4.1.3.1 Hình thức ghi sổ kế toán
Hiện nay ABBANK – Chi nhánh Cần Thơ đang sử dụng hình thức kế toán máy, ứng dụng phần mềm T24, lập trình theo hình thức chứng từ ghi sổ theo điều kiện của ngân hàng. Từ hình thức kế toán “Chứng từ ghi sổ” bằng tay, ABBANK – Chi nhánh Cần Thơ vận dụng để xây dựng quy trình kế toán phù hợp với từng điều kiện của mình. Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ trên máy được tổ chức theo mô hình đơn giản dưới đây:
Hình 4.3 Sơ đồ ghi sổ bằng máy vi tính của ABBANK – Chi nhánh Cần Thơ
Hằng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán được dùng làm căn cứ ghi sổ để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.
Chứng từ kế toán
(thông tin đầu vào)
Kho thông tin (chương
trình máy tính)
Liệt kê chứng từ Thông tin đầu ra (Yêu cầu in các báo cáo) Sổ kế toán chi tiết Sổ kế toán tổng hợp Thông tin khác ( Báo cáo quản trị,…) Cân đối tài khoản ngày Cân đối tài khoản tháng, năm và BCTC Nhật ký chứng từ
Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ (cộng sổ) trên máy và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động.
Đặc điểm hoạt động của Ngân hàng là có nhiều khách hàng giao dịch và nhất là hiện nay, khi ứng dụng công nghệ tin học vào quá trình tổ chức ghi chép kế toán thì hình thức thức ghi sổ kế toán được Ngân hàng xây dựng lại cho phù hợp với từng điều kiện của mình dựa trên hình thức kế toán thủ công truyền thống tại các đơn vị ngân hàng và dựa trên quyết định 32/2006/QĐ- NHNN ngày 19/07/2006 của Thống đốc ngân hàng nhà nước – Quy định về kế toán trên máy vi tính đối với NHNN, các tổ chức tín dụng.
Hình thức kế toán trên máy vi tính của ABBANK – Chi nhánh Cần Thơ đang sử dụng hiện nay với hình thức kế toán truyền thống của ngân hàng được mô tả lại như sau:
Bảng 4.1: Tổ chức vận dụng hình thức kế toán theo truyền thống và của ABBANK Cần Thơ Quy trình Tổ chức vận dụng hình thức kế toán truyền thống Tổ chức vận dụng hình thức kế toán của ABBANK Cần Thơ Sổ kế toán chi tiết
Căn cứ chứng từ hạch toán vào sổ hạch toán phân tích (sổ chi tiết). Sổ chi tiết bao gồm:
+ Sổ chi tiết thông thường (sổ phụ) chủ yếu dùng để ghi chép theo các tài khoản giao dịch với khách hàng như các tài khoản tiền gửi và tài khoản cho vay khách hàng.
+ Sổ chi tiết dưới hình thức nhật ký nghiệp vụ (Sổ chi tiết tài khoản chuyển tiền đến, chuyển tiền phải trả) đây là những loại sổ dùng riêng cho những nghiệp vụ đòi hỏi có sự theo dõi chặt chẽ. Nó còn được gọi là sổ chi tiết chuyên dùng...
Căn cứ chứng từ gốc kiêm chứng từ ghi sổ, GDV nhập dữ liệu vào hệ thống, sổ kế toán chi tiết là một trong những đầu ra có thể truy xuất trực tiếp từ chương trình trên cơ sở dữ liệu được nhập vào, Sổ chi tiết bao gồm:
+ Sổ chi tiết từng khách hàng (tiền gửi thanh toán, tiền vay, tiền gửi có kỳ hạn,…)
+ Sổ chi tiết từng loại vốn, tài sản, thu nhập, chi phí,…
Quy trình Tổ chức vận dụng hình thức kế toán truyền thống Tổ chức vận dụng hình thức kế toán của ABBANK Cần Thơ Nhật ký chứng từ
- Sau khi ghi sổ, thanh toán viên chuyển chứng từ cho bộ phận nhật ký chứng từ. NKCT là một hình thức tập hợp tất cả các chứng từ kế toán phát sinh trong một ngày để kiểm tra lại tính chính xác và đầy đủ sau một ngày hoạt động, đồng thời làm căn cứ cho việc đối chiếu giữa hạch toán phân tích và hạch toán tổng hợp. - Tập NKCT thông thường có 3 loại tài liệu chính: + Các chứng từ phát sinh và hoàn thành trong ngày; + Các Bảng kết hợp tiểu khoản (bảng kê chứng từ theo từng tiểu khoản sắp xếp thứ tự từ nhỏ đến lớn); + Bảng cân đối chứng từ (bảng tổng kê chứng từ lấy số liệu từ bảng kết hợp tiểu khoản).
