3.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của doanh nghiệp
Doanh nghiệp tư nhân Lê Quân được thành lập vào ngày 5/10/1993 do Ủy Ban Nhân Dân Tỉnh cấp lấy tên là “Doanh nghiệp tư nhân Lê Quân” với số vốn ban đầu là: 339.736.400 đồng. Kể từ khi thành lập đến nay, doanh nghiệp đã không ngừng trưởng thành và phát triển với số vốn hiện có là: 8.983.678.713 đồng.
Do nhu cầu phát triển cùng với sự lớn mạnh không ngừng đòi hỏi sự phù hợp với quy mô của doanh nghiệp, vào ngày 10/04/1998 doanh nghiệp mở thêm chi nhánh 1 đặt tại số 163, Nguyễn Huệ - Phường 2 - TP Vĩnh Long.
Tên doanh nghiệp: Doanh nghiệp tư nhân Lê Quân
Địa chỉ: Số 01 Đinh Tiên Hoàng, Phường 8, TP Vĩnh Long, Vĩnh Long.
Điện thoại : 0703.877288
Mã số thuế: 1500149761
3.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của doanh nghiệp
3.1.2.1 Chức năng
Hình thức sở hữu vốn: Tư nhân
Lĩnh vực kinh doanh: Kinh doanh vật liệu xây dựng và trang trí nội thất.
Doanh nghiệp mua hàng từ các nhà máy sản xuất, nơi cung cấp hàng hóa… về dự trữ trong kho, sau đó bán ra cho khách hàng.
3.1.2.2 Nhiệm vụ
Chủ động linh hoạt tìm nguồn nguyên liệu tốt, giá rẻ và tìm các đối tác bạn hàng để tiêu thụ sản phẩm.
Quản lý tốt tài sản của doanh nghiệp, nâng cao hiệu quả trong công việc sử dụng các tài sản của doanh nghiệp
Quản lý tiền mặt, tổ chức thu mua, chế biến bảo quản hàng hóa đảm bảo số lượng, chất lượng và hiệu quả.
34
Chấp hành tốt các quy định của Nhà nước về an toàn lao động, phòng cháy chữa cháy, về trật tự lao động, pháp lệnh về kế toán thống kê
Thực hiện tốt các chế độ báo cáo kế toán kịp thời, chính xác, trung thực.
Nộp thuế cho Nhà nước định kỳ, đúng thời hạn.
3.2 TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ VÀ BỘ MÁY KẾ TOÁN CỦA DOANH NGHIỆP DOANH NGHIỆP
3.2.1 Bộ máy quản lý
(Nguồn: DNTN Lê Quân)
Ghi chú:
Chỉ đạo trực tiếp
Hình 3.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý tại doanh nghiệp
Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận:
Chủ doanh nghiệp:
Là người đứng đầu doanh nghiệp có toàn quyền quyết định mọi hoạt động của doanh nghiệp đồng thời chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước tập thể cán bộ công nhân viên của doanh nghiệp.
Bộ phận bán hàng:
Chức năng: Thực hiện triển khai bán hàng để đạt doanh thu theo mục tiêu chủ doanh nghiệp đưa ra. Tham mưu đề xuất cho chủ doanh nghiệp để xử lý các công tác có liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Kiểm tra giám sát công việc của nhân viên thuộc bộ phận mình, quyết định khen thưởng, kỷ luật nhân viên thuộc bộ phận.
Bộ phận quản lý kho Bộ phận bán hàng Bộ phận kế toán Chủ Doanh nghiệp Bộ phận tài xế, công nhân
35
Nhiệm vụ:
Thực hiện ra chỉ tiêu doanh thu hoạt động hằng tháng, phân bổ chỉ tiêu cho các kênh bán hàng. Theo dõi thực tế bán hàng so với chỉ tiêu thực tế.
Theo dõi hàng hóa xuất nhập, điều phối hàng trong tuần, tháng. Lập sổ sách theo dõi số lượng tồn hằng ngày.
Lên kế hoạch soạn thảo tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ công tác cho quản lý và nhân viên.
So sánh đối chiếu doanh thu thực tế với doanh thu theo chỉ tiêu. Tìm ra nguyên nhân tăng giảm doanh thu so với kế hoạch đưa ra hướng khắc phục kịp thời.
Bộ phận kế toán:
Chức năng: Thực hiện những công việc về nghề nghiệp chuyên môn tài chính kế toán theo đúng quy định của Nhà nước về chuẩn mực kế toán.
Nhiệm vụ:
Ghi chép, tính toán, phản ánh số hiện có tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, tiền vốn, vật tư,...
Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch thu nộp, thanh toán, kiểm tra việc giữ gìn sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn phát hiện và ngăn ngừa kịp thời những hiện tượng lãng phí vi phạm chế độ, quy định của doanh nghiệp.
Bộ phận quản lý kho:
Chức năng: Cung cấp đầy đủ các thông tin về hàng hóa, nguyên vật liệu, sản phẩm, trên toàn bộ hệ thống kho của doanh nghiệp.
Nhiệm vụ:
Quản lý xuất, nhập, tồn kho.
Nghiệp vụ chuyển kho.
Báo cáo tổng hợp số lượng nhập, xuất, tồn.
Báo cáo sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa.
Dự báo hàng tồn kho theo từng kỳ
Bộ phận tài xế_ công nhân: Quản lý điều phối xe ô tô phục vụ cho việc vận chuyển hàng hóa, nguyên vật liệu, sản phẩm,...
36
3.2.2 Bộ máy kế toán
(Nguồn; DNTN Lê Quân) Hình 3.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại doanh nghiệp
Nhiệm vụ của các phòng ban
Kế toán trưởng:
Là thành viên thường trực của các hội đồng sau: hội đồng kiểm định tài sản, định giá, thanh lý, mua bán tài sản và là thành viên của hội đồng kỹ luật, thi đua nâng bậc lương. Tham mưu cho giám đốc trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm giúp cho lãnh đạo có biện pháp điều hành trong sản xuất kinh doanh.
Kiểm tra, báo cáo các quyết toán nội bộ do đơn vị lập. Lập báo cáo tài chính hàng năm.
Có trách nhiệm ghi chép tính toán và phản ánh tổng quát tình hình tài sản và hoạt động của doanh nghiệp.
Định kỳ tổng hợp báo cáo về các phần hành kế toán, căn cứ số liệu tổng hợp làm công tác báo cáo định kỳ.
Hạch toán tất cả các khoản nợ phát sinh trong toàn doanh nghiệp bao gồm nợ của khách hàng, kịp thời đòi các khoản nợ đến hạn trả.
Căn cứ vào báo cáo bán hàng, chứng từ ghi nợ và các tư liệu có liên quan tại các cơ sở gởi lên hạch toán tất cả các khoản nợ vào sổ.
Đôn đốc thu hồi các khoản nợ của khách hàng trong và ngoài tỉnh tới hạn trả, gởi phiếu đòi nợ đến khách hàng chưa thanh toán yêu cầu trả tiền.
Cuối tháng phải lập báo cáo tình hình công nợ đảm bảo sổ sách khớp đúng với thực tế. Hàng ngày phản ánh tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, lập chứng từ có liên quan và ghi vào sổ kế toán.
Kế toán trưởng, kiêm kế toán tổng hợp, kiêm kế toán công nợ và kế toán thanh toán
37
Phụ trách công tác thu, chi toàn doanh nghiệp. Định kỳ đối chiếu với các phần hành kế toán khác có liên quan đảm bảo số thu, chi trên chứng từ khớp với sổ chi tiết, sổ quỹ, tồn quỹ.
Thủ quỹ
Phản ánh kịp thời các khoản thu, chi bằng tiền, thực hiện kiểm tra đối chiếu thường xuyên để đảm bảo tính giám sát chặt chẽ vốn bằng tiền.
Phản ánh trực tiếp với giám đốc và kế toán trưởng các vấn đề bất thường liên quan đến kho quỹ.
Thủ kho
Chịu trách nhiệm quản lý kho hàng làm tốt các công tác nhập, xuất kho, bảo quản kho và bổ sung hàng cho kho.
Làm tốt các công tác nhập kho, quản lý kho để giảm hư hao xuống mức thấp nhất, vào sổ nhập kho, xuất kho đảm bảo sổ sách và hiện vật phù hợp nhau
3.2.3 Chính sách kế toán áp dụng tại doanh nghiệp:
Kỳ kế toán năm: bắt đầu từ ngày 01/01 kết thúc vào ngày 31/12
Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Đồng Việt Nam
Chế độ kế toán áp dụng: Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa ban hành theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính.
Hình thức kế toán áp dụng: Trên máy vi tính theo hình thức sổ nhật ký chung
Tổ chức bộ máy kế toán: Theo hình thức tập trung
Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Theo phương pháp kê khai thường xuyên
Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Theo giá gốc
Phương pháp tính giá hàng tồn kho cuối kỳ: Bình quân gia quyền liên hoàn.
Phương pháp tính thuế: Tính thuế theo phương pháp khấu trừ.
