27
(Nguồn Phòng Kế toán xí nghiệp Phú Lộc)
Hình 3.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của xí nghiệp Phú Lộc
3.3.2 Quyền hạn và trách nhiệm
Giám đốc:
Người có quyền điều hành cao nhất trong xí nghiệp, nhận chỉ thị và thông tin từ công ty để triển khai cho xí nghiệp hoạt động.
Chịu trách nhiệm trước Ban Tổng Giám đốc và pháp luật Nhà nước về mọi hoạt động của xí nghiệp.
Trực tiếp và thường xuyên thực hiện các giao dịch về hoạt động kinh doanh của xí nghiệp.
Phó Giám đốc
Nhận lệnh và thông tin từ giám đốc xí nghiệp để thực hiện các phương án sản xuất kinh doanh, kế hoạch mua, bán hàng hóa, cân đối nhu cầu vốn. Nắm bắt thông tin thị trường, tham mưu cho Giám đốc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh.
Thay mặt Giám đốc xí nghiệp kí phiếu nhập, xuất kho, thu – chi tiền, giao dịch ngân hàng.
Thủ kho
Chịu trách nhiệm nhập – xuất hàng, đối chiếu số liệu tồn kho hàng hóa. GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC THỦ KHO KẾ TOÁN VẬN HÀNH MÁY QUẢN ĐỐC KIÊM KIỂM PHẨM THỦ QUỸ TỔ NHÂN CÔNG
28
Bố trí sắp xếp, bảo quản hàng hóa, thiết bị, dụng cụ trong kho, đảm bảo không xảy ra sự cố.
Quản đốc kiêm kiểm phẩm
Thường xuyên kiểm tra phân xưởng sản xuất, kho bảo quản, chất lượng gạo đầu vào, giám sát chặt chẽ sản phẩm đầu ra nhằm thực hiện đúng các tiêu chuẩn về gạo theo quy định.
Tham mưu cho Giám đốc và Phó Giám đốc về tình hình chất lượng, hàng hóa tồn động của xí nghiệp để triển khai hợp đồng hay báo cáo về công ty.
Giám sát các bộ phận khác nhằm khắc phục những thiếu sót một cách hiệu quả và kịp thời.
Kế toán
Là nhân viên nghiệp vụ có trình độ chuyên môn về tài chính kế toán doanh nghiệp, phụ trách và chịu trách nhiệm về công tác tài chính kế toán, kiểm toán của xí nghiệp.
Phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh một cách đầy đủ, kịp thời, đúng nguyên tắc quản lý của công ty và đúng chuẩn mực kế toán của Bộ Tài chính ban hành.
Lập báo cáo gửi về công ty đúng thời gian quy định kể cả báo cáo thường xuyên và báo cáo đột xuất theo yêu cầu của công ty.
Thủ quỹ
Là nhân viên nghiệp vụ có trình độ chuyên môn từ trung cấp kế toán trở lên.
Căn cứ vào phiếu thu – chi đã được ban lãnh đạo duyệt, kiểm tra chữ ký trong phiếu thu – chi đảm bảo thu – chi đúng nguyên tắc.
Cập nhật, ghi chép các nghiệp vụ vào sổ quỹ, kiểm tra đối chiếu tồn quỹ hàng ngày hoặc hàng tháng với kế toán và kí xác nhận tồn quỹ.
Chịu trách nhiệm cá nhân khi tiền quỹ bị thất thoát Vận hành máy
Là nhân viên kỹ thuật có trình độ trung cấp kỹ thuật chế biến lương thực thực phẩm trở lên.
29
Hàng ngày, chịu trách nhiệm khởi động, điều chỉnh máy móc, thiết bị vận hành trong sản xuất để tạo ra sản phẩm theo yêu cầu tiêu chuẩn, chất lượng của thành phẩm.
Kiểm tra từng bộ phận trong dây chuyền máy trước khi vận hành. Khi phát hiện có dấu hiệu hư hỏng hoặc đã bị hư hỏng thì tự sửa chữa và ghi vào lịch máy, nếu không sửa chữa được thì báo ngay cho ban lãnh đạo giải quyết.
Vệ sinh máy móc, thiết bị khi hết giờ làm việc. Tổ nhân công
Tổ trưởng tổ nhân công có trách nhiệm theo dõi điều tiết lượng công nhân một cách hợp lý, quản lý hoạt động của công nhân.
Lập bảng chấm công hàng ngày của tổ viên báo cáo cho phận kế toán chi lương.
