4.1.2.1 Phân loại chứng từ ABBANK – Chi nhánh Cần Thơ a) Căn cứ vào nội dung của chứng từ
Bao gồm một số loại chứng từ liên quan đến ngân quỹ, chứng từ trong các nghiệp vụ tín dụng, Các chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, Phiếu chuyển khoản. Các chứng từ có liên quan đến nghiệp vụ tiền gửi như sau:
+ Chứng từ tiền mặt: Phiếu nộp tiền, Phiếu rút tiền mặt, Séc tiền mặt. Bảng kê nộp tiền và rút tiền của ABBANK không sử dụng riêng mà nằm bên góc của Phiếu nộp tiền và Phiếu rút tiền, nếu giao dịch ngoài hạn mức thì Bảng kê do thủ quỷ lập.
+ Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt: Séc chuyển khoản, séc bảo chi, uỷ nhiệm chi, ủy nhiệm thu, các loại chứng từ báo có báo nợ cho khách hàng, Phiếu chuyển khoản, Bảng kê giấy báo liên ngân hàng,…
+ Phiếu thu: Chủ yếu dùng để thu phí dịch vụ, thu lãi tiền vay. + Các loại chứng chỉ tiền gửi.
+ Các loại sổ tiết kiệm.
b) Căn cứ vào trình tự lập của chứng từ
chứng từ gốc vừa là chứng từ ghi sổ. Ví dụ: Séc, Uỷ nhiệm chi, Uỷ nhiệm thu, Phiếu nộp tiền, Phiếu rút tiền mặt,… Do từ chứng từ gốc ban đầu (Phiếu nộp tiền, Phiếu rút tiền mặt,…), GDV đưa cho khách hàng điền thông tin vào, sau đó hạch toán vào máy và in kê chứng từ ghi sổ vào các chứng từ đó nên phần lớn các chứng từ trong Ngân hàng liên quan đến tài khoản tiền gửi của khách hàng đều vừa là chứng từ gốc vừa là chứng từ ghi sổ.
4.1.2.2 Kiểm soát chứng từ và luân chuyển chứng từ a) Kiểm soát chứng từ
- Đối với giao dịch trong hạn mức: GDV vừa là người lập vừa là người kiểm soát chứng từ vì chỉ có 1 chữ ký của GDV trên chứng từ. Nội dung của kiểm soát bao gồm:
+ Kiểm soát tính hợp pháp, hợp lệ của hình thức chứng từ: Kiểm soát xem chứng từ đã được ghi chép đầy đủ các yếu tố. Xem mẫu dấu và chữ ký đúng với mẫu dấu và chữ ký KH đã đăng ký,…
+ Kiểm soát điều kiện thực hiện: Kiểm soát số dư tài khoản tiền gửi, số dư hạn mức được phép chi trả, số chi tiêu kế hoạch đã được thông báo.
- Đối với giao dịch vượt hạn mức và các giao dịch phải có sự phê duyệt của người có thẩm quyền:
+ Đối với Kiểm soát viên: Kiểm soát, phê duyệt tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ kế toán đã được GDV nhập dữ liệu vào hệ thống thông tin kế toán; Kiểm soát, phê duyệt tính chính xác của dữ liệu về nghiệp vụ kinh tế, tài chính do GDV đã nhập vào hệ thống.
+ Đối với các giao dịch phải có sự phê duyệt của người có thẩm quyền người có thẩm quyền: Giám đốc (hoặc người có thẩm quyền) kiểm soát, phê duyệt các chứng từ sau khi đã được kiểm soát viên phê duyệt.
+ Đối với các giao dịch ngoài hạn mức liên quan đến thu chi tiền mặt, các chứng từ sau khi được KSV phê duyệt, thủ quỹ kiểm tra lại nội dung trên các chứng từ một lần nữa trước khi thu chi tiền và kiểm tra sự khớp đúng chữ ký của KH trên chứng từ so với bảng kê.
b) Luân chuyển, bảo quản và lưu trữ chứng từ kế toán
Cuối ngày, GDV tổng hợp lại các chứng từ phát sinh trong ngày lập Bảng kê các giao dịch phát sinh trong ngày, và đưa cho Kiểm soát viên kiểm tra, đối chiếu giữa chứng từ giao dịch trong ngày với Bảng kê các giao dịch phát sinh trong ngày và KSV ký vào. Sau đó toàn bộ chứng từ hạch toán (chứng từ ghi sổ và chứng từ gốc) và Bảng kê giao dịch được kế toán tổng hợp
(kiểm soát sau) kiểm tra, đối chiếu lại lần nữa và đóng thành cuốn thành Nhật ký chứng từ. Tất các các chứng từ trong tập nhật ký chứng từ được đánh số liên tục từ 01 trở đi. Nhật ký chứng từ được bảo quản bảo quản, lưu trữ theo quy định hiện hành tại ABBANK – Chi nhánh Cần Thơ.