38
3.2.4 Đặc điểm về việc áp dụng máy tính trong công tác kế toán :
Công việc ghi sổ hoàn toàn do phần mềm kế toán thực hiện, nhân viên kế toán chỉ lập chứng từ bằng tay, kiểm tra tính hợp lý và chính xác, sau đó nhập số liệu vào máy vi tính xử lý. Cuối kỳ hay bất cứ thời điểm nào trong năm khi thấy cần thiết kế toán sẽ in sổ sách quan trọng để lưu phòng trường hợp rủi ro do lỗi của phần mềm kế toán.
Ghi chú:
Ghi hằng ngày Ghi định kỳ Đối chiếu
Hình 3.3: Trình tự ghi sổ theo hình thức nhật ký chung tại doanh nghiệp.
3.3 NHỮNG THUẬN LỢI VÀ KHÓ KHĂN CỦA DOANH NGHIỆP
3.3.1 Thuận lợi :
_ Doanh nghiệp luôn cố gắng thâm nhập thị trường tạo thế đứng vững vàng và tìm nguồn lợi nhuận nhanh.
_ Tất cả nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được phản ánh vào các chứng từ kế toán.
Chứng từ gốc
Sổ quỹ tiền mặt Các nhật ký chuyên dùng
Các sổ kế toán chi tiết
Sổ nhật ký chung
Sổ cái
Báo cáo kế toán
Bảng tổng hợp chi tiết
39
_ Mọi hoạt động nhập xuất đều được lập chứng từ đầy đủ.
_ Doanh nghiệp đã cải thiện được những khó khăn trong năm đẩy mạnh tốc độ tăng doanh thu giảm tốc độ tăng chi phí, tăng được khoản thu nhập khác.
_ Bổ sung và điều chỉnh kịp thời nhu cầu vốn cho kinh doanh phù hợp với yêu cầu và quy mô hoạt động của doanh nghiệp trong từng thời kỳ, từng giai đoạn.
_ Doanh nghiệp tự chủ được nguồn vốn của mình, nguồn vốn của doanh nghiệp chủ yếu là nguồn vốn chủ sở hữu.
_ Doanh thu đạt được ở mức cao, lợi nhuận thu về tương đối cao, có sự đóng góp đáng kể vào ngân sách nhà nước tăng nguồn thu nhập cho công nhân viên.
3.3.2 Khó khăn
_ Doanh nghiệp thường gặp một số khó khăn do cuộc khủng hoảng kinh tế toàn cầu như: giá xăng dầu tăng cao, giá cả của nguồn nguyên vật liệu tăng cao làm cho giá thành sản phẩm làm ra cũng cao gây khó khăn cho vấn đề tiêu thụ.
_ Hiệu quả sử dụng vốn chưa cao, mặc dù doanh thu hàng năm tăng lên nhưng doanh nghiệp vẫn chưa tiết kiệm được chi phí, tốc độ tăng chi phí cao hơn tốc độ tăng doanh thu nên làm giảm lợi nhuận. Không có kế hoạch vay vốn từ các ngân hàng cho vay, vì thế làm hạn chế nguồn vốn của doanh nghiệp gây khó khăn trong việc đầu tư hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
_ Sự liên kết giữa các nhà sản xuất kinh doanh còn hạn chế, thiếu sự phối hợp của các doanh nghiệp trong nước về giá cả, tự do cạnh tranh, tranh mua tranh bán,… Do đó, giá cả hàng hóa biến động liên tục làm cho doanh nghiệp gặp khó khăn.
40
CHƯƠNG 4
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIÊU THỤ VÀ XÁC ĐỊNH
KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI DNTN LÊ QUÂN
4.1 ĐẶC ĐIỂM VỀ HOẠT ĐỘNG TIÊU THỤ TẠI DOANH NGHIỆP 4.1.1 Mặt hàng kinh doanh 4.1.1 Mặt hàng kinh doanh
Doanh nghiệp tư nhân Lê Quân đã tiến hành hoạt động kinh doanh các mặt hàng sau:
Bán buôn vật liệu, thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng
Bán lẻ đồ ngũ kim, sơn, kính và thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng trong các cửa hàng chuyên doanh
Vận tải hàng hóa bằng đường bộ
Bảng 4.1: Một số sản phẩm của doanh nghiệp đang kinh doanh:
Tên mặt hàng Tên mặt hàng
1. Bồn inox 10. Lavabo
2. Bồn tắm 11. Ngói
3. Chậu 12. Nhựa
4. Cửa nhựa 13. Phụ kiện
5. Bột trét 14. Sơn
6. Cát đá 15. Sắt
7. Xi măng 16. Tol
8. Gạch 17. Vòi sen
9. Kiếng 18. Kẽm
(Nguồn: Bộ phận bán hàng của doanh nghiệp)
4.1.2 Phương thức tiêu thụ và thanh toán:
a) Phương thức tiêu thụ
Lựa chọn phương thức bán hàng phù hợp, linh hoạt cũng là một khâu quan trọng trong quá trình bán hàng. Dựa vào quy mô hoạt động của doanh nghiệp, đặc điểm tổ chức quản lý cũng như đặc tính sản phẩm doanh nghiệp đã lựa chọn phương thức bán hàng chủ yếu là bán cho nhà phân phối với số
41
lượng lớn, bán lẻ trực tiếp cho người tiêu dùng và bán hàng qua điện thoại trong phạm vi nội địa.