3.4 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN
3.4.1 Sơ đồ tổ chức và chức năng nhiệm vụ
3.4.1.1 Sơ đồ tổ chức
(Nguồn Phòng Kế toán xí nghiệp Phú Lộc)
Hình 3.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của xí nghiệp Phú Lộc
3.4.1.2 Chức năng nhiệm vụ
- Kế toán tổng hợp: có nhiệm vụ kiểm tra các báo cáo sổ sách kế toán viên thực hiện, tổng hợp các sổ sách kế toán, thực hiện hoàn chỉnh hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày theo đúng quy định; nắm bắt kịp thời các thông tin về giá cả nguyên liệu, phân tích đánh giá nguồn vốn và báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh của xí nghiệp; nghiên cứu cải tiến phương
KẾ TOÁN TỔNG HỢP KẾ TOÁN KHO HÀNG KẾ TOÁN CHI PHÍ
30
pháp làm việc nhằm ngày càng nâng cao và hoàn thiện quy trình nghiệp vụ đáp ứng tình hình phát triển của xí nghiệp.
- Kế toán kho hàng: Ghi chép các nghiệp vụ nhập – xuất sản phẩm, hàng hóa, phản ánh theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến kho hàng như mua, bán, gia công, chế biến,…Theo dõi tiến trình thực hiện hợp đồng mua bán.
- Kế toán chi phí: phản ánh và theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến chi phí; kiểm tra đầy đủ chứng từ, hóa đơn hợp lệ của người đề nghị thanh toán, phiếu chi và hạch toán chi tiết tình hình thu mua hàng ngày; thanh toán tạm ứng cho cán bộ công nhân viên; theo dõi công nợ.
Nhìn chung, nhân sự tại xí nghiệp được bố trí với tinh thần hết sức tiết kiệm, nhằm tinh gọn bộ máy.
3.4.2 Chế độ kế toán và hình thức kế toán
3.4.2.1 Chế độ kế toán
Xí nghiệp Phú Lộc áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20/03/2006 của Bộ Tài chính.
3.4.2.2 Hình thức kế toán
Xí nghiệp sử dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ để phản ánh các nghiệp vụ phát sinh.
Xí nghiệp đã sử dụng phần mềm kế toán Pacific Keyman version 5.5 trong công tác kế toán.
31
(Nguồn Phòng kế toán Xí nghiệp Phú Lộc)
Hình 3.3 Trình tự ghi sổ kế toán tại xí nghiệp Phú Lộc
Chứng từ gốc
Sổ quỹ Sổ chi tiết
Sổ tổng hợp tài khoản Phần mềm Pacific
Keyman
BÁO CÁO TÀI CHÍNH Bảng cân đối số phát sinh Chú thích: Ghi hằng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu
32
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
(Nguồn Quyết định 15/BTC)
Hình 3.4 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ
(1)- Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập Chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào Sổ Cái. Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
(2)- Cuối tháng, phải khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính ra Tổng số phát sinh Nợ, Tổng số phát sinh Có và Số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái. Căn cứ vào Sổ Cái lập Bảng Cân đối số phỏt sinh.
(3)- Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tài chính. Chứng từ kế toán Sổ quỹ CHỨNG TỪ GHI SỔ Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Sæ, thÎ kÕ to¸n chi tiÕt Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sổ Cái Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Bảng cân đối số phát sinh số phát sinh
33
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên Bảng Cân đối số phỏt sinh phải bằng nhau và bằng Tổng số tiền phát sinh trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ. Tổng số dư Nợ và Tổng số dư Có của các tài khoản trên Bảng Cân đối số phỏt sinh phải bằng nhau, và số dư của từng tài khoản trên Bảng Cân đối số phỏt sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên Bảng tổng hợp chi tiết.
3.4.3 Phương pháp kế toán
Kế toán năm bắt đầu từ ngày 01/01 và được kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm.
Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: phương pháp kê khai thường xuyên.
Phương pháp tính trị giá xuất kho: phương pháp bình quân gia quyền. Phương pháp hạch toán thuế: phương pháp khấu trừ.
Phương pháp khấu hao tài sản cố định: phương pháp khấu hao theo đường thẳng.
