t h Ki m soá ng d ng phi đ mb od li đc nh p và x lý m cách chính xác, đy đ c ng nh phá hi n các d li u không h p lý hay ch a đc s xé
1.1.3.4.Thông tin và tru yn thong
– Thông tin
M i b ph n và cá nhân trong doanh nghi p đ u ph i có nh ng thông tin c n thi t giúp th c hi n trách nhi m c a mình (trongăđó có trách nhi m ki m soát). Vì v y, nh ng thông tin c n thi t c n ph i đ c xácăđ nh, thu th p và truy n
đ t t i nh ng cá nhân, b ph n có liên quan m t cách k p th i và thích h p. H th ng thông tin c a doanh nghi p t o ra các báo cáo, trong đó ch a đ ng nh ng thông tin tài chính, ho t đ ng hay tuân th , giúp cho nhà qu n lý đi u hành và ki m soát doanh nghi p. M t thông tin có th đ c dùng cho nhi u m c tiêu khác nhau, nh đ l p BCTC, đ xem xét vi c tuân th pháp lu t và các quy đ nh hay đ c dùngăđ đi u hành ho t đ ng s n xu t, kinh doanh c a doanh nghi p.
n v c n xác đ nh các thông tin c n thi t ph i thu th p, x lý và báo cáo. V n đ quan tr ng nh t là thông tin ph i phù h p v i nhu c u,ă đ c bi t trong giai đo n doanh nghi p đ i m t v i thay đ i trong kinh doanh, v i s c nh tranh gay g t và s tha ăđ i nhu c u c a khách hàng. Do v y, h th ng thông tin
c ng ph i thay đ i phù h p nh m đáp ng m c tiêu m i c a doanh nghi p. M t h th ng thông tin t t c n có các đ căđi m sau:
– H tr cho chi n l c kinh doanh: H th ng thông tin ph i là m t ph n c a ho t đ ng kinh doanh. Có ngh a h th ng thông tin không ch thu th p thông tin c n thi t trong vi c đ a ra quy t đ nh cho ki m soát mà còn giúp đ a ra các chi n l c kinh doanh.
– H tr cho sáng ki n mang tính chi n l c: Chi n l c kinh doanh và chi n l c h th ng thông tin có ý ngh a quy t đnh s thành công c a nhi u t ch c. Th c ti n cho th y t m quan tr ng c a vi c áp d ng h th ng thông tin vào ho t đ ng kinh doanh. Nhi u công ty đã s d ng h th ng thông tin giúp s n ph m ti p c n v i ng i tiêu dùng d dàng h n.
– Tích h p v i ho t đ ng kinh doanh: Vi c s d ng thông tin ngày nay
đã d ch chuy n t h th ng thông tin đ n thu n là tài chính sang h i nh p v i h th ng thông tin chung c a toàn công ty. H th ng thông tin này giúp ki m soát quá trình kinh doanh, theo dõi, ghi nh n nghi p v k p th i.
– Ph i h p h th ng thông tin c và m i: S không đúng khi cho r ng h th ng thông tin m i th ng giúp ki m soát t t h n b i vì chúng m i. Trong th c t có th là ng c l i. Do h th ng c đã đ c ki m tra thông qua s d ng, do v y chúng th ngăđáp ng đ c nhu c u. Do đó, c n nghiên c u k l ng hai h th ng (c và m i) đ có quy t đnh phù h p.
– Ch t l ng thông tin: B t k là thông tin đ c t o ra b i h th ng nào thì c ng c n ph i đ m b o ch t l ng, có v y thông tin m i h u ích cho nhà qu n lý trong vi c ki m soát doanh nghi p. C th , các yêu c uăđ i v i thông tin là:
+ Ph i thích h p: thông tin ph i phù h p v i yêu c u ra quy tăđ nh c a nhà qu n lý.
+ Ph i k p th i: thông tin ph i cung c p k p th i, khi có yêu c u. + Ph i c p nh t: h th ng ph iăđ m b o có các s li u m i nh t. + Ph i chính xác và d dàng truy c p.
c năđ căđi u ch nh ngày càng hoàn thi năh n,ăph c v cho nhà qu n lý và các cá nhân trong doanh nghi p.
COSOăn mă2004ănh n m nh ch tă ngăth ngătinătrongăđi u ki n s phát tri n m nh m c a khoa h c v công ngh thông tin hi n nay và n i dung thông tin ph i g n li n v i vi c qu n lý r i ro t iăđ năv . Thông tin ph iăđ c cung c p cho nh ngăng i liên quan theo nh ng cách th c và th i gian thích h păđ h có th th c hi n quá trình Qu n tr r i ro và nh ng nhi m v liên quan.
thông tin ph c v cho quá trình qu n tr r iă roă iênă quană đ nă đ nă v , thông tin c năđ tăđ c nh ng yêu c uăsauăđơ :
+ G n v i quá trình Qu n tr r i ro.
