4.2.3.1 Tiền gửi thanh toán, Tiền gửi tiết kiệm không kỳ hạn
Tiền gửi thanh toán (TGTT) là loại hình tiền gửi được sử dụng với mục đích chủ yếu là thực hiện các giao dịch thanh toán qua Ngân hàng bằng các phương tiện thanh toán như: séc lĩnh tiền mặt, ủy nhiệm chi, ủy nhiệm thu,
Tài khoản PL-A-801-C:Chi phí hoạt động tiền gửi
Bên Nợ: Các khoản chi về hoạt động huy động vốn tiền gửi
Bên Có: Các khoản giảm chi về hoạt động huy động vốn tiền gửi TCTD phải trả khách hàng
Cuối năm kết chuyển chi phí huy động vốn sang tài khoản lợi nhuận năm nay
Tài khoản AAA-BB-CCCCC:Lãi dự chi tiền gửi của khách hàng Bên Nợ: Các khoản giảm dự
chi lãi về tiền gửi TCTD phải trả khách hàng
Bên Có: Các khoản dự chi lãi về tiền gửi TCTD phải trả khách hàng
Dư có: Số dư lãi dự chi tiền gửi của khách hàng
chuyển tiền điện tử...nhằm đáp ứng nhu cầu thanh toán nhanh nhất của khách hàng.
Tiền gửi tiết kiệm không kỳ hạn (TGTK KKH) là một loại sản phẩm mà NH cung ứng để giúp khách hàng tích lũy dần những khoản tiền nhỏ để đáp ứng một khoản chi tiêu nào đó trong tương lai mà vẫn được hưởng lãi. Các nghiệp vụ về tiền gửi tiết kiệm không kỳ hạn đơn giản hơn rất nhiều so với Tiền gửi thanh toán vì nó không dùng vào việc thanh toán không dùng tiền mặt. Về sổ, loại tiết kiệm không kỳ hạn dùng một sổ cho nhiều lần gửi và rút, sổ giao cho khách hàng quản lý.
a) Mở tài khoản
Đối tượng mở: Là các cá nhân, tổ chức có nhu cầu thanh toán hoặc có nhu cầu tích lũy dần những khoản tiền nhỏ để đáp ứng một khoản chi tiêu nào đó trong tương lai qua ngân hàng.
Điều kiện mở tài khoản: Theo quy chế mở và sử dụng tài khoản tiền gửi thanh toán tại ABBANK:
- Đối với khách hàng cá nhân: Là các công dân Việt Nam có năng lực pháp luật dân sự và năng lực hành vi dân sự đầy đủ, đủ 15 tuổi đến dưới 18 tuổi có tài sản riêng đủ để đảm bảo thực hiện nghĩa vụ dân sự và phải có CMND; Cá nhân nước ngoài từ đủ 18 tuổi trở lên có đầy đủ năng năng lực pháp luật dân sự và năng lực hành vi dân sự và phải có CMND; Đối với người chưa thành niên không thuộc trường hợp nêu trên, người mất năng lực hành vi dân sự/ hạn chế năng lực hành vi dân sự theo quy định của pháp luật thì mọi thủ tục mở tài khoản và sử dụng tài khoản tiền gửi thanh toán phải được thực hiện thông qua người đại diện theo pháp luật hoặc người giám hộ.
- Đối với tổ chức: Là các tổ chức Việt Nam được thành lập và hoạt động theo quy định của pháp luật Việt Nam; Tổ chức nước ngoài được thành lập và hoạt động theo quy định của pháp luật nước mà tổ chức đó được thành lập.