- Do kế toán trên máy nên các loại nhật ký chứng từ như Bảng kết hợp tiểu khoản, Kết hợp tài khoản (Bảng cân đối chứng từ) không sử dụng nữa mà thay vào đó Nhật ký chứng từ (được lập theo ngày) bao gồm: + Các chứng từ phát sinh trong ngày; + Bảng liệt kê giao dịch: Liệt kê các giao dịch đã được xử lý, cập nhật vào hệ thống và hạch toán trong ngày theo trình tự thời gian và theo từng kế toán viên hoặc liệt kê các giao dịch được hạch toán tự động. + Bảng tổng hợp các Bảng liệt kê giao dịch: Tổng hợp số liệu trên các Bảng liệt kê giao dịch. Sổ tổng hợp Cuối ngày, khoá sổ phụ của các tiểu khoản có hoạt động để lập bảng kết hợp tài khoản tổng hợp. Bảng kết hợp tài khoản tổng hợp có tác dụng kiểm tra tính chính xác của các sổ hạch toán phân tích, bảo đảm đối chiếu khớp đúng giữa hạch toán phân tích và hạch toán tổng hợp thông qua đối chiếu giữa NKCT và bảng kết hợp tài khoản tổng hợp.
Do kế toán bằng máy, từ cơ sở dữ liệu ban đầu theo yêu cầu của người dùng sẽ truy xuất các sổ cần thiết, Bảng kết hợp tài khoản chỉ có tác dụng kiểm tra nên sổ này không cần thiết.
Quy trình Tổ chức vận dụng hình thức kế toán truyền thống Tổ chức vận dụng hình thức kế toán của ABBANK Cần Thơ Sổ cái
- Cuối ngày tiếp theo bước ở trên, đồng thời đối chiếu số liệu giữa NKCT và bảng kết hợp tài khoản tổng hợp.
- Căn cứ số liệu của Bảng kết hợp tài khoản tổng hợp vào sổ cái. Sổ này dùng hình thức tờ rời, mỗi tờ dùng cho một TK tổng hợp và trong một tháng.
- Tác dụng của Sổ cái: Phản ánh chỉ tiêu tổng hợp theo TK cấp n và lập bảng cân đối tài khoản ngày
- Hằng ngày, kế toán in ra các sổ kế toán tài khoản sổ cái từ hệ thống để kiểm tra và lưu trữ. Lập bảng cân đối tài khoản ngày
- Tác dụng của bảng cân đối TK ngày là để kiểm tra tính chính xác, đầy đủ, kịp thời của hạch toán phân tích và hạch toán tổng hợp sau một ngày hoạt động và cũng là căn cứ để chỉ đạo hoạt động.
+ Mỗi dòng của bảng cân đối TK ngày ghi số hiệu của TK cấp n theo thứ tự từ nhỏ đến lớn;
+ Liệt kê tất cả các TK có hoạt động cũng như không có hoạt động;
+ Cân đối ngày sẽ được lập sau khi kết thúc giờ giao dịch buổi chiều và đã hoàn thành tất cả các công đoạn nói trên.
+ Cân đối ngày là một dạng cân đối kiểm tra nên được lập và bảo quản tại chỗ không gửi ngân hàng cấp trên. Do kế toán bằng máy, bảng cân đối TK ngày được máy tự động lập theo chương trình, và sẽ được kế toán in ra hằng ngày để kiểm tra và lưu trữ.
Quy trình Tổ chức vận dụng hình thức kế toán truyền thống Tổ chức vận dụng hình thức kế toán của ABBANK Cần Thơ Bảng kết hợp tài khoản tháng - Cuối tháng, cộng sổ chi tiết doanh số hoạt động trong tháng để lập bảng kết hợp tài khoản tháng. - Bảng kết hợp này có dạng tương tự bảng kết hợp tài khoản ngày, chỉ khác được liệt kê tất cả các tiểu khoản có hoạt động cũng như không hoạt động.
Do kế toán trên máy, bảng kết hợp tiểu khoản này không cần thiết phải thực hiện vì nó chỉ có tác dụng kiểm tra, đối chiếu. Bảng cân đối tài khoản tháng, năm, các BCTC và những thông tin khác.
Căn cứ bảng kết hợp tài khoản tháng lên bảng cân đối tài khoản tháng và dưạ vào số liệu trên bảng kết hợp tài khoản để lập các báo cáo kế toán theo định kỳ.
