít khi sử dụng.
Việc tuyển dụng ứng viên từ bên ngoài sẽ mang tính chất chuyên nghiệp, hệ thống hơn, lựa chọn thêm đƣợc nhiều ứng viên sáng giá và tài năng hơn vào công ty. Tuy nhiên điều này cũng mang ý nghĩa tốn nhiều chi phí, công sức hơn, và có thể có tình trạng ứng viên đƣợc tuyển thiếu trung thành với công ty.
Không
Quy trình tuyển dụng tại công ty TNHH Quảng cáo Thƣơng mại Sen Vàng
Quy trình tuyển dụng tại công ty TNHH Quảng cáo Thƣơng mại Sen Vàng thể hiện qua hình 2.6
Bộ phận liên quan
1. Trƣởng BP có nhu cầu tuyển dụng
Phiếu yêu cầu tuyển dụng nhân sự 2. Ban Giám Đốc 3. BP nhân sự 4. Ban Giám Đốc 5.Nhân viên phụ trách tuyển dụng 6. Ban giám đốc và trƣởng BP có nhu cầu tuyển dụng 7.Nhân viên phụ trách tuyển dụng
Hình 2.6: Quy trình tuyển dụng tại Công ty TNHH Quảng Cáo Thƣơng Mại Sen Vàng
Đồng ý
Đồng ý
Đạt
Không
Đề xuất nhu cầu tuyển dụng
Tổng hợp nhu cầu tuyển dụng
Lập kế hoạch tuyển dụng
Thực hiện tuyển dụng
Đánh giá
Xét duyệt
Bƣớc 1: Đề xuất nhu cầu tuyển dụng
Các phòng ban thông báo nhu cầu tuyển dụng nhân viên vào những vị trí còn thiếu hoặc vị trí mới mở đến phòng nhân sự
Ƣu điểm: Đƣa ra những bổ sung thích hợp cho những vị trí còn thiếu. Định hình đƣợc những tiêu chí ban đầu về vị trí cần tuyển, qua đó giúp bộ phận tuyển dụng có cái nhìn bao quát về kế hoạch tuyển dụng sắp tới.
Nhƣợc điểm: Kế hoạch bổ sung đôi khi chỉ mang tính nhất thời, có thể bộ phận tuyển dụng sẽ không đáp ứng kịp, hoặc đáp ứng kịp nhƣng chất lƣợng nhân sự cho vị trí cần tuyển không cao.
Bƣớc 2: Xác định và tổng hợp nhu cầu tuyển dụng
Nhân viên thực hiện tuyển dụng tiến hành tổng hợp các nhu cầu bao gồm:
Số lƣợng nhân viên cần tuyển
Vị trí cần tuyển
Chi phí để thực hiện tuyển dụng
Ƣu điểm: Đƣa ra những thông tin chi tiết, cụ thể về nhu cầu tuyển dụng, qua đó giúp bộ phận tuyển dụng có thể đƣa ra kế hoạch tuyển dụng phù hợp.
Nhƣợc điểm: Nguồn thông tin phải chính xác, đầy đủ nếu không sẽ ảnh hƣởng xấu tới quá trình và kết quả tuyển dụng.
Bƣớc 3: Lập kế hoạch tuyển dụng
Quản lý tuyển dụng xem xét nhu cầu tuyển dụng và lập kế hoạch tuyển dụng phù hợp với các vị trí cần tuyển:
Đƣa ra các yêu cầu đối với ứng viên: trình độ học vấn, độ tuổi, giới tính, chuyên môn, kinh nghiệm.
Xác định nguồn ứng viên: trong hoặc ngoài công ty.
Xác định thời gian, địa điểm thực hiện công việc tuyển dụng.
Chọn hình thức tuyển dụng: kiểm tra kiến thức, kỹ năng; phỏng vấn hoặc kết hợp nhiều hình thức.
Ƣu điểm: Hệ thống quy trình tuyển dụng, đƣa ra kế hoạch chi tiết, qua đó giúp lựa chọn đƣợc những ứng viên tốt nhất, thích hợp nhất với vị trí cần tuyển. Ƣớc lƣợng đƣợc chi phí tuyển dụng, thời gian tuyển dụng, số lƣợng nhân sự cần
cho việc tuyển dụng.
Nhƣợc điểm: Cần phải có kế hoạch tuyển dụng phù hợp với nhu cầu tuyển dụng cũng nhƣ tình hình thực tế của thị trƣờng tuyển dụng. Nếu không sẽ gây lãng phí về thời gian, tiền bạc cũng nhƣ ảnh hƣớng đến chất lƣợng ứng viên đầu vào.
Bƣớc 4: Thực hiện tuyển dụng
Chuẩn bị: bài kiểm tra, đƣa ra tiêu chuẩn tuyển dụng, thành lập hội đồng tuyển dụng.
Thông báo tuyển dụng: thông báo trên website http://www.kiemviec.com/,
http://www.jobstreet.com/,http://www.timviecnhanh.com/ … hoặc website công ty.
Tiếp nhận và chọn lọc hồ sơ đối với nguồn ứng viên bên ngoài doanh nghiệp; hoặc xem xét hồ sơ, kết quả thực hiện công việc đối với nguồn ứng viên bên trong doanh nghiệp.