b) Phương thức thanh toán
Để có thể nhanh chóng thu hồi được vốn kinh doanh, mở rộng phạm vi hoạt động và tránh tình trạng bị khách hàng chiếm dụng vốn doanh nghiệp đã đưa ra các phương thức thanh toán khác nhau tùy theo từng đối tượng khách hàng. Hiện nay doanh nghiệp áp dụng các phương thức thanh toán sau:
Phương thức thanh toán trực tiếp: Theo phương thức này, người mua thanh toán trực tiếp cho doanh nghiệp tại phòng kế toán. Khách hàng có thể trả ngay bằng tiền mặt hoặc thanh toán trả chậm. hình thức thanh toán trả chậm được doanh nghiệp áp dụng đối với các khách hàng có quan hệ làm ăn lâu năm và uy tín với doanh nghiệp. Nếu như quá hạn thanh toán thì doanh nghiệp áp dụng tính lãi suất 1%/ tháng trên giá trị phần nợ đó.
Phương thức thanh toán bằng chuyển khoản: Phương thức này được doanh nghiệp áp dụng đối với các khách hàng có uy tín và hợp tác lâu dài với doanh nghiệp. Phương thức thanh toán này giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, đảm bảo an toàn, tiện lợi.
4.1.3 Đặc điểm về tổ chức chứng từ kế toán tiêu thụ áp dụng tại doanh nghiệp doanh nghiệp
a) Hệ thống chứng từ kế toán tiêu thụ tại doanh nghiệp
Doanh nghiệp tư nhân Lê Quân tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ trong quá trình tiêu thụ khá đơn giản, bao gồm: Hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho, phiếu thu, phiếu chi, giấy báo có….
b) Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tiêu thụ
Căn cứ vào đơn đặt hàng hay hợp đồng kinh tế của khách hàng. Khi bán hàng kế toán sẽ tiến hành lập phiếu xuất kho
Phiếu xuất kho: Phiếu xuất kho của doanh nghiệp do bộ phận kho lập. Bộ phận bán hàng sẽ yêu cầu bộ phận kho lập phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên: một liên giao cho bộ phận lập phiếu, một liên kế toán giữ, một liên kẹp vào chứng từ. Thủ kho xuất kho, ghi số lượng thực xuất và ký xác nhận vào phiếu xuất kho.
Hóa đơn GTGT: Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn GTGT theo mẫu của Bộ tài chính ban hành, hóa đơn GTGT do phòng kế toán lập. Khi tiêu thụ hàng hóa, căn cứ vào đơn đặt hàng và phiếu xuất kho, kế toán tiến hành viết hóa đơn GTGT. Nếu trường hợp bán lẻ thì không lập hóa đơn cho từng lần bán, chỉ khi nào khách hàng yêu cầu thì mới lập để gửi một liên hóa đơn GTGT cho khách hàng. Hóa đơn GTGT là căn cứ để kế toán ghi nhận doanh thu, thủ
42
quỹ thu tiền bán hàng và đồng thời để xuất kho thành phẩm. Hóa đơn GTGT gồm 3 liên:
Liên 1; Màu tím, lưu tại cuốn
Liên 2: Màu đỏ, giao cho khách hàng Liên 3: Màu xanh, nội bộ
Phiếu thu: Do kế toán lập căn cứ vào hóa đơn GTGT (phiếu thu phải có chữ ký của kế toán trưởng và Giám đốc), phiếu thu dùng để xác định số tiền thực tế nhập quỹ, làm căn cứ để thủ quỹ thu tiền, ghi sổ quỹ, gồm 3 liên:
Liên 1: Lưu tại bộ phận lập phiếu
Liên 2: Chuyển cho thủ quỹ để ghi vào sổ quỹ, sau đó chuyển lại cho kế toán để ghi vào sổ kế toán.
Liên 3: giao cho người trả tiền
Bên cạnh đó, để thuận tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu và theo dõi chặt chẽ quá trình tiêu thụ, doanh nghiệp còn sử dụng một số chứng từ khác như: hợp đồng kinh tế, giấy giao hàng….
Hợp đồng kinh tế: Hợp đồng kinh tế phải có chữ ký của Giám đốc, được lập thành 3 bản; trong đó bộ phận bán hàng giữ một bản, phòng kế toán