4.1.1 Mặt hàng kinh doanh
Doanh nghiệp tư nhân Lê Quân đã tiến hành hoạt động kinh doanh các mặt hàng sau:
Bán buôn vật liệu, thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng
Bán lẻ đồ ngũ kim, sơn, kính và thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng trong các cửa hàng chuyên doanh
Vận tải hàng hóa bằng đường bộ
Bảng 4.1: Một số sản phẩm của doanh nghiệp đang kinh doanh:
Tên mặt hàng Tên mặt hàng
1. Bồn inox 10. Lavabo
2. Bồn tắm 11. Ngói
3. Chậu 12. Nhựa
4. Cửa nhựa 13. Phụ kiện
5. Bột trét 14. Sơn
6. Cát đá 15. Sắt
7. Xi măng 16. Tol
8. Gạch 17. Vòi sen
9. Kiếng 18. Kẽm
(Nguồn: Bộ phận bán hàng của doanh nghiệp)
4.1.2 Phương thức tiêu thụ và thanh toán:
a) Phương thức tiêu thụ
Lựa chọn phương thức bán hàng phù hợp, linh hoạt cũng là một khâu quan trọng trong quá trình bán hàng. Dựa vào quy mô hoạt động của doanh nghiệp, đặc điểm tổ chức quản lý cũng như đặc tính sản phẩm doanh nghiệp đã lựa chọn phương thức bán hàng chủ yếu là bán cho nhà phân phối với số
41
lượng lớn, bán lẻ trực tiếp cho người tiêu dùng và bán hàng qua điện thoại trong phạm vi nội địa.
b) Phương thức thanh toán
Để có thể nhanh chóng thu hồi được vốn kinh doanh, mở rộng phạm vi hoạt động và tránh tình trạng bị khách hàng chiếm dụng vốn doanh nghiệp đã đưa ra các phương thức thanh toán khác nhau tùy theo từng đối tượng khách hàng. Hiện nay doanh nghiệp áp dụng các phương thức thanh toán sau:
Phương thức thanh toán trực tiếp: Theo phương thức này, người mua thanh toán trực tiếp cho doanh nghiệp tại phòng kế toán. Khách hàng có thể trả ngay bằng tiền mặt hoặc thanh toán trả chậm. hình thức thanh toán trả chậm được doanh nghiệp áp dụng đối với các khách hàng có quan hệ làm ăn lâu năm và uy tín với doanh nghiệp. Nếu như quá hạn thanh toán thì doanh nghiệp áp dụng tính lãi suất 1%/ tháng trên giá trị phần nợ đó.
Phương thức thanh toán bằng chuyển khoản: Phương thức này được doanh nghiệp áp dụng đối với các khách hàng có uy tín và hợp tác lâu dài với doanh nghiệp. Phương thức thanh toán này giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, đảm bảo an toàn, tiện lợi.
4.1.3 Đặc điểm về tổ chức chứng từ kế toán tiêu thụ áp dụng tại doanh nghiệp doanh nghiệp
a) Hệ thống chứng từ kế toán tiêu thụ tại doanh nghiệp
Doanh nghiệp tư nhân Lê Quân tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ trong quá trình tiêu thụ khá đơn giản, bao gồm: Hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho, phiếu thu, phiếu chi, giấy báo có….
b) Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tiêu thụ
Căn cứ vào đơn đặt hàng hay hợp đồng kinh tế của khách hàng. Khi bán hàng kế toán sẽ tiến hành lập phiếu xuất kho
Phiếu xuất kho: Phiếu xuất kho của doanh nghiệp do bộ phận kho lập. Bộ phận bán hàng sẽ yêu cầu bộ phận kho lập phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên: một liên giao cho bộ phận lập phiếu, một liên kế toán giữ, một liên kẹp vào chứng từ. Thủ kho xuất kho, ghi số lượng thực xuất và ký xác nhận vào phiếu xuất kho.
