Chuẩn bị bộ chứng từ làm thủ tục thông quan
Kiểm tra lại bộ chứng từ: số lượng chứng từ, chữ ký, con dấu, các thông tin cơ bản trên tờ khai, phụ lục và các chứng từ, các công văn, giấy tờ kèm theo. Sắp xếp đúng thứ tự.
Điều chỉnh mọi sai sót trong áp mã thuế và dịch sai tên tiếng Việt hàng hóa. Vào sổ và vi tính những thông tin liên quan đến hố sơđể dễ theo dõi sau này.
Mở tờ khai
Đem theo bộ chứng từ và giấy tờ tùy thân.
Theo dõi quá trình làm thủ tục và trả lời mọi câu hỏi của hải quan liên quan đến bộ chứng từ, nếu không trả lời được báo cáo cấp trên ngay để xin hướng dẫn.
Trả lệ phí hải quan, đóng thuế, làm tủ tục thông quan theo hướng dẫn của các bộ hải quan.
Nhận lại bộ chứng từ kèm theo thông báo thuế, kiểm tra kỹ trước khi ra về tránh ảnh hưởng tới khâu giao nhận với cảng.
Ngoài ra công ty có thể giúp nhân viên hạn chế thiếu sót, lung túng khi làm thủ tục thông quan bằng việc cung cấp Luật hải quan, các văn bản hướng dẫn thi hành về thủ tục hải quan, chếđộ giám sát kiểm tra đối với hàng xuất nhập khẩu.
Dự kiến kết quảđạt được
Hạn chế tối đa việc thiếu chứng từ, sắp xếp không đúng yêu cầu, chứng từ không ăn khớp. Thời gian thông quan ngắn lại, tránh chậm trễ lấy hàng, đảm bảo uy tín công ty
3.2.1.4 Hoàn thiện khâu giao nhận với cảng và giao hàng cho doanh nghiệp nhập khẩu
Nội dung giải pháp
Chuẩn bị giao nhận với cảng
Chuẩn bị những thông tin cần thiết để giao nhận với cảng như vị trí cont, kho lấy hàng (nếu là hàng lẻ), bản sao tờ khai, phiếu đóng gói, phiếu xuất kho, phiếu xuất cont. Liên hệ với bộ phận vận tải và kho bãi công ty.
Giao nhận với cảng
Luôn có mặt lúc giao nhận hàng, kiểm đếm, quan sát hàng hóa. Nếu hàng hóa bị tổn thất phải lập ngay chứng từ pháp lý ban đầu để bảo vệ quyền lợi chủ hàng. Theo dõi quá trình bốc xếp lên phương tiện vận tải.
Giao hàng cho doanh nghiệp nhập khẩu
Nếu hàng lưu kho: đưa hàng về kho doanh nghiệp, rút hàng ra khỏi cont (nếu là hàng cont). Trước đó bộ phận giao nhận phải thông báo cho bộ phận kho để bố trí sắp xếp và phương pháp bảo quản hợp lý tránh làm hư hỏng hàng hóa ảnh hưởng tới khách hàng và uy tín danh nghiệp.
- Hàng không lưu kho: tổ chức phương án vận tải.
- Giao hàng
Xuất trình bảo vệ phiếu giao hàng trước khi hàng ra cổng (nếu hàng lưu kho bãi công ty). Thông báo cho người nhận hàng biết.
Thực hiện kiểm đếm, giám sát quá trình giao hàng và giao hàng theo danh mục hàng hóa. Ghi chép đầy đủ thông tin hàng hóa vào biên bản giao hàng (3 bản) có chữ ký của người nhận và lái xe.Báo cáo cho ngay cho cấp trên nếu gặp tình huống bất ngờ, không xử lý được.
- Sau khi giao hàng
Cập nhật thông tin vào sổ theo dõi giao hàng cho chủ hàng. Báo cáo ngày cho cấp trên về ngày giờ, số lượng giao, địa điểm và vấn để phát sinh để theo dõi rút kinh nghiệm cũng như dánh giá chất lượng công việc.
Tập hợp, sao chụp tất cả chứng từ liên quan để lập chứng từ làm cơ sở yêu cầu doanh nghiệp ủy thác nhập khẩu thanh toán phí dịch vụ và giải quyết tranh chấp nếu có.
Ngoài ra để tránh chịu tổn thất khi chi phí vận chuyển tăng thì công ty nên tìm hiểu tình giá nguyên liệu thường xuyên để có mức phí phù hợp cùng với khâu nghiên cứu thị trường ở giải pháp đã trình bày ở phía trên.
Dự kiến kết quảđạt được
Tránh thiếu sót trong chứng từ pháp lý ban đầu bảo vệ quyền lợi chủ hàng. Giảm thiểu tình trạng bồi thường khi hàng hóa khách hàng hư hỏng do bảo quản không đúng cách. Ít chịu ảnh hưởng biến động giá nhiên liệu thị trường.