Đối với doanh nghiệp trong nước, việc truyền tờ khai, đăng ký mở tờ khai, khâu kiểm hóa và tính thuế được thực hiện tại Cục hải quan Thành Phố Hồ Chí Minh như Hải quan Tân Cảng, Cát Lái, Tân Thuận, Vict.
Đối với các doanh nghiệp có 100% vốn đầu tư nước ngoài và các doanh nghiệp liên doanh, việc thực hiện các khâu mở tờ khai, đăng ký tờ khai, kiểm hóa, tính thuế được thực hiện tại Cục Hải quan Đầu tư thành phố Hồ Chí Minh. Nhân viên giao nhận khi đi đăng ký tờ khai mang theo giấy tờ tùy thân đầy đủ.
Lên nội dung tờ khai hải quan
Đầu tiên xác định đây là loại hình nhập khẩu nào, nhập kinh doanh hay nhập gia công xuất khẩu, hàng mậu dịch hay phi mậu dich để lên tờ khai thích hợp.
Để lập tờ khai hải quan nhân viên giao nhận sẽ lấy thông tin từ các chứng từ: Hợp đồng ngoại thương, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói chi tiết, vận đơn đường biển. Tại Công ty Việt Hoa, ngày lập tờ khai Hải quan điện tử sẽđược thực hiện ngay trong ngày nhận bộ chứng từ của khách hàng hoặc trong vòng một ngày sau đó. Ngày lập tờ khai cũng chính là ngày truyền tờ khai điện tử để lấy số tiếp nhận, số tờ khai do Hải quan cấp và phân luồng. Nội dung tờ khai Hải quan điện tử sẽđược thể hiện rõ trong phần phụ lục của bài báo cáo này.
Khai báo hải quan từ xa sẽ được nhân viên giao nhận tiến hành trên phần mềm khai báo điện tử theo trình tự tên người gửi, người nhận hàng hóa, số hợp đồng, số
invoice, giá trị hóa đơn, đồng tiền, phương thức thanh toán, ngày hợp đồng, ngày hóa đơn, số vận đơn. Sau đó nhập tên hàng, số lượng, quy cách, phẩm chất hàng hóa, áp mã HS và tính thuế. Cuối cùng là nhập thông tin các chứng từđính kèm như C/O, B/L.
Đặc điểm của tờ khai hải quan điện tử là tùy số lượng, chủng loại và xuất xứ hàng hóa mà nội dung tờ khai còn có thêm phần phụ lục tờ khai và phần khai báo xác định trị giá tính thuế nêu rõ thông tin hàng hóa để cung cấp thông tin xác định trị giá tính thuế cho Hải quan cửa khẩu. Thông thường, nếu số lượng hàng hóa từ 02 mặt hàng trở lên thì tên, quy cách hàng hóa và phần xác định trị giá tính thuế của lô hàng đó sẽđược thể hiện trong phần phụ lục kèm theo tờ khai.
Sau khi hoàn tất nội dung tờ khai, nhân viên giao nhận fax bản in thử tới doanh nghiệp ủy thác để doanh nghiệp kiểm tra thông tin đã chính xác chưa. Nếu thông tin chính xác nhân viên tiến hành khai báo từ xa.
Khai báo từ xa
Mỗi doanh nghiệp khách hàng đều phải đăng ký một tài khoản khai báo hải quan điện tử và cung cấp tài khoản đó cho nhân viên giao nhận của Việt Hoa qua phần mềm khai báo điện tử. Sau khi đã hoàn thành việc lập và kiểm tra tờ khai, tờ khai hải quan sẽ được nhân viên Việt Hoa truyền tới máy tính của bộ phận tiếp nhận tờ khai của các cán bộ hải quan cửa khẩu bằng tài khoản của chính doanh nghiệp khách hàng đó. Hệ thống sẽ tiếp nhận và gửi lại phản hồi, cho số tờ khai, số tiếp nhận và kết quả phân luồng.
Ngay khi nhận được phản hồi của hệ thống nhân viên giao nhận sẽ in tờ khai và các chứng từ (nhân viên giao nhận cần đến doanh nghiệp ủy thác đóng dấu lên chứng từ như hợp đồng, hóa đơn) ra Hải quan cửa khẩu để mở tờ khai hải quan.
Hạn chế
Mặc dù hiên nay do áp dụng công nghệ thông tin vào khai báo hải quan giúp tiết kiệm thời gian rất nhiều tuy nhiên phần mềm khai báo thay đổi thường xuyên dẫn đến sự lung túng cho nhân viên cũng như công ty tốn khoảng thời gian để tìm hiểu, hướng dẫn lại.
Nếu không am hiểu và sử dụng không đúng thao tác thì phần mềm không chạy gây mất thời gian, ảnh hưởng tới việc lấy hàng chậm trễ khiến khách hàng không hài lòng làm mất uy tín công ty. Bên cạnh đó việc sửa lỗi trên phầm mềm trở nên khó khăn hơn.
Đối với hàng hóa lạ lẫm thường xuyên xác định tên hàng và áp mã HS không chính xác cản trở việc thông quan hàng hóa.
2.4.2.3 Mở tờ khai hải quan tại chi cục hải quan của khẩu Sơđồ 2.4 Thủ tục hải quan