Hóa đơn GTGT: Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn GTGT theo mẫu của Bộ tài chính ban hành, hóa đơn GTGT do phòng kế toán lập. Khi tiêu thụ hàng hóa, căn cứ vào đơn đặt hàng và phiếu xuất kho, kế toán tiến hành viết hóa đơn GTGT. Nếu trường hợp bán lẻ thì không lập hóa đơn cho từng lần bán, chỉ khi nào khách hàng yêu cầu thì mới lập để gửi một liên hóa đơn GTGT cho khách hàng. Hóa đơn GTGT là căn cứ để kế toán ghi nhận doanh thu, thủ
42
quỹ thu tiền bán hàng và đồng thời để xuất kho thành phẩm. Hóa đơn GTGT gồm 3 liên:
Liên 1; Màu tím, lưu tại cuốn
Liên 2: Màu đỏ, giao cho khách hàng Liên 3: Màu xanh, nội bộ
Phiếu thu: Do kế toán lập căn cứ vào hóa đơn GTGT (phiếu thu phải có chữ ký của kế toán trưởng và Giám đốc), phiếu thu dùng để xác định số tiền thực tế nhập quỹ, làm căn cứ để thủ quỹ thu tiền, ghi sổ quỹ, gồm 3 liên:
Liên 1: Lưu tại bộ phận lập phiếu
Liên 2: Chuyển cho thủ quỹ để ghi vào sổ quỹ, sau đó chuyển lại cho kế toán để ghi vào sổ kế toán.
Liên 3: giao cho người trả tiền
Bên cạnh đó, để thuận tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu và theo dõi chặt chẽ quá trình tiêu thụ, doanh nghiệp còn sử dụng một số chứng từ khác như: hợp đồng kinh tế, giấy giao hàng….
Hợp đồng kinh tế: Hợp đồng kinh tế phải có chữ ký của Giám đốc, được lập thành 3 bản; trong đó bộ phận bán hàng giữ một bản, phòng kế toán giữ một bản làm căn cứ viết hóa đơn bán hàng, một bản khách hàng giữ. Sau khi hợp đồng được ký kết, căn cứ vào hợp đồng hai bên sẽ tiến hành thực hiện hiện như trong thỏa thuận.
Giấy giao hàng: Được lập trong trường hợp kế toán chưa lập hóa đơn GTGT theo yêu cầu của khách hàng (đây là những khách hàng mua hàng nhưng chưa thanh toán, giấy giao hàng được xem như là đơn đặt hàng của khách hàng, do bộ phận bán hàng lập, gồm 4 liên: 1 liên bộ phận bán hàng giữ, 1 liên thủ kho giữ, 1 liên kế toán giữ và 1 liên giao cho người vận chuyển.
4.2 KẾ TOÁN DOANH THU VÀ THU NHẬP
4.2.1 Kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Kế toán sử dụng tài khoản 511 “Doanh thu bán hàng”
4.2.1.1 Đặc điểm doanh thu tiêu thụ trong kỳ
Tại doanh nghiệp không mở tài khoản cho các khoản giảm trừ doanh thu như: Thuế xuất khẩu, thuế TTĐB, chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại,... Do đó, doanh thu tiêu thụ hàng hóa cũng là doanh thu thuần kết quả hoạt động kinh doanh trong kỳ của doanh nghiệp.
Ở doanh nghiệp thuế GTGT được tính theo phương pháp khấu trừ. Trong doanh thu tiêu thụ hàng hóa không bao gồm thuế GTGT.
Khi hàng hóa đã xác định là tiêu thụ, kế toán doanh nghiệp tiến hành ghi nhận doanh thu. Khi ghi nhận doanh thu kế toán tiến hành lập hóa đơn
43
gồm 3 liên: liên 1 lưu, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 dùng để hạch toán với cơ quan thuế.
4.2.1.2 Hệ thống chứng từ
Hóa đơn thuế GTGT
Phiếu xuất kho
Các chứng từ phản ánh tình hình thanh toán, phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, giấy báo có.
4.2.1.3 Sổ kế toán chi tiết
Sổ chi tiết hàng hóa
Sổ nhật ký bán hàng : Sổ này do kế toán mở đầu kỳ kế toán để theo dõi tình hình bán hàng. Căn cứ để ghi sổ này là hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho. Cuối quý khóa sổ để đối chiếu sổ cái TK 5111
4.2.1.4 Sổ tổng hợp
Sổ nhật ký chung
Sổ cái TK 511: Sổ này do kế toán mở, cuối mỗi tháng khóa sổ để đối chiếu với sổ nhật ký bán hàng.
