Vật liệu và cụng cụ, dụng cụ là một bộ phận của tài sản (hàng tồn kho) của doanh nghiệp (tài sản lưu động tồn tại dưới hỡnh thỏi vật chất). Theo quy định hiện nay, doanh nghiệp chỉ được lựa chọn ỏp dụng một trong hai phương phỏp kờ khai thường xuyờn hoặc kiểm kờ định kỳ trong quỏ trỡnh kế toỏn cỏc loại vật tư, sản phẩm dở dang, thành phẩm, hàng hoỏ v.v... Nội dung, đặc điểm của hai phương phỏp này như sau:
+ Phương phỏp kờ khai thường xuyờn: Là phương phỏp theo dừi và phản ỏnh thường xuyờn, liờn tục, cú hệ thống tỡnh hỡnh nhập, xuất, tồn kho vật tư, hàng hoỏ trờn sổ kế toỏn.
Trong trường hợp ỏp dụng phương phỏp kờ khai thường xuyờn, cỏc tài khoản kế toỏn hàng tồn kho được dựng để phản ỏnh số hiện cú, tỡnh hỡnh biến động tăng, giảm của vật tư, hàng hoỏ. Vỡ vậy, giỏ trị vật tư, hàng hoỏ tồn kho trờn sổ kế toỏn cú thể được xỏc định ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toỏn.
Cuối kỳ kế toỏn, căn cứ vào số liệu kiểm kờ thực tế vật tư, hàng hoỏ tồn kho, so sỏnh, đối chiếu với số liệu vật tư, hàng hoỏ tồn kho trờn sổ kế toỏn. Nếu cú chờnh lệch phải truy tỡm nguyờn nhõn và cú giải phỏp xử lý kịp thời.
Phương phỏp kờ khai thường xuyờn thường ỏp dụng cho cỏc đơn vị sản xuất (cụng nghiệp, xõy lắp..) và cỏc đơn vị thương mại kinh doanh cỏc mặt hàng cú giỏ trị lớn như mỏy múc, thiết bị, hàng cú kỹ thuật, chất lượng cao...
+ Phương phỏp kiểm kờ định kỳ: Là phương phỏp kế toỏn căn cứ vào kết quả kiểm kờ thực tế để phản ỏnh giỏ trị tồn kho cuối kỳ trờn sổ kế toỏn tổng hợp và từ đú tớnh được giỏ trị hàng hoỏ, vật tư đó xuất trong kỳ theo cụng thức sau:
Trị giỏ hàng xuất = Tổng giỏ trị hàng nhập + (-) Chờnh lệch trị giỏ tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ
Theo phương phỏp kiểm kờ định kỳ, mọi biến động của vật tư, hàng hoỏ (nhập kho, xuất kho) khụng theo dừi, phản ỏnh trờn cỏc tài khoản kế toỏn hàng tồn kho. Giỏ trị của vật tư, hàng hoỏ mua và nhập kho trong kỳ được theo dừi, phản ỏnh trờn một tài khoản kế toỏn riờng (tài khoản mua hàng).
Cụng tỏc kiểm kờ vật tư, hàng hoỏ được tiến hành cuối mỗi kỳ kế toỏn để xỏc định giỏ trị vật tư, hàng hoỏ tồn kho thực tế làm căn cứ ghi sổ kế toỏn của cỏc tài khoản hàng tồn kho. Đồng thời, căn cứ vào giỏ trị vật tư, hàng hoỏ tồn kho để xỏc định trị giỏ vật tư, hàng hoỏ xuất kho trong kỳ làm căn cứ ghi sổ kế toỏn của TK 611 - Mua hàng.
Như vậy, khi ỏp dụng phương phỏp kiểm kờ định kỳ, cỏc tài khoản kế toỏn hàng tồn kho chỉ sử dụng ở đầu kỳ kế toỏn (để kết chuyển số dư đầu kỳ) và cuối kỳ kế toỏn (để phản ỏnh giỏ trị thực tế hàng tồn kho cuối kỳ).