Quy trình mở tài khoản:
- Khi khách hàng có nhu cầu mở tài khoản không kỳ hạn, GDV sẽ kiểm tra CMND của khách hàng cá nhân (CMND hợp lệ là CMND được cấp dưới 15 năm, chữ viết rõ ràng), hoặc hồ sơ pháp lý của khách hàng là tổ chức. Căn cứ vào đó, GDV sẽ tiến hành kiểm tra trên hệ thống T24 tìm mã khách hàng, nếu khách hàng chưa có mã khách hàng thì GDV tiến hành tạo mã khách hàng, nếu khách hàng đã có mã khách hàng thì GDV tiến hành mở tài
+ Để mở tài khoản thanh toán cho khách hàng, GDV vào đường dẫn
Retail user menu/ Account/ Open Current Acount (xem bảng PL6– phần Phụ lục)
+ Để mở tài khoản tiết kiệm không kì hạn, GDV vào đường dẫn Retail user menu/ Account/ Open Savings Acount (xem bảng PL6– phần Phụ lục)
- Sau khi đã nhập hết tất cả các thuộc tính (Field) cần thiết, giao dịch viên ấn F5 để yêu cầu phê duyệt. Kiểm soát viên sẽ truy cập vào menu
Account > Authorise/Delete Unauth records để kiểm tra lại thông tin GDV đã nhập, rồi bấm F5 để phê duyệt.
Khách hàng nộp tiền mặt vào tài khoản
Bước 1: Yêu cầu nộp tiền
Khách hàng đến yêu cầu thực hiện giao dịch nộp tiền vào tài khoản và đưa giấy CMND cho GDV. GDV kiểm tra CMND, đối chiếu giấy CMND với thông tin trên bản ghi thông tin của khách hàng.
Bước 2: Hướng dẫn khách hàng điền thông tin
Giao dịch viên hướng dẫn khách hàng điền thông tin và ký vào Phiếu nộp tiền và kiểm tra yêu cầu nộp tiền của họ. Nếu khách hàng nộp tiền trong hạn mức thì bên góc phải của Phiếu nộp tiền có sẵn bảng kê chi tiền, nếu vượt hạn mức sẽ chuyển Phiếu nộp tiền qua bộ phận quỹ để chi tiền.
Bước 3: Nhận và kiểm đếm tiền của khách hàng
GDV nhận và kiểm đếm tiền của khách hàng. Trong quá trình kiểm đếm, nếu phát hiện thừa, thiếu hoặc tiền giả thì phải báo ngay cho họ và cùng họ giải quyết sau khi kiểm xong tiền. (Nếu thu tiền ngoài hạn mức thì bỏ qua bước này)
Bước 4: Hạch toán trên phần mềm
Căn cứ vào chứng từ gốc là Phiếu nộp tiền khách hàng điền, GDV hạch toán vào trên phần mềm T24, cụ thể như sau: GDV sẽ vào đường dẫn Retail user menu/ Teller/ Teller Menu/ Teller cash/ Cash Deposit – LCY (hoặc Cash Deposit – FCY). Sau đó nhấn F3 để mở bản ghi mới, GDV nhập số tiền cần nộp tiền vào tài khoản, số tài khoản khách hàng, sau đó nhấn F5 để yêu cầu phê duyệt.
Sau khi nhập đầy đủ các nội dung trên, hệ thống sẽ tự động định khoản như sau:
+ Nợ TK Tiền mặt quỹ con/quỹ chính
+ Có TK Tiền gửi thanh toán/ Tiền gửi tiết kiệm không kỳ hạn của khách hàng
Bước 5: Kiểm tra chứng từ
Kiểm soát viên kiểm tra bút toán hạch toán trên phần mềm bằng cách truy cập vào menu Teller > Authorise/Delete Unauth Teller Transaction,
kiểm soát viên chọn Authorise Unauth Teller Transaction để phê duyệt hoặc
Delete Unauth Teller Transaction để xóa giao dịch. Bản ghi thông tin cần được phê duyệt hiện ra, Kiểm soát viên kiểm tra lại thông tin rồi bấm F5 để phê duyệt.