4.2.1.5 Kế toán một số nghiệp vụ phát sinh
Ngày 10/12/2012 Doanh nghiệp xuất bán Gạch 20x25M, gạch 25x40M số lượng lần lượt là 20,00M; 30,00M cho anh Nguyễn Minh Trung với đơn giá 101.250đ/M, 78.200đ/M, VAT 10% , đơn giá vốn lần lượt là 98.255 đ/M, 65.353đ/M khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt .
Căn cứ vào HĐGT, mẫu số 01GTKT2/001, ký hiệu LQ/11P, số 0001751, và phiếu thu ngày 10/12/2012. Hóa đơn GTGT và phiếu thu được thủ trưởng ký duyệt, chuyển cho thủ quỹ thu tiền. Kế toán thực hiện bút toán ghi sổ:
Nợ TK 1111 _ 4.808.100 Có TK 5111 _ 4.371.000 Có TK 33311 _ 437.100
Kế toán tiến hành lập phiếu xuất kho và căn cứ phiếu xuất kho lập HĐ GTGT
Hóa đơn GTGT liên 2 được giao cho khách hàng để khách hàng thanh toán tiền hàng, kế toán lập phiếu thu.
44
Nợ 632: 15.628.815 Có 1561: 15.628.815
Đơn vị: DNTN LÊ QUÂN
Bộ phận : Kho PHIẾU XUẤT KHO Mẫu số 02-VT (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC Ngày 10 tháng 12 năm 2012 Số: 139 Họ và tên người nhận hàng : Nguyễn Minh Trung
Địa chỉ (bộ phận ): 25C Thanh Hưng, Thanh Đức, Long Hồ,VL
Lý do xuất kho : Bán trực tiếp ……… Xuất tại kho (ngăn lô):……DNTN LÊ QUÂN…Địa điểm : 01 Đinh Tiên
Hoàng , F8,TXVL… Số lượng Số TT Tên nhãn hiệu quy cách phẩm chất vật tư , sản phẩm dụng cụ hàng hóa Mã số Đơn vị tính Yêu cầu Thực xuất
Đơn giá Thành tiền
A B C D 1 2 3 4
1 Gạch 20x25 M 20 20 101.250 2.025.000 2 Gạch 25x40 M 30 30 78.200 2.346.000
CỘNG 50 4.371.000
-Tổng số tiền (viết bằng chữ ): (Bốn triệu ba trăm bảy mươi mốt ngàn đồng)
- Số chứng từ gốc kèm theo : ……1…………
Ngày 10 tháng 12 năm 2012
Người lập Người nhận Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc phiếu hàng
(hoặc bộ phận có nhu cầu nhập)
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
45
Mẫu số : 01GTKTT2/001
HÓA ĐƠN Ký hiệu: LQ/11P GIÁ TRỊ GIA TĂNG Số: 0001751
Liên 1 : Lưu
Ngày 10 tháng 12 năm 2012
Đơn vị bán hàng : DNTN LÊ QUÂN ………. Địa chỉ: 01 Đinh Tiên Hoàng, P8, TX Vĩnh Long, TP Vĩnh Long …………
Số tài khoản: ……….
Điện thoại : ...070-3877288...MST: 1500149761001-1 ………
Họ tên người mua hàng : Nguyễn Minh Trung Tên đơn vị: Địa chỉ: 25C Thanh Hưng, Thanh Đức, Long Hồ,VL
Số tài khoản: ………
Hình thức thanh toán : ...Tiền mặt...
S T T Tên hàng hóa dịch vụ Đơn vị tính Số
lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3 = 1 x 2
1 Gạch 20x25 M 20 101.250 2.025.000 2 Gạch 25x40 M 30 78.200 2.346.000
Cộng tiền hàng 4.371.000
Thuế suất 10%. Tiền thuế GTGT: 437.100 Tổng cộng tiền thanh toán : 4.808.100
Số tiền viết bằng chữ : (Bốn triệu tám trăm lẻ tám ngàn một trăm đồng)
Người mua hàng Người lập hóa đơn Thủ trưởng đơn vị
46
Mẫu số : 02 -TT
Đơn vị: DNTN LÊ QUÂN (Ban hành theo QĐ số 48/2006 QĐ- BTC 01 Đinh Tiên Hoàng, F8, 070- 3877288 ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)
Quyển số :...1...
