3.5.1 Cơ cấu tổ chức
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty là mô hình trực tuyến theo chức năng, đứng đầu là Hội đồng quản trị và Tổng Giám đốc điều hành các bộ phận, chịu trách nhiệm chính đối với mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Mỗi phòng ban thực hiện chuyên môn hóa theo chức năng của mình.
Nguồn: Phòng Kế hoạch – Marketing, Công ty Hamaco
Hình 3.2: Sơ đồ tổ chức Công Ty Cổ Phần Vật tƣ Hậu Giang Phòng Tổ chức - Hành chính Phòng Kế hoạch - Marketing Phòng KD xăng dầu – dầu nhờn Phòng kinh doanh Gas Phòng kinh doanh Vật liệu Cty TNHH MTV Thiên An Cty TNHH MTV Thiên Ngân Phòng Công nghệ thông tin Chi nhánh Vị Thanh Chi nhánh TP. Hồ Chí Minh Chi nhánh Phú Quốc Chi nhánh Sóc Trăng Chi nhánh Bạc Liêu Phòng Xây dựng cơ bản PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC Phòng Kế toán TỔNG GIÁM ĐỐC
BAN KIỂM SOÁT HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
14
Cơ cấu tổ chức trên có ƣu và nhƣợc điểm nhƣ sau: * Ƣu điểm:
- Ban Giám đốc dễ dàng bố trí công tác, quản lý và duy trì các tài năng chuyên môn hóa của các phòng ban một cách hợp lý.
- Bộ máy tổ chức thu gọn. Cán bộ, công nhân viên có trình độ chuyên môn phù hợp, điều này giúp Công ty sử dụng và phát huy hiệu quả năng lực trong các hoạt động.
*Nhƣợc điểm:
- Mỗi phòng ban chịu trách nhiệm về các vấn đề khác nhau, tính chất hoạt động của mỗi bộ phận khác nhau nên sự hợp tác của các bộ phận chƣa thật sự chặt chẽ.
- Việc đánh giá hoạt động của các phòng ban gặp nhiều khó khăn do khó lƣợng hóa sự đóng góp của mỗi phòng ban vào thành tích của Công ty, cũng nhƣ khó xác định đƣợc trách nhiệm đối với các vấn đề xảy ra.
Tuy nhiên, với ƣu thế Công ty đã hoạt động nhiều năm nên việc phối hợp giữa các bộ phận cũng tƣơng đối đồng bộ, không gây ra những vƣớng mắc nhiều giữa các bộ phận. Nhiều năm hoạt động nên Công ty đã tích lũy đƣợc nhiều kinh nghiệm trong việc giải quyết các bất đồng giữa các phòng ban, bộ phận nên đây không phải là vấn đề đáng lo ngại. Khả năng nắm bắt và phối hợp hoạt động các công việc trong Công ty diễn ra ngày càng hiệu quả hơn.
* CHỨC NĂNG VÀ NHIỆM VỤ TỪNG BỘ PHẬN
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ: số thành viên hội đồng quản trị gồm 5 thành viên. Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý cao nhất của Công Ty, có toàn quyền nhân danh Công ty để quyết định và thực hiện các quyền và lợi ích hơp pháp của Công ty. Các quyền này bao gồm: quyết định chiến lƣợc kinh doanh dài, trung và ngắn hạn; kiểm soát cổ phần và tổng số cổ phần đƣợc quyền chào bán; bổ nhiệm, miễn nhiệm, cắt chức, ký hợp đồng, cắt hợp đồng với Tổng giám đốc, phó Giám đốc và Kế toán trƣởng của Công ty; quyết định cơ cấu, quy chế nội bộ của Công ty, quyết định thành lập, giải thể các đơn vị trực thuộc của Công ty, lập chi nhánh, văn phòng đại diện và việc góp vốn cổ phần của doanh nghiệp khác; kiến nghị việc tổ chức lại, giải thể hoặc phá sản Công ty.