Đối với giao dịch ngoài hạn mức, sau khi KSV duyệt trên hệ thống. GDV in kê chứng từ ghi sổ vào Phiếu nộp tiền thành 2 liên và đem cho KSV kiểm tra và phê duyệt. Sau đó, GDV đem Phiếu nộp tiền đã được phê duyệt qua cho bộ phận quỹ. Thủ quỹ kiểm tra lại các thông tin trên Phiếu nộp tiền và lập Bảng kê thu tiền, thu tiền khách hàng và đưa cho KH ký tên vào các chứng từ đó. Cuối cùng, Thủ quỹ ký tên vào và đóng dấu đã thu tiền vào Bảng kê thu tiền và đưa liên 2 Phiếu nộp tiền cùng Bảng kê thu tiền cho khách hàng, liên 1 lưu vào rổ chứng từ trong ngày.
Bước 6: Hoàn tất thủ tục nộp tiền của khách hàng
GDV đem Phiếu nộp tiền đã được khách hàng điền in kê thành 2 liên, ký tên và đóng dấu đã thu tiền lên, rồi đưa liên 2 cho khách hàng. GDV liên 1 Phiếu nộp tiền lưu lại chứng từ vào rổ chứng từ trong ngày.
Ví dụ 4.3:
Ngày 05/12/2012 Khách hàng Châu Trí Nguyễn nộp tiền mặt vào tài khoản thanh toán số tiền là 5 triệu đồng, quy trình cụ thể như sau:
+ GDV vào tài khoản của Châu Trí Nguyễn là 10434905 để kiểm tra giấy CMND so với thông tin khách hàng trên hệ thống và đưa Phiếu nộp tiền cho khách hàng điền vào để xác nhận thông tin của khách hàng;
+ Khách hàng điền thông tin, ký tên vào Phiếu nộp tiền và đưa tiền cho GDV;
+ GDV dựa vào chứng từ gốc KH điền tiến hành mở bản ghi nộp tiền mặt VNĐ vào Tài khoản thanh toán và điền các thông tin vào hệ thống, cụ thể như sau:
Bảng 4.2 Các thuộc tính trong màn hình khi KH nộp tiền mặt vào tài TK Trường số Tên Trường Diễn giải Nội dung 19 Customer Mã khách hàng (tự động hiển thị ra khi tài khoản khách hàng được nhập)
10434905 (Châu Trí Nguyễn)
4 Currency Loại tiền tệ nộp vào tài
khoản, tự động hiển thị VND 7.1 Cash Dep Amt Số tiền thực hiện giao dịch, 1-18 ký tự số 5,000,000 18 Credit Accout
Số tài khoản ghi có (có cùng loại tiền tệ nộp)
005-10-02487-00-3 (TKTT của Châu Trí Nguyễn)
28.1 Narrative Mô tả giao dịch, 1-34 ký tự
chữ Nộp tiền mặt nội tệ
23 Net Credit
Số tiền ghi có vào tài khoản(không nhập, tự động hiển thị)
5,000,000
Kiểm soát viên kiểm tra các thông tin đã nhập để phê duyệt trong hệ thống, cụ thể bản ghi phê duyệt có những thuộc tính quan trọng như sau:
Bảng 4.3 Các thuộc tính trong màn hình khi KH nộp tiền mặt vào tài khoản được KSV phê duyệt
Trường số Tên Trường Diễn giải Nội dung 16 Paid currency Loại tiền tệ nộp vào tài khoản VND
6.1 Debit Acct Số tài khoản ghi nợ
VND-10001-00320-005 (Record Automatically Opened) 9.1.1 Narrative Nhập diễn giải Nộp tiền mặt nội tệ 23 Cash Paid to Cust Số tiền 5,000,000
Như vậy, hệ thống sẽ tự động hạch toán:
+ Nợ TK VND-10001-00320-005 (quỹ con của GDV): Số tiền là 5,000,000 VND
+ Có TK 005-10-02487-00-3 (Tài khoản thanh toán của Châu Trí Nguyễn): Số tiền là 5,000,000 VND
Dựa vào thông tin trong hệ thống, GDV in kê chứng từ ghi sổ (số TT1233918320) vào Phiếu nộp tiền thành 2 liên, GDV ký tên vào và đóng dấu đã thu tiền và đưa liên 2 (màu hồng) cho KH, liên 1 (màu trắng – PL7 Phần phụ lục) GDV lưu vào rổ chứng từ trong ngày. (Do số tiền giao dịch trong hạn mức nên trong chứng từ chỉ có chữ ký của Kiểm soát viên và khách hàng là đủ).