3.5 SƠ LƯỢC KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY GIAI ĐOẠN 2011-2013 VÀ 6 THÁNG ĐẦU NĂM 2014 CỦA CÔNG TY GIAI ĐOẠN 2011-2013 VÀ 6 THÁNG ĐẦU NĂM 2014
34
Bảng 3.1 Kết quả hoạt động kinh doanh xí nghiệp Phú Lộc năm 2011, 2012, 2013
CHỈ TIÊU Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013
Chênh lệch 2012-2011 Chênh lệch 2013-2012 Giá trị Tỷ lệ (%) Giá trị Tỷ lệ (%) Tổng doanh thu 92.671.055.830 89.018.139.451 86.528.952.764 (3.652.916.379) (3,94) (2.489.186.687) (2,80) Tổng chi phí 92.104.017.461 89.200.418.522 86.646.981.500 (2.903.598.939) (3,15) (2.553.437.022) (2,86) Lợi nhuận trước thuế 567.038.369 (182.279.071) (118.028.736) (749.317.440) (132,15) 64.250.335 35,25 Lợi nhuận sau thuế 567.038.369 (182.279.071) (118.028.736) (749.317.440) (132,15) 64.250.335 35,25
(Nguồn Phòng Kế toán xí nghiệp Phú Lộc)
35
Tình hình sản xuất kinh doanh của công ty giai đoạn 2011-2013 có sự biến động lớn, do ởThái Lan lượng lúa gạo tồn trữ nhiều, nhiều nước tham gia xuất khẩu gạo như Ấn Độ, Myanma,… Gần đây, Campuchia cũng bắt đầu xuất khẩu gạo trong khi các nước nhập khẩu gạo truyền thống của Việt Nam như Philippine, Indonexia, Malayxia lại trúng mùa, nhu cầu nhập khẩu giảm. Vì vậy, tình hình kinh doanh có chiều hướng đi xuống. Qua bảng 3.1 ta có thể thấy rõ sự biến động cụ thể như sau:
Doanh thu trong năm 2012 khoảng 89 tỷ đồng tức là giảm khoảng 3,94% so với năm 2011. Nguyên nhân chủ yếu là do những biến động chung của nền kinh tế thế giới. Vào 6 tháng đầu tình hình xuất khẩu gạo gặp khó khăn trong khi 6 tháng cuối năm giá nguyên liệu tăng đột biến làm ảnh hưởng rất lớn đến tình hình hoạt động của doanh nghiệp. Đến năm 2013, kinh tế thế giới tiếp tục khó khăn, diễn biến phức tạp và tiềm ẩn nhiều rủi ro, thương mại toàn cầu phục hồi chậm, tăng trưởng kinh tế không cao hơn nhiều so với năm 2012. Bên cạnh đó, Philippine và Indonexia – hai thị trường xuất khẩu gạo lớn của nước ta thực hiện chính sách tăng cường sản xuất, tụ túc lương thực. Nhu cầu giảm mạnh, thị trường xuất khẩu thu hẹp dẫn đến doanh thu giảm hơn so với năm 2012. Cụ thể tổng doanh thu của doanh nghiệp vào năm 2013 chỉ vào khoảng 86,5 tỷ đồng, giảm khoảng 2,8% so với năm 2012.
Từ năm 2012 tình hình xuất khẩu bất ổn dẫn đến giá gạo nguyên liệu tăng giảm không ổn định nên lượng gạo thu mua giảm, chi phí phục vụ công tác bán hàng (bốc xếp, vận chuyển,…) và công tác quản lý doanh nghiệp cũng giảm từ đó dẫn đến tổng chi phí năm 2012 và 2013 đều giảm. Cụ thể, tổng chi phí năm 2012 giảm khoảng 3,15% so với năm 2011, tổng chi phí năm 2013 giảm khoảng 2,86% so với năm 2012.
Tuy từ năm 2012 đến năm 2013 tổng chi phí giảm nhưng tốc độ giảm của doanh thu nhanh hơn tốc độ giảm của chi phí, doanh thu vẫn không đủ bù đắp cho chi phí. Vì vậy, tình hình kinh doanh 2 năm 2012, 2013 sụt giảm trầm trọng. Cụ thể, năm 2012 xí nghiệp lỗ 182,3 triệu đồng tức là lợi nhuận sau thuế giảm đến 132,15% so với năm 2011. Tuy nhiên, năm 2013 tốc độ giảm của doanh thu chậm hơn tốc độ giảm của chi phí nên mặc dù xí nghiệp vẫn lỗ nhưng tình hình đã được cải thiện, năm 2013 lỗ đã giảm xuống còn khoảng 118 triệu đồng, tức là lợi nhuận sau thuế tăng 35,25% so với năm 2012.