BAN KIỂM SOÁT: do Đại hội đồng bầu ra gồm 3 thành viên, thay mặt cổ đông để kiểm soát mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, quản trị và điều hành Công ty. Ban kiểm soát chịu trách nhiệm trƣớc Đại hội đồng cổ đông và pháp luật về những công việc theo nghĩa vụ và quyền hạn của mình.
BAN TỔNG GIÁM ĐỐC: do Đại hội đồng bổ nhiệm gồm 3 thành viên. Tổng giám đốc có nhiệm vụ:
15
ty mà không cần có ý kiến của Đại hội đồng quản trị.
- Tổ chức thực hiện các quyết định của Đại hội đồng quản trị.
- Tổ chức thực hiện các hoạt động kinh doanh và phƣơn án đầu tƣ của Công ty.
- Kiến nghị phƣơng án tổ chức, quy chế quản lý nội bộ của Công ty. - Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cắt chức các chức danh quản lý trong Công ty, trừ các chức danh thẩm quyền của Đại hội đồng.
BAN PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC: do Tổng giám đốc bổ nhiệm và đƣợc sự thông qua của Đại hội đồng. Nhiệm vụ thay mặt cho Tổng giám đốc giám sát trực tiếp quá trình thực hiện công việc của cấp dƣới, báo cáo tình hình của cấp dƣới cho Tổng giám đốc và chịu trách nhiệm trƣớc Tổng giámđốc.
CÁC PHÒNG BAN: + Phòng kinh doanh:
Phòng kinh doanh Xăng – Dầu nhờn:
Chức năng:
- Trực tiếp kinh doanh ngành hàng dầu nhờn và hệ thống xăng dầu tập trung ở khu vực ĐBSCL và các tỉnh, thành phố khác.
Nhiệm vụ:
- Trực tiếp chủ động tiếp thị và phát triển thị trƣờng ở khu vực ĐBSCL. - Nghiên cứu và đánh giá thị trƣờng đang kinh doanh.
- Hoạch định chiến lƣợc kinh doanh cho từng thời điểm để phù hợp với thị trƣờng.
- Lập phƣơng thức hỗ trợ bán hàng cho đại lí và ngƣời tiêu dung. - Nghiên cứu chính sách bán hàng của nhà cung cấp khi có thay đổi. - Đề xuất với Ban Giám đốc và thực hiện các mục tiêu do Công ty đƣa ra.
- Thay mặt Công ty thực hiện các thỏa thuận với nhà cung cấp trong lĩnh vực kinh doanh dầu nhờn.
- Chấp hành đúng chế độ báo cáo theo chỉ đạo của Công ty.
Phòng kế hoạch - kinh doanh Vật liệu xây dựng:
Chức năng:
- Tham mƣu cho Ban Tổng giám đốc trong lĩnh vực kinh doanh Vật liệu xây dựng, phát triển thị trƣờng, tiêu thụ hàng hóa, quản lý các cửa hàng tại Cần Thơ.
- Tổ chức công tác quản lý kho.
- Thực hiện công tác kiểm soát các thiết bị đo lƣờng.
- Tổ chức quản lý và điều động các phƣơng tiện thủy, bộ vận chuyển hàng hóa ngành vật liệu xây dựng cho các đơn vị trong Công ty.
16 TRƢỞNG PHÒNG
PHÓ PHÒNG PHÓ PHÒNG
- Thực hiện chiến lƣợc kinh doanh, giữ vững và phát triển thị phần, mở rộng địa bàn và phát triển mạng lƣới khách hàng mới, tăng cƣờng khả năng cạnh tranh, tăng doanh thu, nâng cao lợi nhuận và quảng bá thƣơng hiệu Công ty.
- Quản lý, kiểm tra, giám sát và hỗ trợ các đơn vị trực thuộc.