+ Có th soăs nhăđ c v i r i ro có th ch p nh n. + Phát tri n h th ng thông tin thích h p.
Ơmăt ngăch tă ngăth ngătin,ăđ năv c n m tăch ngătrìnhăqu n lý d li u trên toàn đ năv , bao g m các yêu c u v thông tin, vi c duy trì truy n t i thông tin. N u không, h th ng thông tin s không cung c păđ c nh ng gì mà các c p qu n lý và nh ngăng i khác c năđ th c hi n các ch căn ngănhi m v liên quan
đ n quá trình qu n tr r i ro.
– Truy n thông
Truy n thông là vi c trao đ i và truy n đ t các thông tin c n thi t t i các bên có liên quan c trong l n ngoài doanh nghi p. B n thân m i h th ng thông tin
đ u có ch c n ng truy n thông, b i có nh v y thì nh ng thông tin đãăđ c thu th p và x lý m i có th đ n đ c v i các đ i t ng có nhu c u đ giúp h th c hi n đ c trách nhi m c a mình.
H th ng truy n thông g m hai b ph n:
– Truy n thông bên trong: cùng v i vi c nh n đ c các thông tin thích h p, t t c nhân viên, đ c bi t nh ng ng i có trách nhi m quan tr ng v qu n tr tài chính và kinh doanh, c n nh n đ c các thông báo ng n g n t ng i qu n tr cao c p nh t đ th c hi n công vi c. Ng c l i, ng i qu n lý cao c p nh t ph i ph n h i ý ki n đ xu t c a thu c c p. Các kênh thông tin t trên xu ng
d i hay t d i lên trên ph i đ c thi t l p đ đ m b o s truy n thông này. i u quan tr ng là vi c truy n thông ph i giúp cho m i cá nhân trong doanh nghi p hi u rõ công vi c c a mình c ngănh nh h ng c a nó đ n các cá nhân khác đ
t đó có nh ng bi n pháp kh c ph c. Thi u s hi u bi t này s làm n y sinh các v n đ b t l i cho vi căđ t đ c các m c tiêu c a doanh nghi p.
– Truy n thông bên ngoài: thông tin t các đ i t ng bên ngoài doanh nghi p nh nhà cung c p, ngân hàng, c quan qu n lý nhà n c, khách hàng c ng c n đ c thu th p, x lý và báo cáo cho các c p thích h p đ giúp cho doanh nghi p có cách ng x k p th i. T ng t nh ătruy n thông bên trong, b t c ng i bên ngoài nào làm vi c v i công ty c n ph i bi t m t s quy đnh c a công ty nh ti n hoa h ng không đ c ch p nh n, các kho n chi tr không h p l . Công ty có th thông tin tr c ti p v đi u mà công ty mong mu n khi làm vi c v i h .
1.1.3.5. Giám sát
Giám sát là b ph n cu i cùng c a h th ng KSNB, là quá trình đánh giá ch t l ng c a h th ng KSNB theo th i gian. Giám sát có m t vai trò quan tr ng, nó giúp KSNB luôn ho t đ ng h u hi u. Quá trình giám sátă đ c th c hi n b i nh ng ng i có trách nhi m nh măđánh giá vi c thi t l p và th c hi n các th t c ki m soát. Giám sát đ c th c hi n m i ho t đ ng trong doanh nghi p, đôi khi còn áp d ng cho các đ i t ng bên ngoài theo hai cách: Giám sát th ng xuyên và giám sát đnh k .
– Giám sát th ng xuyên (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Các ho t đ ng giám sát th ng xuyên đ c th c hi n đ ng th i trong các ho t đ ng hàng ngày c a đ n v . M t s ví d v ho t đ ng giám sát th ng xuyên:
– Báo cáo ho t đ ng và BCTC: d a trên báo cáo này, nh ng khác bi t hay chênh l ch đáng k so v i d toán hay k ho ch s đ c phát hi n m t cách nhanh chóng.
bên trong.
– M t c c u t ch c thích h p cùng v i ho t đ ng giám sát th ng xuyên chính là s giám sát t t nh t cho h th ng KSNB và giúp xác đ nh các khi m khuy t c a h th ng.
– Vi c đ i chi u gi a s li u ghi chép v tài s n trên s sách v i s li u tài s n th c t c ng là th t c giám sát th ng xuyên.
– Ki m toán n i b và ki m toán đ c l p: th ng đ a ra các ki n ngh v các bi n pháp c i ti n KSNB.