Các bảng cân đối tài khoản tháng, năm; Các BCTC và những thông tin khác có thể được chế biến tự động từ cơ sở dữ liệu ban đầu (input) qua chương trình và được truy xuất (output) theo yêu cầu của người sử dụng.
Định kỳ (tháng, năm) Ngân hàng in ra Bảng cân đối tài khoản kế toán tổng hợp cấp 3 và các báo cáo khác khi có yêu cầu.
Từ bảng trên cho ta thấy, hình thức kế toán ABBANK – Chi nhánh Cần Thơ vận dụng là hình thức kế toán trên máy nên từ cơ sở dữ liệu ban đầu các Sổ chi tiết, Sổ kế toán tổng hợp, các báo cáo cũng như những thông tin khác có thểđược chế biến tự động từ cơ sở dữ liệu ban đầu (input) qua chương trình và được truy xuất (output) theo yêu cầu của người sử dụng, các sổ sau đây được kế toán in ra từ hệ thống để kiểm tra và lưu trữ:
- Sổ kế toán chi tiết:
+ Đối với sổ kế toán chi tiết của từng khách hàng (tiền gửi thanh toán, tiền vay, tiền gửi có kỳ hạn, tiền gửi tiết kiệm, giấy tờ có giá,...): việc in và
cung cấp sổ kế toán chi tiết (sổ phụ khách hàng, sao kê số dư khách hàng) cho khách hàng, xác nhận và đối chiếu số dư tài khoản với khách hàng được thực hiện theo thoả thuận giữa khách hàng và ngân hàng. Từ cơ sở dữ liệu ban đã được GDV nhập vào hệ thống, hệ thống sẽ tự động chuyển sang sổ kế toán chi tiết tài khoản khách hàng và lưu trữ trong chương trình T24, kế toán có thể khai thác, vấn tin hoặc in ra giấy khi cần thiết. Vì thế, khi không có yêu cầu, kế toán sẽ theo dõi trên máy và không in ra giấy Sổ chi tiết tài khoản khách hàng hàng ngày hay hàng tháng mà đến cuối năm, Ngân hàng sẽ in ra giấy để kiểm soát và lưu trữ thông tin của các tài khoản còn số dư đến cuối năm theo từng tài khoản khách hàng, bao gồm: số dư đầu năm, tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có, số dư cuối năm.
+ Đối với các tài khoản chi tiết nội bộ ngân hàng (tài khoản tiền mặt,...): Hàng ngày, kế toán in sổ kế toán chi tiết, đối chiếu khớp đúng với chứng từ kế toán của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính được hạch toán trên sổ và lưu trữ theo quy định hiện hành tại ABBANK – Chi nhánh Cần Thơ.
- Bảng liệt kê giao dịch: Khi kết thúc ngày làm việc, GDV in các Bảng liệt kê giao dịch do mình thực hiện, kế toán tổng hợp thì in ra bảng liệt kê các giao dịch được hạch toán tự động để kiểm tra và đối chiếu.
- Bảng tổng hợp các Bảng liệt kê giao dịch: Kế toán tổng hợp chịu trách nhiệm in Bảng tổng hợp các Bảng liệt kê giao dịch của toàn Ngân hàng.
- Sổ kế toán tài khoản sổ cái, Bảng cân đối tài khoản kế toán và báo cáo tài chính: Hàng ngày, đơn vị ngân hàng in ra các sổ kế toán tài khoản sổ cái và Bảng cân đối tài khoản kế toán ngày để kiểm tra. Định kỳ (tháng, quý, năm), đơn vị ngân hàng in ra Bảng cân đối tài khoản kế toán tổng hợp cấp 3 và báo cáo tài chính theo quy định của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước.
Kiểm tra, đối chiếu hàng ngày
Hàng ngày, sau khi in đầy đủ các Bảng liệt kê giao dịch, Bảng tổng hợp các Bảng liệt kê giao dịch, Sổ kế toán chi tiết, Sổ kế toán tài khoản sổ cái, Bảng cân đối tài khoản kế toán ngày, kiểm soát viên sẽ kiểm soát, đối chiếu khớp đúng giữa chứng từ kế toán với Bảng liệt kê giao dịch, giữa Bảng tổng hợp các Bảng liệt kê giao dịch với sổ kế toán chi tiết, Sổ kế toán tài khoản sổ cái, giữa Sổ kế toán tài khoản sổ cái với Bảng cân đối tài khoản kế toán.