PHIẾU THU Số : 23/01 Ngày 10 tháng 12 năm 2012
Họ và tên người nộp tiền :Nguyễn Minh Trung Địa chỉ : 25C Thanh Hưng, Thanh Đức, Long Hồ,VL Lý do thu : Thu tiền bán hàng
Số tiền : 4..808.100 đồng
Viết bằng chữ: Bốn triệu tám trăm lẻ tám ngàn một trăm đồng.
Đã nhận đủ số tiền (bằng chữ): Bốn triệu tám trăm lẻ tám ngàn một trăm đồng.
Kèm theo ...1....chứng từ gốc.
Ngày 10 tháng 12 năm 2012
Người lập phiếu Người nộp tiền Thủ quỹ Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký , họ tên ) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên . đóng dấu)
Nguyễn Minh Trung Lê Văn Bé Tư Lê Văn Bé Tư
Kế toán căn cứ vào chứng từ giao dịch bán hàng như hóa đơn GTGT, phiếu thu, phiếu xuất kho kế toán ghi vào Sổ Cái tương ứng các TK 111, sổ cái TK 511, sổ cái TK 156, sổ cái TK 3331
Nợ 1111: 4.808.100
Có 5111: 4.371.000 Có 3331: 437.100
47
Bảng 4.2: Sổ cái tài khoản 111
DNTN LÊ QUÂN
Địa chỉ: 01 Đinh Tiên Hoàng, P8, TPVL
SỔ CÁI TÀI KHOẢN 111- Tiền mặt Năm: 2012 Đơn vị tính: đồng Chứng Từ Số Tiền NGS Số CT Ngày CT Diễn giải TK ĐƯ Nợ Có SDĐK 1.321.990.347 … … … … … … … 10/12/2012 PT23 10/12/2012 Xuất bán hàng thu bằng tiền mặt 511, 3331 19.083.126 14/12/2012 PT26 14/12/2012 Xuất bán hàng thu bằng tiền mặt 511, 3331 19.631.000 15/12/2012 PT27 15/12/2012 Xuất bán hàng thu bằng tiền mặt 511, 3331 12.200.000 … … … … … … Tổng cộng phát sinh 18.557.848.367 19.411.407.313 Số dư cuối kỳ 468.431.401
48
Bảng 4.3: Sổ cái tài khoản 3331
DNTN LÊ QUÂN
Địa chỉ: 01 Đinh Tiên Hoàng,P8,TPVL
SỔ CÁI TÀI KHOẢN 3331- Thuế GTGT phải nộp Năm: 2012 Đơn vị tính: đồng Chứng Từ Số Tiền NGS Số CT Ngày CT Diễn giải TKĐƯ Nợ Có SDĐK. 45.999 … … … … … … … 10/12/2012 0001751 10/12/2012 Thuế GTGT hàng bán ra 111 1.734.830 14/12/2012 0001760 14/12/2012 Thuế GTGT hàng bán ra 111 1.784.637 15/12/2012 0001774 15/12/2012 Thuế GTGT hàng bán ra 111 1.109.091 … … … … … … … Số phát sinh trong kỳ 1.182.046.139 1.195.273.380 Số dư cuối kỳ 13.181.242
49
Bảng 4.4: Sổ cái tài khoản 156
DNTN LÊ QUÂN
Địa chỉ: 01 Đinh Tiên Hoàng,P8,TPVL
SỔ CÁI TÀI KHOẢN 156- Hàng hóa Năm: 2012 Đơn vị tính: đồng Chứng Từ Số Tiền NGS Số CT Ngày CT Diễn giải TKĐƯ Nợ Có SDĐK. 10.365.788.302 … … … … … … … 10/12/2012 PXK139 10/12/2012 Xuất bán hàng hóa 632 15.628.815 14/12/2012 PXK141 14/12/2012 Xuất bán hàng hóa 632 16.944.733 15/12/2012 PXK145 15/12/2012 Xuất bán hàng hóa 632 10.110.640 … … … … … … … Số phát sinh trong kỳ 10.915.832.461 10.781.053.267 Số dư cuối kỳ 10.500.567.496
50
Bảng 4.5: Sổ cái tài khoản 511
DNTN LÊ QUÂN Mẫu số: S03b- DNN
Địa chỉ:01 Đinh Tiên Hoàng,P8,TPVL Ban hành theo Quyết định số 48/2006/QĐ- BTC MST: 1500149761 ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính
SỔ CÁI
Từ ngày 01/01/2012 đến ngày 31/12/2012 Tên tài khoản: Doanh thu bán hàng Bộ phận:Toàn bộ
Số hiệu: 511 Nội dung: Toàn bộ Đơn vị tính: đồng
Chứng Từ Số Tiền
Ngày tháng
ghi sổ Số hiệu Ngày tháng
Diễn giải TK
đối ứng Nợ Có
SDĐK.