– Giám sát đnh k
Bên c nh giám sát th ng xuyên, doanh nghi p c n có cái nhìn khách quan, đ c l p h n v tính h u hi u c a h th ng thông quaăđánh giá h th ng đnh k . Giám sát đ nh k còn giúp đánh giá tính h u hi u c a vi c giám sát th ng xuyên. Khi th c hi n giám sát đnh k , c n chú ý các n i dung sau:
– Ph m vi và m c đ th ng xuyên c a vi c giám sát đnh k : Ph m vi
đánh giá tùy thu c vào lo i m c tiêu c n quan tâm: ho t đ ng, BCTC hay tuân th . M c đ th ng xuyên c a giám sát đnh k ph thu c vàoăđánh giá r i ro, ph m vi và m c đ c a giám sát th ng xuyên.
– Ng i th c hi n giá m sát đ nh k : Thông th ng, vi c giám sátăđnh k di n ra d i hình th c t đánh giá (ng i qu n lý và nhân viênăđ m nh n m t nhi m v c th nào đó s t đánh giá v s h u hi u c a các th t c ki m soát đ i v i các ho t đ ng c a h )
– Quy trình đánh giá trong giá m sát đ nh k :
+ Ng i đánh giá ph i hi u rõ đ c đi m ho t đ ng c a đ n v và t ng y u t c a h th ng KSNB. H c n t p trung vào vi c tìm hi u s thi t k và v n hành c a h th ng KSNB.
+ Ng iăđ nhăgi ăc năx căđ nh h th ng KSNB th c t ho tăđ ng ra sao. + Sau khi đã hi u rõ s v n hành trong th c t , ng i đánh giá ph i phân tích tính h u hi u c a vi c thi t k và v n hành h th ng KSNB.
và công c có th s d ng đ đánh giá h th ng KSNB. Các công c có th là: b ng ki m tra (checklist), b ng câu h i và l u đ . V ph ng pháp đánh giá: m t s doanh nghi p s d ng ph ng pháp so sánh thông qua so sánh h th ng KSNB c a h v i các doanh nghi p khác.
– Tài li u hóa: M c đ tài li u hóa c a h th ng KSNB tùy thu c vào quy mô và s ph c t p c a t ng doanh nghi p. Các doanh nghi p l n luôn có nh ng s tay v chính sách c a đ n v , s đ c c u t ch c, v b ng mô t công vi c, các h ng d n công vi c và l u đ v h th ng thông tin. Các doanh nghi p nh th ng ít quan tâm đ n vi c tài li u hóa các n i dung trên. Chính ng i đánh giá s quy t đnh c n tài li u hóa nh ng gì khi h đánh giá h th ng KSNB.
– K ho ch th c hi n: Ng i th c hi n đánh giá h th ng KSNB l năđ u tiên nên tham kh o k ho ch sau đây đ bi t b t đ u t đâu và làm gì:
+ Quy t đnh v ph m vi đánh giá.
+ Xác đnh các ho t đ ng giám sát th ng xuyên.
+ Phân tích công vi c đánh giá c a ki m toán viên n i b và ki m toán viên
đ c l p đ xem xét các phát hi n liên quan đ n KSNB.
+ Xác đnh m c đ u tiên (thông th ng nh ng khu v c r i ro cao s
đ c quan tâm tr c tiên).
Xây d ng ch ng trình đánh giá phù h p v i th t u tiên trên.
+ H p t t c nh ng ng i có liên quan đ n vi c đánh giá h th ng đ bàn v ph m vi, th i gian c ng nh ph ng pháp, công c s d ng, các phát hi n c n ph i báo cáo.
+ Ti n hành đánh giá và rà soát l i các phát hi n.
+ Xem xét v các hành đ ng c n thi t ti p theo và vi c đi u ch nh quá trình đánh giá các khu v c ti p theo n u c n thi t.
Nh ng công vi c trên s đ c y quy n cho nhi u ng i th c hi n. Tuy nhiên, ng i ch u trách nhi m đánh giá ph i giám sát đ c quá trìnhăđánh giá đ n khi hoàn t t…
Thông tin c n báo cáo là nh ng khi m khuy t c a h th ngăt căđ ngăđ n vi c th c hi n m c tiêu c aăđ năv . Bên c nh nh ng khi m khuy t phát hi n, c n xem xét h u qu do khi m khuy t gây ra. Các phát hi n c a nhân viên khi th c hi n các ho t
đ ngăhƠngăngƠ ăthìăđ căb oăc oăchoăng i qu n lý tr c ti p.ăSauăđó,ăng i này s báo cáo lên c păcaoăh năđ đ m b o r ng thông tin s đ năng i có th đ aăraăc căhƠnhă đ ng c n thi t. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});