4.1.3.1 Chứng từ sử dụng
Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp sử dụng một số các chứng từ như:
- Phiếu chi (Mẫu số 02-TT)
- Hóa đơn GTGT (Mẫu số 01GTKT-3LL)
- Hóa đơn bán hàng thông thường (Mẫu số 02GTGT-3LL)
- Bảng kê thu mua hàng hóa mua vào không có hóa đơn (Mẫu số 04/GTGT)
- Bảng thanh toán tiền lương (Mẫu 02 – LĐTL) - Bảng thanh toán tiền thưởng (Mẫu 03 – LĐTL)
- Bảng kê trích nộp các khoản theo lương (Mẫu 10 – LĐTL) - Giấy thanh toán tiền tạm ứng (Mẫu số 04-TT)
- Giấy đề nghị thanh toán (Mẫu số 05-TT)
- Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ (Mẫu số 06-TSCĐ)
- Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ (Mẫu số 07-VT)
4.1.3.2 Tài khoản sử dụng
- Tài khoản 641 – Chi phí bán hàng
- Tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp Và một số các tài khoản có liên quan như:
- Tài khoản 111 – Tiền mặt
- Tài khoản 112 – Tiền gửi ngân hàng - Tài khoản 141 – Tạm ứng
- Tài khoản 214 – Khấu hao TSCĐ - Tài khoản 331 – Phải trả người bán - Tài khoản 334 – Phải trả người lao động - …
4.1.3.3 Sổ sách sử dụng
- Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ (Mẫu số S02b-DN) - Chứng từ ghi sổ (Mẫu số S02a-DN)
- Sổ Cái TK 641, 642 (Mẫu số S03b-DN)
4.1.3.4 Trích một số nghiệp vụ phát sinh chi phí bán hàng và chi phí QLDN trong quý 2/2013
Chi phí phát sinh được hạch toán vào chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp được thể hiện qua 2 nghiệp vụ sau:
(1) Ngày 11/01/2013, chi tiền mua dầu DO xe tải theo HĐ 0001455 của cây xăng Văn Đình Phùng, số tiền 1.818.118 đồng (đã bao gồm VAT 10%). Phiếu chi CM13010075 ngày 11/01/2013.
(2) Ngày 28/01/2013, chi tiền nước sinh hoạt T01/2013 theo HĐ 0691759 của Công ty cấp thoát nước Sóc Trăng, số tiền 848,667 đồng (đã bao gồm VAT 5%). Phiếu chi CM13010137 ngày 28/01/2013.
Căn cứ vào hóa đơn GTGT nhận được và phiếu chi tiền mặt, kế toán tiền hành ghi sổ.
Đơn vị: Chi nhánh Công ty Cổ phần Tập đoàn Hoa Sen tại Sóc Trăng Mẫu số S02a-DN
Địa chỉ: Quốc lộ 1A, Phường 2, Thành phố Sóc Trăng, Tỉnh Sóc Trăng, Việt Nam (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
CHỨNG TỪ GHI SỔ
Số: CTM.001201301
Ngày 31 tháng 01 năm 2013
Chứng từ gốc Trích yếu Tài khoản Số tiền Ghi chú
Số Ngày Nợ Có
CM13010075 11/01/2013 Chi tiền mua dầu DO xe tải theo HĐ 0001455 641 111 1.652.834,55 CM13010075 11/01/2013 Chi tiền mua dầu DO xe tải theo HĐ 0001455 133 111 165.283,45 CM13010137 28/01/2013 Chi tiền nước sinh hoạt T01/2013 theo HĐ 0691759 642 111 808.254,29 CM13010137 28/01/2013 Chi tiền nước sinh hoạt T01/2013 theo HĐ 0691759 133 111 40.412,71
Tổng cộng 2.666.785
Kèm theo ... chứng từ gốc Ngày 31 tháng 01 năm 2013
Người lập biểu Kế toán trưởng
Đơn vị: Chi nhánh Công ty Cổ phần Tập đoàn Hoa Sen tại Sóc Trăng Mẫu số S03b-DN
Địa chỉ: Quốc lộ 1A, Phường 2, Thành phố Sóc Trăng, Tỉnh Sóc Trăng, Việt Nam (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ CÁI
Từ kỳ 2013/01 đến kỳ 2013/03 (Từ ngày 01/01/2013 đến ngày 31/03/2013)
Tên tài khoản: Chi phí bán hàng Số hiệu: 641
Số tiền
Ngày Số chứng từ Diễn giải TK đối ứng
Nợ Có
Số dư đầu kỳ
11/01/2013 CM13010075 Chi tiền mua dầu DO xe tải theo HĐ 0001455 111 1.652.834,55
… … …
31/03/2013 ZK20130312 Bút toán kết chuyển 911 1.652.834,55
Cộng số phát sinh 1.652.834,55 1.652.834,55 Số dư cuối kỳ
- Sổ này có ….. trang, đánh số từ trang ….. đến trang ….. - Ngày ghi sổ:...
Ngày ….. tháng…. năm ……
Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc
Đơn vị: Chi nhánh Công ty Cổ phần Tập đoàn Hoa Sen tại Sóc Trăng Mẫu số S03b-DN
Địa chỉ: Quốc lộ 1A, Phường 2, Thành phố Sóc Trăng, Tỉnh Sóc Trăng, Việt Nam (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ CÁI
Từ kỳ 2013/01 đến kỳ 2013/03 (Từ ngày 01/01/2013 đến ngày 31/03/2013)
Tên tài khoản: Chi phí quản lý
Số hiệu: 642
Số tiền
Ngày Số chứng từ Diễn giải TK đối ứng
Nợ Có
Số dư đầu kỳ
28/01/2013 CM13010137 Chi tiền nước sinh hoạt T01/2013 theo HĐ 0691759 111 808.254,29
… … …
31/03/2013 ZK20130312 Bút toán kết chuyển 911 808.254,29
Cộng số phát sinh 808.254,29 808.254,29
Số dư cuối kỳ
- Sổ này có ….. trang, đánh số từ trang ….. đến trang ….. - Ngày ghi sổ:...
Ngày ….. tháng…. năm ……
Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc
Trong quý 2/2013 phát sinh rất nhiều nghiệp vụ liên quan đến chi phí bán hàng và chi phí QLDN, căn cứ vào sổ cái TK 641, 642, tổng giá chi phí bán hàng và chi phí QLDN của quý 2/2013 được tập hợp trong bảng 4.4 và bảng 4.5 dưới đây. Bảng 4.4 Chi phí bán hàng quý 2/2013 Chi phí bán hàng Số tiền (đồng) Tháng 1/2013 96.053.632 Tháng 2/2013 52.378.269 Tháng 3/2013 104.768.928 Tổng cộng 253.200.829
Nguồn: Sổ Cái tài khoản 641 quý 2/2013
Bút toán phản ánh chi phí bán hàng tổng hợp: Nợ TK 641 253.200.829 Có TK 111, 112, 214, 334,… 253.200.829 Bảng 4.5 Chi phí QLDN quý 2/2013 Chi phí QLDN Số tiền (đồng) Tháng 1/2013 44.339.598 Tháng 2/2013 34.633.878 Tháng 3/2013 50.463.590 Tổng cộng 129.437.066
Nguồn: Sổ Cái tài khoản 642 quý 2/2013
Bút toán phản ánh chi phí QLDN tổng hợp:
Nợ TK 642 129.437.066
Có TK 111, 112, 214, 334,… 129.437.066