Phương phỏp kiểm kờ định kỳ thường ỏp dụng ở cỏc đơn vị cú nhiều chủng loại hàng hoỏ, vật tư với quy cỏch, mẫu mó rất khỏc nhau, giỏ trị thấp, vật tư, hàng hoỏ xuất dựng hoặc xuất bỏn thường xuyờn.
Phương phỏp kiểm kờ định kỳ hàng tồn kho cú ưu điểm là đơn giản, giảm nhẹ khối lượng cụng việc kế toỏn. Nhưng độ chớnh xỏc về giỏ trị vật tư, hàng hoỏ xuất dựng, xuất bỏn bị ảnh hưởng của chất lượng cụng tỏc quản lý tại kho, quầy, bến bói...
Kế toỏn nhập, xuất, tồn kho vật liệu và cụng cụ, dụng cụ phải phản ỏnh theo giỏ thực tế hay cũn gọi là giỏ gốc - là loại giỏ phản ỏnh đầy đủ cỏc khoản tiền mà doanh nghiệp đó phải trả trong quỏ trỡnh thu mua vật liệu và cụng cụ, dụng cụ.
Việc tớnh giỏ trị vật liệu, cụng cụ dụng cụ xuất kho cú thể ỏp dụng một trong cỏc phương phỏp sau đõy:
+ Giỏ thực tế nhập trước, xuất trước (FIFO). + Giỏ thực tế nhập sau, xuất trước (LIFO) + Giỏ thực tế bỡnh quõn gia quyền.
+ Giỏ thực tế đớch danh.
Việc lựa chọn phương phỏp nào là tuỳ thuộc vào yờu cầu quản lý, trỡnh độ, năng lực nghiệp vụ và trỡnh độ trang bị cụng cụ tớnh toỏn, phương tiện xử lý thụng tin của doanh nghiệp, nhưng phải ỏp dụng phương phỏp tớnh đó chọn thống nhất trong thời gian ớt nhất là một niờn độ kế toỏn.
Kế toỏn vật liệu và cụng cụ, dụng cụ phải đồng thời theo dừi chi tiết cả về giỏ trị và hiện vật. Kế toỏn phải theo dừi chi tiết vật liệu và cụng cụ, dụng cụ theo từng kho, từng loại. Việc bố trớ, sắp xếp vật liệu và cụng cụ, dụng cụ trong kho phải theo đỳng yờu cầu và kỹ thuật bảo quản, thuận tiện cho việc nhập, xuất và theo dừi, kiểm tra. Mặt khỏc, phải xõy dựng định mức dự trữ, xỏc định rừ thời hạn dự trữ tối thiểu, tối đa để phũng ngừa cỏc trường hợp thiếu vật tư phục vụ sản xuất hoặc dự trữ quỏ nhiều gõy ứ đọng vốn. Cựng với việc xõy dựng định mức dự trữ, kế toỏn phải xõy dựng cỏc định mức tiờu hao vật liệu và cụng cụ, dụng cụ cho từng chi tiết, bộ phận chi phớ, cụng việc khỏc nhau và phải khụng ngừng cải tiến, hoàn thiện cỏc định mức kinh tế kỹ thuật đú.
Đối với cụng cụ, dụng cụ xuất dựng phõn bổ hai lần hoặc nhiều lần, kế toỏn phải theo dừi chi tiết cho từng khoản chi phớ theo từng nội dung sử dụng để đảm bảo thời hạn sử dụng theo quy định và tổng số chi phớ phõn bổ phự hợp với số chi phớ phỏt sinh theo từng đối tượng phải chịu chi phớ.
Vào thời điểm cuối năm, nếu xột thấy vật liệu và cụng cụ, dụng cụ tồn kho cú khả năng bị giảm giỏ so với giỏ thực tế đó ghi sổ kế toỏn thỡ doanh nghiệp được phộp
lập dự phũng giảm giỏ. Mức dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho núi chung được tớnh vào giỏ vốn hàng bỏn