Nguồn: Phòng Kế hoạch – Marketing, Công ty Hamaco
Hình 3.3 Sơ đồ tổ chức phòng kinh doanh Vật liệu xây dựng
Phòng kinh doanh Gas:
Chức năng:
- Trực tiếp kinh doanh ngành Gas, bếp gas tại khu vƣc ĐBSCL theo chỉ tiêu và kế hoạch của Công ty giao.
Nhiệm vụ:
- Trực tiếp chủ động tiếp thị và phát triển thị trƣờng ở khu vực ĐBSCL. - Nghiên cứu và đánh giá thị trƣờng đang kinh doanh.
- Hoạch định chiến lƣợc kinh doanh cho từng thời điểm để phù hợp với thị trƣờng.
- Lập phƣơng thức hỗ trợ bán hàng cho đại lí và ngƣời tiêu dung. - Nghiên cứu chính sách bán hàng của nhà cung cấp khi có thay đổi. - Phát triển hệ thống Gas công nghiệp.
- Kiểm tra hệ thống phòng cháy chữa cháy của các kho thƣờng xuyên. - Thực hiện kế hoạch Công ty giao đạt hiệu quả.
- Chấp hành các chế độ báo cáo theo chỉ đạo của Công ty.
+ Phòng Kế toán:
Chức năng:
- Xây dựng và thực hiện hệ thống kế toán Công ty theo chuẩn mực kế toán Việt Nam.
Bộ phận bán hàng Cửa hàng bán lẻ dân dụng (CH số 2,55TV) Cửa hàng bán đại lý (CH Trà Nóc) Cửa hàng Cát, Đá Cửa hàng bán Thép CN (CH số 1) Bộ phận cung ứng và thống kê
17
- Tổ chức hệ thống kế toán phù hợp với mô hình hệ thống quản lý của Công ty, chịu trách nhiệm trƣớc Giám đốc và hệ thống kế toán của Công ty.
- Nghiên cứu các chế độ chính sách về tài chính doanh nghiệp của Nhà nƣớc, Bộ ngành và địa phƣơng để xây dựng và chiến lƣợc tài chính của Công ty.
Nhiệm vụ:
- Lập các báo cáo kế toán, thống kê, báo cáo định kỳ và Báo cáo tài chính của Công ty gửi đến các cơ quan hữu quan theo chế độ quy định. Tổ chức kiểm tra, đối chiếu, duyệt các báo cáo kế toán, thống kê của các đơn vị trực thuộc.
- Kiểm tra tính hiệu quả của các định mức lao động, tiền lƣơng, các chế độ chính sách đối với ngƣời lao động, các chỉ tiêu kế hoạch kinh doanh.
- Trực tiếp chỉ đạo và thực hiện kiểm kê định kỳ hoặc đột xuất, đánh giá lại tài sản theo qui định của Nhà nƣớc. Kiểm tra và đề xuất việc giải quyết, xử lý các khoản thiếu hụt, mất mát, hƣ hỏng, nợ không đòi đƣợc và các thiệt hại tài chính khác.
- Kịp thời phát hiện những sai sót, bất hợp lý hoặc vi phạm quy định nội bộ về định mức tài chính gây thiệt hại cho Công ty.
+ Phòng Tổ chức - Hành chính:
Chức năng và nhiệm vụ chủ yếu:
- Quản lý, tổ chức, điều hành, kiểm tra các họat động về chính sách tuyển dụng và điều phối lao động.
- Quản lý, tổ chức, điều hành và kiểm tra các họat động về chính sách đào tạo.
- Quản lý, tổ chức, thực hiện và kiểm tra các họat động về chế độ, chính sách lƣơng bổng, đãi ngộ, thi đua – khen thƣởng.
- Quản lý, điều hành công tác Hành chính - Văn phòng trong Công ty.
+ Phòng kế hoạch – Marketing:
Chức năng: tham mƣu cho Ban Giám đốc trong việc:
- Xây dựng và đề ra các chính sách, kế hoạch, giải pháp để thực hiện chiến lƣợc kinh doanh của Công ty trong từng giai đoạn cụ thể.