Khách hàng rút tiền mặt từ tài khoản
Bước 1: Yêu cầu rút tiền mặt
Khách hàng đến yêu cầu thực hiện giao dịch rút tiền mặt từ tài khoản và đưa giấy CMND cho GDV. GDV kiểm tra CMND, đối chiếu giấy CMND với thông tin trên bản ghi thông tin của khách hàng.
Bước 2: Hướng dẫn khách hàng điền thông tin
Giao dịch viên hướng dẫn khách hàng điền thông tin và ký tên vào Phiếu rút tiền mặt. Nếu khách hàng rút tiền trong hạn mức thì bên góc phải của Phiếu rút tiền mặt có sẵn bảng kê chi tiền, nếu vượt hạn mức sẽ chuyển Phiếu rút tiền mặt qua bộ phận quỹ để chi tiền.
Bước 3: Hạch toán trên phần mềm
GDV dựa vào chứng từ gốc là Phiếu rút tiền mặt hạch toán vào phần mềm T24, cụ thể như sau: GDV sẽ vào đường dẫn Retail user menu/ Teller/ Teller Menu/ Teller cash, giao dịch viên chọn loại hình rút tiền:
+ Cash Withdrawal – LCY: Rút tiền mặt bằng VNĐ
+ Cash Withdrawal – FCY: Rút tiền mặt bằng USD + LCY Chq drawn on us – Cash: Rút séc tiền mặt VNĐ
Sau đó GDV nhấn F3 để mở bản ghi mới, GDV nhập số tiền VNĐ cần rút từ tài khoản, số tài khoản khách hàng, sau đó nhấn F5 để yêu cầu phê duyệt.
+ Nợ TK Tiền gửi thanh toán/ Tiền gửi tiết kiệm không kỳ hạn của khách hàng
+ Có TK Tiền mặt quỹ con hoặc quỹ chính
Bước 4: Phê duyệt và chi trả tiền cho khách hàng
Kiểm soát viên sẽ truy cập vào menu Teller > Authorise/Delete Unauth Teller Transaction, kiểm soát viên chọn Authorise Unauth Teller Transaction để phê duyệt hoặc Delete Unauth Teller Transaction để xóa giao dịch. Bản ghi thông tin cần được phê duyệt hiện ra, Kiểm soát viên kiểm tra lại thông tin rồi bấm F5 để phê duyệt.
GDV chi trả tiền cho khách hàng và in kê Phiếu rút tiền mặt thành 2 liên, đóng dấu đã chi tiền lên Phiếu rút tiền mặt và trả lại giấy CMND cho họ. GDV yêu cầu khách hàng ký tên vào Phiếu rút tiền mặt và đưa liên 2 cho khách hàng, liên 1 lưu lại vào rổ chứng từ trong ngày.
Đối với giao dịch vượt hạn mức: Từ thông tin đã nhập trong hệ thống, GDV in kê chứng từ ghi sổ vào Phiếu rút tiền mặt thành 2 liên và đem cho KSV kiểm tra và ký duyệt. Sau đó, GDV đem chứng từ đã được đuyệt qua cho bộ phận quỹ. Thủ quỹ kiểm tra lại các thông tin trên Phiếu rút tiền mặt và lập Bảng kê chi tiền, đưa cho KH ký tên vào các chứng từ đó và chi tiền cho KH. Cuối cùng, Thủ quỹ ký tên vào và đóng dấu đã chi tiền vào Bảng kê chi tiền và đưa liên 2 Phiếu rút tiền mặt cùng Bảng kê chi tiền cho khách hàng, liên 1 lưu vào rổ chứng từ trong ngày.