Do ABBANK – Chi nhánh Cần Thơ có các tài khoản trung gian (để theo dõi tiền mặt chuyển quỹ giữa các giao dịch viên...), số dư của các tài khoản này cuối ngày là không (0), nên cuối ngày kiểm soát viên kiểm tra, đối chiếu
Sau khi kiểm tra, đối chiếu khớp đúng số liệu trong phạm vi nhiệm vụ, chức năng của mình, kiểm soát viên, kế toán tổng hợp, trưởng phòng kế toán ký và chịu trách nhiệm về các Bảng liệt kê giao dịch, Bảng tổng hợp các Bảng liệt kê giao dịch, Sổ kế toán chi tiết, Sổ kế toán tài khoản sổ cái, Bảng cân đối tài khoản kế toán ngày đã kiểm tra, đối chiếu.
Kiểm tra, đối chiếu cuối tháng, quý, năm
Cuối tháng, quý, năm sau khi đã in các bảng cân đối tài khoản tháng, quý, năm và các báo cáo tài chính theo quy định, kế toán sẽ thực hiện kiểm soát, đối chiếu khớp đúng giữa giữa số liệu kế toán cuối tháng với số liệu kế toán các ngày trong tháng; số liệu kế toán cuối quý với số liệu kế toán các tháng trong quý, số liệu kế toán cuối năm với số liệu kế toán 12 tháng trong năm; số liệu trên báo cáo tài chính với số liệu trên các sổ kế toán.
4.1.3.2 Phần mềm kế toán trên máy vi tính
ABBANK – Chi nhánh Cần Thơ đang sử dụng hình thức kế toán trên máy ứng dụng phần mềm T24, cụ thể phần mềm này như sau:
a) Giới thiệu khái quát về sản phẩm CoreBanking T24
Ngân hàng lõi (core banking) là một hệ thống các phân hệ nghiệp vụ cơ bản của ngân hàng như tiền gửi, tiền vay, khách hàng…Thông qua đó, ngân hàng phát triển thêm nhiều dịch vụ, sản phẩm và quản lý nội bộ chặt chẽ, hiệu quả hơn. Về bản chất đây là hệ thống phần mềm tích hợp các ứng dụng tin học trong quản lý thông tin, tài sản, giao dịch, quản trị rủi ro trong hệ thống ngân hàng. Về đặc điểm, core banking chính là hạt nhân toàn bộ hệ thống thông tin của một hệ thống ngân hàng. Hệ thống thông tin ở đây bao gồm thông tin về tiền, tài sản thế chấp, giao dịch, giấy tờ, sổ sách kế toán, dữ liệu máy tính... Tất cả các giao dịch được chuyển qua hệ thống core banking và trong một khoảng thời gian cực kì ngắn vẫn duy trì hoạt động đồng thời xử lý thông tin trong suốt thời gian hoạt động.
Nền tảng công nghệ của Core banking đã tạo ra những bước chuyển biến rất lớn trong hoạt động của hệ thống ngân hàng, thể hiện sức mạnh công nghệ của ngân hàng, quyết định tính đa dạng của sản phẩm, khả năng mở rộng mạng lưới kinh doanh, đa dạng hóa kênh dịch vụ...
Trên thế giới có nhiều giải pháp phần mềm Core banking khác nhau, ví dụ như giải pháp phần mềm Core banking T24 của công ty Tenemos Thụy Sĩ, hay giải pháp phần mềm Core banking có tên Symbols của hãng SunGard System Access (tập đoàn đa quốc gia chuyên cung cấp giải pháp phần mềm ngân hàng có trụ sở chính tại Singapore)... đã hỗ trợ rất thành công cho các
ngân hàng. Tuy nhiên, ở Việt Nam hiện nay, Core banking T24 vẫn được các ngân hàng lựa chọn đầu tư nhiều nhất do tính ưu việt của nó.
b) Hệ thống Core banking tại ABBANK
Năm 2008, trung tâm core Banking của ABBANK đã thành công trong việc đưa phần mềm lõi T24 vào vận hành thay thế chương trình cũ, đưa hệ thống ABBANK chính thức vận hành theo hướng hiện đại. Sang năm 2009, trung tâm điều hành Core banking của ABBANK đã hoàn thành xuất sắc việc nâng cấp hệ thông T24 lên phiên bản T24 – R8.
Nhờ có hệ thống core banking mà ABBANK đã xây dựng thành công nhiều sản phẩm mới trên T24 – R8 như:
+ Tiết kiệm tích lũy, Tiết kiệm thực gửi, Tiết kiệm thông minh, Tiết kiệm online – Esaving;
+ Ngân hàng trực tuyến E-banking, ngân hàng qua điện thoại Phone Banking, SMS Banking;
+ Các dịch vụ thu tiền mặt tại chổ, thanh toán tiền tự động, thu hộ tiền điện bằng chuyển khoản cho các đơn vị trực thuộc EVN, dịch vụ chi hộ lương, hoa hồng;