… … … … … … …
Số dư cuối quý I-2012 2.175.833.862
… … … … … … …
Số dư cuối quý II-2012 4.455.602.653
… … … … … … …
Số dư cuối quý III-2012 8.147.533.776
… … … … … … …
10/12/2012 0001751 10/12/2012 Xuất bán hàng thu bằng tiền mặt 111 17.348.296
14/12/2012 0001760 14/12/2012 Xuất bán hàng thu bằng tiền mặt 111 17.846.363
15/12/2012 0001774 15/12/2012 Xuất bán hàng thu bằng tiền mặt 1111 11.090.909
… … … … … … …
31/12/2012 31/12/2012 Kết chuyển doanh thu bán hàng 911 11.767.136.145
Cộng số phát sinh tháng 12/2012 11.767.136.145 1.306.655.730
Cộng lũy kế từ đầu quý IV-2012 11.767.136.145 3.619.602.369 Số dư cuối quý IV-2012 11.767.136.145 11.767.136.145
51
4.2.2 Kế toán thu nhập khác
4.2.2.1 Đặc điểm thu nhập khác tại doanh nghiệp
Thu nhập khác là các khoản thu nhập nằm ngoài những khoản thu nhập kể trên. Đối với doanh nghiệp thu nhập khác chủ yếu là những khoản thu nhập như: Thu khuyến mãi, thu tiền phế liệu, thu tiền bán giấy vụn,…
Kế toán sử dụng TK 711 “Thu nhập khác”
4.2.2.2 Kế toán một số nghiệp vụ phát sinh
Ngày 14/12/2012, công ty thu tiền khuyến mãi với số tiền là 7.650.000đ thu bằng tiền mặt.
Kế toán căn cứ vào phiếu thu 14/12 và các chứng từ có liên quan ngày 14/12/2012 kế toán ghi sổ:
Nợ TK 1111 7.650.000 Có TK 711 7.650.000
4.3 KẾ TOÁN TẬP HỢP CHI PHÍ 4.3.1 Kế toán giá vốn hàng bán 4.3.1 Kế toán giá vốn hàng bán
Do đặc điểm của công ty mua bán nhiều loại sản phẩm, giá thành của từng loại sản phẩm cũng khác nhau. Để xác định giá vốn hàng bán từng loại sản phẩm kế toán dựa vào bảng tổng hợp chi phí sản xuất. Hiện nay công ty áp dụng phương pháp bình quân gia quyền cuối kỳ để xác định giá vốn hàng đã tiêu thụ.
Kế toán sử dụng TK 632 “Giá vốn hàng bán”
Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Căn cứ vào hóa đơn số 0001811 ngày 19/12/2012 giá vốn Xi măng Nghi Sơn bán cho khách hàng Trần Lê Minh Trí số tiền là 1.727.000 đồng, kế toán ghi:
Nợ TK 632 _ 1.727.000 Có TK 1561 _ 1.727.000
Căn cứ vào hóa đơn số 0001820 ngày 24/12/2012 giá vốn tấm trầm 20cm bán cho khách hàng số tiền là 31.083.000 đồng, kế toán ghi:
Nợ TK 632 _ 31.083.000 Có TK 1561 _ 31.083.000
4.3.2 Kế toán chi phí tài chính
Kế toán sử dụng TK 635 “Chi phí tài chính”
Ngày 01/12/2012 trả lãi tiền vay bằng tiền mặt số tiền là 10.858.611, kế toán ghi:
Nợ TK 635 _ 10.858.611 Có TK 111 _ 10.858.611
52
Ngày 16/12/2012 trả lãi tiền vay bằng tiền mặt số tiền là 6.427.778, kế toán ghi:
Nợ TK 635 _ 6.427.778 Có TK 111 _ 6.427.778