36
Bảng 3.1 Kết quả hoạt động kinh doanh xí nghiệp Phú Lộc 6 tháng đầu năm 2013 và 6 tháng đầu năm 2014
CHỈ TIÊU Năm 2013 Năm 2014 Giá trị Chênh lệch Tỷ lệ (%) Tổng doanh thu 48.432.523.781 39.079.558.771 (9.352.965.010) (19,31) Tổng chi phí 48.994.768.604 38.487.710.795 (10.507.057.809) (21,45) Lợi nhuận trước thuế (562.244.823) 591.847.976 1.154.092.799 205,27 Lợi nhuận sau thuế (562.244.823) 591.847.976 1.154.092.799 205,27
(Nguồn Phòng Kế toán xí nghiệp Phú Lộc)
37
Quý I năm 2014 giá gạo châu Á đồng loạt giảm, nhưng sang quý II tăng ở một số nước trong đó có Việt Nam. Trong khi đó Philippine và Malaysia trở lại thị trường nhập khẩu gạo. Thị trường lúa gạo xuất khẩu của Việt Nam khởi sắc từ cuối tháng 4/2014 sau khi Hiệp hội lương thực Việt Nam ký được hợp đồng lớn 800.000 tấn với Philippine. Tuy nhiên, giá lúa gạo thị trường trong nước 6 tháng đầu năm giảm nhẹ, mức giảm khoảng 300 – 500 đồng/kg. Điều này trái ngược với xu hướng giá xuất khẩu tăng nhẹ. Vì vây, so với 6 tháng đầu năm 2013, 6 tháng đầu năm 2014 doanh thu vẫn giảm khoảng 9,4 tỷ đồng tức giảm khoảng 19,31%. Nhưng điều đáng mừng ở đây nhờ thực hiện những chính sách tiết kiệm trong sản xuất, chi phí đã giảm khoảng 10,5 tỷ đồng, tức giảm khoảng 21,45% so với 6 tháng đầu năm 2013. Tốc độ giảm của doanh thu chậm hơn so với tốc độ giảm của chi phí, đã bù đắp được chi phí cho nên tình hình hoạt động của xí nghiệp cũng từ đó có sự cải thiện đáng kể. Cụ thể, lợi nhuận sau thuế 6 tháng đầu năm 2014 đã đạt khoảng 591,85 triệu đồng tức là tăng đến 205,27% so với 6 tháng đầu năm 2013. Xu hướng trên là sự cổ vũ tích cực cho sự tiếp tục duy trì và phát triển các hoạt động sản xuất kinh doanh của toàn xí nghiệp.
38
3.6 THUẬN LỢI, KHÓ KHĂN VÀ PHƯƠNG HƯỚNG PHÁT TRIỂN 3.6.1 Thuận lợi 3.6.1 Thuận lợi
- Xí nghiệp nằm ven sông Cái Ngang nên thuận tiện cho việc vận chuyển hàng hóa bằng đường thủy.
- Cơ sở vật chất, kho hàng sức chứa lớn đáp ứng tốt việc sản xuất kinh doanh.
- Nằm ở vị trí thuận lợi - tại trung tâm vựa lúa lớn của đồng bằng sông Cửu Long nên có lượng lúa gạo dồi dào, chất lượng cao.
- Xí nghiệp được trang bị đầy đủ cơ sở vật chất; đầu tư máy móc, thiết bị tiên tiến giúp nâng cao chất lượng gạo từ đó tăng doanh thu, lợi nhuận.
- Đặc biệt, từ năm 2004 xí nghiệp đã áp dụng hệ thống quản lí chất lượng ISO 9001/2000. Riêng công tác kế toán, xia nghiệp áp dụng phần mềm KeyMan 5.5 nên công tác nghiệp vụ thực hiện rất nhanh chóng, chính xác.
- Đội ngũ cán bộ nhân viên được đào tạo nghiệp vụ có hệ thống, công tác lâu năm, nhiệt tình trong công việc.
3.6.2 Khó khăn
- Sản lượng hàng hóa xuất khẩu không ổn định do tình hình dịch bệnh, biến đổi khí hậu, kinh tế - chính trị thế giới bất ổn.
- Thời tiết ngày càng có nhiều biến động thất thường (bão lụt, dịch bệnh,…) làm ảnh hưởng đến sản lượng và chất lượng gạo nguyên liệu. Từ đó dẫn đến một là chậm trễ tiến độ xuất khẩu; hai là, không đủ lượng gạo xuất khẩu; ba là, chất lượng gạo không đủ tiêu chuẩn làm ảnh hưởng giá bán và doanh thu của xí nghiệp.
- Xí nghiệp nằm xa tuyến quốc lộ 1A nên việc vận chuyển bằng đường bộ tương đối khó khăn.
- Ngoài ra, phần lớn nguồn lao động hiện nay chuyển dịch đến các thành thị, khu công nghiệp lớn nên khi vào vụ bị thiếu lao động bốc xếp nghiêm trọng.
39
3.6.3 Phương hướng phát triển
- Tiếp tục giữ vững vững quy mô hoạt động, phấn đấu xuất khẩu gạo đạt kế hoạch được giao đồng thời đẩy mạnh bán nội địa.
- Đẩy mạnh công tác tìm kiếm thị trường, nắm bắt kịp thời giá cả thị trường.
- Tổ chức nghiệp vụ về sử dụng điện, nghiệp vụ vận hành máy lau bóng gạo cho công nhân trực tiếp sản xuất để không ngừng nâng cao tỉ lệ thu hồi sản phẩm gạo trong quá trình gia công chế biến và đáp ứng cho nhu cầu chế biến gạo đạt tiêu chuẩn xuất khẩu ngày càng cao.
- Tăng cường quản lý, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí, giảm chi phí không hợp lý nhằm giảm giá thành sản phẩm tăng tính cạnh tranh với thị