Tiếp theo ví dụ 4.3: Ngày 19/12/2012 Khách hàng Châu Trí Nguyễn lại Ngân hàng rút tiền mặt từ tài khoản thanh toán số tiền là 12 triệu đồng, quy trình cụ thể như sau:
+ GDV vào tài khoản của Châu Trí Nguyễn là 10434905 để kiểm tra giấy CMND so với thông tin khách hàng trên hệ thống và đưa Phiếu rút tiền mặt cho khách hàng điền vào để xác nhận thông tin của khách hàng;
+ Khách hàng điền thông tin, số tiền cần rút vào Phiếu rút tiền mặt và đưa lại cho GDV.
+ GDV dựa vào chứng từ gốc KH điền tiến hành mở bản ghi nộp tiền mặt VNĐ vào Tài khoản thanh toán và điền các thông tin vào hệ thống, cụ thể như sau:
Bảng 4.4 Các thuộc tính trong màn hình khi KH rút tiền mặt từ tài TK Trường số Tên Trường Diễn giải Nội dung 5 Customer Mã khách hàng (tự động hiển thị ra khi tài khoản khách hàng được nhập)
10434905 (Châu Trí Nguyễn)
4 Currency Loại tiền tệ rút từ tài khoản, tự động hiển thị
VND
6.1 Debit Acct Số tài khoản ghi nợ của khách hàng
005-10-02487-00-3 (TKTT của Châu Trí Nguyễn)
18 Withdrawal
Amt Số tiền rút từ tài khoản 12,000,000
28.1 Narrative Mô tả giao dịch, 1-34 ký tự chữ
Rút tiền mặt nội tệ
23 Net Credit Số tiền ghi có vào tài khoản (không nhập, tự động hiển thị)
12,000,000
Kiểm soát viên kiểm tra các thông tin đã nhập để phê duyệt trong hệ thống, cụ thể bản ghi phê duyệt có những thuộc tính quan trọng như sau:
Bảng 4.5 Các thuộc tính trong màn hình khi KH rút tiền mặt từ tài khoản được KSV phê duyệt
Trường
số Tên Trường Ý nghĩa các trường Nội dung
16 Paid currency Loại tiền tệ nộp vào tài khoản
VND
6.1 Credit Acct Số tài khoản ghi nợ
VND-10001-00320-005 (Record Automatically Opened) 9.1.1 Narrative Nhập diễn giải Rút tiền mặt nội tệ 23 Cash Paid to Cust Số tiền 12,000,000
Như vậy, hệ thống sẽ tự định khoản:
+ Nợ TK 005-10-02487-00-3 (Tài khoản thanh toán của Châu Trí Nguyễn): Số tiền là 12,000,000 VND
+ Có TK VND-10001-00320-005 (Tài khoản quỹ con của GDV): Số tiền là 12,000,000 VND
Dựa vào thông tin trong hệ thống, GDV in kê chứng từ ghi sổ (số TT1235314601) vào Phiếu rút tiền mặt thành 2 liên, GDV ký tên vào và đóng dấu đã chi tiền vào. Sau đó, GDV đưa cho khách hàng ký tên và đưa liên 2 (màu hồng) cho KH, liên 1 (màu trắng – PL8 Phần phụ lục) GDV lưu vào rổ chứng từ trong ngày. (Do số tiền giao dịch trong hạn mức nên trong chứng từ chỉ có chữ ký của Kiểm soát viên và khách hàng).
Kế toán nhận chuyển khoản từ TGTT
Khi nhận được chứng từ chuyển tiền vào TK ( séc và bảng kê nộp séc, uỷ nhiệm thu do khách hàng nộp vào; chứng từ thanh toán vốn...). Việc thu phí tuỳtrường hợp cụ thể có thể thu ở phía người trả hoặc phía người nhận. Nhìn chung, phần lớn các trường hợp, phí thu ở phía người trả tiền và chỉ thu đối với các trường hợp thanh toán khác NH:
Trường hợp không thu phí:
Nợ TK TGTT của KH trả / Thanh toán vốn giữa các NH Có TK TGTT của người nhận
Trưòng hợp có thu phí của người nhận:
Nợ TK Thanh toán vốn: Số tiền đối tác chuyển Có TK TGTT của KH nhận: Số tiền chuyển – phí Có TK Thu phí dịch vụ thanh toán : phí chưa có thuế