Đặt hẹn ứng viên để kiểm tra / phỏng vấn. Khi ứng viên đồng ý tham gia, gởi email cho ứng viên để xác nhận và cung cấp thêm thông tin cho ứng viên.
Tiến hành kiểm tra kiến thức, kỹ năng hoặc phỏng vấn sơ bộ để loại bỏ những ứng viên không đủ điều kiện.
Xem xét và trả lời kết quả kiểm tra/ phỏng vấn đến ứng viên và đặt hẹn kiểm tra/ phỏng vấn lần 2 đối với những ứng viên vƣợt qua vòng loại. Ngoài ra, những ứng viên không đạt yêu cầu cũng đƣợc thông báo từ chối thu nhận từ phía công ty thông qua email.
Các trƣởng bộ phận có nhu cầu cần tuyển thêm nhân sự thực hiện phỏng vấn lần 2 đối với các ứng viên.
Thông báo kết quả lần 2. Nếu ứng viên không đạt yêu cầu thì thông báo từ chối, và lƣu giữ hồ sơ nhằm sử dụng cho những vị trí khác phù hợp hơn trong công ty. Còn đối với các ứng viên đạt yêu cầu sẽ hẹn đến phỏng vấn lần 3.
Thực hiện phỏng vấn lần 3. Thỏa thuận về mức lƣơng, chính sách đãi ngộ của công ty … Những yêu cầu mà ứng viên nhận đƣợc khi vào làm tại công ty. Kiểm tra lại một lần nữa về trình độ chuyên môn của ứng viên.
o Nếu không đạt yêu cầu -> cần xem xét lại
phận và Ban Giám đốc
o Nếu đạt yêu cầu -> Đƣa Ban Giám đốc xét duyệt
Đối với những cấp công việc yêu cầu nhiều kinh nghiệm hoặc yêu cầu lý lịch cao (đối với nhân viên nhập cảnh) thì tiến hành điều tra, xác minh thông tin ứng viên đã trình bày.
Ƣu điểm: Quyết định đến chất lƣợng hồ sơ đầu vào. Đánh giá trực tiếp chất lƣợng ứng viên. Quyết định đến 90% việc nhận nhân viên mới.
Nhƣợc điểm: Cần nhiều kinh nghiệm trong tuyển dụng để biết đƣợc vị trí nào cần thực hiện bài kiểm tra kiểu nào, đăng thông báo trên website nào. Qua đó, tuyển đƣợc nguồn ứng viên đầu vào có chất lƣợng trong khoảng thời gian đề ra, đáp ứng kịp thời nhu cầu nhân sự. Việc thực hiện phỏng vấn chỉ cần 2 lần là đủ, phỏng vấn nhiều lần gây lãng phí về thời gian cũng nhƣ chi phí tuyển dụng.
Bƣớc 5: Xét duyệt
Trƣởng bộ phận nhân sự xem xét và ra quyết định tuyển dụng. Ký hợp
đồng thử việc với nhân viên mới trong 2 tháng, nếu qua 2 tháng nhân viên đáp ứng đƣợc yêu cầu của công ty sẽ tiến tới ký hợp đồng chính thức.
Ƣu điểm: Dựa vào kinh nghiệm và trình độ của mình, giám đốc nhân sự sẽ có những đánh giá chính xác, hợp lý nhất về vị trí cần tuyển.
Nhƣợc điểm: Không phải vị trí nào cũng cần đến sự xem xét của giám đốc nhân sự. Cần phải linh động trong một số trƣờng hợp, ví dụ nhƣ vị trí không có yêu cầu cao, những vị trí chỉ mang tính chất thời vụ, hoặc những vị trí cần gấp, bố sung do xảy ra sự cố ngoài kế hoạch nhằm đáp ứng đƣợc nhu cầu nhân sự ty trong những trƣờng hợp cấp thiết và không gây lãng phí thời gian vô ích giữa các bộ phận cũng nhƣ giám đốc nhân sự.
Bƣớc 6: Tiếp nhận nhân viên mới hoặc đƣa vào vị trí mới
Chào đón nhân viên mới.
Hƣớng dẫn công việc.
Bổ sung hồ sơ nhân sự nhƣ: chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu, bảo hiểm, hợp đồng, ảnh thẻ, vv…
Ký cam kết bảo mật thông tin, tài sản và hợp đồng lao động.
giúp nhân viên mới nhanh chóng hòa đồng với công việc và môi trƣờng làm việc. Tạo ra mối quan hệ ràng buộc về pháp lý giữa 2 bên, từ đó giúp công việc ổn định, suôn sẻ, không nảy sinh những khiếu nại về sau hoặc nếu có thì sẽ đƣợc xử lý một cách công bằng theo những gì đã cam kết.
Nhƣợc điểm: Sau này khi phát sinh mâu thuẫn giữa công ty và nhân viên, có thể gây ảnh hƣớng xấu đến uy tín của cả hai bên nếu hợp đồng lao động và các giấy tờ khác có liên quan không đƣợc rõ ràng, cụ thể dễ gây hiểu nhầm.