Sau khi kí kết thành công hợp đồng, tổ sales chuyển giao công việc tiếp theo tới tổ chứng từ và tổ giao nhận hàng hóa.
Nhận và kiểm tra bộ chứng từ nhập khẩu
Doanh nghiệp nhập khẩu sẽ fax các chứng từ cần thiết cho công ty việt hoa, nhân viên giao nhận sẽ kiểm tra bộ hồ sơ xem đã đầy đủ chưa, có hợp lệ không. Nếu đầy đủ thì tiến hành làm các bước tiếp theo, còn không thì chỉ cho doanh nghiệp nhập khẩu biết, sửa chữa bổ sung. Bộ hồ sơ bao gồm các chứng từ sau:
- Hợp đồng ngoại thương – Sales Contract
- Hóa đơn thương mại - Commercial Invoice(C/I) - Phiếu đóng gói – Packing List (P/L)
- Vận đơn – Bill of lading (B/L) - Giấy báo hàng đến – Arival notice
- Các chứng từ khác (nếu có): C/O, giấy phép nhập khẩu.
Nếu thiếu các chứng từ như B/L, giấy báo hàng đến, C/O thì nhân viên yêu cầu doanh nghiệp bổ sung. Hợp đồng thương mại, C/I, P/L thì nhân viên chứng từ hoặc nhân viên giao nhận có thể lập dựa trên vận đơn, C/O, và các thông tin khác về hàng hóa mà doanh nghiệp ủy thác cung cấp.
Lấy lệnh giao hàng(D/O)
Nhân viên giao nhận liên hệ với hãng tàu để lấy D/O (lệnh giao hàng).
Nếu là vận đơn gốc thì khi đi lấy D/O nhân viên giao nhận cầm vận đơn gốc cùng giấy giới thiệu của doanh nghiệp nhập khẩu đến hãng tàu để lấy D/O.
Nếu là vận đơn Surrendered( Vận đơn theo điện) thì nhân viên giao nhận chỉ cần cầm giấy giới thiệu và giấy báo hàng đến hãng tàu là nhận được D/O. Vận đơn Surrendered khá phổ biến vì sự nhanh chóng và tiện lợi của nó do hãng tàu chỉ cần gửi mail cho đại lý nước nhập khẩu yêu cầu giao vận đơn cho khách hàng.
Còn nếu là vận đơn theo lệnh To Order thì mặt sau của vận đơn phải có ký hậu cùng với giấy giới thiệu để lấy D/O.
Trước khi lấy D/O nhân viên giao nhận cần phải đóng các khoản chi phí như phí D/O, phí THC, cước vận tải (nếu nhập theo giá CIF), phí vệ sinh container, phí gia hạn D/O (nếu D/O đã hết hạn), phí cược container (tùy vào hang tàu mà cước phí thu sẽ khác nhau, phí cont 40ft gấp đôi phí cont 20ft; hãng tàu sẽ trả lại cho doanh nghiệp nhập khẩu sau khi doanh nghiệp nhập khẩu đã hoản trả container rỗng về bãi mà hãng tàu chỉ định). Hãng tàu sẽ đóng dấu giao thẳng vào D/O để cho doanh nghiệp nhận hàng. Đối với hàng lẻ thì lệnh giao hàng không phải đóng dấu giao thẳng, và nhân viên giao nhận bỏ qua bước cược container.
Xin một số giấy tờ cần thiết
Đối với một số mặt hàng đặc biệt, cấm nhập khẩu thì phải xin giấy phép nhập khẩu hoặc hàng thực phẩm thì phải có giấy phéo an toàn của cục an toàn thực phẩm.
Mở L/C (nếu thanh toán bằng L/C)
Nhân viên giao nhận(nếu được yêu cầu) sẽ lên ngân hàng thay mặt người XK tiến hành mở L/C. Để mở L/C cần có:
- Giấy đăng ký kinh doanh
- Tài khoản ngoại tệ tại Ngân hàng ( muốn mở tài khoản phải đóng ít nhất 500 USD vào tài khoản chuẩn bị mở)
- Quyết định thành lập Công ty
- Quyết định bổ nhiệm Giám đốc và Kế toán trưởng. Những giấy tờ trên do người NK cung cấp.
Nhiều khi thiếu xót trong việc xem xét tên hàng, số lượng hàng hóa trên vận đơn có khớp với hợp đồng, hóa đơn không.
Đôi với mặt hàng đặc biệt, mới lạ nhưng lại chưa xin giấy phép cũng như các giấy tờ cần thiết dẫn đến mất thời gian bổ sung hồ sơ khi làm thủ tục thông quan.
Do chứng từ phần lớn bằng tiếng anh nên khi soạn thảo dễ sai xót nếu nhân viên không cẩn thận hoặc tiếng anh chuyên ngành không vững. Đặc biệt đối với hàng hóa lạ lẫm đễ dịch không đúng tên tiếng Việt đẫn đến sau này áp mã thuế không đúng.