- Xây dựng và cải tiến hệ thống Hamaco ngày một hoàn thiện làm cơ sở quan trọng xây dựng thƣơng hiệu.
- Phát triển mạng lƣới hoạt động của Công ty. Nhiệm vụ:
- Xây dựng chiến lƣợc, kế hoạch, báo cáo thống kê, nghiên cứu thị trƣờng, quảng bá thƣơng hiệu, soạn thảo hợp đồng mua bán…
- Marketing đề xuất lựa chọn nhà cung cấp và các sản phẩm kinh doanh, xây dựng các chính sách giá các mặt hàng kinh doanh của Công ty, lựa chọn
18
nhóm khách hàng, thị trƣờng mục tiêu và các chƣơng trình tiếp thị nhằm đẩy mạnh bán hàng.
- Nghiên cứu, xây dựng hệ thống Hamaco nhằm đảm bảo sự thỏa mãn của khách hàng và hiệu quả của Công ty.
+ Phòng xây dựng cơ bản:
Chức năng:
- Tham mƣu cho Giám đốc về đầu tƣ cơ bản, vận chuyển, lƣu trữ hàng hóa, có nhiệm vụ xây dựng cơ bản, quản lý hàng hóa, kho bãi…
- Lập kế hoạch, dự toán và tổ chức thực hiện. Nhiệm vụ:
- Thƣờng xuyên kiểm tra, nắm nhu cầu về xây dựng cơ bản: xây dựng mới, nâng cấp, sữa chữa.
- Theo dõi, giám sát tiến độ và chất lƣợng các công trình của Công ty. - Thực hiện chế độ nhiệm thu, thanh toán và quyết toán theo đúng quy định.
+ Phòng công nghệ:
Chức năng:
- Nghiên cứu, tƣ vấn giúp Ban Giám đốc triển khai các công nghệ vào hoạt động Công ty.
- Hỗ trợ tất cả các đơn vị trực thuộc Công ty trong công việc liên quan đến lĩnh vực công nghệ thông tin.
- Thực hiện giám sát việc sử dụng các tài sản, thiết bị máy móc có liên quan đến công nghệ thông tin, đề xuất việc trang bị thiết bị mới, thanh lý thiết bị không còn phù hợp.
Nhiệm vụ:
- Đảm bảo hệ thống máy tính của Công ty luôn hoạt động trong trạng thái ổn định, sẵn sàng đáp ứng mọi công việc một cách tốt nhất.
- Thiết kế các phần mềm bổ sung cho các đơn vị nhằm hỗ trợ tốt hơn cho công việc kinh doanh.
- Thực hiện mua sắm các thiết bị công nghệ thông tin mới.
- Duy trì cập nhật Website giới thiệu sản phẩm kinh doanh, quảng bá về Công ty.
* CÁC CHI NHÁNH VÀ CÔNG TY TRỰC THUỘC Chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh:
- Địa chỉ: 166 Bình Lợi, phƣờng 13, quận Bình Thạnh, TP. HCM - Điện thoại: 08.35532169 - Fax 08.35532149
- Chuyên kinh doanh: Sắt - Thép - Xi măng - Cát - Đá các loại
Chi nhánh Sóc Trăng:
19
- Điện thoại: 079.3623972 - Fax 079.3624972 - Chuyên kinh doanh: Sắt - Thép - Xi măng - Cát - Đá các loại.
Chi nhánh Bạc Liêu:
- Địa chỉ:107 QL1A, ấp Phƣớc Thạnh, xã Long Thạnh, H.Vĩnh Lợi, tỉnh Bạc Liêu
- Điện thoại: 0781.3891873 - Fax 0781.3891874 - Chuyên kinh doanh: Sắt - Thép - Xi măng - Cát - Đá các loại.
Chi nhánh Vị Thanh:
- Số 34/9 ấp Mỹ Hiệp 1, xã Tân Tiến, TP.Vị Thanh, tỉnh Hậu Giang - Điện thoại: 0711.3879036 - Fax 0711.3879037 - Chuyên kinh doanh: Sắt - Thép - Xi măng - Cát - Đá - Gạch các loại.
Chi nhánh Phú Quốc:
- Địa chỉ: 51 Nguyễn Huệ, TT.Dƣơng Đông, Huyện Phú Quốc, T. Kiên Giang.
- Điện thoại: 077.3991888 - Fax 077.3993377 - Chuyên kinh doanh: Sắt - Thép - Xi măng - Cát - Đá các loại, Gas đốt, bếp gas, phụ kiện gas, lắp đặt hệ thống gas, Dầu nhờn Total.
Công ty Cổ phần Bê tông HAMACO:
- Địa chỉ: C22 Lê Hồng Phong, quận Bình Thủy, TP. Cần Thơ
- Điện thoại: 0710.3600010 - Fax: 0710.3880883 - Chuyên sản xuất và kinh doanh: bê tông trộn sẵn.
Ngoài ra, còn có trên 300 đại lý Vật liệu xây dựng, trên 200 đại lý Dầu nhờn, trên 200 đại lý Gas tại các tỉnh ĐBSCL và TP.HCM.
3.5.2 Tình hình nhân sự
Để đảm bảo cho kinh doanh có hiệu quả thì việc bố trí và sử dụng lao động một cách hợp lý, chặt chẽ luôn là vấn đề mà Công ty quan tâm.
Bảng 3.1: Tình hình nhân sự của Công ty qua 3 năm 2010 - 2012
Nguồn: Phòng Kế hoạch – Marketing, Công ty Hamaco
Trình độ 2010 2011 2012 Số lƣợng (Ngƣời) Tỷ lệ (%) Số lƣợng (Ngƣời) Tỷ lệ (%) Số lƣợng (Ngƣời) Tỷ lệ (%) - Đại học, cao đẳng 58 25,22 57 26,27 55 24,89 - Trung cấp 55 23,91 51 23,5 50 22,62 - Kỹ thuật 67 29,13 61 28,11 60 27,15 - Phổ thông 50 21,74 48 22,12 56 25,34 Tổng cộng 230 100 217 100 221 100
20
Qua bảng số liệu trên ta thấy qua ba năm hoạt động, cơ cấu nhân sự của Công ty có sự thay đổi theo từng năm một cách rõ rệt.
Năm 2011 do tình hình kinh tế khó khăn, Công ty tiến hành tái cơ cấu tổ chức, cắt giảm một số nhân viên do thực hiện công việc chƣa hiệu quả, bên cạnh đó còn do một số nhân viên xin nghỉ việc. Cho nên, số nhân viên Công ty trong năm 2011 ở tất cả cấp bậc xuống chỉ còn 217 ngƣời, giảm đến 13 ngƣời so với năm 2010, nhƣng từng cấp bậc giảm không đều nhau. Trong số đó nhân viên phổ thông giảm 2 nhân viên, ảnh hƣởng nhiều nhất là nhân viên kỹ thuật giảm 6 nhân viên và ảnh hƣởng ít nhất là nhân viên đại học, cao đẳng giảm 1 nhân viên. Số lƣợng nhân viên ở bộ phận thực hiện công việc có xu hƣớng giảm nhiều, điều này cần đƣợc quan tâm và xem xét vì ảnh hƣởng đến năng suất lao động của Công ty.
Đến năm 2012, tình hình nhân sự có sự thay đổi tăng lên là do tình hình kinh tế có dấu hiệu phục hồi trở lại. Nên năm 2012 do nhu cầu phát triển thị trƣờng nên Công ty bổ sung nhân sự đáp ứng nhu cầu mở rộng thị trƣờng của